Can I claim for directors' time on R&D?

Yes, provided the director is paid through PAYE and the time is genuinely spent on qualifying R&D activities. You should keep records of the proportion of time each director spends on R&D. Dividends do not count as staff costs — only salaries and employer NI/pension contributions qualify.

Why are subcontractor costs restricted to 65%?

Under the merged RDEC, only 65% of subcontractor costs from unconnected parties are eligible. This restriction reflects the fact that the subcontractor may be making their own profit margin, and HMRC wants to limit claims to the approximate cost of the R&D work itself. For connected-party subcontractors, you can claim the lower of 65% of the payment or the connected party’s relevant staffing costs.

Are cloud computing costs eligible?

Data licences and cloud computing costs used directly in qualifying R&D can be eligible from April 2023 onwards. However, general business cloud costs (email hosting, standard SaaS subscriptions) do not qualify unless they are used directly and exclusively in the R&D process itself.

Can I claim for failed prototypes?

Yes. The cost of materials and components used in prototypes that are built, tested, and ultimately scrapped as part of resolving scientific or technological uncertainty are qualifying expenditure. R&D relief applies to the process of resolving uncertainty, not just to successful outcomes.

Kwalifikowalne koszty prac badawczo-rozwojowych

Najważniejsze fakty

Koszty personelu stanowią zazwyczaj największą część składową: wynagrodzenia brutto, składki na ubezpieczenie społeczne pracodawcy i składki emerytalne pracowników zajmujących się pracami badawczo-rozwojowymi.
Koszty podwykonawcy stanowią 65% kwoty wypłaconej stronom niepowiązanym w ramach połączonego RDEC.
Pracownicy zewnętrzni (pracownicy agencji, osoby oddelegowane) wliczane są do 65% dokonanej płatności.
Materiały eksploatacyjne zużyte lub przetworzone w toku prac badawczo-rozwojowych — surowce, komponenty i prototypy.
Oprogramowanie licencje i narzędzia (energia, woda, paliwo) bezpośrednio wykorzystane w pracach badawczo-rozwojowych kwalifikują się od kwietnia 2023 r.

Przegląd kosztów kwalifikowanych

Aby ubiegać się o ulgi podatkowe na działalność badawczo-rozwojową w ramach połączonego programu RDEC (lub ERIS), należy zidentyfikować i określić ilościowo swoje wydatki kwalifikowaneTylko niektóre kategorie kosztów kwalifikują się do odliczenia i każda z nich ma określone zasady dotyczące tego, co można uwzględnić.^[1]

Główne kategorie kwalifikowanych wydatków na działalność badawczo-rozwojową to:

Koszty personelu
Pracownicy zewnętrzni (agencja/pracownicy oddelegowani)
Koszty podwykonawcy
Materiały eksploatacyjne
Licencje na oprogramowanie i dane
Media (prąd, woda, paliwo)

Koszty personelu

Koszty osobowe stanowią zazwyczaj największą część roszczenia z tytułu prac badawczo-rozwojowych. Obejmują one:^[3]

Wynagrodzenie brutto lub pensja wypłacane pracownikom bezpośrednio zaangażowanym w prace badawczo-rozwojowe
Ubezpieczenie społeczne pracodawcy składki na te zarobki
Składki emerytalne pracodawcy dla tych pracowników

Możesz ubiegać się o proporcja czasu Każdy pracownik wydaje na kwalifikowane prace badawczo-rozwojowe. Na przykład, jeśli programista poświęca 60% swojego czasu na projekty badawczo-rozwojowe, możesz odliczyć 60% kosztów pracowniczych.

Wskazówka: Prowadź arkusze czasu pracy lub zapisy projektów, pokazujące proporcje czasu poświęcanego przez każdego pracownika na prace badawczo-rozwojowe. HMRC może zażądać tego dowodu podczas kontroli zgodności. Nawet proste zapisy – takie jak miesięczny kosztorys dla każdego projektu – są lepsze niż nic.

Wliczone w koszty personelu	Nie wliczone
Wynagrodzenie brutto	Świadczenia rzeczowe (samochód służbowy, ubezpieczenie medyczne)
Składki pracodawcy na ubezpieczenie społeczne	Dywidendy wypłacone dyrektorom-akcjonariuszom
Składki emerytalne pracodawcy	Premie niezwiązane z pracami badawczo-rozwojowymi
Zwrócone wydatki bezpośrednio związane z działalnością badawczo-rozwojową	Koszty podróży (chyba że do ośrodka badawczo-rozwojowego)

Pracownicy zewnętrzni

Jeżeli do prowadzenia prac badawczo-rozwojowych korzystasz z pracowników agencji, kontrahentów dostarczonych przez agencję pośrednictwa pracy lub osób oddelegowanych z innej organizacji, ich koszty mogą kwalifikować się jako pracownicy zewnętrzni (EPW).^[4]

W ramach połączonego RDEC koszty EPW są kwalifikowalne w 65% płatności dokonanej na rzecz dostawcy personelu. To ograniczenie uwzględnia marżę i koszty ogólne dostawcy.

Przykład: Płacisz agencji 50 000 funtów za kontraktowego programistę, który pracuje nad Twoim projektem badawczo-rozwojowym. Możesz uwzględnić 32 500 funtów (65% × 50 000 funtów) w swoich wydatkach kwalifikowanych.

Koszty podwykonawców

W przypadku zlecania prac badawczo-rozwojowych innej firmie (podwykonawcy) zasady zależą od tego, czy podwykonawca jest powiązany, czy niepowiązany:^[2]

Typ podwykonawcy	Dopuszczalna kwota
Niepołączona strona	65% dokonanej płatności
Połączona strona	Niższa z kwot: 65% płatności lub odpowiednich kosztów zatrudnienia personelu badawczo-rozwojowego strony powiązanej

W ramach połączonego RDEC jest to firma zlecająca prace badawczo-rozwojowe To on, a nie podwykonawca wykonujący pracę, rości sobie prawo do uznania zasług. Jest to zmiana w stosunku do starych zasad RDEC obowiązujących duże firmy w niektórych scenariuszach.

Materiały eksploatacyjne

Materiały i komponenty, które są skonsumowane lub przekształcone kwalifikują się w procesie badawczo-rozwojowym. Obejmuje to:^[2]

Surowce używane w prototypach
Komponenty testowane do zniszczenia
Odczynniki chemiczne i materiały biologiczne
Materiały używane w pilotażowych seriach produkcyjnych (jeśli celem jest rozwianie niepewności)

Materiały, które są włączane do produktu, który następnie jest sprzedawane lub używane komercyjnie na ogół nie kwalifikują się, ponieważ nie zostały wykorzystane w samym procesie badawczo-rozwojowym.

Licencje na oprogramowanie i dane

Od 1 kwietnia 2023 r. koszt licencje na oprogramowanie I licencje na dane Można odliczyć koszty bezpośrednio wykorzystane w działalności badawczo-rozwojowej. Obejmuje to:^[1]

Specjalistyczne oprogramowanie badawczo-rozwojowe (narzędzia symulacyjne, CAD/CAM, analiza statystyczna)
Koszty przetwarzania w chmurze bezpośrednio związane z przetwarzaniem prac badawczo-rozwojowych
Zestawy danych zakupione specjalnie do analizy badawczo-rozwojowej

Oprogramowanie ogólnego przeznaczenia (Office 365, poczta e-mail, standardowe pakiety księgowe) nie kwalifikuje się, chyba że jest wykorzystywane wyłącznie do celów badawczo-rozwojowych.

Usługi komunalne

Koszty energii elektrycznej, wody i paliwa bezpośrednio związane z pracami badawczo-rozwojowymi mogą zostać uwzględnione w Twoim wniosku. Jest to szczególnie istotne dla firm prowadzących laboratoria, warsztaty lub placówki testowe.^[1]

Koszty użytkowania należy rozdzielić na podstawie proporcji energii zużywanej na działalność badawczo-rozwojową w porównaniu z innymi operacjami biznesowymi.

Koszty, które nie kwalifikują się

Poniższe koszty to: nie kwalifikujących się do ulg podatkowych na działalność badawczo-rozwojową:

Nakłady inwestycyjne (sprzęt, maszyny, budynki) — mogą one kwalifikować się do ulg kapitałowych
Czynsz i stawki do lokalu
Koszty rejestracji patentów i własności intelektualnej
Marketing i badania rynku
Koszty produkcji dla produktów sprzedawanych komercyjnie (po wyjaśnieniu niepewności)
Koszty gruntów

Często zadawane pytania

Czy mogę ubiegać się o zwrot kosztów czasu dyrektorów przeznaczonego na prace badawczo-rozwojowe?

Tak, pod warunkiem, że dyrektor jest opłacany w systemie PAYE, a czas jest rzeczywiście poświęcany na kwalifikujące się działania badawczo-rozwojowe. Należy prowadzić ewidencję czasu, jaki każdy dyrektor poświęca na prace badawczo-rozwojowe. Dywidendy nie są wliczane do kosztów osobowych – kwalifikują się jedynie wynagrodzenia i składki pracodawcy na ubezpieczenie społeczne/emerytalne.

Dlaczego koszty podwykonawców ograniczono do 65%?

Zgodnie z połączonym RDEC, tylko 65% kosztów podwykonawców pochodzących od podmiotów niepowiązanych kwalifikuje się do odliczenia. To ograniczenie odzwierciedla fakt, że podwykonawca może osiągać własną marżę zysku, a HMRC chce ograniczyć roszczenia do przybliżonych kosztów samych prac badawczo-rozwojowych. W przypadku podwykonawców powiązanych można ubiegać się o zwrot niższej z następujących kwot: 65% płatności lub odpowiednich kosztów personelu podmiotu powiązanego.

Czy koszty przetwarzania w chmurze są kwalifikowalne?

Licencje na dane i koszty przetwarzania w chmurze wykorzystywane bezpośrednio w kwalifikujących się pracach badawczo-rozwojowych mogą być kwalifikowane od kwietnia 2023 r. Jednakże ogólne koszty biznesowe związane z chmurą (hosting poczty e-mail, standardowe subskrypcje SaaS) nie kwalifikują się, chyba że są wykorzystywane bezpośrednio i wyłącznie w samym procesie badawczo-rozwojowym.

Czy mogę ubiegać się o zwrot kosztów za nieudane prototypy?

Tak. Koszt materiałów i komponentów użytych w prototypach, które są budowane, testowane i ostatecznie złomowane w ramach rozwiązywania niepewności naukowej lub technologicznej, stanowią wydatki kwalifikowane. Ulga na prace badawczo-rozwojowe dotyczy procesu rozwiązywania niepewności, a nie tylko pomyślnych wyników.

Dalsza lektura

Co kwalifikuje się jako prace badawczo-rozwojowe? — test wytycznych BIS
Połączony program RDEC — jak działa kredyt 20%
Jak ubiegać się o ulgi podatkowe na działalność badawczo-rozwojową — od identyfikacji kosztów do CT600
Raport techniczny B+R — dokumentowanie Twoich projektów

Szukasz prostego oprogramowania do rozliczania podatków?

# GoFile to aplikacja uznawana przez HMRC i ciesząca się zaufaniem ponad 50 000 brytyjskich firm. Konfiguracja zajmuje kilka minut, składaj zeznania bez obaw.

Zacznij za darmo

Nie jest wymagana karta kredytowa · Anuluj w dowolnym momencie