Kernfeiten
- U moet gegevens bijhouden van alle huurinkomsten en -kosten voor elk pand.
- Documenten moeten ten minste gedurende een bepaalde periode worden bewaard. 5 jaar na de uiterste indieningsdatum van 31 januari voor het betreffende belastingjaar.
- HMRC kan kosten in rekening brengen een boete van maximaal £3.000 omdat hij geen adequate administratie bijhield.
- Vanaf april 2026 moeten verhuurders boven de MTD drempel het volgende behouden: digitale records met behulp van compatibele software.
- Goede administratie maakt het voltooien van uw SA105 Vastgoedpagina's worden sneller en nauwkeuriger weergegeven.
Waarom het bijhouden van gegevens belangrijk is
Een goede administratie is essentieel voor elke verhuurder. Het zorgt ervoor dat u het juiste bedrag aan belasting betaalt – niet meer, niet minder – en beschermt u als HMRC ooit een onderzoek instelt naar uw belastingaangifte. Een slechte administratie kan leiden tot te veel belasting betalen (omdat u aftrekbare kosten vergeet) of te weinig belasting betalen (wat boetes en rente met zich meebrengt).[1]
Welke documenten moet je bewaren?
Als verhuurder moet u zowel de inkomsten als de uitgaven van elk pand dat u verhuurt, registreren:
Inkomensgegevens
- Ontvangen huurbetalingen (bankafschriften, bevestigingen van automatische incasso)
- Huurovereenkomsten met vermelding van de overeengekomen huurprijs.
- Bewijs van alle overige inkomsten uit het pand (bijv. parkeergelden, servicekosten)
- Ontvangen en geretourneerde stortingen
Uitgavenoverzichten
- Hypotheekoverzichten waaruit de betaalde rente blijkt
- Ontvangstbewijzen van verzekeringspremies
- Reparatie- en onderhoudsfacturen
- Overzicht van makelaarskosten
- Accountants- en juridische kosten
- Energie- en waterrekeningen (als je die betaalt)
- Gemeentelijke belastingen (indien u deze betaalt tijdens leegstand)
- Reiskosten voor bezoeken in verband met vastgoedbeheer.
- Vervanging van huishoudelijke artikelen (meubels, apparaten, keukengerei)
Aankoop- en verkoopgegevens
- Aankoopprijs, advocaatkosten, betaalde overdrachtsbelasting en taxatiekosten
- Verbeteringsuitgaven (geen reparaties) — zoals uitbreidingen of verbouwingen
- Verkoopopbrengst en verkoopkosten bij de verkoop van het onroerend goed
Verbeteringen versus reparaties: Een verbetering voegt iets nieuws toe aan het pand of verbetert het (bijvoorbeeld het aanbouwen van een serre). Een reparatie herstelt iets in de oorspronkelijke staat (bijvoorbeeld het repareren van een kapotte cv-ketel). Alleen reparaties zijn aftrekbaar van de huurinkomsten; verbeteringen verlagen uw vermogenswinstbelasting bij verkoop. Bewaar beide soorten bonnen – ze bieden belastingvoordeel op verschillende momenten.
Hoe lang moet je gegevens bewaren?
HMRC vereist dat u uw administratie minimaal een bepaalde tijd bewaart. 5 jaar na de uiterste indieningsdatum van 31 januari voor het betreffende belastingjaar. Bijvoorbeeld:[1]
| Belastingjaar | Uiterste indieningsdatum | Bewaar documenten tot |
|---|---|---|
| 2024/25 | 31 januari 2026 | 31 januari 2031 |
| 2025/26 | 31 januari 2027 | 31 januari 2032 |
| 2026/27 | 31 januari 2028 | 31 januari 2033 |
Tip: Bewaar aankoopbewijzen voor onbepaalde tijd (of in ieder geval totdat u de woning verkoopt en de termijn voor het raadplegen van de vermogenswinstbelasting is verstreken). U heeft de oorspronkelijke aankoopprijs, de notariskosten en de verbeteringskosten nodig om uw vermogenswinst bij verkoop te berekenen.
Sancties voor slechte administratie
HMRC kan een boete opleggen van maximaal £3,000 Als u geen adequate administratie bijhoudt. In de praktijk is de boete voor een eerste overtreding meestal lager, maar bij herhaalde overtredingen kan de maximale boete worden opgelegd.[1]
Digitale archivering en MTD
U kunt uw administratie digitaal bijhouden met behulp van spreadsheets, boekhoudsoftware of apps voor vastgoedbeheer. HMRC accepteert gescande kopieën van papieren bonnen en facturen, mits deze leesbaar zijn.[3]
Van April 2026Verhuurders met een kwalificerend vastgoedinkomen van meer dan £50.000 zijn verplicht om digitale gegevens bij te houden met behulp van MTD -compatibele software en elk kwartaal updates in te dienen bij HMRC . De drempel daalt naar £30.000 vanaf april 2027.
Praktische tips
- Gebruik een speciale bankrekening voor huurinkomsten en -uitgaven — het maakt de afstemming veel eenvoudiger.
- Fotografeer of scan bonnen zodra u ze ontvangt — papier vervaagt.
- Registreer uitgaven zodra ze zich voordoen, in plaats van ze aan het einde van het jaar te proberen te reconstrueren.
- Bewaar een kilometerregistratie als u reiskosten declareert naar uw verhuurwoningen
- Bewaar digitale gegevens op minstens twee locaties (bijvoorbeeld een cloudback-up plus een lokale schijf).
Veelgestelde vragen
Hoe lang moet ik de administratie van mijn huurwoning bewaren?
U moet uw administratie minimaal 5 jaar bewaren na de uiterste datum voor de aangifte inkomstenbelasting (Self Assessment) van 31 januari voor het betreffende belastingjaar. Zo moet u bijvoorbeeld de administratie voor het belastingjaar 2025/26 (aangifte uiterlijk 31 januari 2027) bewaren tot ten minste 31 januari 2032.
Wat gebeurt er als ik mijn administratie van de huurinkomsten kwijtraak?
Als HMRC een onderzoek instelt en u geen afdoende administratie kunt overleggen, kunnen zij uw inkomsten en uitgaven schatten – meestal in een ongunstige verhouding. U kunt ook een boete krijgen van maximaal £3.000 voor het niet bijhouden van een adequate administratie.
Kan ik digitale documenten bewaren in plaats van papieren?
Ja. HMRC accepteert digitale documenten, waaronder gescande bonnen, spreadsheets en boekhoudsoftware. Vanaf april 2026 zullen verhuurders met een inkomen boven de MTD drempel... vereist om digitale gegevens bij te houden met behulp van MTD -compatibele software.
Verder lezen
- Toegestane kosten voor de verhuurder — wat u kunt aftrekken
- Het aangeven van huurinkomsten — het voltooien van de SA105
- Aanmelden voor zelfevaluatie — je UTR opvragen
- Wat houdt digitale belastingheffing in? — hoe MTD werkt
Zoekt u eenvoudige belastingsoftware?
# GoFile is HMRC erkend en wordt door meer dan 50.000 Britse bedrijven vertrouwd. Binnen enkele minuten ingesteld, met een gerust hart aangifte doen.
Begin gratisGeen creditcard nodig · Annuleer op elk moment