关键事实
- 数字记录 是以软件或数字链接电子表格形式保存的您的交易电子记录。
- 数字链接 是指软件程序之间进行电子数据传输——无需手动重新输入或复制粘贴。
- 数字链接要求已经 自2020年4月1日起强制执行 用于增值税的MTD 。
- 可接受的数字链接包括 自动数据传输, API 连接, CSV/XML 导入， 和 链接的电子表格单元格.
- 系统间手动重新录入数据是 不允许 根据MTD 。
什么是数字记录？
根据《数字化税务申报》规定，您必须将您的业务记录保存在…… 数字格式这意味着您的交易信息必须以电子方式存储——存储在与MTD兼容的软件、电子表格或通过数字链接连接的系统组合中。[1]
电子记录与扫描的纸质收据或拍摄的发票并不相同。关键要求是： 数据 （日期、金额、类别、增值税税率）以结构化的电子形式保存，可由软件处理。
哪些内容必须进行数字化记录？
对于增值税数字化MTD for VAT），以下内容必须以电子记录形式保存：[1]
| 类别 | 记录什么 |
|---|---|
| 业务详情 | 企业名称、主要营业地点、增值税登记号、增值税会计方案 |
| 供应量（销售额） | 每项供应的日期、净值（不含增值税）和增值税税率 |
| 收到的物资（采购） | 每笔货物的供应日期、净值（不含增值税）和增值税税率 |
| 增值税账户 | 应缴销项增值税、可退还进项增值税、任何调整以及应付/可退还净额 |
对于MTD所得税（ITSA），您必须保留所有业务收入和支出的电子记录，包括每笔交易的日期、金额和类别。
笔记： 您无需将每张发票或收据都数字化。 数据 （日期、金额、类别、增值税税率）必须以电子方式记录，但原始凭证可以保留纸质版。不过，您仍应妥善保管原始凭证，以备英国税务HMRC要求查阅。
什么是数字链接？
数字链接是指在软件程序之间，或软件程序与电子表格之间，以电子或自动化方式传输数据。其目的是确保数据在系统间流动。 无需手动重新进入.[1]
当数据在记录系统的不同部分之间传递时，都需要数字链接。例如：
- 从您的会计软件到您的MTD申报软件
- 从电子表格到桥接软件
- 从一个电子表格工作簿到另一个
- 从销售点系统到您的会计软件
可接受的数字链接
HMRC认可以下类型的数字链接：[1]
- 自动数据传输 软件之间通过 API 或内置集成进行通信
- CSV 或 XML 文件导入/导出 — 将数据从一个系统导出并导入到另一个系统
- 链接的电子表格单元格 — 引用其他工作簿或工作表中单元格的公式
- 电子邮件附件 无需手动重新输入，即可直接导入软件
- 数据库查询 将数据从一个系统提取到另一个系统
什么是非数字链接
以下是 不是 根据MTD标准，可接受的数字链接：[1]
- 手动重新配钥匙 — 通过屏幕读取，将一个系统中的数字输入到另一个系统中
- 复制粘贴 — 将值从一个软件程序复制并粘贴到另一个软件程序中
- 阅读和输入 —查看打印报告上的数字并将其输入软件
警告： 软件程序之间的复制粘贴是 不是 即使感觉上是数字化的，也需要建立数字链接。 HMRC明确指出，应用程序之间的复制粘贴操作不符合数字链接的要求。在同一个电子表格工作簿内，剪切/复制/粘贴是可以接受的，但在不同的软件程序之间则不行。
将电子表格与MTD结合使用
只要满足以下条件，您可以使用电子表格作为MTD记录保存的一部分：[1]
- 该电子表格保存您的数字记录（交易、日期、金额、类别）
- 数据通过以下方式传输到您的归档软件： 数字链接 （例如 CSV 导出/导入、API 或链接单元格）
- 整个链条的任何环节都不需要手动重新配钥匙。
常用电子表格设置
| 设置 | 合规吗？ | 工作原理 |
|---|---|---|
| 电子表格 + 桥接软件（CSV 导入） | 是的 | 将电子表格中的数据导出为 CSV 文件；将软件导入和文件与HMRC连接起来。 |
| 包含链接到另一个工作簿的单元格的电子表格 | 是的 | 汇总表通过单元格引用从交易工作簿中提取总计信息。 |
| 电子表格 + 手动重新录入到归档软件中 | 不 | 将电子表格中的数字输入到文件管理软件中会破坏数字链接。 |
虽然允许使用电子表格，但最好使用端到端的MTD软件，例如 GoFile 更简单，因为所有事情——记录、计算和归档——都在一个地方处理，无需链接。
MTD ITSA 的数字记录
对于所得税自我评估的数字化税务MTD ，其数字记录保存要求原则上类似，但针对所得税进行了调整：[3]
- 这 日期 每笔业务交易
- 这 数量 收入或支出
- 这 类别 收入或支出（与自我评估类别相符）
这些记录会输入到您的系统中。 季度更新 和 最终声明. HMRC认可的软件，例如 GoFile的所得税申报软件 将所有记录保存在一个地方，并将您的更新提交到该地方。
提示： 如果您目前使用电子表格进行记账，最简单的迁移方法是切换到兼容MTD且能导入现有数据的软件GoFile可以帮助您快速上手。 免费试用.
常见问题解答
什么是数字链接？
数字链接是指软件程序之间或软件程序与电子表格之间以电子或自动方式传输数据。它确保数据在系统间流动而无需手动重新输入，从而降低转录错误的风险。
在MTD下我还能使用电子表格吗？
可以，但有条件。您可以使用电子表格记录交易，但数据必须通过数字链接（例如 CSV 导入、API 或链接单元格）传输到您的归档软件。您不能手动将电子表格中的数字输入到归档软件中。
什么才算数字链接？
HMRC接受：软件之间的自动数据传输、API 连接、CSV 或 XML 文件导入/导出、从其他工作簿提取数据的电子表格中的链接单元格，以及无需手动重新输入即可导入的电子邮件附件。
什么不是数字链接？
手动重新输入（将数字从一个系统输入到另一个系统）、在软件程序之间复制粘贴，以及从屏幕上读取数字并将其输入到另一个程序中，都属于此类操作。 不是 MTD下可接受的数字链接。
延伸阅读
- MTD增值税概述 — 完整的增值税要求
- 通过MTD提交增值税申报表 — 分步提交指南
- 选择MTD兼容软件 — 端到端软件与桥接软件
- 所得税MTD (ITSA) — 即将出台的 ITSA 指令
- 增值税记录保存 — 增值税需要保留哪些记录
来源
- 增值税公告 700/22：增值税数字化 —— HMRC
- 增值税数字化申报 — GOV.UK
- 数字化税务概述 — GOV.UK