Fatti chiave
- HMRC può effettuare annunciato o non annunciato visite di conformità presso gli appaltatori CIS.
- I controlli in genere esaminano Restituzioni CIS, registrazioni dei pagamenti, procedure di verificae calcoli di detrazione.
- Gli appaltatori devono mantenere Registrazioni CIS per almeno 3 anni dopo la fine dell'anno fiscale (si consigliano 6 anni).
- HMRC può emettere sanzioni per inesattezze, mancata deduzione o mancata verifica dei subappaltatori.
- La divulgazione volontaria di errori prima di un controllo HMRC in genere si traduce in sanzioni più basse.
Che cos'è un controllo di conformità CIS?
Un controllo di conformità CIS è una verifica da HMRC delle operazioni CIS di un appaltatore per garantirne la conformità ai requisiti del regime. L'obiettivo HMRC è verificare che gli appaltatori detraggano e versino correttamente l'imposta CIS, verifichino i subappaltatori, presentino dichiarazioni accurate e tengano registri adeguati.[1]
I controlli di conformità spaziano dalle verifiche documentali (in cui HMRC richiede informazioni specifiche per posta o online) alle visite in loco in cui un funzionario HMRC si reca presso i locali dell'appaltatore.
Tipi di controllo di conformità
| Tipo | Descrizione | Come funziona |
|---|---|---|
| Revisione basata sulla scrivania | HMRC esamina i dati e richiede registri specifici | Lettera o telefonata per richiedere documenti; nessuna visita in loco |
| Visita annunciata | HMRC scrive in anticipo per organizzare un'ispezione in loco | In genere, preavviso di 2-4 settimane; è possibile richiedere una data diversa |
| visita senza preavviso | HMRC partecipa senza preavviso | Solitamente riservato ai casi di sospetta frode o grave inadempienza |
Cosa controlla HMRC
Durante un controllo di conformità, HMRC in genere esaminerà:[2]
- Record di verifica: Hai verificato ogni subappaltatore con HMRC prima di effettuare il primo pagamento?
- Calcoli delle detrazioni: Sono state applicate le aliquote corrette (20%, 30% o 0%)? I materiali sono stati correttamente esclusi?
- Il CIS restituisce: Le dichiarazioni mensili (CIS300) sono state presentate in tempo e in modo accurato?
- Dichiarazioni di pagamento e detrazione: Le dichiarazioni sono state rilasciate ai subappaltatori entro 14 giorni dalla fine di ogni mese fiscale?
- Pagamenti HMRC : Le detrazioni CIS sono state versate HMRC entro il 22 di ogni mese?
- Stato occupazionale: I lavoratori sono correttamente classificati come subappaltatori e non come dipendenti?
Stato occupazionale
Uno degli aspetti più significativi esaminati HMRC è se i lavoratori trattati come subappaltatori del CIS siano effettivamente lavoratori autonomi. Se HMRC stabilisce che un lavoratore avrebbe dovuto essere un dipendente, l'appaltatore potrebbe essere ritenuto responsabile per:
- Imposta sul reddito PAYE che avrebbe dovuto essere detratto
- Contributi previdenziali del datore di lavoro e del dipendente
- Interessi e sanzioni sugli importi non pagati
Importante: La questione dello status occupazionale è distinta dal CIS. Anche se un lavoratore è registrato come subappaltatore CIS, HMRC può riclassificarlo come dipendente se il rapporto di lavoro presenta le caratteristiche del rapporto di lavoro subordinato (ad esempio, controllo, obbligo di prestazione personale, reciprocità di obblighi).
Requisiti di conservazione dei registri
Gli appaltatori devono conservare i registri CIS per almeno 3 anni dopo la fine dell'anno fiscale a cui si riferiscono ( HMRC raccomanda 6 anni). I documenti richiesti includono:[3]
- Dichiarazioni CIS mensili presentate HMRC
- Dichiarazioni di pagamento e detrazione rilasciate a ciascun subappaltatore
- Documenti di verifica (date verificate, UTR, aliquote di detrazione confermate)
- Fatture dei subappaltatori che dettagliano manodopera, materiali e IVA
- Estratti conto bancari che mostrano i pagamenti effettuati
- Contratti, ordini di acquisto o accordi scritti con subappaltatori
Cosa aspettarsi durante una visita
Se HMRC si reca presso i vostri locali, il funzionario incaricato della visita:[2]
- Presentarsi e spiegare la portata e lo scopo della visita
- Richiedi l'accesso ai tuoi registri CIS e ai registri contabili generali
- Esamina un campione dei pagamenti dei subappaltatori, verifica dei controlli, detrazioni e dichiarazioni
- Fai domande sui processi CIS, su come verificare i subappaltatori e su come determinare lo stato occupazionale
- Fornire feedback al termine della visita, indicando eventuali problematiche riscontrate
- Seguire per iscritto con un risultato formale, compresi eventuali aggiustamenti o penalità
Mancia: Hai diritto alla presenza di un commercialista o di un consulente fiscale durante una visita HMRC . Se ricevi la notifica di un controllo di conformità, contatta immediatamente il tuo consulente in modo che possa prepararsi e assisterti.
Penalità per errori riscontrati
Se HMRC individua errori o inadempienze, le sanzioni dipendono dalla natura dell'inadempimento:[1]
| Comportamento | Divulgazione spontanea | Sollecitato (lo rileva HMRC ) |
|---|---|---|
| Ragionevole cura prestata (errore genuino) | 0% | 0% |
| Negligente (mancanza di ragionevole cura) | 0% – 15% | 15% – 30% |
| Deliberato ma non nascosto | 20% – 35% | 35% – 70% |
| Deliberato e nascosto | 30% – 50% | 50% – 100% |
La divulgazione volontaria, ovvero la segnalazione degli errori HMRC prima che vengano individuati, comporta sempre sanzioni inferiori rispetto a quelle previste nel caso in cui HMRC scopra gli errori durante un controllo.
Domande frequenti
In che modo HMRC seleziona i contraenti per i controlli di conformità?
HMRC utilizza criteri basati sul rischio, tra cui la corrispondenza dei dati, le irregolarità nelle dichiarazioni, i reclami dei subappaltatori e l'intelligence del settore. Gli appaltatori che presentano la dichiarazione in ritardo, riportano cifre incoerenti o hanno una storia di errori hanno maggiori probabilità di essere selezionati. Vengono inoltre effettuati controlli casuali.
Quali documenti devo presentare durante un controllo di conformità?
Dovresti essere in grado di produrre: dichiarazioni mensili CIS (CIS300), dichiarazioni di pagamento e detrazione rilasciate ai subappaltatori, registrazioni di verifica (conferma dell'UTR del subappaltatore e dell'aliquota di detrazione), estratti conto bancari che mostrano i pagamenti effettuati, fatture dei subappaltatori e contratti o accordi.
HMRC può effettuare una visita senza preavviso?
Sì, sebbene la maggior parte dei controlli di conformità CIS venga annunciata in anticipo ( HMRC ti scrive indicandoti una data). Tuttavia, HMRC ha il potere di effettuare visite senza preavviso, in particolare se sospetta frode o inadempienza deliberata. Hai il diritto di richiedere il rinvio di una visita annunciata per un periodo di tempo ragionevole.
Cosa succede se HMRC rileva degli errori?
In caso di errori, HMRC calcolerà eventuali detrazioni CIS aggiuntive che avrebbero dovuto essere effettuate e qualsiasi imposta non pagata. Potrebbe essere richiesto il pagamento dell'importo mancante più gli interessi. Potrebbero essere applicate anche sanzioni, che vanno dallo 0% (per errori genuini commessi con ragionevole diligenza) fino al 100% dell'importo non pagato (per errori deliberati e occulti).
Ulteriori letture
- Sanzioni CIS per ritardo nella presentazione e nel pagamento — il quadro sanzionatorio completo
- Il processo di verifica CIS — come verificare correttamente i subappaltatori
- Correzione di errori e modifiche CIS — come correggere gli errori prima che HMRC li trovi
- Errori comuni da evitare nel CIS — prevenire errori che attivano controlli di conformità
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