Fatti chiave
- Documenti digitali sono registrazioni elettroniche delle tue transazioni conservate in un software o in un foglio di calcolo collegato digitalmente.
- Collegamenti digitali sono trasferimenti elettronici di dati tra programmi software, senza necessità di reinserimento manuale o copia e incolla.
- Il requisito dei collegamenti digitali è stato obbligatorio dal 1 aprile 2020 per MTD per IVA.
- I link digitali accettabili includono trasferimento automatico dei dati, Connessioni API, Importazioni CSV/XML, E celle del foglio di calcolo collegate.
- La reimmissione manuale dei dati tra i sistemi è non consentito sotto MTD .
Cosa sono i documenti digitali?
Con Making Tax Digital, devi conservare i tuoi registri aziendali in un formato digitaleCiò significa che le informazioni sulle tue transazioni devono essere archiviate elettronicamente, in un software compatibile con MTD , in un foglio di calcolo o in una combinazione di sistemi collegati tramite collegamenti digitali.[1]
I documenti digitali non sono la stessa cosa delle ricevute cartacee scansionate o delle fatture fotografate. Il requisito fondamentale è che dati (date, importi, categorie, aliquote IVA) sono conservati in un formato elettronico strutturato, elaborabile tramite software.
Cosa deve essere registrato digitalmente?
Per MTD ai fini IVA, è necessario conservare come registri digitali quanto segue:[1]
| Categoria | Cosa registrare |
|---|---|
| Dettagli aziendali | Nome dell'azienda, sede principale, numero di partita IVA, regime contabile IVA |
| Forniture effettuate (vendite) | Data, valore netto (IVA esclusa) e aliquota IVA per ciascuna fornitura |
| Forniture ricevute (acquisti) | Data, valore netto (IVA esclusa) e aliquota IVA per ogni fornitura ricevuta |
| Conto IVA | IVA dovuta in uscita, IVA recuperabile in entrata, eventuali rettifiche e importo netto da pagare/rimborsare |
Per MTD per l'imposta sul reddito (ITSA), è necessario conservare i registri digitali di tutte le entrate e le spese aziendali con la data, l'importo e la categoria per ogni transazione.
Nota: Non è necessario digitalizzare ogni fattura o ricevuta. dati (data, importo, categoria, aliquota IVA) devono essere in formato digitale, ma i documenti originali possono rimanere cartacei. Tuttavia, è consigliabile conservare i documenti originali nel caso in cui HMRC ne chieda la visione.
Cosa sono i link digitali?
Un collegamento digitale è un trasferimento elettronico o automatizzato di dati tra un programma software e un altro, o tra un programma software e un foglio di calcolo. Lo scopo è garantire che i dati si spostino tra i sistemi. senza reinserimento manuale.[1]
I collegamenti digitali sono necessari ogni volta che i dati passano da una parte all'altra del sistema di archiviazione. Ad esempio:
- Dal tuo software di contabilità al tuo software di archiviazione MTD
- Da un foglio di calcolo a un software di collegamento
- Da una cartella di lavoro di un foglio di calcolo a un'altra
- Dal sistema di punto vendita al software di contabilità
Link digitali accettabili
HMRC accetta i seguenti link digitali validi:[1]
- Trasferimento automatico dei dati tra software tramite API o integrazioni integrate
- Importazione/esportazione di file CSV o XML — esportare dati da un sistema e importarli in un altro
- Celle del foglio di calcolo collegate — formule che fanno riferimento a celle in un'altra cartella di lavoro o foglio di lavoro
- allegati di posta elettronica che vengono importati direttamente nel software senza reinserimento manuale
- Query del database che estraggono dati da un sistema all'altro
Cosa NON è un collegamento digitale
I seguenti sono non accettabili come collegamenti digitali secondo MTD :[1]
- Riscrittura manuale — digitare cifre da un sistema all'altro leggendole dallo schermo
- Copia e incolla — copiare valori da un programma software e incollarli in un altro
- Lettura e inserimento — esaminare i dati su un report stampato e inserirli nel software
Avvertimento: Copiare e incollare tra programmi software è non Un collegamento digitale, anche se sembra digitale. HMRC afferma espressamente che il copia e incolla tra applicazioni non soddisfa il requisito del collegamento digitale. All'interno di una singola cartella di lavoro, il taglia/copia/incolla è accettabile, ma non tra programmi software separati.
Utilizzo di fogli di calcolo con MTD
È possibile utilizzare i fogli di calcolo come parte della tenuta dei registri MTD , a condizione che:[1]
- Il foglio di calcolo contiene i tuoi record digitali (transazioni, date, importi, categorie)
- I dati vengono trasferiti al software di archiviazione tramite un collegamento digitale (ad esempio esportazione/importazione CSV, API o celle collegate)
- Non è necessaria alcuna reimpostazione manuale in nessun punto della catena
Impostazioni comuni dei fogli di calcolo
| Impostare | Compiacente? | Come funziona |
|---|---|---|
| Foglio di calcolo + software di collegamento (importazione CSV) | SÌ | Esportazione di cifre dal foglio di calcolo in formato CSV; importazione di software e file da HMRC . |
| Foglio di calcolo con celle collegate a un'altra cartella di lavoro | SÌ | Il foglio di riepilogo estrae i totali dalla cartella di lavoro delle transazioni tramite riferimenti di cella. |
| Foglio di calcolo + reinserimento manuale nel software di archiviazione | NO | Digitare cifre da un foglio di calcolo in un software di archiviazione interrompe il collegamento digitale. |
Sebbene i fogli di calcolo siano consentiti, l'utilizzo di software MTD end-to-end come GoFile è più semplice perché tutto (registrazioni, calcoli e archiviazione) viene gestito in un unico posto, senza bisogno di collegamenti.
Documenti digitali per MTD ITSA
Per MTD per l'autovalutazione dell'imposta sul reddito, i requisiti di conservazione dei registri digitali sono simili in linea di principio, ma adattati all'imposta sul reddito:[3]
- IL data di ogni transazione commerciale
- IL quantità di entrate o spese
- IL categoria di entrate o spese (corrispondenti alle categorie di autovalutazione)
Questi record alimentano il tuo aggiornamenti trimestrali E dichiarazione finale. Software riconosciuto HMRC come Software di GoFile per la dichiarazione dei redditi conserva questi dati e invia gli aggiornamenti in un unico posto.
Mancia: Se attualmente utilizzi un foglio di calcolo per la tua contabilità, il percorso di migrazione più semplice è passare a un software compatibile con MTD che importi i dati esistenti. GoFile può aiutarti a essere operativo rapidamente: provalo gratis.
Domande frequenti
Che cos'è un collegamento digitale?
Un collegamento digitale è un trasferimento elettronico o automatizzato di dati tra programmi software o tra un programma software e un foglio di calcolo. Garantisce che i dati fluiscano tra i sistemi senza dover essere riscritti manualmente, riducendo il rischio di errori di trascrizione.
Posso ancora utilizzare i fogli di calcolo in MTD ?
Sì, ma con alcune condizioni. È possibile utilizzare fogli di calcolo per registrare le transazioni, ma i dati devono essere trasferiti al software di archiviazione tramite un collegamento digitale (ad esempio, tramite importazione CSV, API o celle collegate). Non è possibile digitare manualmente i dati da un foglio di calcolo nel software di archiviazione.
Cosa si intende per collegamento digitale?
HMRC accetta: trasferimenti automatici di dati tra software, connessioni API, importazioni/esportazioni di file CSV o XML, celle collegate in fogli di calcolo che estraggono dati da altre cartelle di lavoro e allegati di posta elettronica importati senza reinserimento manuale.
Cosa NON è un collegamento digitale?
La reimmissione manuale (digitazione di cifre da un sistema all'altro), il copia e incolla tra programmi software e la lettura di cifre da uno schermo e la loro immissione in un altro programma sono tutte operazioni non collegamenti digitali accettabili secondo MTD .
Ulteriori letture
- Panoramica MTD per IVA — tutti i requisiti IVA
- Presentazione delle dichiarazioni IVA tramite MTD — guida passo passo all'invio
- Scelta del software compatibile con MTD — software end-to-end vs software di bridging
- MTD per l'imposta sul reddito (ITSA) — il prossimo mandato ITSA
- Tenuta dei registri IVA — quali registrazioni devi conservare per l'IVA
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