Mae Eich Preifatrwydd yn Bwysig i Ni

Dyma ein polisi preifatrwydd. Darllenwch ef yn ofalus oherwydd ei fod yn egluro sut rydym yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth amdanoch chi. Drwy gymryd unrhyw un o'r camau y cyfeirir atynt yn y polisi preifatrwydd hwn, rydych yn cytuno y gallwn gasglu a defnyddio eich gwybodaeth yn y ffyrdd a ddisgrifir.

Pwy ydym ni

# GoFile yn enw masnachu GOFILE Ltd. , cwmni cyfyngedig sydd wedi'i gofrestru yng Nghymru a Lloegr (rhif cofrestru 13521210).

Yn y datganiad preifatrwydd hwn, mae cyfeiriadau at “ni”, “ninnau” ac “ein” yn cyfeirio at # GoFile . Mae cyfeiriadau at “ein Gwefan” neu “y Wefan” yn cyfeirio at gofile.co.uk

Rydym yn cael ein llywodraethu yn y DU gan Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR y DU), Deddf Diogelu Data 2018 a'r Rheoliadau Preifatrwydd a Chyfathrebu Electronig (PECR). Lle bo'n berthnasol, gall GDPR yr UE fod yn berthnasol hefyd.

Mae'r polisi preifatrwydd hwn yn disgrifio'r wybodaeth sydd gennym amdanoch chi, sut rydym yn defnyddio'r wybodaeth a ddarparwch, a'ch hawliau o dan gyfraith diogelu data.

Ar gyfer data personol a ddefnyddiwn at ein dibenion ein hunain, GOFILE Cyf yw'r rheolwr data. Pan fydd cwsmer yn defnyddio # GoFile i brosesu gwybodaeth am ei gleientiaid, ei weithwyr neu bobl eraill, fel arfer rydym yn gweithredu fel prosesydd data ar ran y cwsmer hwnnw. Mae ein Cytundeb Prosesu Data yn berthnasol i'r prosesu hwnnw.

Sut rydym yn casglu gwybodaeth

Byddwn yn casglu gwybodaeth gennych os:

cofrestru i ddefnyddio ein gwefan; bydd hyn yn cynnwys eich gwybodaeth gyswllt fel eich enw a'ch cyfeiriad e-bost. Efallai y byddwn yn gofyn i chi ddarparu gwybodaeth ychwanegol am eich busnes a'ch dewisiadau ar sail wirfoddol;
darparu gwybodaeth wirfoddol ychwanegol am eich busnes a'ch gweithgareddau ariannol. Efallai y bydd angen y wybodaeth hon er mwyn i ni ddarparu gwasanaethau i chi drwy ein gwefan.
cwblhau ffurflenni ar-lein, ysgrifennu adolygiadau, cymryd rhan mewn arolygon, ysgrifennu postiadau ar unrhyw fyrddau negeseuon, postio unrhyw flogiau, cymryd rhan mewn unrhyw gystadlaethau neu raffl gwobrau, lawrlwytho gwybodaeth fel papurau gwyn neu gyhoeddiadau eraill, neu gymryd rhan mewn unrhyw feysydd rhyngweithiol eraill sy'n ymddangos ar ein gwefan neu a gynigiwn i chi o bryd i'w gilydd
cysylltwch â ni all-lein er enghraifft dros y ffôn, ffacs, e-bost neu'r post.

Rydym hefyd yn casglu gwybodaeth am eich ymweliad â'n gwefan neu ddefnydd o'n cynnyrch neu wasanaethau gan ddefnyddio cwcis neu dechnolegau tebyg

Efallai y byddwn hefyd yn casglu gwybodaeth dechnegol pan fyddwch chi'n defnyddio ein gwasanaethau, fel eich cyfeiriad IP a manylion eich porwr neu ddyfais. Mae angen rhywfaint o'r wybodaeth hon ar HMRC pan fyddwch chi'n defnyddio ein meddalwedd i wneud cyflwyniadau iddyn nhw.

Cywirdeb eich gwybodaeth

Os oes gennym unrhyw wybodaeth anghywir amdanoch chi neu os oes unrhyw newidiadau i'ch manylion, rhowch wybod i ni fel y gallwn gadw ein cofnodion yn gywir ac yn gyfredol. Os hoffech ddiweddaru eich cofnodion neu weld copi o'r wybodaeth sydd gennym amdanoch chi, gallwch gysylltu â ni yn ein cyfeiriad Swyddfa Gofrestredig uchod. Gallwch hefyd anfon neges ddiogel at y tîm cymorth, ar ôl mewngofnodi i'ch cyfrif.

Sut rydym yn storio gwybodaeth

Cyn belled ag y bo'n ymarferol ac yn bosibl, caiff eich data ei storio wedi'i amgryptio yn y fan a'r lle. Mae hyn yn golygu, hyd yn oed os caiff data ei ddwyn, na all trydydd parti ei ddarllen. Rydym yn defnyddio'r algorithmau diweddaraf i sicrhau bod eich data yn cael ei gadw'n ddiogel, hyd yn oed os bydd toriad diogelwch.

Am ba hyd y byddwn yn cadw gwybodaeth

Dim ond cyhyd ag y bo angen y cedwir gwybodaeth a data, a thra bo gennym reswm cyfreithlon dros eu cadw, er enghraifft, tra bod gennych gyfrif neu danysgrifiad gweithredol gyda ni, neu am gyfnod rhesymol wedi hynny fel y gallwch ail-actifadu eich cyfrif a chael mynediad at eich cofnodion blaenorol.

Mae gennych yr hawl i gau eich cyfrif, a gofyn am gael eich data wedi'i ddileu ar unrhyw adeg. Os hoffech i'ch data gael ei ddileu o'n gweinyddion, cysylltwch â ni, a bydd hyn fel arfer yn cael ei gwblhau o fewn 3 diwrnod busnes. Efallai y byddwn yn cadw gwybodaeth lle mae gennym rwymedigaeth gyfreithiol neu reswm cyfreithlon arall i wneud hynny.

Os yw'n ymddangos bod eich cyfrif yn segur – er enghraifft, lle nad ydych wedi defnyddio ein gwasanaeth ers dros 3 blynedd, ac nad oes gennych danysgrifiad gweithredol gyda ni, efallai y byddwn yn cysylltu â chi i gadarnhau a oes angen ein gwasanaethau arnoch o hyd. Os na chawn ateb, neu os na fyddwch yn mewngofnodi i'r gwasanaeth o fewn 30 diwrnod, bydd eich cyfrif yn cael ei ddadactifadu, a bydd eich data yn cael ei ddileu o'n gweinyddion oni bai bod gennym rwymedigaeth gyfreithiol neu reswm cyfreithlon arall i'w gadw.

Eich hawliau

O dan GDPR y DU, yn dibynnu ar yr amgylchiadau, mae gennych hawliau i gael mynediad at y data personol sydd gennym amdanoch chi, cywiro gwybodaeth anghywir, gofyn i ni ddileu neu gyfyngu ar y defnydd o'ch gwybodaeth, a derbyn gwybodaeth benodol rydych chi wedi'i darparu i ni mewn fformat cludadwy. Lle rydym yn dibynnu ar eich caniatâd, gallwch dynnu'r caniatâd hwnnw'n ôl ar unrhyw adeg.

Mae gennych hefyd yr hawl i wrthwynebu lle rydym yn prosesu eich data personol ar sail ein buddiannau cyfreithlon. Gallwch bob amser wrthwynebu defnyddio eich data personol ar gyfer marchnata uniongyrchol.

I arfer unrhyw un o'r hawliau hyn, cysylltwch â ni neu anfonwch neges ddiogel at y tîm cymorth ar ôl mewngofnodi i'ch cyfrif.

Os oes gennych gŵyn am sut rydym wedi trin eich data personol, cysylltwch â ni. Byddwn yn cydnabod cwyn diogelu data o fewn 30 diwrnod, yn ymchwilio iddi'n briodol ac yn cyfleu'r canlyniad i chi. Mae gennych hefyd yr hawl i gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth yn ico.org.uk.

Beth rydym yn defnyddio eich gwybodaeth ar ei gyfer

Byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth i ddarparu unrhyw wybodaeth a gwasanaethau rydych wedi gofyn amdanynt neu unrhyw gynhyrchion rydych wedi'u harchebu. Efallai y byddwn hefyd yn gofyn am adborth gennych ar eich defnydd o'n cynnyrch, ein gwasanaethau neu ein gwefan. Efallai y byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth at ddibenion marchnata – gyda'ch caniatâd – fel y disgrifir yn y paragraff Marchnata isod. Efallai y byddwn hefyd yn defnyddio a dadansoddi'r wybodaeth a gasglwn fel y gallwn weinyddu, cefnogi, gwella a datblygu ein gwefan a'r cynhyrchion a'r gwasanaethau a gynigiwn.

Bydd ein sail gyfreithiol dros ddefnyddio eich gwybodaeth yn dibynnu ar yr hyn yr ydym yn ei defnyddio ar ei gyfer. Rydym yn dibynnu ar gyflawni ein contract gyda chi lle mae angen gwybodaeth i ddarparu'r gwasanaethau rydych yn gofyn amdanynt; rhwymedigaeth gyfreithiol lle mae'r gyfraith yn ei gwneud yn ofynnol i ni brosesu neu ddatgelu gwybodaeth; ein buddiannau cyfreithlon mewn gweithredu, sicrhau, cefnogi a gwella ein gwasanaethau ac atal twyll; a'ch caniatâd lle rydym yn anfon marchnata atoch.

Mae angen rhywfaint o wybodaeth i ni er mwyn i ni ddarparu ein gwasanaethau neu wneud ffeilio ar eich rhan. Os na fyddwch yn ei darparu, efallai na fyddwn yn gallu darparu'r gwasanaeth perthnasol.

Rhannu eich gwybodaeth

Efallai y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth gyda:

trydydd partïon sy'n cyflenwi gwasanaethau i ni neu sy'n prosesu gwybodaeth ar ein rhan (er enghraifft, darparwyr taliadau fel Stripe ). Gall y trydydd partïon hyn gael mynediad damweiniol i'ch gwybodaeth, ond bydd mynediad yn gyfyngedig iawn i'r lleiafswm sy'n angenrheidiol.
trydydd partïon sy'n darparu ein gwasanaethau i chi o dan eu henw eu hunain, trwy bartneriaeth neu gytundeb trwydded gyda ni.
trydydd partïon lle gofynnwch yn benodol amdanoch chi. Gall hyn gynnwys, er enghraifft, cyflwyno data i HMRC neu Dŷ'r Cwmnïau ar eich rhan pan fyddwch chi'n gofyn i ni wneud hynny.
trydydd partïon lle mae'r gyfraith yn ei gwneud yn ofynnol.
sefydliad arall yr ydym yn trosglwyddo ein cytundeb â chi iddo.
Google LLC – mae data cyfyngedig am gofrestru cyfrifon a digwyddiadau tanysgrifio ar ein platfform diogel yn cael ei rannu â Google i fesur effeithiolrwydd hysbysebu. Gall hyn gynnwys fersiwn wedi'i hasio o'ch cyfeiriad e-bost, a ddefnyddir yn unig i baru'r digwyddiad â hysbyseb. Nid yw'n cynnwys eich gwybodaeth ariannol na chyflwyniadau HMRC . Mae defnydd Google o'r data hwn yn cael ei lywodraethu gan eu polisi preifatrwydd eu hunain.
Trustpilot a REVIEWS.io – ar ôl ffeilio llwyddiannus, efallai y byddwn yn trosglwyddo eich enw a'ch cyfeiriad e-bost i un o'r llwyfannau adolygu annibynnol hyn fel y gall anfon gwahoddiad atoch i adolygu # GoFile . Rydym yn defnyddio un llwyfan fesul cwsmer, nid y ddau, ac mae gan bob gwahoddiad ddolen dad-danysgrifio'r llwyfan ei hun. Nid yw'n cynnwys eich gwybodaeth ariannol na chyflwyniadau HMRC . Mae eu defnydd o'r data hwn yn cael ei lywodraethu gan eu polisïau preifatrwydd eu hunain.

Efallai y byddwn yn trosglwyddo gwybodaeth gyfunol, ddienw am y defnydd o'n gwefan neu ein cynnyrch neu wasanaethau i drydydd partïon ond ni fydd hyn yn cynnwys gwybodaeth y gellir ei defnyddio i'ch adnabod chi.

Eich data a HMRC

Pryd bynnag y byddwch yn cyflwyno data i Gyllid HMRC gan ddefnyddio ein gwasanaeth, mae'r data sydd wedi'i gynnwys yn y cyflwyniad hwnnw'n cael ei lywodraethu gan eu Polisi Preifatrwydd eu hunain. Gallwch adolygu Polisi Preifatrwydd HMRC yma: https://www.gov.uk/government/publications/data-protection-act-dpa-information-hm-revenue-and-customs-hold-about-you/data-protection-act-dpa-information-hm-revenue-and-customs-hold-about-you

Mae angen meddalwedd sy'n cysylltu â'i systemau hefyd HMRC i ddarparu gwybodaeth dechnegol benodol i helpu i atal twyll. Gall hyn gynnwys gwybodaeth am eich cyfeiriad IP, porwr, dyfais, sgrin a pharth amser. Mae'r wybodaeth hon wedi'i chynnwys yn Hysbysiad Preifatrwydd Monitro Trafodion HMRC . Adolygwch y ddogfen hon yma: https://www.gov.uk/government/publications/transaction-monitoring-privacy-notice/transaction-monitoring-privacy-notice

Pan fyddwch chi'n defnyddio ein gwasanaeth i gyflwyno gwybodaeth i Dŷ'r Cwmnïau, mae'r wybodaeth honno'n cael ei llywodraethu gan wybodaeth preifatrwydd Tŷ'r Cwmnïau ei hun. Gallwch adolygu ei Siarter Gwybodaeth Bersonol yma: https://www.gov.uk/government/organisations/companies-house/about/personal-information-charter

Marchnata

Efallai y byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth i gysylltu â chi gyda manylion am ein cynnyrch a'n gwasanaethau a allai fod o ddiddordeb i chi. Dim ond pan fyddwn wedi derbyn eich caniatâd penodol i wneud hynny y byddwn yn defnyddio eich cyfeiriad e-bost i gysylltu â chi yn y ffordd hon. Gellir rhoi neu dynnu eich caniatâd yn ôl trwy fewngofnodi i'ch cyfrif, a newid yr opsiynau yn Gosodiadau > Eich Dewisiadau.

Cwcis a Data Traffig

Rydym yn defnyddio cwcis ar draws ein gwefannau. Mae cwcis yn symiau bach o ddata a anfonir i'ch porwr gwe gan weinydd gwe. Mae'r cwcis a ddefnyddiwn yn dibynnu ar ba ran o'n gwasanaeth rydych chi'n ei defnyddio.

Gwefan marchnata (gofile.co.uk)

Nid yw ein gwefan farchnata yn defnyddio unrhyw gwcis hysbysebu, olrhain na dadansoddeg. Dim ond cwcis sy'n gwbl angenrheidiol er mwyn i'r wefan weithredu'n gywir yr ydym yn eu defnyddio:

Dewis iaith – Rydym yn storio'r iaith a ddewiswch mewn cwci bach fel bod y wefan yn ymddangos yn yr iaith gywir wrth i chi lywio rhwng tudalennau. Mae'r cwci hwn yn cael ei rannu ar draws is-barthau gofile.co.uk felly mae eich dewis yn parhau pan fyddwch yn mewngofnodi. Mae'n dod i ben ar ôl 7 diwrnod.

Cwcis sesiwn – Pan fyddwch chi'n cyflwyno ein ffurflen gyswllt, defnyddir cwci sesiwn dros dro i atal camdriniaeth. Caiff y cwci hwn ei ddileu pan fyddwch chi'n cau eich porwr.

Gwrth-sbam (reCAPTCHA) – Mae ein ffurflen gyswllt yn defnyddio Google reCAPTCHA v3 i amddiffyn rhag sbam. Gall y gwasanaeth hwn osod ei gwcis ei hun pan fyddwch chi'n rhyngweithio â'r ffurflen. Mae'r cwcis hyn at ddibenion diogelwch yn unig. Mae polisi preifatrwydd Google yn berthnasol i unrhyw ddata a gesglir gan reCAPTCHA: policies.google.com/privacy.

Fideos wedi'u mewnosod – Mae rhai tudalennau’n cynnwys fideos wedi’u hymgorffori o YouTube mewn modd preifatrwydd gwell. Gall YouTube osod cwcis os dewiswch chwarae fideo.

Platfform diogel (secure.gofile.co.uk)

Nid yw ein platfform diogel yn defnyddio unrhyw gwcis hysbysebu, olrhain na dadansoddeg chwaith. Yr unig gwcis y mae'n eu defnyddio sy'n gwbl angenrheidiol er mwyn i'r gwasanaeth weithredu ac i gadw'ch cyfrif yn ddiogel:

Cwcis dilysu a sesiwn – Mae'r cwcis hyn yn cadw'ch sesiwn yn ddiogel ac yn eich cadw wedi mewngofnodi i'ch cyfrif. Maent yn hanfodol er mwyn i'r gwasanaeth weithredu ac yn dod i ben pan ddaw'ch sesiwn i ben neu ar ôl cyfnod penodol o anweithgarwch.

Diogelwch – Efallai y byddwn ni a'n darparwyr seilwaith yn gosod cwcis hollol angenrheidiol i amddiffyn eich cyfrif a'n gwasanaeth rhag twyll a chamddefnydd, gan gynnwys Google reCAPTCHA a'n rhwydwaith cyflwyno cynnwys. Mae polisi preifatrwydd Google yn berthnasol i unrhyw ddata a gesglir gan reCAPTCHA: policies.google.com/privacy.

Gall Stripe hefyd osod cwcis ar dudalennau talu ar gyfer diogelwch ac atal twyll.

Rydym yn mesur pa mor effeithiol yw ein hysbysebu heb osod cwcis yn eich porwr. Pan fyddwch chi'n cofrestru neu'n tanysgrifio, caiff y digwyddiad hwnnw ei adrodd i Google o'n gweinyddion ein hunain, gan ddefnyddio'r dynodwr clic a basiwyd yn y ddolen y daethoch chi ohoni (gweler y paramedrau Priodoli isod). Mae polisi preifatrwydd Google yn berthnasol i wybodaeth a gesglir fel hyn: policies.google.com/privacy.

Paramedrau priodoli

Pan fyddwch chi'n ymweld â'n gwefan farchnata o hysbyseb, gall y ddolen gynnwys paramedrau (megis dynodwr clic neu enw ymgyrch) wedi'u hychwanegu gan y platfform hysbysebu. Os byddwch chi wedyn yn llywio i'n platfform diogel i greu cyfrif, caiff y paramedrau hyn eu trosglwyddo yn yr URL fel y gallwn ni ddeall pa hysbysebion sy'n effeithiol. Nid yw hyn yn cynnwys cwcis ar y wefan farchnata ac ni chesglir unrhyw wybodaeth bersonol adnabyddadwy fel rhan o'r broses hon.

Sut i analluogi cwcis

Efallai y byddwch yn gallu ffurfweddu eich porwr i gyfyngu ar gwcis neu rwystro pob cwci os dymunwch. Fodd bynnag, nodwch y gallai hyn atal rhannau penodol o'n gwefan, cynhyrchion neu wasanaethau rhag gweithio - efallai na fyddwch yn gallu mewngofnodi i'ch cyfrif, er enghraifft. Am ragor o wybodaeth am gwcis a chyfarwyddiadau ar sut i addasu gosodiadau eich porwr i dderbyn, dileu neu wrthod cwcis, gweler gwefan y Biwro Hysbysebu Rhyngrwyd. www.youronlinechoices.co.uk.

Newidiadau i'n polisi preifatrwydd

Efallai y byddwn yn newid ein polisi preifatrwydd o bryd i'w gilydd. Bydd newidiadau'n cael eu hadlewyrchu yn y ddogfen hon.

Diogelwch a storio gwybodaeth

Byddwn yn cadw eich gwybodaeth yn ddiogel drwy gymryd mesurau technegol a threfniadol priodol yn erbyn ei phrosesu heb awdurdod neu anghyfreithlon ac yn erbyn ei cholled, ei dinistrio neu ei difrodi’n ddamweiniol. Yn anffodus, nid yw’r rhyngrwyd bob amser yn ddiogel felly, er y byddwn yn gwneud ein gorau i amddiffyn eich data personol, ni allwn warantu diogelwch eich data sy’n cael ei drosglwyddo i’n gwefan neu gynhyrchion a gwasanaethau eraill drwy gysylltiad rhyngrwyd neu gysylltiad tebyg a bydd unrhyw drosglwyddiad ar eich risg eich hun. Os ydym wedi rhoi cyfrinair i chi (neu os ydych chi wedi dewis) cyfrinair i gael mynediad at rai rhannau o’n gwefan, cynnyrch neu wasanaeth, cadwch y cyfrinair hwn yn ddiogel.

Trosglwyddiadau y tu allan i'r DU

Mae data personol yn y Deyrnas Unedig wedi'i ddiogelu gan gyfreithiau diogelu data ond nid yw gwledydd eraill o reidrwydd yn diogelu eich data personol yn yr un ffordd. Mae ein meddalwedd ddiogel, ei phrif gronfa ddata, dogfennau a uwchlwythwyd a chopïau wrth gefn wedi'u cynnal yn y Deyrnas Unedig. Mae ein gwefan a rhywfaint o seilwaith e-bost wedi'u cynnal yn Iwerddon. Gall rhai o'r trydydd partïon sy'n cyflenwi gwasanaethau i ni brosesu data personol y tu allan i'r Deyrnas Unedig, gan gynnwys yn yr Unol Daleithiau. Lle mae data personol yn cael ei drosglwyddo y tu allan i'r DU, rydym yn defnyddio mesurau diogelwch sy'n ofynnol gan gyfraith diogelu data'r DU, a all gynnwys rheoliadau digonolrwydd y DU, Estyniad y DU i Fframwaith Preifatrwydd Data'r UE-UDA neu gytundebau trosglwyddo data rhyngwladol cymeradwy. Cysylltwch â ni os hoffech gael rhagor o wybodaeth am y mesurau diogelwch sy'n berthnasol i drosglwyddiad penodol.

Safleoedd eraill

Os dilynwch ddolen o'n gwefan, cynnyrch neu wasanaeth i safle neu wasanaeth arall, ni fydd y polisi hwn yn berthnasol mwyach. Nid ydym yn gyfrifol am arferion trin gwybodaeth safleoedd neu wasanaethau trydydd parti ac rydym yn eich annog i ddarllen y polisïau preifatrwydd sy'n ymddangos ar y safleoedd neu'r gwasanaethau hynny.

Partneriaethau a chytundebau trwydded

Os ydych chi'n cael mynediad at ein gwasanaeth drwy drydydd parti, er enghraifft drwy bartner trwyddedig, efallai y byddwn ni'n rhannu eich data gyda nhw. Os ydych chi'n cael mynediad at ein gwasanaeth drwy drydydd parti, bydd eu Polisi Preifatrwydd yn llywodraethu'r defnydd o'ch data a mynediad iddo yn ogystal â'n Polisi Preifatrwydd ni.

Cwestiynau Cyffredin

A wnewch chi werthu fy nata, neu ei ddefnyddio ar gyfer ymchwil ac ati?

Na, nid ydym yn defnyddio eich data at ddibenion nad ydynt wedi'u datgelu yn y ddogfen hon, ac nid ydym yn gwerthu eich data. Dim ond gyda thrydydd partïon yr ydym yn ei rannu yn yr amgylchiadau a ddisgrifir yn y polisi hwn.

Allwch chi ddileu fy holl ddata?

Os ydych chi am ddileu eich data, cysylltwch â chymorth, a bydd eich data yn cael ei ddileu o'n gweinyddion oni bai bod gennym rwymedigaeth gyfreithiol neu reswm cyfreithlon arall i'w gadw.

Os oes gennych unrhyw gwestiynau pellach, cysylltwch â ni.

Gwybodaeth bellach

Os hoffech gael rhagor o wybodaeth am ddiogelu data, ewch i wefan y Comisiynydd Gwybodaeth yn www.ico.gov.uk