Uw privacy is belangrijk voor ons.

Dit is ons privacybeleid. Lees het aandachtig door, want het legt uit hoe we informatie over u verzamelen en gebruiken. Door een van de in dit privacybeleid beschreven acties te ondernemen, stemt u ermee in dat wij uw informatie op de beschreven manieren mogen verzamelen en gebruiken.

Wie we zijn

# GoFile is een handelsnaam van GOFILE Ltd. , een besloten vennootschap geregistreerd in Engeland en Wales (registratienummer 13521210).

In deze privacyverklaring verwijzen de termen 'wij', 'ons' en 'onze' naar # GoFile . Verwijzingen naar 'onze website' of 'de website' hebben betrekking op gofile.co.uk.

In het Verenigd Koninkrijk vallen wij onder de Britse Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Data Protection Act 2018 en de Privacy and Electronic Communications Regulations (PECR). Indien van toepassing, kan ook de EU-AVG van toepassing zijn.

Dit privacybeleid beschrijft welke informatie wij over u bewaren, hoe wij de door u verstrekte informatie gebruiken en wat uw rechten zijn onder de wetgeving inzake gegevensbescherming.

Voor persoonsgegevens die wij voor eigen doeleinden gebruiken, is GOFILE Ltd de verwerkingsverantwoordelijke. Wanneer een klant # GoFile gebruikt om informatie over hun cliënten, werknemers of andere personen te verwerken, treden wij doorgaans op als gegevensverwerker namens die klant. Onze gegevensverwerkingsovereenkomst is van toepassing op die verwerking.

Hoe we informatie verzamelen

We verzamelen gegevens van u als u:

• Registreer u om onze website te gebruiken; hierbij worden uw contactgegevens zoals uw naam en e-mailadres verstrekt. We kunnen u vragen om op vrijwillige basis aanvullende informatie over uw bedrijf en voorkeuren te verstrekken;
• U kunt vrijwillig aanvullende informatie verstrekken over uw zakelijke en financiële activiteiten. Deze informatie kan nodig zijn om u via onze website van diensten te kunnen voorzien.
• Online formulieren invullen, recensies schrijven, deelnemen aan enquêtes, berichten plaatsen op forums, blogs publiceren, meedoen aan wedstrijden of prijsvragen, informatie downloaden zoals whitepapers of andere publicaties, of deelnemen aan andere interactieve onderdelen die op onze website verschijnen of die we u van tijd tot tijd aanbieden.
• U kunt ook offline contact met ons opnemen, bijvoorbeeld telefonisch, per fax, e-mail of per post.

We verzamelen ook informatie over uw bezoek aan onze website of uw gebruik van onze producten of diensten met behulp van cookies of vergelijkbare technologieën.

We kunnen ook technische informatie verzamelen wanneer u onze diensten gebruikt, zoals uw IP-adres en details van uw browser of apparaat. Een deel van deze informatie is vereist door HMRC wanneer u onze software gebruikt om aangiften bij hen in te dienen.

Uw gegevens nauwkeurigheid

Als er onjuiste informatie over u in onze administratie staat of als uw gegevens zijn gewijzigd, laat het ons dan weten zodat we onze gegevens correct en actueel kunnen houden. Als u uw gegevens wilt bijwerken of een kopie wilt inzien van de informatie die wij over u bewaren, kunt u contact met ons opnemen via het bovenstaande adres van ons geregistreerde kantoor. U kunt ook een beveiligd bericht sturen naar het supportteam nadat u bent ingelogd op uw account.

Hoe we informatie opslaan

Uw gegevens worden, voor zover praktisch en mogelijk, versleuteld opgeslagen. Dit betekent dat zelfs als gegevens worden gestolen, ze niet door een derde partij kunnen worden gelezen. We gebruiken de allernieuwste algoritmes om ervoor te zorgen dat uw gegevens veilig blijven, zelfs in geval van een datalek.

Hoe lang we informatie bewaren

Informatie en gegevens worden alleen bewaard zolang als nodig is en zolang we een wettelijke reden hebben om ze te bewaren, bijvoorbeeld zolang u een actief account of abonnement bij ons hebt, of gedurende een redelijke periode daarna zodat u uw account kunt reactiveren en toegang krijgt tot uw eerdere gegevens.

U heeft het recht om uw account te sluiten en te allen tijde te vragen uw gegevens te laten verwijderen. Als u uw gegevens van onze servers wilt laten verwijderen, neem dan contact met ons op. Dit wordt doorgaans binnen 3 werkdagen uitgevoerd. We kunnen gegevens bewaren wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn of een andere rechtmatige reden hebben.

Als uw account inactief lijkt te zijn – bijvoorbeeld als u onze service al meer dan 3 jaar niet hebt gebruikt en geen actief abonnement meer hebt – kunnen we contact met u opnemen om te bevestigen of u onze diensten nog steeds nodig hebt. Als we geen reactie ontvangen of als u zich niet binnen 30 dagen aanmeldt, wordt uw account gedeactiveerd en worden uw gegevens van onze servers verwijderd, tenzij we wettelijk verplicht zijn of een andere rechtmatige reden hebben om deze te bewaren.

Uw rechten

Volgens de Britse AVG heeft u, afhankelijk van de omstandigheden, het recht om toegang te krijgen tot de persoonsgegevens die wij over u bewaren, onjuiste informatie te corrigeren, ons te vragen uw gegevens te verwijderen of het gebruik ervan te beperken, en bepaalde informatie die u ons hebt verstrekt in een overdraagbaar formaat te ontvangen. Indien wij ons baseren op uw toestemming, kunt u die toestemming te allen tijde intrekken.

U hebt ook het recht om bezwaar te maken wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van onze gerechtvaardigde belangen. U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing.

Om gebruik te maken van een van deze rechten, kunt u contact met ons opnemen of een beveiligd bericht sturen naar het supportteam nadat u bent ingelogd op uw account.

Heeft u een klacht over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens zijn omgegaan? Neem dan contact met ons op. Wij bevestigen de ontvangst van uw klacht over gegevensbescherming binnen 30 dagen, onderzoeken deze naar behoren en laten u de uitkomst weten. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) via ico.org.uk.

Waarvoor we uw gegevens gebruiken

• We gebruiken uw gegevens om u de gevraagde informatie en diensten te leveren of de producten te leveren die u hebt besteld. We kunnen u ook vragen om feedback te geven over uw gebruik van onze producten, diensten of onze website. We kunnen uw gegevens – met uw toestemming – gebruiken voor marketingdoeleinden, zoals beschreven in de paragraaf 'Marketing' hieronder. We kunnen de verzamelde gegevens ook gebruiken en analyseren om onze website en de producten en diensten die we aanbieden te beheren, te ondersteunen, te verbeteren en verder te ontwikkelen.

De wettelijke grondslag voor het gebruik van uw gegevens hangt af van het doel waarvoor we deze gebruiken. We baseren ons op de uitvoering van onze overeenkomst met u wanneer de gegevens nodig zijn om de door u gevraagde diensten te leveren; op een wettelijke verplichting wanneer de wet ons verplicht gegevens te verwerken of openbaar te maken; op onze gerechtvaardigde belangen bij het exploiteren, beveiligen, ondersteunen en verbeteren van onze diensten en het voorkomen van fraude; en op uw toestemming wanneer we u marketingberichten sturen.

Bepaalde informatie is noodzakelijk om onze diensten te kunnen verlenen of namens u documenten in te dienen. Indien u deze informatie niet verstrekt, kunnen wij de betreffende dienst mogelijk niet leveren.

Uw informatie delen

Wij kunnen uw gegevens delen met:

• Derden die diensten aan ons leveren of die namens ons gegevens verwerken (bijvoorbeeld betalingsproviders zoals Stripe ). Deze derden kunnen incidenteel toegang hebben tot uw gegevens, maar deze toegang zal strikt beperkt blijven tot het minimaal noodzakelijke.
• Derden die onze diensten aan u leveren onder hun eigen naam, via een partnerschaps- of licentieovereenkomst met ons.
• Derden, indien u daar uitdrukkelijk om verzoekt. Dit kan bijvoorbeeld inhouden dat wij namens u gegevens aan HMRC of de Kamer van Koophandel (Companies House) verstrekken wanneer u ons daarom vraagt.
• derden, indien wettelijk vereist.
• een andere organisatie aan wie wij onze overeenkomst met u overdragen.
• Google LLC deelt beperkte gegevens over accountregistraties en abonnementsgebeurtenissen op ons beveiligde platform met Google om de effectiviteit van advertenties te meten. Dit kan een gehashte versie van uw e-mailadres bevatten, die uitsluitend wordt gebruikt om de gebeurtenis aan een advertentie te koppelen. Uw financiële gegevens of gegevens die u HMRC hebt ingediend, worden niet meegenomen. Het gebruik van deze gegevens door Google is onderworpen aan hun eigen privacybeleid.
• Trustpilot en REVIEWS.io – na een succesvolle aangifte kunnen we uw naam en e-mailadres doorgeven aan een van deze onafhankelijke beoordelingsplatforms, zodat zij u een uitnodiging kunnen sturen om # GoFile te beoordelen. We gebruiken één platform per klant, niet beide, en elke uitnodiging bevat een eigen link om u af te melden. Uw financiële gegevens of gegevens die u HMRC hebt ingediend, worden niet meegenomen in de uitnodiging. Het gebruik van deze gegevens door deze platforms valt onder hun eigen privacybeleid.

We kunnen geaggregeerde, geanonimiseerde informatie over het gebruik van onze website of onze producten of diensten doorgeven aan derden, maar deze informatie zal geen gegevens bevatten waarmee u kunt worden geïdentificeerd.

Uw gegevens en HMRC

Wanneer u via onze service gegevens naar de HMRC verzendt, vallen de gegevens in die verzending onder hun eigen privacybeleid. U kunt het privacybeleid HMRC hier bekijken: https://www.gov.uk/government/publications/data-protection-act-dpa-information-hm-revenue-and-customs-hold-about-you/data-protection-act-dpa-information-hm-revenue-and-customs-hold-about-you

HMRC vereist ook software die verbinding maakt met haar systemen om bepaalde technische informatie te verstrekken ter voorkoming van fraude. Dit kan informatie bevatten over uw IP-adres, browser, apparaat, scherm en tijdzone. Deze informatie valt onder de privacyverklaring HMRC Transaction Monitoring. U kunt dit document hier raadplegen: https://www.gov.uk/government/publications/transaction-monitoring-privacy-notice/transaction-monitoring-privacy-notice

Wanneer u onze dienst gebruikt om informatie naar Companies House te verzenden, is die informatie onderworpen aan het privacybeleid van Companies House zelf. U kunt het privacyhandvest van Companies House hier bekijken: https://www.gov.uk/government/organisations/companies-house/about/personal-information-charter

Marketing

We kunnen uw gegevens gebruiken om contact met u op te nemen met informatie over onze producten en diensten die mogelijk interessant voor u zijn. We gebruiken uw e-mailadres alleen voor dit soort contact als u daar uitdrukkelijk toestemming voor hebt gegeven. U kunt uw toestemming geven of intrekken door in te loggen op uw account en de opties te wijzigen in Instellingen > Uw voorkeuren.

Cookies en verkeersgegevens

We gebruiken cookies op onze websites. Cookies zijn kleine hoeveelheden gegevens die door een webserver naar uw webbrowser worden verzonden. Welke cookies we gebruiken, hangt af van welk onderdeel van onze dienst u gebruikt.

Marketingwebsite (gofile.co.uk)

Onze marketingwebsite maakt geen gebruik van advertentie-, tracking- of analysecookies. We gebruiken alleen cookies die strikt noodzakelijk zijn voor de correcte werking van de website:

Taalvoorkeur – We slaan uw gekozen taal op in een kleine cookie, zodat de website in de juiste taal wordt weergegeven wanneer u tussen pagina's navigeert. Deze cookie wordt gedeeld over alle subdomeinen van gofile.co.uk, zodat uw voorkeur behouden blijft wanneer u inlogt. De cookie verloopt na 7 dagen.

Sessiecookies – Wanneer u ons contactformulier verzendt, wordt een tijdelijke sessiecookie gebruikt om misbruik te voorkomen. Deze cookie wordt verwijderd zodra u uw browser sluit.

Antispam (reCAPTCHA) – Ons contactformulier maakt gebruik van Google reCAPTCHA v3 om spam tegen te gaan. Deze service kan eigen cookies plaatsen wanneer u het formulier invult. Deze cookies dienen uitsluitend voor beveiligingsdoeleinden. Het privacybeleid van Google is van toepassing op alle gegevens die door reCAPTCHA worden verzameld. policies.google.com/privacy.

Ingesloten video's – Sommige pagina's bevatten video's die zijn ingesloten vanuit YouTube in de privacyvriendelijke modus. YouTube kan cookies plaatsen als u ervoor kiest een video af te spelen.

Beveiligd platform (secure.gofile.co.uk)

Ons beveiligde platform gebruikt geen advertentie-, tracking- of analysecookies. De enige cookies die het gebruikt, zijn strikt noodzakelijk voor de werking van de dienst en om uw account te beveiligen.

Authenticatie- en sessiecookies – Deze cookies beveiligen uw sessie en zorgen ervoor dat u ingelogd blijft op uw account. Ze zijn essentieel voor de werking van de dienst en verlopen wanneer uw sessie eindigt of na een bepaalde periode van inactiviteit.

Beveiliging – Wij en onze infrastructuurproviders kunnen strikt noodzakelijke cookies plaatsen om uw account en onze service te beschermen tegen fraude en misbruik, waaronder Google reCAPTCHA en ons content delivery network. Het privacybeleid van Google is van toepassing op alle gegevens die door reCAPTCHA worden verzameld. policies.google.com/privacy.

Stripe kan ook cookies plaatsen op betaalpagina's voor beveiliging en fraudepreventie.

We meten de effectiviteit van onze advertenties zonder cookies in uw browser te plaatsen. Wanneer u zich registreert of abonneert, wordt die gebeurtenis via onze eigen servers aan Google doorgegeven, met behulp van de klik-ID die is doorgegeven in de link waarmee u bent gekomen (zie Attributieparameters hieronder). Het privacybeleid van Google is van toepassing op informatie die op deze manier wordt verzameld. policies.google.com/privacy.

Toewijzingsparameters

Wanneer u via een advertentie onze marketingwebsite bezoekt, kan de link parameters bevatten (zoals een klik-ID of campagnenaam) die door het advertentieplatform zijn toegevoegd. Als u vervolgens naar ons beveiligde platform navigeert om een account aan te maken, worden deze parameters in de URL doorgegeven, zodat we kunnen begrijpen welke advertenties effectief zijn. Dit proces maakt geen gebruik van cookies op de marketingwebsite en er worden geen persoonsgegevens verzameld.

Hoe schakel ik cookies uit?

U kunt uw browser zo instellen dat cookies worden beperkt of volledig worden geblokkeerd. Houd er echter rekening mee dat dit kan voorkomen dat bepaalde onderdelen van onze website, producten of diensten werken – u kunt bijvoorbeeld mogelijk niet inloggen op uw account. Voor meer informatie over cookies en instructies over hoe u uw browserinstellingen kunt aanpassen om cookies te accepteren, te verwijderen of te weigeren, kunt u terecht op de website van het Internet Advertising Bureau. www.youronlinechoices.co.uk.

Wijzigingen in ons privacybeleid

We kunnen ons privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen. Wijzigingen worden in dit document opgenomen.

Beveiliging en opslag van informatie

Wij beschermen uw gegevens door passende technische en organisatorische maatregelen te nemen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging. Helaas is het internet niet altijd veilig. Hoewel wij ons best doen om uw persoonsgegevens te beschermen, kunnen wij de veiligheid van uw gegevens die via een internetverbinding of vergelijkbare verbinding naar onze website of andere producten en diensten worden verzonden, niet garanderen. Elke verzending geschiedt op eigen risico. Indien wij u een wachtwoord hebben gegeven (of u zelf een wachtwoord heeft gekozen) om toegang te krijgen tot bepaalde delen van onze website, product of dienst, verzoeken wij u dit wachtwoord veilig te bewaren.

Overboekingen buiten het Verenigd Koninkrijk

Persoonsgegevens in het Verenigd Koninkrijk worden beschermd door wetgeving inzake gegevensbescherming, maar andere landen beschermen uw persoonsgegevens niet noodzakelijkerwijs op dezelfde manier. Onze beveiligde software, de bijbehorende database, geüploade documenten en back-ups worden gehost in het Verenigd Koninkrijk. Onze website en een deel van onze e-mailinfrastructuur worden gehost in Ierland. Sommige van de derden die diensten aan ons leveren, kunnen persoonsgegevens buiten het Verenigd Koninkrijk verwerken, waaronder in de Verenigde Staten. Wanneer persoonsgegevens buiten het Verenigd Koninkrijk worden overgedragen, gebruiken we de waarborgen die vereist zijn door de Britse wetgeving inzake gegevensbescherming. Dit kan onder meer de Britse adequaatheidsvoorschriften, de Britse uitbreiding van het EU-VS-kader voor gegevensbescherming of goedgekeurde internationale overeenkomsten voor gegevensoverdracht omvatten. Neem contact met ons op als u meer informatie wilt over de waarborgen die van toepassing zijn op een specifieke overdracht.

Andere sites

Als u via een link op onze website, product of dienst naar een andere website of dienst gaat, is dit beleid niet langer van toepassing. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de manier waarop websites of diensten van derden met uw gegevens omgaan en we raden u aan het privacybeleid van die websites of diensten te lezen.

Partnerschappen en licentieovereenkomsten

Als u via een derde partij toegang krijgt tot onze dienst, bijvoorbeeld via een gelicentieerde partner, kunnen wij uw gegevens met hen delen. In dat geval is het gebruik van en de toegang tot uw gegevens onderworpen aan hun privacybeleid, naast ons eigen privacybeleid.

Veelgestelde vragen

Verkoopt u mijn gegevens, of gebruikt u ze voor onderzoek etc.?

Nee, we gebruiken uw gegevens niet voor doeleinden die niet in dit document worden vermeld, en we verkopen uw gegevens niet. We delen uw gegevens alleen met derden in de omstandigheden die in dit beleid worden beschreven.

Kun je al mijn gegevens verwijderen?

Als u uw gegevens wilt laten verwijderen, neem dan contact op met de klantenservice. Uw gegevens worden dan van onze servers verwijderd, tenzij we wettelijk verplicht zijn of een andere rechtmatige reden hebben om ze te bewaren.

Mocht u nog vragen hebben, neem dan gerust contact met ons op.

Meer informatie

Voor meer informatie over gegevensbescherming kunt u terecht op de website van de Information Commissioner. www.ico.gov.uk