Does the employer still send Part 1 to HMRC on paper?

No. Since RTI was introduced, the employer reports the leaver’s details electronically through the Full Payment Submission (FPS). The FPS includes a “leaving date” field and the year-to-date figures. Part 1 no longer needs to be sent on paper — the FPS serves the same purpose. The employer still gives Parts 1A and 2 to the employee, and Part 3 is for the new employer.

What if the employee has multiple jobs?

Each employer issues a P45 when the employee leaves that particular job. If someone has two part-time jobs and leaves one, they get a P45 from the employer they are leaving. Their other job is unaffected. If they start a new job, they give the P45 from the old job to the new employer.

Can an employer refuse to issue a P45?

No. Employers are legally required to issue a P45 when an employee leaves. If an employer unreasonably delays or refuses, the employee can contact HMRC, who may intervene. HMRC can also issue penalties to employers who fail to comply with PAYE obligations, including P45 requirements.

What happens if a P45 shows the wrong tax code?

The new employer should use the tax code shown on the P45 to set up the employee’s payroll record. If the employee believes the code is wrong, they should contact HMRC to request a correction. The new employer should not change the tax code unless they receive a new P9 coding notice from HMRC.

Proces P45

Najważniejsze fakty

P45 ma 4 części:Część 1 trafia do HMRC (wysłana elektronicznie za pośrednictwem FPS), części 1A i 2 trafiają do pracownika, a część 3 trafia do nowego pracodawcy.
P45 przedstawia pracownika kod podatkowy, całkowita płaca i całkowity podatek odliczane w bieżącym roku podatkowym do dnia wyjazdu.
Pracodawcy muszą wystawić formularz P45 w dniu lub bardzo szybko po ostatnim dniu pracy pracownika — nie ma ustawowego ograniczenia czasowego, ale HMRC oczekuje, że nastąpi to niezwłocznie.
Nowy pracodawca używa formularza P45 do wpisywania osoby odchodzącej na listę płac poprawny kod podatkowy i dane skumulowane.
Jeżeli pracownik nie posiada formularza P45 (utracona lub pierwsza praca), nowy pracodawca korzysta z formularza P45. lista kontrolna dla początkujących Zamiast.

Czym jest P45?

P45 to oficjalny dokument podatkowy, który pracodawca musi wydać pracownikowi po zakończeniu stosunku pracy. Zawiera on dane potrzebne HMRC i nowemu pracodawcy do prawidłowego funkcjonowania systemu PAYE – przede wszystkim kod podatkowy pracownika oraz wysokość wynagrodzenia i wysokość podatków za dany rok.^[1]

Nazwa „P45” pochodzi od numeru formularza HMRC . Chociaż proces ten odbywa się obecnie w dużej mierze elektronicznie (za pośrednictwem RTI), termin P45 jest nadal powszechnie używany, a dokument papierowy (lub jego elektroniczny odpowiednik) pozostaje niezbędny dla pracowników zmieniających pracę.

Cztery części P45

P45 składa się z czterech części, z których każda spełnia inne zadanie:^[1]

Część	Odbiorca	Zamiar
Część 1	HMRC	Zgłoszenia składane elektronicznie za pośrednictwem FPS (nie są już wysyłane w wersji papierowej)
Część 1A	Pracownik	Własna dokumentacja pracownika — do przechowywania w aktach
Część 2	Pracownik (do przekazania nowemu pracodawcy lub Jobcentre Plus)	Służy do ubiegania się o zasiłek dla bezrobotnych lub inne świadczenia, jeśli nie rozpoczynasz natychmiast nowej pracy
Część 3	Nowy pracodawca	Zawiera kod podatkowy i dane narastające od początku roku, służące do ustalania listy płac

Jakie informacje zawiera formularz P45

P45 zawiera:

Pracownika pełne imię i nazwisko I Numer ubezpieczenia społecznego
Pracodawcy Numer referencyjny PAYE
Ten data wyjazdu
Pracownika kod podatkowy w dniu wyjazdu
Całkowite wynagrodzenie w roku podatkowym do dnia dokonania ostatniej płatności włącznie
Całkowity odliczony podatek w roku podatkowym
Czy kod podatkowy był stosowany w kumulatywny lub tydzień 1/miesiąc 1 podstawa
Pracownika rodzaj planu pożyczki studenckiej (jeśli dotyczy)

Kluczowy punkt: Dane dotyczące wynagrodzenia i podatku w formularzu P45 obejmują cały rok podatkowy od 6 kwietnia do daty odejścia z pracy – nie tylko okres zatrudnienia u tego pracodawcy. Jeśli pracownik miał poprzedniego pracodawcę w tym samym roku podatkowym, dane w formularzu P45 powinny obejmować wynagrodzenie i podatek z tego wcześniejszego zatrudnienia (przeniesione na okres po rozpoczęciu pracy).

Wystawienie formularza P45 (kroki pracodawcy)

W przypadku odejścia pracownika pracodawca ma obowiązek:^[2]

Przetwarzanie ostatecznej płatności — obliczyć i wypłacić wszelkie pozostałe wynagrodzenia, wynagrodzenie za urlop, premie lub wynagrodzenie za wypowiedzenie
Zapisz datę wyjazdu w systemie płac
Prześlij FPS z datą wyjazdu i ostatecznymi danymi narastająco od początku roku — spełnia to część 1
Wygeneruj P45 z oprogramowania do obsługi płac
Podaj części 1A, 2 i 3 do pracownika (w formie papierowej lub elektronicznej)

Otrzymanie formularza P45 (Kroki dla nowego pracodawcy)

Kiedy nowy pracownik przedstawia formularz P45 od poprzedniego pracodawcy:

Sprawdź szczegóły — upewnij się, że imię i nazwisko oraz numer NI są zgodne z danymi nowego pracownika
Wprowadź kod podatkowy z P45 do systemu płac
Wprowadź roczne wynagrodzenie i podatek więc kumulatywne obliczenia są kontynuowane poprawnie
Zwróć uwagę na wskaźnik pożyczki studenckiej jeśli występuje
Zgłoś nowego startera o pierwszym FPS-ie, w tym o P45

Wskazówka: Jeśli formularz P45 pochodzi z poprzedniego roku podatkowego (na przykład pracownik odszedł ze starej pracy w marcu i rozpoczął nową w maju), kwoty od początku roku nie zostaną przeniesione. Użyj kodu podatkowego z formularza P45, ale rozpocznij obliczenia od początku roku od zera w nowym roku podatkowym.

A co jeśli nie ma P45?

Jeżeli nowy pracownik nie może dostarczyć formularza P45 (ponieważ go zgubił, jest to jego pierwsza praca lub nie otrzymał go jeszcze), pracodawca musi skorzystać z lista kontrolna dla początkujących (dawniej P46), aby ustalić prawidłowy kod podatkowy. Pracownik wypełnia listę kontrolną, wybierając spośród oświadczeń A, B lub C, a pracodawca stosuje odpowiedni początkowy kod podatkowy.^[3]

Sytuacje specjalne

Śmierć pracownika: Pracodawca wystawia formularz P45 i przesyła go do HMRC za pośrednictwem FPS. Części 1A i 2/3 wysyłane są do przedstawiciela osobistego lub najbliższej rodziny.
Pracownik wyjeżdżający za granicę: Wydaj formularz P45 jak zwykle. Pracownik może go potrzebować do rozliczenia podatku za granicą lub do odzyskania podatku w Wielkiej Brytanii.
Nadmierność: Formularz P45 jest wydawany w standardowy sposób. Odprawy z tytułu zwolnień do 30 000 funtów są zwolnione z podatku i nie są wliczane do wynagrodzenia z formularza P45.

Często zadawane pytania

Czy pracodawca nadal wysyła Część 1 do HMRC w formie papierowej?

Nie. Od wprowadzenia RTI pracodawca zgłasza dane osoby odchodzącej drogą elektroniczną za pośrednictwem formularza „Full Payment Submission” (FPS). FPS zawiera pole „data odejścia” oraz dane od początku roku. Część 1 nie musi być już wysyłana w formie papierowej – FPS spełnia tę samą funkcję. Pracodawca nadal przekazuje części 1A i 2 pracownikowi, a część 3 jest przeznaczona dla nowego pracodawcy.

A co jeśli pracownik ma kilka prac?

Każdy pracodawca wystawia formularz P45, gdy pracownik odchodzi z danej pracy. Jeśli ktoś ma dwie prace na pół etatu i odchodzi z jednej, otrzymuje formularz P45 od pracodawcy, z którego odchodzi. Jego druga praca pozostaje nienaruszona. Jeśli rozpoczyna nową pracę, przekazuje formularz P45 ze starej pracy nowemu pracodawcy.

Czy pracodawca może odmówić wystawienia formularza P45?

Nie. Pracodawcy są prawnie zobowiązani do wystawienia formularza P45 w przypadku odejścia pracownika. Jeśli pracodawca bezpodstawnie opóźnia lub odmawia, pracownik może skontaktować się z HMRC , które może interweniować. HMRC może również nałożyć kary na pracodawców, którzy nie wywiązują się z obowiązków związanych z systemem PAYE, w tym z wymogów dotyczących formularza P45.

Co się stanie, jeśli w formularzu P45 podany będzie niewłaściwy kod podatkowy?

Nowy pracodawca powinien użyć kodu podatkowego podanego na formularzu P45 do utworzenia listy płac pracownika. Jeśli pracownik uważa, że kod jest nieprawidłowy, powinien skontaktować się HMRC w celu jego korekty. Nowy pracodawca nie powinien zmieniać kodu podatkowego, dopóki nie otrzyma od HMRC powiadomienia o nowym kodzie P9.

Dalsza lektura

Listy kontrolne dla początkujących (nowi pracownicy bez formularza P45) — co zrobić, gdy nowy pracownik nie ma formularza P45
Obliczanie ostatecznego wynagrodzenia (osoby odchodzące) — jak obliczyć ostateczną płatność przed wystawieniem formularza P45
P60 Wyjaśnienie — odpowiednik P45 na koniec roku
Zgłoszenie pełnej płatności (FPS) — w jaki sposób informacje o osobach opuszczających są przekazywane do HMRC

Szukasz prostego Oprogramowanie do obsługi płac?

# GoFile to aplikacja uznawana przez HMRC i ciesząca się zaufaniem ponad 50 000 brytyjskich firm. Konfiguracja zajmuje kilka minut, składaj zeznania bez obaw.

Zacznij za darmo

Nie jest wymagana karta kredytowa · Anuluj w dowolnym momencie

Źródła

P45: pracownik opuszczający pracę — GOV.UK
Bieżąca lista płac: odejścia pracowników — GOV.UK
PAYE i płace dla pracodawców — GOV.UK