How do I calculate pro-rata pay for a partial month?

Divide the annual salary by 12 to get the monthly rate, then divide by the number of calendar days (or working days, depending on your contract/policy) in the month and multiply by the days worked. For example, if the monthly salary is £3,000 and the employee leaves on 15 April (out of 30 days), the pro-rata pay is £3,000 ÷ 30 × 15 = £1,500.

Can I deduct pay for holiday taken but not yet accrued?

Only if the employment contract specifically allows it. If the contract includes a “clawback” clause, you can deduct the cost of holiday taken in excess of the pro-rata entitlement from the final pay. Without such a clause, you cannot make the deduction. It is good practice to include this provision in all employment contracts.

Is payment in lieu of notice (PILON) taxable?

If the employment contract includes a PILON clause, the payment is taxable as earnings and subject to Income Tax and NI in the normal way. If there is no PILON clause and the employer chooses to pay in lieu, the payment is treated as damages for breach of contract and the first £30,000 may be tax-free (as a termination payment). The tax treatment depends on the specific contractual terms.

What about outstanding expenses or loans?

Any expenses the employee has incurred on behalf of the business should be reimbursed in the final pay. Conversely, if the employee owes the employer money (e.g. an outstanding salary advance or season ticket loan), the employer can deduct it from the final pay only if the employment contract permits this or the employee gives written consent.

Calcolo della retribuzione finale (per i dipendenti che lasciano il lavoro)

Fatti chiave

La paga finale deve includere stipendio pro-rata per i giorni lavorati nell'ultimo periodo di paga.
Le ferie maturate ma non godute devono essere pagate come paga per le ferie somma forfettaria (salvo diversa disposizione del contratto).
Se il dipendente lavora durante il preavviso, riceve paga normale; il pagamento in luogo di preavviso (PILON) può essere soggetto a tassazione.
Indennità di licenziamento obbligatoria fino a £30,000 è esente da imposte, ma i licenziamenti contrattuali superiori a questa soglia sono soggetti a tassazione.
La busta paga finale e Pagina 45 dovrebbe essere emesso non appena sarà stato calcolato lo stipendio finale.

Calcolo della retribuzione finale per i dipendenti che lasciano il lavoro

Quando un dipendente se ne va, per dimissioni, licenziamento per esubero, pensionamento o licenziamento, il datore di lavoro deve calcolare e pagare tutto ciò che gli spetta. Questo calcolo corretto protegge il datore di lavoro da eventuali controversie e garantisce l'accuratezza delle cifre P45.^[1]

Componenti della retribuzione finale

La retribuzione finale in genere comprende diversi elementi:

Componente	Descrizione	Trattamento fiscale/NI
Stipendio pro-rata	Paga per i giorni lavorati nell'ultimo periodo di paga	PAYE normale (tassabile, NI-soggetto a contributi)
Ferie maturate	Pagamento delle ferie non godute	PAYE normale
Avviso di pagamento (lavorato)	Retribuzione normale durante il periodo di preavviso	PAYE normale
PILON (contrattuale)	Pagamento in luogo di preavviso ai sensi di una clausola contrattuale	PAYE normale
PILON (non contrattuale)	Pagamento in luogo di preavviso senza clausola contrattuale	Tassabile come “premio di risoluzione rilevante” tramite norme speciali
Indennità di licenziamento obbligatoria	Calcolato utilizzando la formula statutaria (età, servizio, paga settimanale)	Esente da imposte (fino all'importo previsto dalla legge)
Licenziamento contrattuale/migliorato	Qualsiasi importo superiore alla ridondanza legale	I primi £ 30.000 sono esenti da tasse (combinati con quelli previsti dalla legge), l'eccedenza è soggetta a tassazione
Bonus/commissioni eccezionali	Retribuzione legata alle prestazioni guadagnata ma non pagata	PAYE normale

Calcolo dello stipendio pro-rata

Se il dipendente si dimette a metà del periodo di paga, è necessario calcolare la retribuzione pro-rata. Esistono due metodi comuni:

Metodo del giorno del calendario: Stipendio annuo ÷ 365 (o 366 in un anno bisestile) × giorni di calendario nel periodo
Metodo del giorno lavorativo: Stipendio annuo ÷ giorni lavorativi totali nell'anno × giorni lavorativi nel periodo

Il metodo utilizzato deve essere specificato nel contratto di lavoro o nella politica aziendale. È importante che sia coerente per tutti i dipendenti per evitare reclami di discriminazione.

Retribuzione delle ferie maturate

I dipendenti hanno diritto al pagamento delle ferie maturate ma non ancora godute al momento del congedo. Il minimo legale è di 28 giorni (inclusi i giorni festivi) per un anno intero. Per calcolare:^[2]

Calcola il diritto pro-rata: (28 giorni ÷ 12) × mesi completati = diritto maturato
Sottrai le ferie già godute: diritto maturato − giorni impiegati = giorni dovuti
Calcola la tariffa giornaliera: stipendio annuo ÷ 260 (o giorni lavorativi effettivi)
Moltiplicare: tariffa giornaliera × giorni dovuti = paga ferie dovuta

Punto chiave: Se il dipendente ha usufruito di più ferie di quelle maturate, il datore di lavoro può dedurre l'eccedenza dalla retribuzione finale solo se il contratto di lavoro prevede una clausola di recupero. In assenza di tale clausola, il datore di lavoro non può recuperare le ferie pagate in eccesso.

Avviso di pagamento

Il periodo di preavviso del dipendente è determinato dal suo contratto (o dal minimo legale se il contratto non prevede alcuna clausola):

Preavviso minimo previsto dalla legge (preavviso da parte del datore di lavoro): 1 settimana per ogni anno completo di servizio, fino ad un massimo di 12 settimane
Preavviso minimo previsto dalla legge (dimissioni del dipendente): 1 settimana (indipendentemente dalla durata del servizio, a meno che il contratto non specifichi di più)

Se il dipendente lavora durante il periodo di preavviso, riceve la normale retribuzione. Se il datore di lavoro sceglie di indennizzare il preavviso (PILON), il trattamento fiscale dipende dalla presenza o meno di una clausola PILON nel contratto.

Indennità di licenziamento

Se il dipendente viene licenziato dopo 2 o più anni di servizio, ha diritto all'indennità di licenziamento prevista dalla legge:^[3]

Mezza settimana di paga per ogni anno completo di servizio prestato fino a 22 anni
Una settimana di paga per ogni anno completo di servizio di età compresa tra 22 e 40 anni
Una settimana e mezza di paga per ogni anno completo di servizio prestato a partire dai 41 anni

La retribuzione settimanale è limitata a £751 (2026/27) e il servizio massimo conteggiato è di 20 anni. L'indennità di licenziamento prevista dalla legge è sempre esente da imposte. Qualsiasi ulteriore indennità di licenziamento a titolo di liberalità o contrattuale è esente da imposte fino a un totale combinato di £30,000 (incluso l'elemento statutario); gli importi superiori a £ 30.000 sono soggetti all'imposta sul reddito e, da aprile 2020, al contributo previdenziale del datore di lavoro.

Mancia: Se possibile, gestisci la retribuzione finale tramite il tuo normale sistema di elaborazione paghe. Questo garantisce che tutti i calcoli PAYE (tasse cumulative, contributi previdenziali, prestiti studenteschi) siano corretti e che l'FPS venga inviato correttamente. Evita di effettuare pagamenti manuali al di fuori del sistema di elaborazione paghe, poiché ciò potrebbe generare errori di reporting.

Passaggi finali

Dopo aver calcolato e pagato l'importo finale:

Emettere la busta paga finale mostrando tutti i componenti della retribuzione finale
Invia l'FPS HMRC con la data di partenza e le cifre finali dell'anno fino ad oggi
Generare ed emettere il P45 (Parti 1A, 2 e 3 al dipendente)
Annullare eventuali detrazioni in corso (AEO, erogazione buste paga, ecc.) e notificare le parti interessate
Aggiornare i registri delle pensioni — notificare all'ente pensionistico che il dipendente ha lasciato il lavoro

Domande frequenti

Come calcolo la retribuzione pro-rata per una parte del mese?

Dividere lo stipendio annuo per 12 per ottenere la retribuzione mensile, quindi dividere per il numero di giorni di calendario (o lavorativi, a seconda del contratto/polizza) del mese e moltiplicare per i giorni lavorati. Ad esempio, se lo stipendio mensile è di £ 3.000 e il dipendente lascia il 15 aprile (su 30 giorni), la retribuzione pro-rata è £ 3.000 ÷ 30 × 15 = £ 1.500.

Posso detrarre la retribuzione delle ferie godute ma non ancora maturate?

Solo se il contratto di lavoro lo consente espressamente. Se il contratto include una clausola di "clawback", è possibile dedurre il costo delle ferie godute in eccesso rispetto al pro-rata di spettanza dalla retribuzione finale. In assenza di tale clausola, la detrazione non è possibile. È buona norma includere questa disposizione in tutti i contratti di lavoro.

Il pagamento in luogo di preavviso (PILON) è tassabile?

Se il contratto di lavoro include una clausola PILON, il pagamento è tassabile come guadagno e soggetto all'imposta sul reddito e all'assicurazione nazionale secondo le normali modalità. In assenza di una clausola PILON e se il datore di lavoro sceglie di pagare in sostituzione, il pagamento è considerato un risarcimento danni per inadempimento contrattuale e le prime 30.000 sterline possono essere esenti da imposte (come indennità di fine rapporto). Il trattamento fiscale dipende dalle specifiche condizioni contrattuali.

E per quanto riguarda le spese o i prestiti in sospeso?

Eventuali spese sostenute dal dipendente per conto dell'azienda devono essere rimborsate con la retribuzione finale. Viceversa, se il dipendente deve del denaro al datore di lavoro (ad esempio, un anticipo sullo stipendio o un prestito per l'abbonamento stagionale), il datore di lavoro può detrarre tali somme dalla retribuzione finale solo se il contratto di lavoro lo consente o se il dipendente fornisce il consenso scritto.

Ulteriori letture

Il processo P45 — emissione del P45 dopo il calcolo della retribuzione finale
Detrazioni obbligatorie (tasse, contributi previdenziali, prestiti studenteschi) — come si applicano le detrazioni alla retribuzione finale
Requisiti legali per la busta paga — garantire che la busta paga finale rispetti gli standard legali
Pignoramento degli ordini di guadagno — gestione degli AEO quando un dipendente se ne va

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Fonti

Gestione delle paghe: dipendenti che se ne vanno — GOV.UK
Diritto alle ferie: calcolare le ferie — GOV.UK
Licenziamento: i tuoi diritti — GOV.UK