How likely is it that my claim will be enquired into?

HMRC has stated that it intends to review a much higher proportion of R&D claims than in previous years. First-time claims, claims with unusual cost profiles, claims prepared by contingency-fee advisers, and high-value claims are more likely to be selected. However, many claims are processed without enquiry.

What should I do if I receive an enquiry letter?

Do not panic. Read the letter carefully and note the deadline for responding (typically 30 days). Gather your technical report, cost calculations, timesheets, and project records. If you have an accountant or R&D adviser, involve them immediately. Respond thoroughly and on time.

Can HMRC charge penalties on R&D claims?

Yes. If HMRC determines that a claim was carelessly or deliberately incorrect, they can charge penalties of up to 30% (careless) or 100% (deliberate) of the overstated tax credit. Penalties are less likely if you can demonstrate that the claim was prepared with reasonable care and supported by a technical report.

How long does an enquiry take?

R&D enquiries can take anywhere from a few weeks (for simple information requests) to over a year (for complex or contested claims). The duration depends on the complexity of your claim, how quickly you respond, and whether HMRC needs to involve a specialist inspector.

HMRC -Anfragen und Compliance im Bereich Forschung und Entwicklung

Wichtigste Fakten

HMRC eröffnete ein dedizierte F&E-Compliance-Einheit im Jahr 2023, was zu einer deutlichen Steigerung der Anzahl der Anfragen führt.
Eine Anfrage bedeutet nicht, dass Ihr Antrag falsch ist – HMRC möchte möglicherweise einfach nur weitere Informationen.
Sie haben typischerweise 30 Tage um auf eine Informationsmitteilung HMRC zu reagieren.
Dein Technischer Bericht ist das wichtigste Dokument zur Verteidigung Ihrer Ansprüche.
Wenn HMRC Ihren Antrag kürzt oder ablehnt, haben Sie das Recht auf appellieren.

Verstärkte Prüfung von Forschungs- und Entwicklungsanträgen durch HMRC

HMRC hat ihre Kontrollen im Zusammenhang mit Steuergutschriften für Forschung und Entwicklung in den letzten Jahren deutlich verstärkt. Dies ist auf Bedenken hinsichtlich der Anzahl ungenauer und betrügerischer Anträge zurückzuführen, insbesondere von Unternehmen, die mit erfolgsabhängigen Beratern zusammenarbeiten, welche die förderfähigen Aktivitäten überbewerten.^[1]

Zu den wichtigsten Änderungen gehören:

A dediziertes F&E-Compliance-Team innerhalb HMRC eingerichtet
Der obligatorisches Formular für zusätzliche Informationen (seit August 2023) Bereitstellung von Vorabdaten zu Anträgen an HMRC
Anforderungen an die Voranmeldung für neue Antragsteller
Stärkere Nutzung von Datenanalyse um ungewöhnliche oder risikoreiche Ansprüche zu identifizieren

Was löst eine Anfrage aus?

Obwohl HMRC keine spezifischen Kriterien veröffentlicht, erhöhen folgende Faktoren bekanntermaßen die Wahrscheinlichkeit einer Prüfung:^[2]

Risikofaktor	Warum es Anlass zur Sorge gibt
Erstmaliger Anspruch	HMRC prüft neue Anträge genauer
Die Schadensmeldung wurde von einem Berater auf Erfolgsbasis erstellt.	HMRC hat festgestellt, dass einige Berater für Eventualverbindlichkeiten die Ansprüche überbewerten.
Hohes Verhältnis von F&E-Ausgaben zu Umsatz	Ungewöhnlich hohe Schadensforderungen im Verhältnis zur Unternehmensgröße können auf überhöhte Schadensforderungen hindeuten.
Unklare Projektbeschreibungen auf der AIF	Allgemeine oder standardisierte Beschreibungen deuten auf einen Mangel an echter Forschung und Entwicklung hin.
Anspruch für die gesamte Belegschaft	Die Behauptung, 100 % der Arbeitszeit der Mitarbeiter würden für Forschung und Entwicklung aufgewendet, ist selten glaubwürdig.
Deutlicher Anstieg im Vergleich zum Vorjahr	Ein plötzlicher Anstieg der Schadenssumme ohne Erklärung kann Fragen aufwerfen.

Der Untersuchungsprozess

Wenn HMRC eine Untersuchung einleitet, verläuft der Prozess typischerweise in folgenden Schritten:^[2]

Informationshinweis: HMRC fordert Sie schriftlich auf, bestimmte Dokumente und Informationen bereitzustellen. Sie haben in der Regel 30 Tage Zeit zu antworten.
Rezension: HMRC prüft Ihre Antwort, oft unter Einbeziehung eines spezialisierten F&E-Inspektors, der den technischen Inhalt bewertet.
Fragen und Dialog: HMRC kann Nachfragen stellen oder ein Treffen (persönlich oder telefonisch) anfordern, um die förderfähigen Aktivitäten zu besprechen.
Entscheidung: HMRC akzeptiert den Antrag entweder, schlägt Änderungen vor (wodurch der Antrag reduziert wird) oder lehnt ihn vollständig ab.
Vergleich oder Berufung: Wenn Sie mit der Entscheidung der HMRC nicht einverstanden sind, können Sie verhandeln oder formell Berufung einlegen.

Wichtig: Eine Anfrage ist kein Betrugsvorwurf. Viele Anfragen sind routinemäßige Prüfungen zur Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen, und ein erheblicher Anteil führt zur vollständigen oder nur geringfügigen Bewilligung des Antrags. Wichtig ist eine umfassende und fristgerechte Antwort.

Wie man auf eine Anfrage reagiert

Bei der Beantwortung einer Anfrage HMRC zum Thema Forschung und Entwicklung geben Sie bitte Folgendes an:

Technischer Bericht: Ihre detaillierte Beschreibung jedes qualifizierenden Projekts, einschließlich Fortschritt, Unsicherheit und Vorgehensweise
Kostenberechnungen: Detaillierte Aufschlüsselung der förderfähigen Ausgaben nach Projekt und Kostenkategorie
Zeitaufzeichnungen: Stundenzettel oder Schätzungen, aus denen hervorgeht, wie die Arbeitszeit der Mitarbeiter für Forschung und Entwicklung aufgeteilt wurde.
Projektnachweise: Konstruktionsdokumente, Testergebnisse, Besprechungsnotizen und alle zeitnahen Aufzeichnungen
Kompetente professionelle Erklärung: Bestätigung durch eine qualifizierte Person, dass die Unsicherheit berechtigt war

Tipp: Beantworten Sie alle Fragen HMRC und geben Sie dabei möglichst viele Details an. Unvollständige Antworten führen zu Rückfragen und verzögern das Verfahren. Sollten Sie mehr Zeit benötigen, beantragen Sie vor Ablauf der Frist eine Fristverlängerung – HMRC gewährt in der Regel angemessene Fristverlängerungen.

Strafen und Konsequenzen

Stellt HMRC fest, dass ein Antrag fehlerhaft war, hängen die Konsequenzen von der Ursache des Fehlers ab:^[2]

Fehlertyp	Strafbereich
Angemessene Sorgfalt wurde angewendet (echter Irrtum)	Keine Strafe – der Anspruch wird einfach korrigiert.
Fahrlässiger Fehler (Mangel an angemessener Sorgfalt)	0 %–30 % des überhöhten Kredits
Vorsätzlicher Fehler (wissentlich falsch)	20 %–70 % des überbewerteten Kredits
Vorsätzlich und verdeckt	30 %–100 % des überhöhten Kredits

Ein gut ausgearbeiteter technischer Bericht und genaue Kostenaufzeichnungen belegen die „angemessene Sorgfalt“, die den besten Schutz vor Strafen bietet, selbst wenn einige Aspekte des Anspruchs letztendlich abgelehnt werden.

Einspruch gegen die Entscheidung der HMRC

Wenn Sie mit der Entscheidung der HMRC , Ihren Antrag zu ändern oder abzulehnen, nicht einverstanden sind, haben Sie das Recht dazu:

Beantragen Sie eine gesetzliche Überprüfung: Ein unabhängiger Beamter HMRC überprüft die Entscheidung.
Beschwerde beim erstinstanzlichen Gericht: Ein unabhängiges Steuergericht verhandelt den Fall und trifft eine bindende Entscheidung.
Eine Einigung aushandeln: Erzielen Sie vor einem formellen Verfahren eine Einigung mit HMRC

Einsprüche müssen in der Regel innerhalb von 30 Tage des Bescheidschreibens der HMRC .

Häufig gestellte Fragen

Wie wahrscheinlich ist es, dass meinem Antrag nachgegangen wird?

HMRC hat angekündigt, einen deutlich höheren Anteil der Forschungs- und Entwicklungsanträge als in den Vorjahren zu prüfen. Erstanträge, Anträge mit ungewöhnlichen Kostenstrukturen, Anträge von Beratern auf Erfolgshonorarbasis und Anträge mit hohem Förderwert werden mit größerer Wahrscheinlichkeit ausgewählt. Viele Anträge werden jedoch ohne weitere Prüfung bearbeitet.

Was soll ich tun, wenn ich ein Anfrageschreiben erhalte?

Keine Panik. Lesen Sie das Schreiben sorgfältig und beachten Sie die Antwortfrist (in der Regel 30 Tage). Stellen Sie Ihren technischen Bericht, die Kostenkalkulationen, die Stundennachweise und die Projektdokumentation zusammen. Falls Sie einen Steuerberater oder F&E-Berater haben, beziehen Sie diesen umgehend ein. Antworten Sie umfassend und fristgerecht.

Kann die britische Steuerbehörde HMRC Strafen auf Forschungs- und Entwicklungsanträge erheben?

Ja. Wenn HMRC feststellt, dass ein Antrag fahrlässig oder vorsätzlich fehlerhaft war, kann sie Strafen von bis zu 30 % (fahrlässig) bzw. 100 % (vorsätzlich) der zu viel gezahlten Steuergutschrift verhängen. Strafen sind weniger wahrscheinlich, wenn Sie nachweisen können, dass der Antrag mit angemessener Sorgfalt erstellt und durch einen Fachbericht untermauert wurde.

Wie lange dauert eine Anfrage?

Die Bearbeitung von Anfragen im Bereich Forschung und Entwicklung kann von wenigen Wochen (bei einfachen Informationsanfragen) bis zu über einem Jahr (bei komplexen oder strittigen Anträgen) dauern. Die Dauer hängt von der Komplexität Ihres Antrags, Ihrer Reaktionsgeschwindigkeit und der Notwendigkeit der Hinzuziehung eines spezialisierten Prüfers durch HMRC ab.

Weiterführende Literatur

Der technische Forschungs- und Entwicklungsbericht — Ihr wichtigstes Verteidigungsdokument
HMRC Zusatzinformationsformular — was die HMRC im Vorfeld sieht
Vorabzusicherung für Forschung und Entwicklung — sich Gewissheit verschaffen, bevor man etwas behauptet
Wie man Steuergutschriften für Forschung und Entwicklung beantragt — der gesamte Prozess

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