Wichtigste Fakten
- Der technische Bericht ist nicht eingereicht Sie müssen es mit Ihrem CT600-Formular einreichen, aber HMRC wird es anfordern, wenn sie eine Untersuchung einleitet.
- Jedes qualifizierende Projekt sollte einen eigenen Abschnitt haben, der Folgendes abdeckt: Unsicherheit, Fortschritt und Lösung.
- Der Bericht sollte von einem/einer [Name des Autors/der Autorin] verfasst (oder überprüft) werden. kompetenter Fachmann — jemand mit Fachkenntnissen auf dem entsprechenden Gebiet.
- HMRC sucht nach spezifische, technische Sprache die eine echte wissenschaftliche oder technologische Unsicherheit aufzeigt.
- Ein guter Bericht enthält auch eine Kostenaufschlüsselung für jedes Projekt.
Warum Sie einen technischen Bericht benötigen
Der technische Bericht (manchmal auch „technische Beschreibung“ genannt) ist das Hauptdokument, das erklärt Warum Ihre Arbeit gilt steuerlich als Forschung und Entwicklung. Obwohl sie nicht zusammen mit Ihrer Körperschaftsteuererklärung (CT600) eingereicht wird, wird HMRC sie mit hoher Wahrscheinlichkeit anfordern, falls sie eine Prüfung Ihrer Angaben einleitet.[1]
Ohne einen fundierten technischen Bericht ist Ihr Antrag angreifbar. HMRC hat ihre Prüfungen von Forschungs- und Entwicklungsanträgen seit 2022 deutlich verschärft, und Anträge ohne ordnungsgemäße Dokumentation werden mit größerer Wahrscheinlichkeit angefochten oder gekürzt.
Empfohlene Struktur
Ein guter technischer Bericht folgt für jedes förderfähige Projekt einer klaren Struktur. Die untenstehende Struktur entspricht den Kriterien der BIS-Richtlinien, die HMRC zur Beurteilung von Anträgen verwendet:[3]
| Abschnitt | Was sollte man einbeziehen? |
|---|---|
| 1. Projektübersicht | Kurzbeschreibung der Projektziele und des Projektkontexts. |
| 2. Grundkenntnisse | Was war zu Beginn bereits auf diesem Gebiet bekannt? Was konnte ein kompetenter Fachmann bereits mit öffentlich zugänglichem Wissen erreichen? |
| 3. Der angestrebte Vorschuss | Welchen wissenschaftlichen oder technologischen Fortschritt wollte das Projekt erzielen? |
| 4. Die Unsicherheit | Welche konkreten wissenschaftlichen oder technologischen Unsicherheiten bestanden? Warum konnte ein kompetenter Fachmann die Antwort nicht ohne Weiteres ermitteln? |
| 5. Durchgeführte Arbeiten | Welcher systematische Ansatz wurde gewählt, um die Unsicherheit zu beseitigen? Beschreiben Sie die Methoden, Tests, Iterationen und Analysen. |
| 6. Ergebnis | Wurde die Unsicherheit beseitigt? Was wurde erreicht (oder nicht erreicht)? |
| 7. Kostenübersicht | Aufschlüsselung der förderfähigen Kosten für dieses Projekt: Personal, Material, Subunternehmer usw. |
Über Unsicherheit schreiben
Der Unsicherheit Dieser Abschnitt ist der wichtigste Teil Ihres Berichts. Die Prüfer der britischen Steuerbehörde HMRC legen besonderen Wert darauf, ob eine tatsächliche wissenschaftliche oder technologische Unsicherheit vorlag. Häufige Fehlerquellen sind:[2]
- Zu ungenau: „Wir wussten nicht, ob es funktionieren würde“ – dies beschreibt ein wirtschaftliches Risiko, keine technologische Unsicherheit.
- Zu allgemein: „Softwareentwicklung ist komplex“ – Komplexität ist nicht dasselbe wie Unsicherheit
- Fehlende Basislinie: Es wurde nicht erklärt, welches Wissen bereits existierte und warum es unzureichend war.
Gute Unsicherheitsbeschreibungen sind spezifisch und technisch:
Gutes Beispiel: „Die in Open-Source-Bibliotheken verfügbaren Signalverarbeitungsalgorithmen konnten Datensätze mit bis zu 10.000 Datensätzen in Echtzeit verarbeiten. Unsere Anwendung erforderte die Verarbeitung von 500.000 Datensätzen innerhalb desselben Latenzfensters. Es war nicht bekannt, ob ein modifizierter Algorithmus dies ohne inakzeptablen Datenverlust erreichen könnte, und die theoretische Literatur behandelte keine Datensätze dieser Größenordnung im Echtzeitkontext.“
Schwaches Beispiel: „Wir mussten ein System entwickeln, das große Datenmengen schnell verarbeiten kann. Das war anspruchsvoll und erforderte erhebliche Anstrengungen.“ – Dies beschreibt eine geschäftliche Herausforderung, ohne jedoch eine wissenschaftliche oder technologische Unsicherheit zu thematisieren.
Den kompetenten Fachmann identifizieren
Ihr Bericht sollte Folgendes enthalten: kompetenter Fachmann jemand, der die Unsicherheit bezeugen kann. Diese Person sollte Folgendes haben:[3]
- Relevante Qualifikationen oder Erfahrungen im Bereich Wissenschaft oder Technologie
- Direkte Kenntnisse des Projekts und der damit verbundenen Unsicherheiten
- Die Möglichkeit, zu bestätigen, dass die Unsicherheit echt war und nicht ohne Weiteres hätte behoben werden können.
In der Praxis handelt es sich dabei häufig um den technischen Leiter, den leitenden Entwickler, den Leiter der Entwicklungsabteilung oder den wissenschaftlichen Leiter. Eine externe Zertifizierung ist nicht erforderlich – praktische Erfahrung auf dem jeweiligen Gebiet genügt.
Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt
- Beschreibung des Produkts, nicht der Forschungs- und Entwicklungsabteilung: Konzentrieren Sie sich auf die technischen Herausforderungen, nicht auf die Funktionen des Endprodukts.
- Allgemeine Sprache: Vermeiden Sie Standardtexte, die auf jedes Unternehmen in Ihrer Branche zutreffen könnten.
- Den Fortschritt verpassen: Machen Sie deutlich, welcher wissenschaftliche oder technologische Fortschritt angestrebt wurde, nicht nur, welches Geschäftsziel verfolgt wurde.
- Kein systematischer Ansatz: Zeigen Sie, dass die Arbeit geplant und methodisch (Hypothesen, Tests, Analyse) und nicht nur nach dem Prinzip von Versuch und Irrtum durchgeführt wurde.
- Retrospektive Rationalisierung: Verfassen Sie den Bericht so zeitnah wie möglich zum Zeitpunkt der Forschungs- und Entwicklungsarbeit, nicht Jahre später, wenn die Erinnerungen verblasst sind.
Zeitgenössische Aufzeichnungen
Die besten technischen Berichte werden unterstützt durch zeitgenössische Aufzeichnungen — Dokumente, die im Rahmen der Forschungs- und Entwicklungsarbeit erstellt wurden. Dazu gehören beispielsweise:
- Projektpläne und Spezifikationen
- Technische Besprechungsprotokolle und Entscheidungsprotokolle
- Testergebnisse und Analyseberichte
- Git-Commit-Verläufe und Code-Review-Notizen (für Softwareprojekte)
- Laborbücher und Versuchsaufzeichnungen
- E-Mail-Verläufe zur Diskussion technischer Herausforderungen
Sie müssen diese Unterlagen nicht mit Ihrem Antrag einreichen, aber ihre Verfügbarkeit stärkt Ihre Position, falls HMRC eine Untersuchung einleitet.
Häufig gestellte Fragen
Wer sollte den technischen Bericht verfassen?
Der Bericht sollte von einem kompetenten Fachmann verfasst oder geprüft werden – also von jemandem mit den entsprechenden technischen Qualifikationen und Erfahrungen. Häufig handelt es sich dabei um den leitenden Ingenieur, Entwickler oder Wissenschaftler, der am F&E-Projekt mitgearbeitet hat. Ein F&E-Berater kann bei der Strukturierung des Berichts helfen, die technischen Inhalte sollten jedoch von denjenigen stammen, die die Arbeit durchgeführt haben.
Wie lang sollte jede Projektbeschreibung sein?
Es gibt keine festgelegte Längenvorgabe, aber jedes Projekt sollte so detailliert beschrieben werden, dass ein Prüfer der britischen Steuerbehörde HMRC ) – der möglicherweise kein Spezialist in Ihrem Fachgebiet ist – die Unsicherheiten versteht und das Projekt weiterverfolgen kann. In der Regel reichen 500 bis 1.500 Wörter pro Projekt aus, abhängig von der Komplexität.
Was wäre, wenn ich zum Zeitpunkt der Schadensmeldung keinen Bericht verfasst hätte?
Es wird dringend empfohlen, den Bericht vor oder zum Zeitpunkt der Antragstellung zu erstellen. Sollte HMRC eine Prüfung einleiten und Sie keinen Bericht vorlegen können, müssen Sie diesen nachträglich erstellen, was aufwendiger und weniger überzeugend ist. Beginnen Sie daher bereits während der Forschungs- und Entwicklungsarbeit mit der Dokumentation.
Muss der Bericht ein bestimmtes Format haben?
Nein, HMRC schreibt kein bestimmtes Format vor. Es wird jedoch ein klarer, strukturierter Ansatz empfohlen, der für jedes Projekt die vorhandenen Kenntnisse, Unsicherheiten, die gewählte Vorgehensweise und die Ergebnisse umfasst. Konsistenz und Klarheit sind wichtiger als das Format.
Weiterführende Literatur
- Was gilt als Forschung und Entwicklung? — die Kriterien der BIS-Richtlinien
- HMRC Zusatzinformationsformular — das obligatorische digitale Formular
- HMRC -Anfragen zu Forschung und Entwicklung — Was geschieht bei einer Compliance-Prüfung?
- Wie man Steuergutschriften für Forschung und Entwicklung beantragt — der vollständige Anspruchsprozess
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