Can I claim for directors' time on R&D?

Yes, provided the director is paid through PAYE and the time is genuinely spent on qualifying R&D activities. You should keep records of the proportion of time each director spends on R&D. Dividends do not count as staff costs — only salaries and employer NI/pension contributions qualify.

Why are subcontractor costs restricted to 65%?

Under the merged RDEC, only 65% of subcontractor costs from unconnected parties are eligible. This restriction reflects the fact that the subcontractor may be making their own profit margin, and HMRC wants to limit claims to the approximate cost of the R&D work itself. For connected-party subcontractors, you can claim the lower of 65% of the payment or the connected party’s relevant staffing costs.

Are cloud computing costs eligible?

Data licences and cloud computing costs used directly in qualifying R&D can be eligible from April 2023 onwards. However, general business cloud costs (email hosting, standard SaaS subscriptions) do not qualify unless they are used directly and exclusively in the R&D process itself.

Can I claim for failed prototypes?

Yes. The cost of materials and components used in prototypes that are built, tested, and ultimately scrapped as part of resolving scientific or technological uncertainty are qualifying expenditure. R&D relief applies to the process of resolving uncertainty, not just to successful outcomes.

Costi di ricerca e sviluppo ammissibili

Fatti chiave

Costi del personale sono in genere la componente più consistente: stipendi lordi, contributi previdenziali a carico del datore di lavoro e contributi pensionistici per i dipendenti impegnati in attività di ricerca e sviluppo.
Costi del subappaltatore sono inclusi al 65% dell'importo pagato a parti non collegate nell'ambito del RDEC unificato.
Lavoratori forniti esternamente (personale d'agenzia, distaccati) sono inclusi al 65% del pagamento effettuato.
Materiali di consumo utilizzati o trasformati da R&S qualificano: materie prime, componenti e prototipi.
Software licenze e utilità (energia, acqua, carburante) utilizzati direttamente in attività di ricerca e sviluppo sono ammissibili a partire da aprile 2023.

Panoramica dei costi ammissibili

Per richiedere i crediti d'imposta per R&S nell'ambito del RDEC (o ERIS) unificato, è necessario identificare e quantificare il proprio spesa qualificanteSono ammissibili solo determinate categorie di costi, ciascuna delle quali prevede regole specifiche su cosa può essere incluso.^[1]

Le principali categorie di spesa ammissibile per R&S sono:

Costi del personale
Lavoratori forniti esternamente (personale distaccato/agenziale)
Costi del subappaltatore
Materiali di consumo
Licenze software e dati
Servizi (elettricità, acqua, carburante)

Costi del personale

I costi del personale rappresentano solitamente la voce più consistente di una richiesta di finanziamento per ricerca e sviluppo. Includono:^[3]

Stipendio o salario lordo pagati ai dipendenti direttamente impegnati in R&S
Assicurazione nazionale del datore di lavoro contributi su tali guadagni
Contributi pensionistici del datore di lavoro per quei dipendenti

Puoi richiedere per la proporzione del tempo ogni dipendente investe in attività di R&S qualificanti. Ad esempio, se uno sviluppatore dedica il 60% del suo tempo a progetti di R&S, è possibile richiedere il rimborso del 60% dei costi del personale.

Mancia: Conservare fogli presenze o registri di progetto che indichino la percentuale di tempo che ciascun dipendente dedica alla ricerca e sviluppo. HMRC potrebbe richiedere questa documentazione durante un controllo di conformità. Anche semplici registri, come una stima mensile per progetto, sono meglio di niente.

Incluso nei costi del personale	Non incluso
Stipendio lordo / salario	Benefit in natura (auto aziendale, assicurazione medica)
Contributi previdenziali del datore di lavoro	Dividendi pagati agli azionisti-amministratori
Contributi pensionistici del datore di lavoro	Bonus non legati al lavoro di R&S
Spese rimborsate direttamente correlate alla ricerca e sviluppo	Costi di viaggio (a meno che non si tratti di un sito di ricerca e sviluppo)

Lavoratori forniti esternamente

Se si utilizza personale interinale, appaltatori forniti tramite un'agenzia di fornitura di personale o individui distaccati da un'altra organizzazione per svolgere attività di R&S, i loro costi possono essere considerati lavoratori forniti esternamente (EPW).^[4]

Ai sensi dell'RDEC unificato, i costi EPW sono ammissibili a 65% del pagamento effettuato al fornitore di personale. Questa restrizione tiene conto del margine e delle spese generali del fornitore.

Esempio: Paghi 50.000 £ a un'agenzia per uno sviluppatore a contratto che lavora al tuo progetto di ricerca e sviluppo. Puoi includere 32.500 £ (65% × 50.000 £) nelle tue spese ammissibili.

Costi del subappaltatore

Quando si esternalizza il lavoro di ricerca e sviluppo a un'altra azienda (un subappaltatore), le regole dipendono dal fatto che il subappaltatore sia collegato o meno:^[2]

Tipo di subappaltatore	Importo ammissibile
Parte non collegata	65% del pagamento effettuato
Parte collegata	Minore tra: il 65% del pagamento o i costi del personale di ricerca e sviluppo pertinenti della parte collegata

Nell'ambito dell'RDEC unificato, è il società che commissiona la ricerca e sviluppo che rivendica il merito, non il subappaltatore che esegue il lavoro. Si tratta di una modifica rispetto alle vecchie regole RDEC per le grandi aziende, in alcuni scenari.

Materiali di consumo

Materiali e componenti che sono consumato o trasformato qualificati dal processo di R&S. Ciò include:^[2]

Materie prime utilizzate nei prototipi
Componenti testati fino alla distruzione
Reagenti chimici e materiali biologici
Materiali utilizzati nelle produzioni pilota (se lo scopo è risolvere l'incertezza)

Materiali che vengono incorporati in un prodotto che viene poi venduto o utilizzato commercialmente in genere non sono idonei, perché non sono stati utilizzati dal processo di ricerca e sviluppo stesso.

Licenze software e dati

Dal 1° aprile 2023 il costo di licenze software E licenze dati possono essere rivendicati i costi utilizzati direttamente nelle attività di R&S. Ciò include:^[1]

Software specialistico per la ricerca e sviluppo (strumenti di simulazione, CAD/CAM, analisi statistica)
Costi del cloud computing direttamente attribuibili all'elaborazione di R&S
Set di dati acquistati specificamente per l'analisi di ricerca e sviluppo

I software generici (Office 365, posta elettronica, pacchetti di contabilità standard) non sono idonei a meno che non vengano utilizzati esclusivamente per scopi di ricerca e sviluppo.

Utilità

I costi di energia, acqua e carburante direttamente attribuibili alla ricerca e sviluppo possono essere inclusi nella richiesta di rimborso. Questo è particolarmente rilevante per le aziende che gestiscono laboratori, officine o centri di prova.^[1]

Dovresti ripartire i costi dei servizi in base alla percentuale di energia utilizzata dalle attività di ricerca e sviluppo rispetto ad altre attività aziendali.

Costi che non si qualificano

I seguenti costi sono non ammissibili ai crediti d'imposta per ricerca e sviluppo:

Spese in conto capitale (attrezzature, macchinari, edifici) — questi potrebbero invece beneficiare di detrazioni per ammortamento
Affitto e tariffe per locali
Costi di registrazione di brevetti e proprietà intellettuale
Marketing e ricerche di mercato
Costi di produzione per i prodotti venduti commercialmente (dopo aver risolto l'incertezza)
Costi del terreno

Domande frequenti

Posso richiedere il rimborso del tempo dedicato dai direttori alla ricerca e sviluppo?

Sì, a condizione che il direttore sia retribuito tramite PAYE e che il tempo sia effettivamente dedicato ad attività di R&S qualificanti. È opportuno tenere traccia della percentuale di tempo che ciascun direttore dedica a R&S. I dividendi non sono considerati costi del personale: sono considerati solo gli stipendi e i contributi previdenziali/pensionari del datore di lavoro.

Perché i costi dei subappaltatori sono limitati al 65%?

Ai sensi dell'RDEC unificato, solo il 65% dei costi dei subappaltatori di parti non collegate è ammissibile. Questa restrizione riflette il fatto che il subappaltatore potrebbe realizzare il proprio margine di profitto e HMRC desidera limitare le richieste al costo approssimativo del lavoro di ricerca e sviluppo stesso. Per i subappaltatori di parti collegate, è possibile richiedere il rimborso del minore tra il 65% del pagamento o i costi del personale pertinenti della parte collegata.

I costi del cloud computing sono ammissibili?

Le licenze dati e i costi di cloud computing utilizzati direttamente nelle attività di R&S qualificate potranno essere ammissibili a partire da aprile 2023. Tuttavia, i costi generali del cloud aziendale (hosting di posta elettronica, abbonamenti SaaS standard) non saranno ammissibili, a meno che non vengano utilizzati direttamente ed esclusivamente nel processo di R&S stesso.

Posso presentare un reclamo per i prototipi falliti?

Sì. Il costo dei materiali e dei componenti utilizzati nei prototipi che vengono costruiti, testati e infine scartati nell'ambito della risoluzione dell'incertezza scientifica o tecnologica costituisce una spesa qualificante. L'agevolazione per la ricerca e sviluppo si applica al processo di risoluzione dell'incertezza, non solo ai risultati positivi.

Ulteriori letture

Cosa si intende per R&S? — il test delle linee guida BIS
Il programma RDEC unificato — come funziona il credito del 20%
Come richiedere i crediti d'imposta per la ricerca e sviluppo — dall'identificazione dei costi al CT600
Il rapporto tecnico di ricerca e sviluppo — documentare i tuoi progetti

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