Who should write the technical report?

The report should be written or reviewed by a “competent professional” — someone with the relevant technical qualifications and experience. This is often the lead engineer, developer, or scientist who worked on the R&D project. An R&D adviser can help structure the report, but the technical content should come from the people who did the work.

How long should each project description be?

There is no fixed length requirement, but each project should be described in enough detail for an HMRC inspector (who may not be a specialist in your field) to understand the uncertainty and advance. Typically, 500–1,500 words per project is sufficient, depending on complexity.

What if I did not write a report at the time of the claim?

It is strongly advisable to prepare the report before or at the time of claiming. If HMRC opens an enquiry and you do not have a report, you will need to prepare one retrospectively, which is more difficult and less convincing. Start keeping records during the R&D work itself.

Does the report need to be in a specific format?

No, HMRC does not prescribe a specific format. However, a clear, structured approach — covering baseline knowledge, uncertainty, approach taken, and outcome for each project — is recommended. Consistency and clarity are more important than format.

Rapport technique R&D

Faits clés

Le rapport technique est non soumis avec votre formulaire CT600, mais HMRC le demandera s'il ouvre une enquête.
Chaque projet admissible doit avoir sa propre section traitant de incertitude, avance et résolution.
Le rapport doit être rédigé (ou relu) par un professionnel compétent — une personne possédant une expertise dans le domaine concerné.
HMRC recherche langage spécifique et technique qui témoigne d'une véritable incertitude scientifique ou technologique.
Un bon rapport comprend également un ventilation des coûts pour chaque projet.

Pourquoi avez-vous besoin d'un rapport technique ?

Le rapport technique (parfois appelé « descriptif technique ») est le document principal qui explique pourquoi Vos travaux sont admissibles au titre de la recherche et du développement (R&D) à des fins fiscales. Bien que ce document ne soit pas joint à votre déclaration CT600, HMRC vous le demandera très probablement en cas de contrôle de conformité de votre demande.^[1]

Sans un rapport technique solide, votre demande est vulnérable. HMRC a considérablement renforcé son contrôle des demandes de crédit d'impôt recherche et développement depuis 2022, et les demandes sans documentation adéquate sont plus susceptibles d'être contestées ou réduites.

Structure recommandée

Un bon rapport technique suit une structure claire pour chaque projet admissible. La structure ci-dessous est conforme aux critères des lignes directrices du BIS utilisés par HMRC pour évaluer les demandes :^[3]

Section	Éléments à inclure
1. Aperçu du projet	Brève description des objectifs et du contexte du projet.
2. Connaissances de base	Que savait-on déjà dans ce domaine au départ ? Que pouvait déjà accomplir un professionnel compétent en utilisant les connaissances accessibles au public ?
3. L'avance demandée	Quel progrès scientifique ou technologique ce projet visait-il à réaliser ?
4. L'incertitude	Quelles étaient les incertitudes scientifiques ou technologiques précises ? Pourquoi un professionnel compétent n’a-t-il pas pu facilement trouver la réponse ?
5. Travaux entrepris	Quelle approche systématique a été adoptée pour lever l'incertitude ? Décrivez les méthodes, les tests, les itérations et l'analyse.
6. Résultat	L'incertitude a-t-elle été levée ? Qu'a-t-on obtenu (ou non) ?
7. Récapitulatif des coûts	Ventilation des coûts admissibles pour ce projet : personnel, matériaux, sous-traitants, etc.

Écrire sur l'incertitude

Le incertitude Cette section est la partie la plus importante de votre rapport. Les évaluateurs HMRC s'attachent particulièrement à déterminer s'il existait une véritable incertitude scientifique ou technologique. Les pièges courants incluent :^[2]

Trop vague : « Nous ne savions pas si cela fonctionnerait » — cela décrit un risque commercial, et non une incertitude technologique
Trop général : « Le développement logiciel est complexe » — complexité ne rime pas avec incertitude
Manque de repères : Ne pas expliquer quelles connaissances existaient déjà et pourquoi elles étaient insuffisantes

Les bonnes descriptions d'incertitude sont spécifiques et techniques :

Bon exemple : « Les algorithmes de traitement du signal existants, disponibles dans les bibliothèques open source, pouvaient traiter des ensembles de données allant jusqu'à 10 000 enregistrements en temps réel. Notre application nécessitait le traitement de 500 000 enregistrements dans la même fenêtre de latence. On ignorait si un algorithme modifié pouvait y parvenir sans perte de données inacceptable, et la littérature théorique n'abordait pas le traitement d'ensembles de données de cette ampleur en temps réel. »

Exemple faible : « Nous devions concevoir un système capable de traiter rapidement de grandes quantités de données. Cela représentait un défi de taille et a nécessité des efforts considérables. » — Cette phrase décrit un défi commercial, mais n'évoque aucune incertitude scientifique ou technologique.

Identifier le professionnel compétent

Votre rapport doit identifier professionnel compétent qui peut témoigner de cette incertitude. Cette personne devrait avoir :^[3]

Qualifications ou expérience pertinentes dans le domaine des sciences ou de la technologie
Connaissance directe du projet et des incertitudes auxquelles il était confronté
La capacité de confirmer que l'incertitude était réelle et n'aurait pas pu être facilement résolue

En pratique, il s'agit souvent du responsable technique, du développeur senior, du directeur de l'ingénierie ou du directeur scientifique. Aucune certification externe n'est requise : une expérience pratique dans le domaine suffit.

Erreurs courantes à éviter

Décrire le produit, et non la R&D : Concentrez-vous sur les défis techniques, et non sur les caractéristiques du produit final.
Langage générique : Évitez les textes standardisés qui pourraient s'appliquer à n'importe quelle entreprise de votre secteur.
Manquer l'avance : Indiquez clairement quel progrès scientifique ou technologique était recherché, et non seulement quel était l'objectif commercial.
Absence d'approche systématique : Démontrez que le travail était planifié et méthodique (hypothèse, test, analyse), et non pas le fruit d'essais et d'erreurs.
Rationalisation rétrospective : Rédigez le rapport au plus près de la période de recherche et développement, et non des années plus tard, lorsque les souvenirs se sont estompés.

Tenue de registres contemporains

Les meilleurs rapports techniques sont soutenus par archives contemporaines — documents créés au cours des travaux de R&D. Il peut s'agir notamment de :

Plans et spécifications du projet
Comptes rendus de réunions techniques et journaux de décisions
Résultats des tests et rapports d'analyse
Historique des commits Git et notes de revue de code (pour les projets logiciels)
Cahiers de laboratoire et comptes rendus expérimentaux
Discussions par courriel sur les défis techniques

Vous n'êtes pas obligé de joindre ces documents à votre demande, mais les avoir à disposition renforcera votre position si HMRC ouvre une enquête.

Foire aux questions

Qui devrait rédiger le rapport technique ?

Le rapport doit être rédigé ou relu par un professionnel compétent, c'est-à-dire une personne possédant les qualifications et l'expérience techniques requises. Il s'agit souvent de l'ingénieur, du développeur ou du scientifique responsable du projet de R&D. Un conseiller en R&D peut contribuer à la structure du rapport, mais le contenu technique doit provenir des personnes ayant réalisé les travaux.

Quelle doit être la longueur de chaque description de projet ?

Il n'y a pas de longueur minimale requise, mais chaque projet doit être décrit avec suffisamment de détails pour qu'un inspecteur HMRC (qui n'est pas forcément spécialiste de votre domaine) puisse comprendre les incertitudes et les points à améliorer. En général, 500 à 1 500 mots par projet suffisent, selon sa complexité.

Que se passera-t-il si je n'ai pas rédigé de rapport au moment de la réclamation ?

Il est fortement conseillé de préparer le rapport avant ou au moment de la demande. Si HMRC ouvre une enquête et que vous ne disposez pas de rapport, vous devrez en établir un a posteriori, ce qui est plus difficile et moins convaincant. Commencez à tenir des registres dès le début de vos travaux de recherche et développement.

Le rapport doit-il respecter un format spécifique ?

Non, HMRC n'impose pas de format spécifique. Toutefois, une approche claire et structurée – couvrant les connaissances de base, les incertitudes, la démarche adoptée et les résultats de chaque projet – est recommandée. La cohérence et la clarté priment sur le format.

Pour en savoir plus

Qu’est-ce qui est considéré comme de la R&D ? — les critères des lignes directrices du BIS
Formulaire de renseignements supplémentaires HMRC — le formulaire numérique obligatoire
Demandes de renseignements sur la R&D HMRC — ce qui se passe lors d'un contrôle de conformité
Comment demander des crédits d'impôt pour la recherche et le développement — le processus de réclamation complet

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