How do I calculate pro-rata pay for a partial month?

Divide the annual salary by 12 to get the monthly rate, then divide by the number of calendar days (or working days, depending on your contract/policy) in the month and multiply by the days worked. For example, if the monthly salary is £3,000 and the employee leaves on 15 April (out of 30 days), the pro-rata pay is £3,000 ÷ 30 × 15 = £1,500.

Can I deduct pay for holiday taken but not yet accrued?

Only if the employment contract specifically allows it. If the contract includes a “clawback” clause, you can deduct the cost of holiday taken in excess of the pro-rata entitlement from the final pay. Without such a clause, you cannot make the deduction. It is good practice to include this provision in all employment contracts.

Is payment in lieu of notice (PILON) taxable?

If the employment contract includes a PILON clause, the payment is taxable as earnings and subject to Income Tax and NI in the normal way. If there is no PILON clause and the employer chooses to pay in lieu, the payment is treated as damages for breach of contract and the first £30,000 may be tax-free (as a termination payment). The tax treatment depends on the specific contractual terms.

What about outstanding expenses or loans?

Any expenses the employee has incurred on behalf of the business should be reimbursed in the final pay. Conversely, if the employee owes the employer money (e.g. an outstanding salary advance or season ticket loan), the employer can deduct it from the final pay only if the employment contract permits this or the employee gives written consent.

Berekening van het eindloon (vertrekkende werknemers)

Kernfeiten

De eindbetaling moet het volgende omvatten: salaris naar rato voor de gewerkte dagen in de laatste loonperiode.
Opgebouwde maar niet opgenomen vakantiedagen moeten worden uitbetaald als een vakantiegeld eenmalig bedrag (tenzij het contract anders bepaalt).
Als de werknemer zijn opzegtermijn uitwerkt, ontvangt hij/zij... normaal loonBetaling ter vervanging van opzegtermijn (PILON) kan belastbaar zijn.
Wettelijke ontslagvergoeding tot £30,000 is belastingvrij, maar een contractuele ontslagvergoeding daarboven is wel belastbaar.
De laatste loonstrook en P45 Het bedrag moet worden uitbetaald zodra het eindloon is berekend.

Berekening van het eindloon voor vertrekkenden

Wanneer een werknemer vertrekt – door ontslagname, reorganisatie, pensionering of ontslag – moet de werkgever alles berekenen en uitbetalen waar de werknemer recht op heeft. Een correcte afhandeling beschermt de werkgever tegen geschillen en zorgt ervoor dat de bedragen op het P45-formulier kloppen.^[1]

Onderdelen van de eindbetaling

Het uiteindelijke salaris bestaat doorgaans uit verschillende onderdelen:

component	Beschrijving	Fiscale/NI-behandeling
Salaris naar rato	Betaling voor gewerkte dagen in de laatste loonperiode	Normale loonheffing (belastbaar, inclusief sociale premies)
Opgebouwd vakantiegeld	Betaling voor niet-opgenomen vakantiedagen	Normale loonheffing
Opzegtermijn (gewerkt)	Normale loonbetaling gedurende de opzegtermijn	Normale loonheffing
PILON (contractueel)	Betaling in plaats van opzegtermijn op grond van een contractbepaling	Normale loonheffing
PILON (niet-contractueel)	Betaling in plaats van opzegtermijn zonder contractuele clausule	Belastbaar als "relevante ontslagvergoeding" via speciale regels.
Wettelijke ontslagvergoeding	Berekend volgens de wettelijke formule (leeftijd, dienstjaren, weekloon)	Belastingvrij (tot het wettelijk vastgestelde bedrag)
Contractuele/verhoogde ontslagvergoeding	Elk bedrag boven de wettelijke ontslagvergoeding.	De eerste £30.000 is belastingvrij (in combinatie met de wettelijke belasting), het bedrag daarboven wordt belast.
Uitstekende bonussen/commissies	Verdiende maar nog niet uitbetaalde prestatiegerelateerde beloning	Normale loonheffing

Het berekenen van het evenredige salaris

Als een werknemer halverwege een loonperiode vertrekt, moet u het loon naar rato berekenen. Er zijn twee gangbare methoden:

Kalenderdagmethode: Jaarsalaris ÷ 365 (of 366 in een schrikjaar) × kalenderdagen in de periode
Werkdagmethode: Jaarsalaris ÷ totaal aantal werkdagen in het jaar × aantal werkdagen in de periode

De gebruikte methode moet worden vastgelegd in de arbeidsovereenkomst of het bedrijfsbeleid. Hanteer een consistente aanpak voor alle werknemers om discriminatieclaims te voorkomen.

Opgebouwd vakantiegeld

Werknemers hebben recht op doorbetaling van opgebouwde maar nog niet opgenomen vakantiedagen bij vertrek. Het wettelijke minimum bedraagt 28 dagen (inclusief feestdagen) per volledig jaar. Om dit te berekenen:^[2]

Bereken het evenredige recht: (28 dagen ÷ 12) × voltooide maanden = opgebouwd recht
Trek de reeds opgenomen vakantiedagen af: opgebouwde aanspraak − opgenomen dagen = verschuldigde dagen
Bereken het dagtarief: jaarsalaris ÷ 260 (of daadwerkelijke werkdagen)
Vermenigvuldigen: Dagtarief × verschuldigde dagen = verschuldigd vakantiegeld

Kernpunt: Als een werknemer meer vakantiedagen heeft opgenomen dan waar hij recht op heeft, mag de werkgever het teveel betaalde bedrag alleen van het eindloon aftrekken als de arbeidsovereenkomst een terugvorderingsclausule bevat. Zonder deze clausule kan de werkgever de te veel betaalde vakantiedagen niet terugvorderen.

Opzegtermijn Betaling

De opzegtermijn van de werknemer wordt bepaald door zijn of haar contract (of de wettelijke minimumtermijn indien het contract hierover niets zegt):

Wettelijke minimale opzegtermijn (opzegging door werkgever): 1 week voor elk volledig dienstjaar, tot een maximum van 12 weken.
Wettelijke minimale opzegtermijn (bij ontslag van een werknemer): 1 week (ongeacht de duur van de dienstverlening, tenzij het contract een langere periode voorschrijft)

Als de werknemer de opzegtermijn uitwerkt, ontvangt hij of zij het normale loon. Als de werkgever ervoor kiest om een vergoeding te betalen in plaats van opzegtermijn (PILON), hangt de fiscale behandeling af van de vraag of het contract een PILON-clausule bevat.

Ontslagvergoeding

Als een werknemer na twee jaar of langer dienstverband wordt ontslagen, heeft hij of zij recht op een wettelijke ontslagvergoeding.^[3]

Een half weekloon voor elk volledig dienstjaar jonger dan 22 jaar
Een weekloon voor elk volledig dienstjaar in de leeftijd van 22 tot 40 jaar
Anderhalve weekloon voor elk volledig dienstjaar van 41 jaar of ouder

Het wekelijkse salaris is gemaximeerd op £751 (2026/27) en de maximale diensttijd die meetelt is 20 jaar. De wettelijke ontslagvergoeding is altijd belastingvrij. Elke aanvullende ontslagvergoeding uit coulance of contractuele ontslagvergoeding is belastingvrij tot een gecombineerd totaal van £30,000 (inclusief het wettelijk verplichte element); bedragen boven de £30.000 zijn onderworpen aan inkomstenbelasting en, vanaf april 2020, aan werkgeversbijdragen voor de sociale zekerheid.

Tip: Verwerk de eindbetaling indien mogelijk via uw normale salarisadministratie. Dit zorgt ervoor dat alle loonheffingsberekeningen (cumulatieve belasting, sociale premies, studieleningen) correct zijn en dat de FPS (Financial Payment System) nauwkeurig wordt ingediend. Vermijd handmatige betalingen buiten het salarissysteem, aangezien dit rapportagefouten kan veroorzaken.

Laatste stappen

Na het berekenen en betalen van het eindbedrag:

Geef de laatste loonstrook uit alle onderdelen van het uiteindelijke salaris weergeven
Dien de FPS in aan HMRC met de vertrekdatum en de definitieve jaarcijfers tot nu toe.
Genereer en verstrek de P45. (Onderdelen 1A, 2 en 3 aan de werknemer)
Annuleer alle lopende inhoudingen (AEO's, salarisdonaties, enz.) en de betrokken partijen op de hoogte stellen
Pensioengegevens bijwerken — de pensioenuitvoerder op de hoogte stellen dat de werknemer vertrokken is

Veelgestelde vragen

Hoe bereken ik het evenredige loon voor een gedeeltelijke maand?

Deel het jaarsalaris door 12 om het maandsalaris te berekenen, deel dit vervolgens door het aantal kalenderdagen (of werkdagen, afhankelijk van uw contract/beleid) in de maand en vermenigvuldig het resultaat met het aantal gewerkte dagen. Bijvoorbeeld: als het maandsalaris £3.000 is en de werknemer op 15 april vertrekt (van de 30 dagen), is de pro rata betaling £3.000 ÷ 30 × 15 = £1.500.

Kan ik loon inhouden voor vakantiedagen die al zijn opgenomen maar nog niet zijn opgebouwd?

Alleen als het arbeidscontract dit specifiek toestaat. Als het contract een terugvorderingsclausule bevat, kunt u de kosten van vakantiedagen die u meer heeft opgenomen dan waar u recht op heeft, inhouden op het eindloon. Zonder een dergelijke clausule is inhouding niet mogelijk. Het is raadzaam om deze bepaling in alle arbeidscontracten op te nemen.

Is een betaling ter vervanging van een opzegtermijn (PILON) belastbaar?

Als de arbeidsovereenkomst een PILON-clausule bevat, is de betaling belastbaar als loon en onderworpen aan inkomstenbelasting en sociale premies op de gebruikelijke wijze. Als er geen PILON-clausule is en de werkgever ervoor kiest om een compensatie te betalen, wordt de betaling beschouwd als schadevergoeding voor contractbreuk en kan de eerste £30.000 belastingvrij zijn (als ontslagvergoeding). De fiscale behandeling hangt af van de specifieke contractuele bepalingen.

En hoe zit het met openstaande kosten of leningen?

Alle kosten die de werknemer namens het bedrijf heeft gemaakt, moeten worden vergoed in de eindafrekening. Omgekeerd, als de werknemer de werkgever geld verschuldigd is (bijvoorbeeld een openstaand voorschot op het salaris of een lening voor een seizoenskaart), mag de werkgever dit alleen van de eindafrekening inhouden als het arbeidscontract dit toestaat of als de werknemer hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Verder lezen

Het P45-proces — het uitreiken van de P45 nadat het eindloon is berekend
Wettelijke inhoudingen (belasting, sociale premies, studielening) — hoe inhoudingen van invloed zijn op het uiteindelijke salaris
Wettelijke vereisten voor loonstrookjes — ervoor zorgen dat de uiteindelijke loonstrook aan de wettelijke normen voldoet
Beslaglegging op loonbeslag — Het afhandelen van AEO's wanneer een werknemer vertrekt

Op zoek naar iets eenvoudigs Salarisadministratiesoftware?

# GoFile is HMRC erkend en wordt door meer dan 50.000 Britse bedrijven vertrouwd. Binnen enkele minuten ingesteld, met een gerust hart aangifte doen.

Begin gratis

Geen creditcard nodig · Annuleer op elk moment

Bronnen

Salarisadministratie: vertrekkende werknemers — GOV.UK
Vakantierechten: verlof berekenen — GOV.UK
Ontslag: uw rechten — GOV.UK