Datos clave
- Registros digitales son registros electrónicos de sus transacciones mantenidos en un software o en una hoja de cálculo vinculada digitalmente.
- Enlaces digitales Son transferencias electrónicas de datos entre programas de software, sin necesidad de volver a ingresarlos manualmente ni copiar y pegar.
- El requisito de enlaces digitales ha sido obligatorio desde el 1 de abril de 2020 para MTD para IVA.
- Los enlaces digitales aceptables incluyen transferencia automatizada de datos, Conexiones API, Importaciones CSV/XML, y celdas de hoja de cálculo vinculadas.
- La reintroducción manual de datos entre sistemas es no permitido bajo MTD .
¿Qué son los registros digitales?
De acuerdo con Making Tax Digital, debe mantener sus registros comerciales en un formato digitalEsto significa que la información sobre sus transacciones debe almacenarse electrónicamente: en un software compatible con MTD , una hoja de cálculo o una combinación de sistemas conectados por enlaces digitales.[1]
Los registros digitales no son lo mismo que los recibos en papel escaneados o las facturas fotografiadas. El requisito clave es que... datos (fechas, importes, categorías, tipos de IVA) se conservan en un formato electrónico estructurado que puede procesarse mediante software.
¿Qué debe grabarse digitalmente?
Para MTD del IVA, se debe mantener como registros digitales lo siguiente:[1]
| Categoría | Qué grabar |
|---|---|
| Detalles de la empresa | Nombre de la empresa, sede principal, número de registro de IVA, régimen contable del IVA |
| Suministros realizados (ventas) | Fecha, valor neto (sin IVA) y tipo de IVA de cada suministro |
| Suministros recibidos (compras) | Fecha, valor neto (sin IVA) y tipo de IVA de cada suministro recibido |
| Cuenta de IVA | IVA de salida adeudado, IVA de entrada recuperable, cualquier ajuste y el importe neto a pagar/reembolsable |
Para MTD del Impuesto sobre la Renta (ITSA), debe mantener registros digitales de todos los ingresos y gastos comerciales con la fecha, el monto y la categoría de cada transacción.
Nota: No es necesario digitalizar cada factura o recibo. datos La información (fecha, importe, categoría, tipo de IVA) debe ser digital, pero los documentos originales pueden conservarse en papel. No obstante, conviene conservarlos por si HMRC los solicita.
¿Qué son los enlaces digitales?
Un enlace digital es una transferencia electrónica o automatizada de datos entre un programa de software y otro, o entre un programa de software y una hoja de cálculo. El propósito es garantizar que los datos se muevan entre sistemas. sin reingreso manual.[1]
Los enlaces digitales son necesarios siempre que los datos se transfieren de una parte de su sistema de registro a otra. Por ejemplo:
- De su software de contabilidad a su software de archivo MTD
- De una hoja de cálculo a un software puente
- De un libro de cálculo a otro
- De un sistema de punto de venta a su software de contabilidad
Enlaces digitales aceptables
HMRC acepta los siguientes enlaces digitales válidos:[1]
- Transferencia automatizada de datos entre software a través de API o integraciones incorporadas
- Importación/exportación de archivos CSV o XML — exportar datos de un sistema e importarlos a otro
- Celdas de hoja de cálculo vinculadas — fórmulas que hacen referencia a celdas en otro libro u hoja de cálculo
- Archivos adjuntos de correo electrónico que se importan directamente al software sin necesidad de reingreso manual
- Consultas de base de datos que extraen datos de un sistema a otro
¿Qué NO es un enlace digital?
Los siguientes son no aceptables como enlaces digitales bajo MTD :[1]
- Re-introducción manual de claves — escribir cifras de un sistema a otro leyéndolas desde la pantalla
- Copiar y pegar — copiar valores de un programa de software y pegarlos en otro
- Lectura y entrada — mirar cifras en un informe impreso e ingresarlas en un software
Advertencia: Copiar y pegar entre programas de software es no Un enlace digital, aunque parezca digital. HMRC indica específicamente que copiar y pegar entre aplicaciones no cumple con el requisito de enlace digital. Dentro de una misma hoja de cálculo, se permite copiar y pegar, pero no entre programas de software separados.
Uso de hojas de cálculo con MTD
Puede utilizar hojas de cálculo como parte de su mantenimiento de registros MTD , siempre que:[1]
- La hoja de cálculo contiene sus registros digitales (transacciones, fechas, montos, categorías)
- Los datos se transfieren a su software de archivo a través de un enlace digital (por ejemplo, exportación/importación de CSV, API o celdas vinculadas)
- No hay cambio de clave manual en ningún punto de la cadena.
Configuraciones comunes de hojas de cálculo
| Configuración | ¿Obediente? | Cómo funciona |
|---|---|---|
| Hoja de cálculo + software de enlace (importación de CSV) | Sí | Exportar cifras desde una hoja de cálculo como CSV; conectando importaciones de software y archivos con HMRC . |
| Hoja de cálculo con celdas vinculadas a otro libro de trabajo | Sí | La hoja de resumen extrae totales del libro de transacciones a través de referencias de celdas. |
| Hoja de cálculo + reingreso manual en el software de archivo | No | Escribir cifras de una hoja de cálculo en un software de archivo rompe el vínculo digital. |
Si bien se permiten las hojas de cálculo, se recomienda utilizar software MTD de extremo a extremo como GoFile Es más sencillo porque todo (registros, cálculos y archivos) se gestiona en un solo lugar sin necesidad de vinculación.
Registros digitales para MTD ITSA
Para MTD para la autoevaluación del impuesto sobre la renta, los requisitos de mantenimiento de registros digitales son similares en principio, pero adaptados al impuesto sobre la renta:[3]
- El fecha de cada transacción comercial
- El cantidad de ingresos o gastos
- El categoría de ingresos o gastos (que coincidan con las categorías de autoevaluación)
Estos registros se incorporan a su actualizaciones trimestrales y declaración finalSoftware reconocido HMRC , como por ejemplo: Software de declaración de impuestos sobre la renta de GoFile Guarda estos registros y envía tus actualizaciones en un solo lugar.
Consejo: Si actualmente utiliza una hoja de cálculo para su contabilidad, la migración más sencilla es cambiar a un software compatible con MTD que importe sus datos existentes. GoFile le permite ponerse en marcha rápidamente. Pruébalo gratis.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un enlace digital?
Un enlace digital es una transferencia electrónica o automatizada de datos entre programas de software o entre un programa de software y una hoja de cálculo. Garantiza que los datos fluyan entre sistemas sin necesidad de reescribirlos manualmente, lo que reduce el riesgo de errores de transcripción.
¿Puedo seguir utilizando hojas de cálculo en MTD ?
Sí, pero con condiciones. Puede usar hojas de cálculo para registrar transacciones, pero los datos deben transferirse a su software de archivo mediante un enlace digital (por ejemplo, una importación de CSV, una API o celdas vinculadas). No puede introducir manualmente las cifras de una hoja de cálculo en su software de archivo.
¿Qué se considera un enlace digital?
HMRC acepta: transferencias de datos automatizadas entre software, conexiones API, importaciones/exportaciones de archivos CSV o XML, celdas vinculadas en hojas de cálculo que extraen datos de otros libros de trabajo y archivos adjuntos de correo electrónico que se importan sin reingreso manual.
¿Qué NO es un enlace digital?
La reintroducción manual de datos (escribir cifras de un sistema a otro), copiar y pegar entre programas de software y leer cifras de una pantalla e ingresarlas en otro programa son todas acciones no enlaces digitales aceptables bajo MTD .
Lecturas adicionales
- Descripción general MTD para IVA — los requisitos completos del IVA
- Presentación de declaraciones de IVA a través de MTD — guía de envío paso a paso
- Elección de software compatible con MTD — software de extremo a extremo vs. software puente
- MTD para el Impuesto sobre la Renta (ITSA) — el próximo mandato de la ITSA
- Mantenimiento de registros del IVA — qué registros debe conservar para el IVA
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