Can I claim for directors' time on R&D?

Yes, provided the director is paid through PAYE and the time is genuinely spent on qualifying R&D activities. You should keep records of the proportion of time each director spends on R&D. Dividends do not count as staff costs — only salaries and employer NI/pension contributions qualify.

Why are subcontractor costs restricted to 65%?

Under the merged RDEC, only 65% of subcontractor costs from unconnected parties are eligible. This restriction reflects the fact that the subcontractor may be making their own profit margin, and HMRC wants to limit claims to the approximate cost of the R&D work itself. For connected-party subcontractors, you can claim the lower of 65% of the payment or the connected party’s relevant staffing costs.

Are cloud computing costs eligible?

Data licences and cloud computing costs used directly in qualifying R&D can be eligible from April 2023 onwards. However, general business cloud costs (email hosting, standard SaaS subscriptions) do not qualify unless they are used directly and exclusively in the R&D process itself.

Can I claim for failed prototypes?

Yes. The cost of materials and components used in prototypes that are built, tested, and ultimately scrapped as part of resolving scientific or technological uncertainty are qualifying expenditure. R&D relief applies to the process of resolving uncertainty, not just to successful outcomes.

Förderfähige F&E-Kosten

Wichtigste Fakten

Personalkosten sind typischerweise der größte Bestandteil: Bruttogehälter, Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung und Rentenbeiträge für Mitarbeiter, die im Bereich Forschung und Entwicklung tätig sind.
Subunternehmerkosten sind mit 65 % des Betrags enthalten, der an nicht verbundene Parteien im Rahmen der fusionierten RDEC gezahlt wurde.
Extern bereitgestellte Arbeitskräfte (Zeitungsmitarbeiter, abgeordnete Mitarbeiter) sind mit 65 % der geleisteten Zahlung enthalten.
Verbrauchsmaterialien Im Rahmen von Forschung und Entwicklung verbrauchte oder umgewandelte Materialien – Rohstoffe, Komponenten und Prototypen.
Software Lizenzen und Versorgungsunternehmen (Strom, Wasser, Brennstoff), die direkt in Forschung und Entwicklung verwendet werden, sind ab April 2023 förderfähig.

Übersicht der förderfähigen Kosten

Um Forschungs- und Entwicklungsförderung im Rahmen des fusionierten RDEC (oder ERIS) in Anspruch nehmen zu können, müssen Sie Ihre Forschungs- und Entwicklungsprojekte identifizieren und quantifizieren. anrechenbare AusgabenNur bestimmte Kostenkategorien sind förderfähig, und für jede Kategorie gelten spezifische Regeln darüber, was einbezogen werden kann.^[1]

Die wichtigsten Kategorien förderfähiger F&E-Ausgaben sind:

Personalkosten
Extern bereitgestellte Arbeitskräfte (Zeitarbeitskräfte/abgeordnete Mitarbeiter)
Subunternehmerkosten
Verbrauchsmaterialien
Software- und Datenlizenzen
Versorgungseinrichtungen (Strom, Wasser, Brennstoff)

Personalkosten

Personalkosten sind in der Regel der größte Kostenfaktor bei Forschungs- und Entwicklungsanträgen. Sie umfassen:^[3]

Bruttogehalt oder Lohn Zahlungen an Mitarbeiter, die direkt in der Forschung und Entwicklung tätig sind
Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitgebers Beiträge zu diesen Erträgen
Arbeitgeberbeiträge zur Altersversorgung für diese Mitarbeiter

Sie können Ansprüche geltend machen für der Anteil der Zeit Jeder Mitarbeiter verbringt nachweislich Zeit mit förderfähigen Forschungs- und Entwicklungskosten. Wenn beispielsweise ein Entwickler 60 % seiner Arbeitszeit für Forschungs- und Entwicklungsprojekte aufwendet, können Sie 60 % seiner Personalkosten geltend machen.

Tipp: Führen Sie Stundenzettel oder Projektaufzeichnungen, aus denen hervorgeht, wie viel Zeit jeder Mitarbeiter für Forschung und Entwicklung aufwendet. HMRC kann diese Nachweise im Rahmen einer Prüfung anfordern. Selbst einfache Aufzeichnungen – wie beispielsweise eine monatliche Schätzung pro Projekt – sind besser als gar keine.

In den Personalkosten enthalten	Nicht enthalten
Bruttogehalt / Lohn	Sachleistungen (Firmenwagen, Krankenversicherung)
Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung	An die Geschäftsführer-Aktionäre ausgezahlte Dividenden
Arbeitgeberbeiträge zur Altersversorgung	Boni, die nicht an Forschungs- und Entwicklungsarbeiten gebunden sind
Erstattungsfähige Ausgaben, die in direktem Zusammenhang mit Forschung und Entwicklung stehen.	Reisekosten (außer bei Reisen zu einem F&E-Standort)

Extern bereitgestellte Arbeitskräfte

Wenn Sie Leiharbeiter, über eine Personalagentur vermittelte Auftragnehmer oder von einer anderen Organisation abgeordnete Mitarbeiter zur Durchführung von Forschung und Entwicklung einsetzen, können deren Kosten als anrechenbar gelten. extern bereitgestellte Arbeitskräfte (EPWs).^[4]

Im Rahmen des fusionierten RDEC sind EPW-Kosten förderfähig bei 65% Die Beschränkung bezieht sich auf die an den Personaldienstleister geleistete Zahlung und berücksichtigt dessen Marge und Gemeinkosten.

Beispiel: Sie zahlen einer Agentur 50.000 £ für einen Vertragsentwickler, der an Ihrem F&E-Projekt arbeitet. Davon können Sie 32.500 £ (65 % von 50.000 £) als förderfähige Ausgaben geltend machen.

Subunternehmerkosten

Wenn Sie Forschungs- und Entwicklungsarbeiten an ein anderes Unternehmen (einen Subunternehmer) auslagern, hängen die Regeln davon ab, ob der Subunternehmer mit dem Hauptunternehmen verbunden ist oder nicht:^[2]

Art des Subunternehmers	Zulässiger Betrag
Unabhängige Partei	65 % der Zahlung
Verbundene Partei	Der niedrigere der beiden folgenden Beträge: 65 % der Zahlung oder die entsprechenden F&E-Personalkosten der verbundenen Partei.

Im Rahmen der fusionierten RDEC ist es die Unternehmen beauftragt die F&E Der Auftragnehmer beansprucht die Anerkennung, nicht der Subunternehmer, der die Arbeiten ausführt. Dies stellt in bestimmten Fällen eine Änderung gegenüber den alten RDEC-Regeln für große Unternehmen dar.

Verbrauchsmaterialien

Materialien und Komponenten, die verbraucht oder umgewandelt durch den F&E-Prozess qualifizieren. Dies umfasst:^[2]

In Prototypen verwendete Rohstoffe
Komponenten wurden bis zur Zerstörung getestet
Chemische Reagenzien und biologische Materialien
Materialien, die in Pilotproduktionsläufen verwendet werden (wenn der Zweck darin besteht, Unsicherheiten zu beseitigen)

Materialien, die in ein Produkt eingearbeitet werden, das dann verkauft oder gewerblich genutzt Sie erfüllen diese Kriterien in der Regel nicht, da sie nicht im Rahmen des Forschungs- und Entwicklungsprozesses selbst verbraucht wurden.

Software- und Datenlizenzen

Ab dem 1. April 2023 betragen die Kosten für Softwarelizenzen Und Datenlizenzen Die Kosten für die direkte Verwendung in Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten können geltend gemacht werden. Dies umfasst:^[1]

Spezialisierte F&E-Software (Simulationswerkzeuge, CAD/CAM, statistische Analyse)
Cloud-Computing-Kosten, die direkt auf die F&E-Verarbeitung zurückzuführen sind
Datensätze, die speziell für die F&E-Analyse erworben wurden

Allgemeine Software (Office 365, E-Mail, Standard-Buchhaltungsprogramme) ist nicht zulässig, es sei denn, sie wird ausschließlich für Forschungs- und Entwicklungszwecke verwendet.

Versorgungsunternehmen

Strom-, Wasser- und Treibstoffkosten, die direkt auf Forschung und Entwicklung zurückzuführen sind, können in Ihre Forderung einbezogen werden. Dies ist insbesondere für Unternehmen relevant, die Labore, Werkstätten oder Testeinrichtungen betreiben.^[1]

Die Energiekosten sollten Sie aufteilen, und zwar auf der Grundlage des Energieverbrauchs der Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten im Vergleich zu anderen Geschäftstätigkeiten.

Kosten, die nicht erstattungsfähig sind

Folgende Kosten fallen an: nicht Anspruch auf Steuervergünstigungen für Forschung und Entwicklung:

Kapitalausgaben (Ausrüstung, Maschinen, Gebäude) – diese können stattdessen für Investitionszulagen in Frage kommen
Miete und Gebühren für Räumlichkeiten
Patent- und IP-Registrierungskosten
Marketing und Marktforschung
Produktionskosten für im Handel erhältliche Produkte (nachdem die Unsicherheit beseitigt wurde)
Grundstückskosten

Häufig gestellte Fragen

Kann ich die Arbeitszeit der Geschäftsführer für Forschung und Entwicklung geltend machen?

Ja, vorausgesetzt, der Geschäftsführer wird über das Lohnsteuerabzugsverfahren (PAYE) vergütet und die Arbeitszeit wird tatsächlich für förderfähige Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten aufgewendet. Sie sollten den Anteil der Arbeitszeit jedes Geschäftsführers für Forschung und Entwicklung dokumentieren. Dividenden zählen nicht zu den Personalkosten – nur Gehälter und Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung/Rentenversicherung sind anrechenbar.

Warum sind die Kosten für Subunternehmer auf 65 % begrenzt?

Im Rahmen des fusionierten RDEC sind nur 65 % der Kosten von Unterauftragnehmern unabhängiger Unternehmen förderfähig. Diese Beschränkung trägt der Tatsache Rechnung, dass der Unterauftragnehmer möglicherweise eine eigene Gewinnspanne erzielt und HMRC die Erstattung auf die ungefähren Kosten der Forschungs- und Entwicklungsarbeit selbst begrenzen möchte. Bei Unterauftragnehmern verbundener Unternehmen können Sie entweder 65 % der Zahlung oder die entsprechenden Personalkosten des verbundenen Unternehmens geltend machen, je nachdem, welcher Betrag niedriger ist.

Sind Cloud-Computing-Kosten förderfähig?

Datenlizenzen und Cloud-Computing-Kosten, die direkt im Rahmen förderfähiger Forschungs- und Entwicklungsprojekte anfallen, können ab April 2023 förderfähig sein. Allgemeine Cloud-Kosten für Unternehmen (E-Mail-Hosting, Standard-SaaS-Abonnements) sind jedoch nicht förderfähig, es sei denn, sie werden direkt und ausschließlich im Rahmen des Forschungs- und Entwicklungsprozesses selbst verwendet.

Kann ich Ansprüche für gescheiterte Prototypen geltend machen?

Ja. Die Kosten für Materialien und Komponenten, die in Prototypen verwendet werden, welche im Rahmen der Behebung wissenschaftlicher oder technologischer Unsicherheiten gebaut, getestet und letztendlich verworfen werden, sind förderfähige Ausgaben. Die Forschungs- und Entwicklungsförderung gilt für den gesamten Prozess der Unsicherheitsbehebung, nicht nur für erfolgreiche Ergebnisse.

Weiterführende Literatur

Was gilt als Forschung und Entwicklung? — der BIS-Richtlinientest
Das fusionierte RDEC-System — wie die 20%-Gutschrift funktioniert
Wie man Steuergutschriften für Forschung und Entwicklung beantragt — von der Kostenermittlung bis zum CT600
Der technische Forschungs- und Entwicklungsbericht — Ihre Projekte dokumentieren

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