Datos clave
- Debes mantener registros de todos los ingresos y gastos de alquiler para cada propiedad.
- Los registros deben conservarse al menos durante 5 años después de la fecha límite de presentación del 31 de enero para el año fiscal correspondiente.
- HMRC puede cobrar una multa de hasta £3.000 por no mantener registros adecuados.
- A partir de abril de 2026, los propietarios que superen el umbral MTD deben mantener registros digitales utilizando software compatible.
- Un buen registro facilita la realización de su SA105 Páginas de propiedades más rápidas y precisas.
Por qué es importante mantener registros
Llevar un buen registro de impuestos es esencial para todo arrendador. Esto garantiza que pague la cantidad correcta de impuestos —ni más ni menos— y le protege si HMRC abre una investigación sobre su declaración de impuestos. Un registro deficiente puede llevar a pagar impuestos de más (porque olvida los gastos deducibles) o de menos (lo que genera multas e intereses).[1]
Qué registros conservar
Como propietario, debe mantener registros de los ingresos y gastos de cada propiedad que alquila:
registros de ingresos
- Pagos de alquiler recibidos (extractos bancarios, confirmaciones de órdenes permanentes)
- Contratos de arrendamiento que muestran el alquiler acordado
- Registros de cualquier otro ingreso proveniente de la propiedad (por ejemplo, tarifas de estacionamiento, cargos por servicios recibidos)
- Depósitos recibidos y devueltos
Registros de gastos
- Extractos hipotecarios que muestran los intereses pagados
- Recibos de primas de seguros
- Facturas de reparación y mantenimiento
- Declaraciones de honorarios del agente de alquiler
- Honorarios contables y legales
- Facturas de servicios públicos (si las paga)
- Impuesto municipal (si paga durante períodos de vacancia)
- Costos de viaje para visitas de administración de propiedades
- Reposición de artículos del hogar (muebles, electrodomésticos, menaje de cocina)
Registros de compra y venta
- Precio de compra, honorarios de abogado, SDLT pagado y costos de inspección
- Gastos de mejora (no reparaciones), como ampliaciones o reformas
- Producto de la venta y costos de venta cuando se enajena la propiedad
Mejoras vs reparaciones: Una mejora añade algo nuevo o mejora la propiedad (por ejemplo, añadir un invernadero). Una reparación restaura algo a su estado original (por ejemplo, arreglar una caldera rota). Solo las reparaciones son deducibles de los ingresos por alquiler; las mejoras reducen su obligación tributaria al vender. Conserve ambos tipos de recibos; ahorran impuestos en diferentes momentos.
¿Durante cuánto tiempo se deben conservar los registros?
HMRC requiere que usted conserve sus registros al menos durante 5 años después de la fecha límite de presentación del 31 de enero Para el año fiscal correspondiente. Por ejemplo:[1]
| Año fiscal | Fecha límite de presentación | Mantener registros hasta |
|---|---|---|
| 2024/25 | 31 de enero de 2026 | 31 de enero de 2031 |
| 2025/26 | 31 de enero de 2027 | 31 de enero de 2032 |
| 2026/27 | 31 de enero de 2028 | 31 de enero de 2033 |
Consejo: Mantener registros de compras indefinidamente (o al menos hasta que venda la propiedad y se cierre el plazo de consulta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas). Necesitará el precio de compra original, los honorarios del abogado y los costes de mejora para calcular su plusvalía al venderla.
Sanciones por malos antecedentes
HMRC puede cobrar una multa de hasta £3,000 Si no mantiene registros adecuados. En la práctica, la sanción suele ser menor por una primera infracción, pero la reincidencia puede conllevar la máxima sanción.[1]
Mantenimiento de registros digitales y MTD
Puede mantener registros digitales mediante hojas de cálculo, software de contabilidad o aplicaciones de gestión de propiedades. HMRC acepta copias escaneadas de recibos y facturas en papel, siempre que sean legibles.[3]
De Abril de 2026Los propietarios con ingresos inmobiliarios superiores a £50,000 deberán mantener registros digitales mediante software compatible con MTD y enviar actualizaciones trimestrales a HMRC . El límite se reduce a £30,000 a partir de abril de 2027.
Consejos prácticos
- Utilice un cuenta bancaria dedicada Para ingresos y gastos de alquiler: hace que la conciliación sea mucho más fácil
- Fotografíe o escanee los recibos tan pronto como los reciba: el papel se decolora.
- Registrar los gastos a medida que ocurren en lugar de intentar reconstruirlos al final del año
- Mantener un registro de kilometraje Si reclama viajes a sus propiedades de alquiler
- Almacenar registros digitales en al menos dos ubicaciones (por ejemplo, copia de seguridad en la nube más unidad local)
Preguntas frecuentes
¿Durante cuánto tiempo debo conservar los registros de la propiedad en alquiler?
Debe conservar los registros durante al menos 5 años después de la fecha límite de autoevaluación del 31 de enero del año fiscal correspondiente. Por ejemplo, los registros del año fiscal 2025/26 (fecha límite de declaración: 31 de enero de 2027) deben conservarse al menos hasta el 31 de enero de 2032.
¿Qué sucede si pierdo mis registros de ingresos de alquiler?
Si HMRC abre una investigación y no puede proporcionar la documentación adecuada, podrían estimar sus ingresos y gastos, generalmente de forma desfavorable. También podría enfrentarse a una multa de hasta 3000 libras esterlinas por llevar la documentación de forma inadecuada.
¿Puedo conservar registros digitales en lugar de papel?
Sí. HMRC acepta registros digitales, incluyendo recibos escaneados, hojas de cálculo y software de contabilidad. A partir de abril de 2026, los propietarios que superen el umbral de ingresos MTD serán... requerido para mantener registros digitales utilizando software compatible con MTD .
Lecturas adicionales
- Gastos permitidos del propietario — lo que puedes deducir
- Declaración de ingresos por alquiler — completando el SA105
- Inscripción para la autoevaluación — obtener su UTR
- ¿Qué es Making Tax Digital? — cómo funciona MTD
¿Busca un software de impuestos sencillo?
# GoFile está reconocido HMRC y cuenta con la confianza de más de 50 000 empresas del Reino Unido. Configúralo en minutos y presenta tus declaraciones con total tranquilidad.
Empieza gratisNo se requiere tarjeta de crédito · Cancela cuando quieras