Najważniejsze fakty
- Pracodawcy muszą zarejestruj się w HMRC przed pierwszą wypłatą.
- Należy obliczyć i odliczyć podatek dochodowy i składkę na ubezpieczenie społeczne każdy okres płatności.
- A Zgłoszenie pełnej płatności (FPS) należy przesłać do HMRC najpóźniej w dniu wypłaty.
- Płatności PAYE należy uiścić na rzecz HMRC do 22. dnia następnego miesiąca (elektroniczny).
- Pracodawcy muszą przechowywać dokumentację płacową co najmniej 3 lata po zakończeniu roku podatkowego.
Obowiązki pracodawcy w zakresie PAYE
Jeśli zatrudniasz kogokolwiek w Wielkiej Brytanii – nawet siebie jako dyrektora firmy – jesteś odpowiedzialny za obsługę systemu PAYE. Oznacza to obliczanie właściwych potrąceń, raportowanie ich do HMRC w czasie rzeczywistym i wypłacanie pieniędzy co miesiąc.[1]
System PAYE nie jest opcjonalny. Każdy pracodawca, niezależnie od wielkości, musi go przestrzegać. Spółka jednoosobowa ma te same podstawowe obowiązki, co pracodawca międzynarodowy.
Krok po kroku: uruchamianie PAYE
1. Zarejestruj się jako pracodawca
Musisz zarejestrować się w HMRC jako pracodawca przed otrzymaniem pierwszej wypłaty. Rejestracji można dokonać online i zajmuje to do 5 dni roboczych. HMRC wystawi Ci numer referencyjny pracodawcy PAYE oraz numer referencyjny biura rachunkowego.[1]
2. Skonfiguruj oprogramowanie do obsługi płac
Potrzebujesz oprogramowania do obsługi płac, które umożliwia obliczanie potrąceń i składanie deklaracji RTI do HMRC . Dostępne opcje to:
- Podstawowe narzędzia HMRC PAYE — bezpłatny, odpowiedni dla maksymalnie 10 pracowników
- Oprogramowanie do obsługi płac komercyjnych — Sage , Xero, QuickBooks , BrightPay i inne
- Biuro płac — zlecić to księgowemu lub dostawcy usług specjalistycznych
3. Zbierz informacje o pracownikach
Dla każdego nowego pracownika potrzebujesz:
- Pełne imię i nazwisko, adres i data urodzenia
- Numer ubezpieczenia społecznego
- P45 od poprzedniego pracodawcy lub wypełniona lista kontrolna dla początkujących
- Rodzaj planu pożyczki studenckiej (jeśli dotyczy)
4. Oblicz potrącenia w każdym okresie rozliczeniowym
W każdym dniu wypłaty Twoje oprogramowanie oblicza:[2]
| Odliczenie | Jak obliczyć |
|---|---|
| Podatek dochodowy | Na podstawie kodu podatkowego pracownika i skumulowanych zarobków w roku podatkowym |
| NI pracownika | 8% od zarobków pomiędzy PT (242 GBP/tydzień) a UEL (967 GBP/tydzień); 2% powyżej UEL |
| Pracodawca NI | 15% od zarobków przekraczających próg wtórny (96 GBP/tydzień) |
| Pożyczka studencka | 9% od zarobków przekraczających próg planu (Plan 1: 26 900 GBP/rok, Plan 2: 29 385 GBP/rok) |
| Emerytura | Udział pracownika w składkach na automatyczne zapisywanie (zwykle 5% kwalifikujących się zarobków) |
5. Wystawianie pasków wypłat
Każdy pracownik musi otrzymać szczegółowy pasek wypłaty w dniu wypłaty lub przed nim, zawierający wynagrodzenie brutto, wszystkie potrącenia oraz wynagrodzenie netto. Od kwietnia 2019 r. obejmuje on liczbę przepracowanych godzin (w przypadku pracowników rozliczanych godzinowo).
6. Zgłoś do HMRC za pośrednictwem RTI
Musisz złożyć do HMRC deklarację pełnej płatności (Full Payment Submission – FPS) w dniu wypłaty lub przed nim. FPS zawiera dane dotyczące wynagrodzenia, podatków i składek na ubezpieczenie społeczne (NI) każdego pracownika za dany okres. Jeśli musisz zgłosić korekty (wnioski o zasiłek dla pracowników, ustawowe zwroty płatności lub miesiące bez płatności), musisz również przesłać podsumowanie płatności dla pracodawcy (Employer Payment Summary – EPS).[3]
7. Zapłać HMRC
Łączna kwota podatku dochodowego, składki na ubezpieczenie społeczne pracownika i składki na ubezpieczenie społeczne pracodawcy, którą odliczyłeś i obliczyłeś, musi zostać zapłacona do HMRC do 22. dnia następnego miesiąca (w przypadku płatności elektronicznej) lub 19. (w przypadku płatności czekiem).[4]
Twoja płatność PAYE = Potrącony podatek dochodowy + potrącony podatek dochodowy od osób fizycznych + podatek dochodowy od osób fizycznych pracodawcy − dodatek pracowniczy − odzyskane płatności ustawowe − potrącenia CIS poniesione
Wymagania dotyczące prowadzenia dokumentacji
Pracodawcy muszą przechowywać dokumentację płacową przez co najmniej 3 lata po zakończeniu roku podatkowego, którego dotyczy. Dokumentacja powinna obejmować:[2]
- Wynagrodzenie brutto, potrącenia i wynagrodzenie netto każdego pracownika
- Używane kody podatkowe i litery kategorii NI
- Kopie formularzy P45, P60 i list kontrolnych dla początkujących
- Obliczanie należności ustawowych (SSP, SMP itp.)
- Potwierdzenia złożenia wniosku RTI
Typowe błędy pracodawców
- Brak rejestracji przed pierwszą wypłatą — może to skutkować karami i utrudnić zgłaszanie informacji o dostępie do informacji publicznej
- Użycie niewłaściwego kodu podatkowego — zawsze używaj kodu podanego przez HMRC , a nie kodu z zeszłego roku
- Późne zgłoszenia FPS — FPS musi zostać wniesiony najpóźniej w dniu wypłaty, a nie po nim
- Zapomnienie o NI pracodawcy — jest to dodatkowy koszt doliczany do wynagrodzenia brutto, nie pobierany od pracownika
- Niewysyłanie EPS w miesiącach bez płatności — HMRC zakłada, że jesteś winien podatek i może naliczyć karę
Wskazówka: Ustaw polecenie zapłaty w HMRC dla swoich miesięcznych płatności PAYE. Dzięki temu nigdy nie przegapisz terminu i unikniesz odsetek za opóźnienie w płatnościach.
Często zadawane pytania
Co się stanie, jeśli nie zarejestruję się w systemie PAYE?
Jeśli zatrudniasz kogokolwiek (w tym siebie jako dyrektora firmy pobierającego pensję) i nie zarejestrujesz się w systemie PAYE, łamiesz prawo. HMRC może naliczać kary, naliczać szacunkowe podatki oraz dochodzić zaległych podatków i składek na ubezpieczenie społeczne (NI). Powinieneś zarejestrować się, gdy tylko dowiesz się, że będziesz zatrudniać daną osobę, a najlepiej przed pierwszą wypłatą.
Czy mogę sam zarządzać systemem PAYE, czy potrzebuję księgowego?
Możesz samodzielnie zarządzać systemem PAYE, korzystając z bezpłatnego oprogramowania HMRC Basic PAYE Tools lub komercyjnego oprogramowania do naliczania płac. Wielu małych pracodawców z powodzeniem zarządza swoimi płacami. Jednak w przypadku skomplikowanych sytuacji (wielu pracowników, płatności ustawowe, świadczenia rzeczowe), skorzystanie z usług księgowego lub biura naliczania płac może zaoszczędzić czas i ograniczyć liczbę błędów.
Jaka jest kara za spóźnione złożenie wniosku o RTI?
HMRC nalicza miesięczne kary za spóźnione złożenie FPS: 100 funtów za pracowników zatrudniających od 1 do 9 osób, 200 funtów za pracowników zatrudniających od 10 do 49 osób, 300 funtów za pracowników zatrudniających od 50 do 249 osób i 400 funtów za 250 lub więcej osób. Pierwsze spóźnione złożenie FPS w roku podatkowym nie podlega karze, ale kolejne spóźnione złożenie już tak. Spóźniona płatność PAYE wiąże się z odsetkami i potencjalnymi karami w wysokości 1–4%.
Czy muszę płacić podatek PAYE, jeśli jako dyrektor płacę tylko sobie?
Tak. Jeśli pobierasz wynagrodzenie z firmy, musisz zarejestrować się w systemie PAYE i rozliczać się z wynagrodzeń. Dotyczy to nawet sytuacji, gdy Twoje wynagrodzenie jest niższe niż kwota wolna od podatku lub próg podstawowy składek na ubezpieczenie społeczne. Jedynym wyjątkiem jest sytuacja, gdy wypłacasz sobie wynagrodzenie wyłącznie w formie dywidend i nie pobierasz żadnego wynagrodzenia.
Dalsza lektura
- Rejestracja jako pracodawca — przewodnik rejestracji krok po kroku
- Zgłoszenie pełnej płatności (FPS) — co uwzględnić i kiedy przesłać
- Podsumowanie płatności pracodawcy (EPS) — ubieganie się o świadczenia i raportowanie korekt
- Numery referencyjne PAYE — zrozumienie referencji swojego pracodawcy i biura rachunkowego
- Lista kontrolna na koniec roku płacowego — wszystko, co należy zrobić pod koniec roku podatkowego
Szukasz prostego Oprogramowanie do obsługi płac?
# GoFile to aplikacja uznawana przez HMRC i ciesząca się zaufaniem ponad 50 000 brytyjskich firm. Konfiguracja zajmuje kilka minut, składaj zeznania bez obaw.
Zacznij za darmoNie jest wymagana karta kredytowa · Anuluj w dowolnym momencie
Źródła
- PAYE i płace dla pracodawców — GOV.UK
- Prowadzenie listy płac — GOV.UK
- Jakie informacje dotyczące wynagrodzeń należy zgłaszać do HMRC — GOV.UK
- Płacenie HMRC : PAYE — GOV.UK