How do I calculate pro-rata pay for a partial month?

Divide the annual salary by 12 to get the monthly rate, then divide by the number of calendar days (or working days, depending on your contract/policy) in the month and multiply by the days worked. For example, if the monthly salary is £3,000 and the employee leaves on 15 April (out of 30 days), the pro-rata pay is £3,000 ÷ 30 × 15 = £1,500.

Can I deduct pay for holiday taken but not yet accrued?

Only if the employment contract specifically allows it. If the contract includes a “clawback” clause, you can deduct the cost of holiday taken in excess of the pro-rata entitlement from the final pay. Without such a clause, you cannot make the deduction. It is good practice to include this provision in all employment contracts.

Is payment in lieu of notice (PILON) taxable?

If the employment contract includes a PILON clause, the payment is taxable as earnings and subject to Income Tax and NI in the normal way. If there is no PILON clause and the employer chooses to pay in lieu, the payment is treated as damages for breach of contract and the first £30,000 may be tax-free (as a termination payment). The tax treatment depends on the specific contractual terms.

What about outstanding expenses or loans?

Any expenses the employee has incurred on behalf of the business should be reimbursed in the final pay. Conversely, if the employee owes the employer money (e.g. an outstanding salary advance or season ticket loan), the employer can deduct it from the final pay only if the employment contract permits this or the employee gives written consent.

Obliczanie ostatecznego wynagrodzenia (osoby odchodzące)

Najważniejsze fakty

Ostateczna płatność musi obejmować wynagrodzenie proporcjonalne za dni przepracowane w ostatnim okresie rozliczeniowym.
Zaległy, ale niewykorzystany urlop należy opłacić w formie płatny urlop jednorazowo (chyba że umowa stanowi inaczej).
Jeżeli pracownik przepracuje okres wypowiedzenia, otrzyma normalna płaca; płatność zamiast wypowiedzenia (PILON) może podlegać opodatkowaniu.
Ustawowe odszkodowanie za zwolnienie do wysokości £30,000 jest wolna od podatku, ale zwolnienia umowne przekraczające tę kwotę są opodatkowane.
Ostatni pasek wypłaty i P45 powinno zostać wydane natychmiast po obliczeniu ostatecznego wynagrodzenia.

Obliczanie ostatecznego wynagrodzenia dla osób odchodzących

Kiedy pracownik odchodzi – czy to w wyniku rezygnacji, redukcji etatów, przejścia na emeryturę czy zwolnienia – pracodawca musi obliczyć i wypłacić wszystkie należne mu kwoty. Uprawnienie do tego chroni pracodawcę przed sporami i gwarantuje, że dane w formularzu P45 są prawidłowe.^[1]

Składniki ostatecznego wynagrodzenia

Ostateczna płatność zazwyczaj obejmuje kilka elementów:

Część	Opis	Rozliczanie podatkowe/składek NI
Wynagrodzenie proporcjonalne	Zapłata za dni przepracowane w ostatnim okresie rozliczeniowym	Normalny PAYE (podlegający opodatkowaniu, podlegający składkom na ubezpieczenie społeczne)
Należne wynagrodzenie za urlop	Zapłata za niewykorzystany urlop	Normalny PAYE
Zawiadomienie o wynagrodzeniu (za pracę)	Normalne wynagrodzenie w okresie wypowiedzenia	Normalny PAYE
PILON (umowny)	Zapłata w zamian za wypowiedzenie na podstawie klauzuli umownej	Normalny PAYE
PILON (pozaumowny)	Zapłata w zamian za wypowiedzenie bez klauzuli umownej	Podlegające opodatkowaniu jako „odpowiednia nagroda za rozwiązanie umowy” zgodnie ze specjalnymi zasadami
Ustawowe odszkodowanie za zwolnienie	Obliczane według wzoru ustawowego (wiek, staż pracy, tygodniowe wynagrodzenie)	Zwolnione z podatku (do kwoty ustawowej)
Redundancja umowna/zwiększona	Każda kwota przekraczająca ustawowy limit zwolnienia	Pierwsze 30 000 funtów wolne od podatku (w połączeniu z podatkiem ustawowym), nadwyżka opodatkowana
Wybitne premie/prowizje	Wynagrodzenie zarobione, ale niezapłacone, zależne od wyników	Normalny PAYE

Obliczanie wynagrodzenia proporcjonalnego

Jeśli pracownik odejdzie w trakcie okresu rozliczeniowego, należy obliczyć wynagrodzenie proporcjonalne. Istnieją dwie popularne metody:

Metoda dnia kalendarzowego: Roczna pensja ÷ 365 (lub 366 w roku przestępnym) × dni kalendarzowe w okresie
Metoda dnia roboczego: Wynagrodzenie roczne ÷ całkowita liczba dni roboczych w roku × liczba dni roboczych w okresie

Stosowana metoda powinna być określona w umowie o pracę lub regulaminie firmy. Należy zachować spójność w odniesieniu do wszystkich pracowników, aby uniknąć oskarżeń o dyskryminację.

Należne wynagrodzenie za urlop

Pracownicy mają prawo do wynagrodzenia za każdy naliczony, ale niewykorzystany urlop w momencie odejścia z pracy. Ustawowe minimum wynosi 28 dni (wliczając dni świąteczne) w ciągu całego roku. Aby obliczyć:^[2]

Oblicz uprawnienie proporcjonalne: (28 dni ÷ 12) × ukończone miesiące = naliczone uprawnienia
Odejmij już wykorzystany urlop: naliczone prawo – dni pobrane = dni należne
Oblicz stawkę dzienną: roczna pensja ÷ 260 (lub faktycznych dni roboczych)
Zwielokrotniać: stawka dzienna × dni należne = należne wynagrodzenie za urlop

Kluczowy punkt: Jeśli pracownik wykorzystał więcej urlopu, niż mu przysługuje, pracodawca może odliczyć nadwyżkę od wynagrodzenia końcowego tylko wtedy, gdy umowa o pracę zawiera klauzulę o możliwości odzyskania nadpłaconego urlopu. Bez tej klauzuli pracodawca nie może odzyskać nadpłaconego urlopu.

Zawiadomienie o zapłacie

Okres wypowiedzenia pracownika jest określony w jego umowie (lub w ustawowym minimum, jeśli umowa nie zawiera postanowień):

Minimalny okres wypowiedzenia wymagany ustawowo (wypowiedzenie składane przez pracodawcę): 1 tydzień za każdy pełny rok służby, maksymalnie do 12 tygodni
Minimalny okres wypowiedzenia wymagany ustawowo (w przypadku rezygnacji pracownika): 1 tydzień (niezależnie od długości trwania usługi, chyba że umowa określa dłuższy okres)

Jeśli pracownik przepracuje okres wypowiedzenia, otrzymuje normalne wynagrodzenie. Jeśli pracodawca zdecyduje się na wypłatę wynagrodzenia w zamian za okres wypowiedzenia (PILON), opodatkowanie zależy od tego, czy umowa zawiera klauzulę PILON.

Odprawa

Jeżeli pracownik zostaje zwolniony po przepracowaniu co najmniej 2 lat, przysługuje mu ustawowe odszkodowanie za zwolnienie:^[3]

Połowa tygodniowej pensji za każdy pełny rok służby w wieku poniżej 22 lat
Tygodniowa pensja za każdy pełny rok służby w wieku 22–40 lat
Półtora tygodniowa pensja za każdy pełny rok służby w wieku 41 lat i więcej

Wynagrodzenie tygodniowe jest ograniczone do £751 (2026/27), a maksymalny staż pracy wliczany do wynagrodzenia to 20 lat. Ustawowe odprawy z tytułu zwolnienia są zawsze wolne od podatku. Wszelkie dodatkowe odprawy z tytułu zwolnienia z pracy z własnej inicjatywy lub z tytułu zwolnienia z pracy z tytułu umowy o pracę są wolne od podatku do łącznej kwoty £30,000 (wliczając element ustawowy); kwoty powyżej 30 000 GBP podlegają podatkowi dochodowemu, a od kwietnia 2020 r. składkom na ubezpieczenie społeczne pracodawcy.

Wskazówka: Jeśli to możliwe, przetwórz ostatnią wypłatę w ramach standardowego procesu naliczania płac. Dzięki temu wszystkie obliczenia PAYE (podatek skumulowany, składki na ubezpieczenie społeczne, kredyty studenckie) będą prawidłowe, a FPS zostanie poprawnie przesłany. Unikaj dokonywania ręcznych płatności poza systemem naliczania płac, ponieważ może to powodować błędy w raportowaniu.

Ostatnie kroki

Po obliczeniu i zapłaceniu kwoty końcowej:

Wystawienie ostatniego paska wypłaty pokazujące wszystkie składniki ostatecznego wynagrodzenia
Prześlij FPS do HMRC z datą wyjazdu i ostatecznymi danymi za bieżący rok
Wygeneruj i wystaw formularz P45 (Części 1A, 2 i 3 dla pracownika)
Anuluj wszelkie bieżące potrącenia (AEO, wypłaty wynagrodzeń itp.) i powiadomić odpowiednie strony
Aktualizacja danych emerytalnych — powiadomić dostawcę emerytury o odejściu pracownika

Często zadawane pytania

Jak obliczyć wynagrodzenie proporcjonalne za część miesiąca?

Podziel roczną pensję przez 12, aby uzyskać stawkę miesięczną, a następnie podziel przez liczbę dni kalendarzowych (lub dni roboczych, w zależności od umowy/polityki) w miesiącu i pomnóż przez liczbę przepracowanych dni. Na przykład, jeśli miesięczna pensja wynosi 3000 GBP, a pracownik odchodzi 15 kwietnia (z 30 dni), stawka proporcjonalna wynosi 3000 GBP ÷ 30 × 15 = 1500 GBP.

Czy mogę odliczyć wynagrodzenie za wykorzystany, ale jeszcze nienależny urlop?

Tylko wtedy, gdy umowa o pracę wyraźnie na to zezwala. Jeśli umowa zawiera klauzulę „clawback”, możesz odliczyć od ostatecznego wynagrodzenia koszt wykorzystanego urlopu, który przekracza przysługujący proporcjonalnie wymiar urlopu. Bez takiej klauzuli nie można dokonać odliczenia. Dobrą praktyką jest uwzględnienie tego zapisu we wszystkich umowach o pracę.

Czy płatność zamiast wypowiedzenia (PILON) podlega opodatkowaniu?

Jeśli umowa o pracę zawiera klauzulę PILON, wypłata podlega opodatkowaniu jak wynagrodzenie i opodatkowaniu podatkiem dochodowym oraz składkami na ubezpieczenie społeczne na standardowych zasadach. Jeśli klauzula PILON nie istnieje, a pracodawca zdecyduje się na wypłatę odszkodowania, wypłata jest traktowana jako odszkodowanie za naruszenie umowy, a pierwsze 30 000 funtów może być zwolnione z podatku (jako odprawa). Sposób opodatkowania zależy od konkretnych warunków umowy.

A co z zaległymi wydatkami i pożyczkami?

Wszelkie wydatki poniesione przez pracownika na rzecz firmy powinny zostać zwrócone w ramach wypłaty końcowej. I odwrotnie, jeśli pracownik jest winien pracodawcy pieniądze (np. zaległą zaliczkę na pensję lub pożyczkę na karnet okresowy), pracodawca może potrącić je z wypłaty końcowej tylko wtedy, gdy umowa o pracę na to zezwala lub pracownik wyrazi na to pisemną zgodę.

Dalsza lektura

Proces P45 — wystawienie formularza P45 po obliczeniu ostatecznej wypłaty
Odliczenia ustawowe (podatek, składki na ubezpieczenie społeczne, pożyczka studencka) — w jaki sposób potrącenia są stosowane do ostatecznej wypłaty
Wymagania prawne dotyczące pasków płacowych — zapewnienie, że ostateczna lista płac spełnia normy prawne
Nakazy zajęcia zarobków — obsługa AEO w przypadku odejścia pracownika

Szukasz prostego Oprogramowanie do obsługi płac?

# GoFile to aplikacja uznawana przez HMRC i ciesząca się zaufaniem ponad 50 000 brytyjskich firm. Konfiguracja zajmuje kilka minut, składaj zeznania bez obaw.

Zacznij za darmo

Nie jest wymagana karta kredytowa · Anuluj w dowolnym momencie

Źródła

Bieżąca lista płac: odejścia pracowników — GOV.UK
Uprawnienia do urlopu: obliczanie urlopu — GOV.UK
Nadmiarowość: Twoje prawa — GOV.UK