Kernfeiten
- Werkgevers moeten registreer je bij HMRC vóór de eerste betaaldag.
- Inkomstenbelasting en sociale premies moeten worden berekend en ingehouden. elke betaalperiode.
- A Volledige betalingsaanvraag (FPS) moet uiterlijk op elke betaaldag naar HMRC worden gestuurd.
- De loonheffing (PAYE) moet vóór de deadline aan HMRC worden betaald. 22e van de volgende maand (elektronisch).
- Werkgevers moeten loonadministratie bijhouden voor minstens 3 jaar na afloop van het belastingjaar.
De loonheffingsverplichtingen van de werkgever
Als u in het Verenigd Koninkrijk personeel in dienst hebt – zelfs uzelf als directeur van een bedrijf – bent u verantwoordelijk voor de loonheffing (PAYE). Dit betekent dat u de juiste inhoudingen moet berekenen, deze in realtime aan HMRC moet rapporteren en het geld maandelijks moet afdragen.[1]
Het PAYE-systeem is niet optioneel. Iedere werkgever moet eraan voldoen, ongeacht de omvang. Een eenmanszaak heeft dezelfde fundamentele verplichtingen als een multinationale onderneming.
Stap voor stap: PAYE uitvoeren
1. Registreer u als werkgever
U moet zich als werkgever registreren bij HMRC vóór uw eerste salarisbetaling. Registratie kan online en duurt maximaal 5 werkdagen. HMRC verstrekt u een werkgeversreferentienummer voor loonheffing (PAYE) en een referentienummer voor de belastingdienst (Accounts Office).[1]
2. Salarisadministratiesoftware installeren
Je hebt salarisadministratiesoftware nodig die inhoudingen kan berekenen en RTI-aangiften naar HMRC kan verzenden. Mogelijkheden zijn onder andere:
- Basistools voor loonheffing HMRC — gratis, geschikt voor maximaal 10 medewerkers
- Commerciële salarisadministratiesoftware — Sage , Xero, QuickBooks , BrightPay en anderen
- Salarisadministratie — besteed dit uit aan een accountant of gespecialiseerde dienstverlener
3. Verzamel werknemersinformatie
Voor elke nieuwe medewerker heeft u het volgende nodig:
- Volledige naam, adres en geboortedatum
- Burgerservicenummer
- Een P45-formulier van hun vorige werkgever, of een ingevulde starterschecklist.
- Type studielening (indien van toepassing)
4. Bereken de inhoudingen per loonperiode.
Uw software berekent elke betaaldag het volgende:[2]
| Aftrek | Hoe berekend |
|---|---|
| Inkomstenbelasting | Op basis van de belastingcode van de werknemer en het cumulatieve inkomen in het belastingjaar. |
| Werknemer NI | 8% over het inkomen tussen PT (£242/week) en UEL (£967/week); 2% boven UEL. |
| Werkgever NI | 15% over inkomsten boven de secundaire drempel (£96/week) |
| Studielening | 9% over inkomsten boven de drempel van het plan (Plan 1: £26.900/jaar, Plan 2: £29.385/jaar) |
| Pensioen | Werknemersbijdrage aan de automatische pensioenbijdragen (doorgaans 5% van het in aanmerking komende inkomen) |
5. Loonstroken uitreiken
Iedere werknemer moet uiterlijk op de betaaldag een gespecificeerde loonstrook ontvangen waarop het brutoloon, alle inhoudingen en het nettoloon staan vermeld. Sinds april 2019 staat hierop ook het aantal gewerkte uren vermeld (voor werknemers met een uurloon).
6. Rapporteer aan HMRC via RTI
U moet uiterlijk op elke betaaldag een volledige betalingsopgave (Full Payment Submission, FPS) indienen bij HMRC . De FPS bevat details over het loon, de belasting en de sociale premies van elke werknemer voor die periode. Als u correcties moet rapporteren (claims voor de werkgeverstoeslag, terugvordering van wettelijke betalingen of maanden zonder betaling), dient u ook een werkgeversbetalingsoverzicht (Employer Payment Summary, EPS) in.[3]
7. Betaal aan HMRC
Het totale bedrag aan inkomstenbelasting, werknemerspremies en werkgeverspremies dat u hebt ingehouden en berekend, moet door de HMRC worden betaald. 22e van de volgende maand (indien u elektronisch betaalt) of de 19e (indien u per cheque betaalt).[4]
Uw loonheffing = Ingehouden inkomstenbelasting + ingehouden werknemersbijdrage sociale zekerheid + ingehouden werkgeversbijdrage sociale zekerheid − Werkgeverstoeslag − Terugvordering van wettelijke betalingen − Geleden inhoudingen voor de CIS (Consumer Insurance Scheme)
Vereisten voor het bijhouden van gegevens
Werkgevers zijn verplicht loonadministratiegegevens ten minste 3 jaar na afloop van het betreffende belastingjaar te bewaren. Deze gegevens moeten het volgende bevatten:[2]
- Brutoloon, inhoudingen en nettoloon voor elke werknemer
- Gebruikte belastingcodes en NI-categorieletters
- Kopieën van P45-, P60-formulieren en startchecklijsten
- Berekeningen van wettelijke uitkeringen (SSP, SMP, enz.)
- Bevestiging van RTI-inzending
Veelvoorkomende fouten van werkgevers
- Niet registreren vóór de eerste betaaldag — dit kan leiden tot sancties en de RTI-rapportage bemoeilijken
- Het gebruik van de verkeerde belastingcode — Gebruik altijd de code die HMRC verstrekt, niet de code van vorig jaar.
- Late FPS-inzendingen — De FPS moet uiterlijk op de betaaldag worden ingediend, niet erna.
- Werkgever NI vergeten — dit zijn extra kosten bovenop het brutoloon, die niet van de werknemer worden afgetrokken
- Geen EPS versturen voor maanden zonder betalingen. — HMRC gaat ervan uit dat u belasting verschuldigd bent en kan een boete opleggen.
Tip: Stel een automatische incasso in bij HMRC voor uw maandelijkse loonheffingen. Zo mist u nooit een deadline en voorkomt u boetes voor te late betalingen.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als ik me niet aanmeld voor loonheffing (PAYE)?
Als u iemand in dienst neemt (inclusief uzelf als directeur met een salaris) en u zich niet registreert voor loonheffing (PAYE), overtreedt u de wet. HMRC kan boetes opleggen, voorlopige belastingheffing toepassen en de onbetaalde belasting en sociale premies innen. U dient zich te registreren zodra u weet dat u iemand in dienst neemt, idealiter vóór de eerste salarisbetaling.
Kan ik de loonbelasting (PAYE) zelf afhandelen of heb ik een accountant nodig?
U kunt de loonheffing (PAYE) zelf afhandelen met de gratis software Basic PAYE Tools van HMRC of met commerciële salarisadministratiesoftware. Veel kleine werkgevers doen dit met succes zelf. Echter, bij complexe situaties (meerdere werknemers, wettelijke betalingen, voordelen in natura) kan het inschakelen van een accountant of salarisadministratiebureau tijd besparen en fouten voorkomen.
Wat is de sanctie voor het te laat indienen van een RTI-verzoek?
De Britse belastingdienst HMRC legt maandelijks boetes op voor te late aangiften van de loonheffing (FPS): £100 voor 1-9 werknemers, £200 voor 10-49, £300 voor 50-249 en £400 voor 250 of meer. De eerste te late aangifte in een belastingjaar is gratis, maar bij volgende te late aangiften wel. Te late betaling van loonheffing (PAYE) leidt tot rente en mogelijke boetes van 1%-4%.
Moet ik loonheffing (PAYE) inhouden als ik mezelf alleen als directeur uitbetaal?
Ja. Als u salaris ontvangt van uw bedrijf, moet u zich registreren voor loonheffing (PAYE) en de salarisadministratie verzorgen. Dit geldt zelfs als uw salaris lager is dan de persoonlijke belastingvrijstelling of de primaire drempel voor de sociale premies (NI). De enige uitzondering is als u uzelf uitsluitend uitkeert via dividenduitkeringen en helemaal geen salaris ontvangt.
Verder lezen
- Registreren als werkgever — stapsgewijze registratiehandleiding
- Volledige betalingsaanvraag (FPS) — wat u moet meesturen en wanneer u het moet indienen
- Overzicht werkgeversbetalingen (EPS) — het aanvragen van vergoedingen en het rapporteren van correcties
- PAYE-referentienummers — inzicht krijgen in de referenties van uw werkgever en accountantskantoor
- Checklist voor de eindejaarsadministratie — alles wat je aan het einde van het belastingjaar moet doen
Op zoek naar iets eenvoudigs Salarisadministratiesoftware?
# GoFile is HMRC erkend en wordt door meer dan 50.000 Britse bedrijven vertrouwd. Binnen enkele minuten ingesteld, met een gerust hart aangifte doen.
Begin gratisGeen creditcard nodig · Annuleer op elk moment
Bronnen
- Loonheffing en salarisadministratie voor werkgevers — GOV.UK
- Salarisadministratie — GOV.UK
- Welke loonadministratiegegevens moet u aan HMRC rapporteren? — GOV.UK
- Betaling aan HMRC : PAYE — GOV.UK