Fatti chiave
- È necessario tenere traccia di tutti i redditi e le spese da locazione per ogni proprietà.
- I registri devono essere conservati per almeno 5 anni dopo la scadenza del 31 gennaio per la presentazione della domanda per l'anno fiscale di riferimento.
- HMRC può addebitare un sanzione fino a £ 3.000 per non aver tenuto registri adeguati.
- Da aprile 2026, i proprietari che superano la soglia MTD devono mantenere registrazioni digitali utilizzando software compatibile.
- I buoni record ti aiutano a completare il tuo SA105 pagine di proprietà più veloci e precise.
Perché la tenuta dei registri è importante
Una buona tenuta dei registri contabili è essenziale per ogni locatore. Garantisce il pagamento del giusto importo di tasse – né più né meno – e tutela l'utente nel caso in cui HMRC apra un'indagine sulla dichiarazione dei redditi. Una cattiva tenuta dei registri contabili può portare a pagare tasse in eccesso (perché si dimenticano spese deducibili) o in difetto (con conseguenti sanzioni e interessi).[1]
Quali registri conservare
In qualità di proprietario, dovresti tenere traccia sia delle entrate che delle spese per ogni immobile che affitti:
Registri dei redditi
- Pagamenti di affitto ricevuti (estratti conto bancari, conferme di ordini permanenti)
- Contratti di locazione che mostrano il canone concordato
- Documenti relativi ad altri redditi derivanti dalla proprietà (ad esempio, tariffe di parcheggio, spese di servizio ricevute)
- Depositi ricevuti e restituiti
registrazioni delle spese
- Estratti conto del mutuo che mostrano gli interessi pagati
- Ricevute dei premi assicurativi
- Fatture di riparazione e manutenzione
- Dichiarazioni delle commissioni degli agenti immobiliari
- Spese di contabilità e legali
- Bollette (se le paghi)
- Imposta comunale (se pagata durante i periodi di inattività)
- Costi di viaggio per visite di gestione immobiliare
- Sostituzione di articoli domestici (mobili, elettrodomestici, utensili da cucina)
Registri di acquisto e vendita
- Prezzo di acquisto, parcelle dell'avvocato, imposta di soggiorno pagata e costi di perizia
- Spese di miglioramento (non riparazioni) — come ampliamenti o conversioni
- Ricavi e costi di vendita in caso di alienazione della proprietà
Miglioramenti vs riparazioni: Una miglioria aggiunge qualcosa di nuovo o migliora l'immobile (ad esempio, aggiungendo una veranda). Una riparazione ripristina qualcosa al suo stato originale (ad esempio, riparando una caldaia rotta). Solo le riparazioni sono deducibili dal reddito da locazione; le migliorie riducono l'imposta sulle plusvalenze (CGT) in caso di vendita. Conserva entrambi i tipi di ricevuta: consentono di risparmiare sulle imposte in momenti diversi.
Per quanto tempo conservare i registri
HMRC richiede di conservare i propri registri per almeno 5 anni dopo la scadenza del 31 gennaio per la presentazione della domanda per l'anno fiscale di riferimento. Ad esempio:[1]
| Anno fiscale | Scadenza per la presentazione | Conservare i registri fino a |
|---|---|---|
| 2024/25 | 31 gennaio 2026 | 31 gennaio 2031 |
| 2025/26 | 31 gennaio 2027 | 31 gennaio 2032 |
| 2026/27 | 31 gennaio 2028 | 31 gennaio 2033 |
Mancia: Conservare i registri degli acquisti a tempo indeterminato (o almeno finché non vendi l'immobile e non si chiude il periodo di richiesta della CGT). Per calcolare la plusvalenza al momento della vendita, avrai bisogno del prezzo di acquisto originale, delle parcelle dell'avvocato e dei costi di miglioramento.
Sanzioni per cattivi risultati
HMRC può addebitare una sanzione fino a £3,000 se non si riesce a tenere una documentazione adeguata. In pratica, la sanzione è solitamente inferiore per la prima infrazione, ma le infrazioni ripetute possono comportare l'applicazione della sanzione massima.[1]
Conservazione digitale dei registri e MTD
È possibile conservare i registri in formato digitale utilizzando fogli di calcolo, software di contabilità o app di gestione immobiliare. HMRC accetta copie scansionate di ricevute e fatture cartacee, a condizione che siano leggibili.[3]
Da Aprile 2026, i proprietari con un reddito immobiliare ammissibile superiore a £ 50.000 saranno tenuti a conservare i registri digitali utilizzando un software compatibile con MTD e a inviare aggiornamenti trimestrali HMRC . La soglia scende a £ 30.000 a partire da aprile 2027.
Consigli pratici
- Utilizzare un conto bancario dedicato per le entrate e le spese di locazione: rende la riconciliazione molto più semplice
- Fotografa o scansiona le ricevute non appena le ricevi: la carta sbiadisce
- Registrare le spese man mano che si verificano, anziché cercare di ricostruirle a fine anno
- Mantieni un registro chilometrico se rivendichi il viaggio verso i tuoi immobili in affitto
- Conservare i record digitali in almeno due posizioni (ad esempio backup su cloud più unità locale)
Domande frequenti
Per quanto tempo devo conservare i registri degli immobili in affitto?
È necessario conservare i registri per almeno 5 anni dopo la scadenza del 31 gennaio per la dichiarazione dei redditi dell'anno fiscale di riferimento. Ad esempio, i registri relativi all'anno fiscale 2025/26 (con scadenza per la dichiarazione dei redditi il 31 gennaio 2027) devono essere conservati almeno fino al 31 gennaio 2032.
Cosa succede se perdo la documentazione relativa ai redditi da locazione?
Se HMRC apre un'indagine e non riesci a fornire una documentazione adeguata, potrebbe stimare le tue entrate e uscite, solitamente in modo sfavorevole. Potresti anche incorrere in una sanzione fino a 3.000 sterline per inadeguata tenuta della documentazione.
Posso conservare i documenti digitali invece che cartacei?
Sì. HMRC accetta documenti digitali, tra cui ricevute scansionate, fogli di calcolo e software di contabilità. Da aprile 2026, i proprietari di immobili con un reddito superiore alla soglia MTD potranno necessario per conservare registrazioni digitali utilizzando software compatibili con MTD .
Ulteriori letture
- Spese ammissibili per il locatore — cosa puoi detrarre
- Dichiarazione del reddito da locazione — completando il SA105
- Registrazione per l'autovalutazione — ottenere il tuo UTR
- Cosa significa rendere la tassazione digitale? — come funziona MTD
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