How long must I keep VAT records?

You must keep VAT records for at least 6 years. This includes all sales and purchase invoices, credit notes, import and export records, and your VAT account summary.

Do I need to keep digital VAT records under MTD?

Yes. Under Making Tax Digital, you must keep digital records of all transactions using MTD-compatible software, with digital links between your records and your VAT Return submission.

What is a VAT account?

A VAT account is a summary showing output VAT charged on sales, input VAT on purchases, any corrections or adjustments, and the net VAT payable or reclaimable for each VAT return period.

What are the penalties for poor VAT record-keeping?

HMRC can issue penalties of up to £3,000 for each instance of deliberate non-compliance, estimate your VAT liability, or refuse input VAT claims where supporting invoices are missing.

Cofnodion TAW Rhaid i Chi eu Cadw

Ffeithiau allweddol

Rhaid i chi gadw cofnodion TAW am o leiaf 6 mlynedd.
O dan MTD , rhaid cadw cofnodion yn ddigidol gan ddefnyddio meddalwedd gydnaws.
Rhaid i gofnodion gynnwys pob gwerthiant a phryniant, TAW a godwyd ac a hawliwyd yn ôl.
Gall HMRC godi dirwyon am gadw cofnodion annigonol.

Cofnodion TAW Rhaid i Bob Busnes eu Cadw

Fel busnes sydd wedi'i gofrestru ar gyfer TAW, rhaid i chi gadw cofnodion o:^[1]

Pob gwerthiant a phryniant (y “cyfrif TAW”)
Crynodeb o TAW ar gyfer pob cyfnod treth
Pob anfoneb TAW a gyhoeddwyd a dderbyniwyd
Pob nodyn credyd a debyd
Mewnforio ac allforio cofnodion
Cofnodion o eitemau a brynwyd neu a werthwyd lle nad oes angen anfoneb TAW
Cofnodion o nwyddau a roddwyd neu a ddefnyddiwyd at ddibenion personol

Y Cyfrif TAW

Crynodeb yw eich cyfrif TAW sy'n dangos, ar gyfer pob cyfnod dychwelyd:^[3]

TAW allbwn a godir ar werthiannau
TAW allbwn sy'n ddyledus ar gaffaeliadau
TAW mewnbwn ar bryniannau
Unrhyw gywiriadau neu addasiadau
Y TAW net sy'n daladwy neu y gellir ei hawlio'n ôl

Am ba hyd y mae'n rhaid i chi gadw cofnodion?

Rhaid i chi gadw cofnodion TAW am o leiaf 6 mlyneddOs ydych chi'n defnyddio'r Cynllun Ymyl, efallai y bydd angen i chi gadw cofnodion yn hirach.^[1]

Cadw Cofnodion Digidol o dan MTD

O dan Gwneud Treth yn Ddigidol, rhaid i chi:^[2]

Cadwch cofnodion digidol o'r holl drafodion gan ddefnyddio meddalwedd sy'n gydnaws MTD
Cynnal cysylltiadau digidol rhwng eich cofnodion a'ch cyflwyniad Ffurflen TAW
Storiwch enw, cyfeiriad a rhif cofrestru TAW eich busnes yn ddigidol
Cofnodwch y amser cyflenwi, gwerth (net o TAW), a chyfradd TAW ar gyfer pob trafodiad

Cysylltiadau digidol: Gallwch ddefnyddio taenlenni fel rhan o'ch cadw cofnodion, ond rhaid i'r data lifo'n ddigidol i'ch meddalwedd ffeilio heb ail-deipio â llaw. Mae copïo a gludo yn cyfrif fel dolen ddigidol; nid yw ail-deipio ffigurau yn cyfrif.

Cosbau am Gadw Cofnodion Gwael

Os HMRC yn canfod bod eich cofnodion yn annigonol yn ystod archwiliad, gallant:

Rhifyn a cosb (hyd at £3,000 am bob achos o ddiffyg cydymffurfio bwriadol)
Amcangyfrifwch eich rhwymedigaeth TAW yn seiliedig ar y wybodaeth sydd ar gael
Gwrthod hawliadau TAW mewnbwn lle mae anfonebau ategol ar goll

Cwestiynau Cyffredin

Am ba hyd y mae'n rhaid i mi gadw cofnodion TAW?

Rhaid i chi gadw cofnodion TAW am o leiaf 6 blynedd. Mae hyn yn cynnwys pob anfoneb gwerthu a phrynu, nodiadau credyd, cofnodion mewnforio ac allforio, a chrynodeb eich cyfrif TAW.

Oes angen i mi gadw cofnodion TAW digidol o dan MTD ?

Ydw. O dan Gwneud Treth yn Ddigidol, rhaid i chi gadw cofnodion digidol o bob trafodyn gan ddefnyddio meddalwedd sy'n gydnaws â MTD , gyda chysylltiadau digidol rhwng eich cofnodion a'ch cyflwyniad Ffurflen TAW.

Beth yw cyfrif TAW?

Crynodeb yw cyfrif TAW sy'n dangos y TAW allbwn a godir ar werthiannau, y TAW mewnbwn ar bryniannau, unrhyw gywiriadau neu addasiadau, a'r TAW net sy'n daladwy neu'n adhawliadwy ar gyfer pob cyfnod ffurflen TAW.

Beth yw'r cosbau am gadw cofnodion TAW gwael?

Gall HMRC roi dirwyon o hyd at £3,000 am bob achos o ddiffyg cydymffurfio bwriadol, amcangyfrif eich rhwymedigaeth TAW, neu wrthod hawliadau TAW mewnbwn lle mae anfonebau ategol ar goll.

Darllen Pellach

Chwilio am syml Meddalwedd TAW?

# GoFile yn cael ei gydnabod HMRC ac yn cael ei ymddiried ynddo gan dros 50,000 o fusnesau yn y DU. Wedi'i sefydlu mewn munudau, ffeiliwch yn hyderus.

Dechreuwch Am Ddim

Dim angen cerdyn credyd · Canslo unrhyw bryd

Ffynonellau

Cadw cofnodion (Hysbysiad TAW 700/21) — GOV.UK
Gwneud Treth yn Ddigidol ar gyfer TAW — GOV.UK
Cadw cofnodion TAW — GOV.UK