Najważniejsze fakty
- Lista kontrolna dla początkujących zastąpiła formularz P46 i jest używana, gdy nowy pracownik nie ma P45.
- Pracownik wybiera spośród Oświadczenie A, B lub C — każdy z nich skutkuje innym początkowym kodem podatkowym.
- Oświadczenie A podaje standard 1257L kod podatkowy (kumulatywny), oświadczenie B podaje 1257L M1/W1, a oświadczenie C daje BR.
- Pracodawca musi wykorzystać informacje zawarte na liście kontrolnej dla początkujących pierwszy FPS złożone dla tego pracownika.
- Jeżeli pracownik nie wypełni listy kontrolnej, pracodawca musi skorzystać z 0T W1/M1 kod (brak darmowego wynagrodzenia, niekumulujący się).
Czym jest lista kontrolna dla początkujących?
Lista kontrolna dla początkujących to formularz, który wypełniają nowi pracownicy, gdy rozpoczynają pracę u pracodawcy i nie posiadają formularza P45 z poprzedniej pracy. Gromadzi on informacje potrzebne pracodawcy do przypisania pracownikowi prawidłowego kodu podatkowego do listy płac.[1]
Lista kontrolna jest potrzebna w kilku typowych sytuacjach:
- To jest pracownik pierwsza praca
- Pracownik ma zgubili P45 i nie mogę dostać zamiennika
- Poprzedni pracodawca pracownika ma jeszcze nie wydano P45
- Pracownik pochodzi z okresu samozatrudnienie, bezrobocie lub nauka
Trzy stwierdzenia
Podstawą listy kontrolnej dla początkujących są trzy stwierdzenia. Pracownik czyta każde z nich i zaznacza to, które najlepiej opisuje jego sytuację:[1]
| Oświadczenie | Opis | Zastosowany kod podatkowy |
|---|---|---|
| A | „To moja pierwsza praca od 6 kwietnia ubiegłego roku. Nie pobierałem zasiłku dla bezrobotnych podlegającego opodatkowaniu, zasiłku dla osób pracujących i wsparcia, zasiłku z tytułu niezdolności do pracy podlegającego opodatkowaniu, emerytury państwowej ani emerytury zakładowej”. | 1257L (łączny) |
| B | „To nie jest moja pierwsza praca od 6 kwietnia i nie otrzymuję emerytury państwowej ani emerytury zakładowej. Od 6 kwietnia mam inną pracę, ale nie mam formularza P45”. | 1257L W1/M1 (niekumulatywne) |
| C | „Mam inną pracę lub otrzymuję emeryturę państwową lub pracowniczą”. | BR (stawka podstawowa, wszyscy płacą podatek w wysokości 20%) |
Kluczowy punkt: Oświadczenie A przyznaje pracownikowi pełną kwotę wolną od podatku na zasadzie kumulacji – idealne rozwiązanie w przypadku pierwszej pracy. Oświadczenie B przyznaje kwotę wolną od podatku, ale nie na zasadzie kumulacji (tydzień 1/miesiąc 1), co zapobiega nadpłatom, jeśli pracownik wykorzystał już część kwoty wolnej od podatku gdzie indziej. Oświadczenie C zakłada, że kwota wolna od podatku jest wykorzystywana w innej pracy i opodatkowuje wszystkie wynagrodzenia według stawki podstawowej.
Informacje o pożyczkach studenckich
Lista kontrolna zawiera również pytanie o to, czy pracownik posiada pożyczkę studencką lub pożyczkę podyplomową, a jeśli tak, to jaki rodzaj planu. Jest to istotne, ponieważ pracodawca musi rozpocząć potrącanie składek, jeśli pracownik zgłosi posiadanie pożyczki, jeszcze zanim HMRC wyśle formalne powiadomienie o rozpoczęciu SL1.[2]
Rodzaje planów to:
- Plan 1: Pożyczki zaciągnięte przed wrześniem 2012 r. (lub pożyczki w Szkocji/Irlandii Północnej przed wrześniem 2023 r.)
- Plan 2: Pożyczki zaciągnięte po wrześniu 2012 r. (Anglia i Walia)
- Plan 4: Szkockie pożyczki studenckie od września 2023 r.
- Plan 5: Pożyczki od września 2023 r. (Anglia i Walia)
- Pożyczka podyplomowa: Pożyczki na studia magisterskie lub doktoranckie
Co musi zrobić pracodawca
Po otrzymaniu wypełnionej listy kontrolnej startowej:[2]
- Zastosuj prawidłowy kod podatkowy na podstawie wybranego stwierdzenia (A, B lub C)
- Skonfiguruj rekord listy płac bez wcześniejszych danych o wynagrodzeniu lub podatkach (rok do daty rozpoczęcia zaczyna się od zera)
- Zanotuj każdą pożyczkę studencką rodzaj planu i rozpocznij potrącenia od pierwszej daty wypłaty
- Prześlij pierwszy FPS z informacją o deklaracji początkowej (stosowanym oświadczeniem i wskaźnikiem „nowego pracownika”)
- Zachowaj listę kontrolną w aktach — HMRC może poprosić o okazanie dokumentu podczas kontroli zgodności
Co się stanie, jeśli pracownik nie wypełni listy kontrolnej?
Jeżeli nowy pracownik nie wypełni listy kontrolnej, pracodawca musi skorzystać z 0T W1/M1 Kod podatkowy. Nie daje on kwoty wolnej od podatku i działa na zasadzie niekumulacji, co oznacza, że pracownik zapłaci więcej podatku niż jest to konieczne, dopóki HMRC nie wyda prawidłowego kodu.[1]
Wskazówka: Zachęcaj nowych pracowników do wypełnienia listy kontrolnej pierwszego dnia pracy. Opóźnienia oznaczają, że pracodawca nie może skonfigurować prawidłowego kodu podatkowego, a pracownik może zostać obciążony zbyt wysokim podatkiem. Większość programów do naliczania płac uwzględnia listę kontrolną dla nowych pracowników w procesie konfiguracji.
Kiedy P45 dociera po sprawdzeniu listy startowej
Jeżeli pracownik później dostarczy formularz P45 od poprzedniego pracodawcy:
- Jeśli to dla bieżący rok podatkowy i nie został jeszcze wykorzystany — pracodawca może zaktualizować listę płac, podając kod podatkowy P45 i dane za bieżący rok, przeliczając podatek na podstawie kumulatywnej
- Jeśli pochodzi z poprzedni rok podatkowy — nie można go użyć; dane za bieżący rok nie są istotne
- Jeżeli HMRC wydał już Informacja o kodowaniu P9 — użyj kodu HMRC zamiast kodu P45
Często zadawane pytania
Co się stanie, jeśli nowy pracownik zgubił swój formularz P45?
Jeśli formularz P45 rzeczywiście zaginął i nie można go uzyskać od poprzedniego pracodawcy, nowy pracodawca powinien poprosić pracownika o wypełnienie listy kontrolnej. Poprzedni pracodawca może wystawić duplikat formularza P45, ale nie ma takiego obowiązku. W międzyczasie lista kontrolna zapewnia, że nowy pracownik będzie opodatkowany od pierwszej wypłaty.
Czy pracodawca może dokonać wyboru oświadczenia w imieniu pracownika?
Nie. Pracownik musi sam wybrać oświadczenie, biorąc pod uwagę swoją sytuację osobistą. Pracodawca powinien wyjaśnić znaczenie każdego oświadczenia, ale nie może wypełniać formularza za pracownika ani wpływać na jego wybór. Pracownik ponosi odpowiedzialność za prawidłowość podanych informacji.
Co się dzieje po przetworzeniu HMRC informacji o zakładzie?
Po przesłaniu przez pracodawcę pierwszego formularza FPS z informacjami dotyczącymi listy kontrolnej dla pracowników, HMRC dokona przeglądu dokumentacji pracownika i nada mu odpowiedni kod podatkowy za pośrednictwem powiadomienia P9. Może on być taki sam lub inny niż kod początkowy. Pracodawca musi zastosować nowy kod od daty określonej przez HMRC , korygując narastająco wszelkie nadpłaty lub niedopłaty podatkowe.
Czy lista kontrolna dla początkujących zastępuje P46?
Tak. Formularz P46 został zniesiony w kwietniu 2013 roku, wraz z wprowadzeniem RTI. Lista kontrolna dla nowych pracowników służy temu samemu celowi, ale jest prostsza. W przeciwieństwie do formularza P46, lista kontrolna dla nowych pracowników nie jest składana do HMRC jako osobny formularz – informacje są zawarte w pierwszym formularzu FPS dla nowego pracownika.
Dalsza lektura
- Proces P45 — jak działają P45, gdy pracownicy odchodzą i dołączają
- Jak działają kodeksy podatkowe — zrozumienie kodów podatkowych przypisanych za pomocą listy kontrolnej dla początkujących
- Kody podatkowe awaryjne — gdy kody startowe powodują opodatkowanie awaryjne
- Odliczenia ustawowe (podatek, składki na ubezpieczenie społeczne, pożyczka studencka) — odliczenia od kredytu studenckiego dla osób rozpoczynających naukę
Szukasz prostego Oprogramowanie do obsługi płac?
# GoFile to aplikacja uznawana przez HMRC i ciesząca się zaufaniem ponad 50 000 brytyjskich firm. Konfiguracja zajmuje kilka minut, składaj zeznania bez obaw.
Zacznij za darmoNie jest wymagana karta kredytowa · Anuluj w dowolnym momencie
Źródła
- Lista kontrolna dla nowego pracownika — HMRC
- Bieżąca lista płac: nowi pracownicy — GOV.UK
- PAYE i płace dla pracodawców — GOV.UK