Fatos principais
- Você deve manter registros de todas as receitas e despesas de aluguel para cada propriedade.
- Os registros devem ser mantidos por pelo menos 5 anos após o prazo final de apresentação da declaração, em 31 de janeiro. para o ano fiscal correspondente.
- HMRC pode cobrar um multa de até £3.000 por não manter registros adequados.
- A partir de abril de 2026, os proprietários que ultrapassarem o limite MTD Making Tax Digital) deverão manter registros digitais Utilizando software compatível.
- Bons registros facilitam a conclusão do seu SA105 Páginas de imóveis mais rápidas e precisas.
Por que manter registros é importante
Manter registros contábeis precisos é essencial para qualquer proprietário. Isso garante que você pague o valor correto de impostos — nem mais, nem menos — e o protege caso HMRC abra uma investigação sobre sua declaração de imposto de renda. Registros inadequados podem levar ao pagamento de impostos em excesso (por esquecimento de despesas dedutíveis) ou ao pagamento de impostos a menor (o que acarreta multas e juros).[1]
Que registros manter
Como proprietário, você deve manter registros tanto das receitas quanto das despesas de cada imóvel que aluga:
Registros de renda
- Comprovantes de pagamento de aluguel (extratos bancários, confirmações de débito automático)
- Contratos de arrendamento que mostram o valor do aluguel acordado.
- Registros de quaisquer outras receitas provenientes do imóvel (ex.: taxas de estacionamento, taxas de serviço recebidas)
- Depósitos recebidos e devolvidos
Registros de despesas
- Extratos de hipoteca mostrando os juros pagos
- Recibos de prêmios de seguro
- Faturas de reparo e manutenção
- extratos de taxas de agentes imobiliários
- Honorários contábeis e advocatícios
- Contas de serviços públicos (se você as paga)
- Imposto municipal (se você pagar durante períodos de vacância)
- Custos de deslocamento para visitas de gestão de imóveis
- Substituição de itens domésticos (móveis, eletrodomésticos, utensílios de cozinha)
Registros de compra e venda
- Preço de compra, honorários advocatícios, imposto de selo pago e custos de vistoria.
- Despesas com melhorias (não reparos) — como ampliações ou conversões.
- Receita da venda e custos de venda quando você se desfaz do imóvel
Melhorias versus reparos: Uma melhoria adiciona algo novo ou moderniza o imóvel (por exemplo, a construção de uma varanda envidraçada). Um reparo restaura algo ao seu estado original (por exemplo, o conserto de uma caldeira quebrada). Somente os reparos são dedutíveis da renda de aluguel; as melhorias reduzem o imposto sobre ganhos de capital (CGT) a pagar na venda do imóvel. Guarde os dois tipos de recibo — eles geram economia de impostos em momentos diferentes.
Por quanto tempo devo guardar os registros?
HMRC exige que você mantenha seus registros por pelo menos 5 anos após o prazo final de apresentação da declaração, em 31 de janeiro. para o ano fiscal correspondente. Por exemplo:[1]
| Ano Fiscal | Prazo de inscrição | Guarde os registros até |
|---|---|---|
| 2024/25 | 31 de janeiro de 2026 | 31 de janeiro de 2031 |
| 2025/26 | 31 de janeiro de 2027 | 31 de janeiro de 2032 |
| 2026/27 | 31 de janeiro de 2028 | 31 de janeiro de 2033 |
Dica: Guarde os registros de compra. indefinidamente (ou pelo menos até que você venda o imóvel e o prazo para a consulta do Imposto sobre Ganhos de Capital (CGT) tenha se encerrado). Você precisará do preço de compra original, dos honorários advocatícios e dos custos de benfeitorias para calcular seu ganho de capital na venda.
Penalidades por maus registros
HMRC pode aplicar uma multa de até £3,000 Se você não mantiver registros adequados, a penalidade será geralmente menor na primeira infração. No entanto, reincidências podem resultar na pena máxima.[1]
Registro digital e MTD
Você pode manter registros digitais usando planilhas, softwares de contabilidade ou aplicativos de gestão imobiliária. HMRC aceita cópias digitalizadas de recibos e faturas em papel, desde que sejam legíveis.[3]
De Abril de 2026Proprietários de imóveis com renda imobiliária qualificada acima de £ 50.000 serão obrigados a manter registros digitais usando software compatível com MTD Making Tax Digital) e enviar atualizações trimestrais à HMRC Receita e Alfândega do Reino Unido). O limite cai para £ 30.000 a partir de abril de 2027.
Dicas práticas
- Use um conta bancária dedicada Para receitas e despesas de aluguel, isso facilita muito a conciliação.
- Fotografe ou digitalize os recibos assim que os receber — o papel desbota.
- Registre as despesas à medida que ocorrem, em vez de tentar reconstruí-las no final do ano.
- Mantenha um registro de quilometragem Se você solicitar reembolso de despesas de viagem para seus imóveis alugados.
- Armazene registros digitais em pelo menos dois locais (por exemplo, backup na nuvem e unidade local).
Perguntas frequentes
Por quanto tempo devo guardar os registros de imóveis alugados?
Você deve guardar os registros por pelo menos 5 anos após o prazo de 31 de janeiro para a Declaração de Imposto de Renda do ano fiscal correspondente. Por exemplo, os registros do ano fiscal de 2025/26 (declaração com vencimento em 31 de janeiro de 2027) devem ser guardados até pelo menos 31 de janeiro de 2032.
O que acontece se eu perder meus comprovantes de renda de aluguel?
Se HMRC abrir uma investigação e você não puder fornecer registros adequados, eles poderão estimar sua renda e despesas — geralmente de forma desfavorável. Você também poderá ser multado em até £ 3.000 por registros inadequados.
Posso manter registros digitais em vez de em papel?
Sim. HMRC aceita registros digitais, incluindo recibos digitalizados, planilhas e softwares de contabilidade. A partir de abril de 2026, os proprietários de imóveis acima do limite de renda MTD Making Tax Digital) serão obrigatório Para manter registros digitais usando software compatível com MTD .
Leitura complementar
- Despesas permitidas ao proprietário — o que você pode deduzir
- Declaração de rendimentos de aluguel — concluindo o SA105
- Inscrição para autoavaliação — obtendo seu UTR
- O que é a digitalização dos impostos? — como funciona MTD
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