Faits clés
- Archives numériques Ce sont des enregistrements électroniques de vos transactions conservés dans un logiciel ou une feuille de calcul liée numériquement.
- Liens numériques Il s'agit de transferts électroniques de données entre logiciels — sans ressaisie manuelle ni copier-coller.
- L'exigence de liaisons numériques a été obligatoire depuis le 1er avril 2020 pour MTD pour la TVA.
- Les liens numériques acceptables comprennent transfert de données automatisé, connexions API, Importations CSV/XML, et cellules de feuille de calcul liées.
- La ressaisie manuelle des données entre les systèmes est non autorisé sous MTD .
Que sont les documents numériques ?
Dans le cadre du programme de numérisation des déclarations fiscales, vous devez conserver vos documents commerciaux dans un format numériqueCela signifie que les informations relatives à vos transactions doivent être stockées électroniquement — dans un logiciel compatible MTD , une feuille de calcul ou une combinaison de systèmes connectés par des liens numériques.[1]
Les documents numériques ne sont pas équivalents aux reçus papier scannés ou aux factures photographiées. L'exigence essentielle est que… données (dates, montants, catégories, taux de TVA) sont conservés sous une forme électronique structurée pouvant être traitée par logiciel.
Que faut-il enregistrer numériquement ?
Pour la TVA MTD , les éléments suivants doivent être conservés sous forme d'enregistrements numériques :[1]
| Catégorie | Que faut-il enregistrer ? |
|---|---|
| Détails de l'entreprise | Dénomination sociale, siège social, numéro de TVA intracommunautaire, régime de TVA intracommunautaire |
| Fournitures fabriquées (ventes) | Date, valeur nette (hors TVA) et taux de TVA pour chaque livraison |
| Fournitures reçues (achats) | Date, valeur nette (hors TVA) et taux de TVA pour chaque livraison reçue |
| compte de TVA | TVA collectée due, TVA déductible, ajustements éventuels et montant net à payer/remboursable |
Pour la déclaration de revenus MTD (ITSA), vous devez conserver des enregistrements numériques de tous les revenus et dépenses de l'entreprise avec la date, le montant et la catégorie de chaque transaction.
Note: Vous n'avez pas besoin de numériser chaque facture ou reçu. données (Date, montant, catégorie, taux de TVA) doivent être au format numérique, mais les documents originaux peuvent rester sur support papier. Toutefois, il est conseillé de conserver ces documents au cas où HMRC vous les demanderait.
Que sont les liens numériques ?
Une liaison numérique est un transfert électronique ou automatisé de données entre deux logiciels, ou entre un logiciel et un tableur. Son but est d'assurer la circulation des données entre les systèmes. sans réentrée manuelle.[1]
Des liaisons numériques sont nécessaires chaque fois que des données transitent d'une partie de votre système d'archivage à une autre. Par exemple :
- De votre logiciel comptable à votre logiciel de déclaration MTD
- Du tableur au logiciel de passerelle
- D'un classeur Excel à un autre
- Du système de point de vente à votre logiciel de comptabilité
Liens numériques acceptables
HMRC accepte les liens numériques suivants comme valides :[1]
- Transfert de données automatisé entre logiciels via des API ou des intégrations intégrées
- Import/export de fichiers CSV ou XML — exporter des données d'un système et les importer dans un autre
- Cellules de feuille de calcul liées — des formules qui font référence à des cellules d'un autre classeur ou d'une autre feuille de calcul
- Pièces jointes aux courriels qui sont importés directement dans le logiciel sans ressaisie manuelle
- Requêtes de base de données qui extraient des données d'un système vers un autre
Qu'est-ce qui n'est PAS un lien numérique ?
Voici ce qui suit : pas acceptables comme liens numériques dans le cadre de MTD :[1]
- Recléage manuel — Saisie de données d'un système à un autre en les lisant à l'écran
- Copier-coller — copier des valeurs d'un logiciel et les coller dans un autre
- Lecture et entrée — analyser les chiffres d'un rapport imprimé et les saisir dans un logiciel
Avertissement: Le copier-coller entre logiciels est pas Un lien numérique, même s'il en a l'apparence. HMRC précise que le copier-coller entre applications ne constitue pas un lien numérique. Au sein d'un même classeur, le couper-copier-coller est autorisé, mais pas entre logiciels distincts.
Utilisation des feuilles de calcul avec MTD
Vous pouvez utiliser des tableurs dans le cadre de votre tenue de registres MTD , à condition que :[1]
- La feuille de calcul contient vos enregistrements numériques (transactions, dates, montants, catégories).
- Les données sont transférées vers votre logiciel de classement via un lien numérique (par exemple, exportation/importation CSV, API ou cellules liées)
- Il n'y a pas de recléage manuel à aucun moment de la chaîne
Configurations courantes des feuilles de calcul
| Installation | Conforme ? | Comment ça marche |
|---|---|---|
| Logiciel de tableur + interface (importation CSV) | Oui | Exporter les données d'une feuille de calcul au format CSV ; assurer la liaison entre les importations logicielles et les fichiers destinés au HMRC . |
| Feuille de calcul avec des cellules liées à un autre classeur | Oui | La feuille récapitulative extrait les totaux du classeur de transactions via des références de cellules. |
| Saisie manuelle dans un logiciel de classement (tableur + ressaisie manuelle) | Non | Saisir des chiffres à partir d'une feuille de calcul dans un logiciel de classement rompt le lien numérique. |
Bien que les tableurs soient autorisés, l'utilisation d'un logiciel MTD de bout en bout comme GoFile C’est plus simple car tout — enregistrements, calculs et classement — est géré au même endroit, sans aucun lien nécessaire.
Enregistrements numériques pour MTD ITSA
Pour MTD d'auto-évaluation de l'impôt sur le revenu, les exigences en matière de tenue de registres numériques sont similaires dans leur principe, mais adaptées à l'impôt sur le revenu :[3]
- Le date de chaque transaction commerciale
- Le montant de revenus ou de dépenses
- Le catégorie de revenus ou de dépenses (correspondant aux catégories de l'auto-évaluation)
Ces enregistrements alimentent votre mises à jour trimestrielles et déclaration finale. Logiciels reconnus HMRC , tels que Le logiciel de déclaration de revenus de GoFile Il conserve ces enregistrements et centralise vos mises à jour.
Conseil: Si vous utilisez actuellement un tableur pour votre comptabilité, la solution de migration la plus simple consiste à passer à un logiciel compatible MTD qui importe vos données existantes. GoFile vous permet de démarrer rapidement. Essayez-le gratuitement.
Foire aux questions
Qu'est-ce qu'une liaison numérique ?
Une liaison numérique est un transfert électronique ou automatisé de données entre logiciels ou entre un logiciel et un tableur. Elle garantit la circulation des données entre les systèmes sans ressaisie manuelle, réduisant ainsi le risque d'erreurs de transcription.
Puis-je encore utiliser des tableurs sous MTD ?
Oui, mais sous certaines conditions. Vous pouvez utiliser des tableurs pour enregistrer les transactions, mais les données doivent être transférées vers votre logiciel de comptabilité via une liaison numérique (par exemple, importation CSV, API ou cellules liées). Vous ne pouvez pas saisir manuellement les chiffres d'un tableur dans votre logiciel de comptabilité.
Qu’est-ce qui constitue un lien numérique ?
L'administration fiscale HMRC accepte : les transferts de données automatisés entre logiciels, les connexions API, les importations/exportations de fichiers CSV ou XML, les cellules liées dans les feuilles de calcul qui extraient des données d'autres classeurs et les pièces jointes aux courriels importées sans ressaisie manuelle.
Qu'est-ce qui n'est PAS un lien numérique ?
La ressaisie manuelle (saisie de données d'un système à un autre), le copier-coller entre logiciels et la lecture de données à l'écran pour les saisir dans un autre programme sont autant de méthodes utilisées. pas liens numériques acceptables dans le cadre de MTD .
Pour en savoir plus
- Aperçu de la TVA MTD — les exigences complètes en matière de TVA
- Déclaration de TVA via MTD — Guide de soumission étape par étape
- Choisir un logiciel compatible MTD — Logiciel de bout en bout vs logiciel de pontage
- MTD pour l'impôt sur le revenu (ITSA) — le prochain mandat de l'ITSA
- Tenue des registres de TVA — Quels documents devez-vous conserver pour la TVA ?
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