Fatti chiave
- Registro prima del tuo primo giorno di paga — fino a 5 giorni lavorativi prima di dover effettuare la busta paga.
- La registrazione avviene on-line tramite il Registrazione del datore di lavoro GOV.UK servizio.
- HMRC ti invierà un Riferimento PAYE del datore di lavoro e un Riferimento ufficio contabilità.
- Devi registrarti anche se lavori solo come dipendente una persona (incluso te stesso come regista).
- C'è nessun costo per registrarsi al PAYE.
Quando è necessario registrarsi?
Devi registrarti come datore di lavoro presso HMRC se intendi pagare una delle seguenti voci:[1]
- Un dipendente (a tempo pieno, a tempo parziale o occasionale) pagato 96 sterline o più a settimana (la soglia secondaria dell'Irlanda del Nord per il 2026/27)
- Ricevere uno stipendio come direttore aziendale
- Un subappaltatore nell'ambito del Construction Industry Scheme (CIS)
- Qualsiasi lavoratore da cui devi detrarre i rimborsi del prestito studentesco
- Spese o benefici che devono essere segnalati tramite busta paga
La registrazione deve essere completata prima del tuo primo giorno di paga. HMRC impiegherà fino a 5 giorni lavorativi per elaborare la tua domanda e inviare i tuoi numeri di riferimento.
Come registrarsi: passo dopo passo
Fase 1: Raccogli le tue informazioni
Prima di iniziare, avrai bisogno di:[3]
- Il nome della tua attività e l'indirizzo commerciale
- Il numero di registrazione della tua azienda (se si tratta di una società a responsabilità limitata) o UTR (se sei un lavoratore autonomo)
- La data del tuo primo giorno di paga
- Il numero di dipendenti che prevedi di avere
- Dettagli di eventuali direttori
Fase 2: Registrati online
Vai a gov.uk/register-employer e segui la procedura di registrazione. Avrai bisogno di un account Government Gateway: se non ne hai uno, puoi crearne uno durante la registrazione.[1]
Fase 3: Ricevi i tuoi riferimenti
HMRC ti invierà per posta due importanti referenze:
| Riferimento | Formato | Utilizzato per |
|---|---|---|
| Riferimento PAYE del datore di lavoro | 123/AB45678 | Identificazione del tuo schema PAYE nelle richieste RTI, nei moduli P45, P60 e nella corrispondenza |
| Riferimento ufficio contabilità | 123PA00012345 | Effettuare pagamenti PAYE HMRC |
Fase 4: configurazione del software per la gestione delle paghe
Una volta ottenute le referenze, inseriscile nel tuo software di elaborazione paghe. Puoi utilizzare:
- Strumenti PAYE di base HMRC — software gratuito per datori di lavoro con un massimo di 10 dipendenti
- Software commerciale — Sage , Xero, QuickBooks , FreeAgent, BrightPay, Moneysoft e molti altri
- Un ufficio paghe o un contabile — gestiscono la busta paga per tuo conto
Passaggio 5: aggiungi i tuoi dipendenti
Imposta ciascun dipendente nel tuo software di elaborazione paghe utilizzando i suoi dati personali, il numero NI, il codice fiscale (dal loro P45 o dalla notifica HMRC ) e la data di inizio.
Mancia: Se stai registrando una nuova società a responsabilità limitata e sai che ti servirà il PAYE, puoi registrarti come datore di lavoro contemporaneamente alla costituzione della tua società tramite il servizio di registrazione congiunta di Companies House e HMRC .
Scenari in cui è richiesta la registrazione
| Scenario | Registrarsi al PAYE? |
|---|---|
| Direttore di una società a responsabilità limitata con uno stipendio di £ 12.570/anno | SÌ |
| Direttore di società a responsabilità limitata che riceve solo dividendi, senza stipendio | NO |
| Assumere il tuo primo dipendente part-time a £ 200/settimana | SÌ |
| Ditta individuale che assume un lavoratore occasionale per un giorno | SÌ (se li paghi) |
| Utilizzando solo appaltatori autonomi | No (ma verifica attentamente lo stato occupazionale) |
| Ente di beneficenza che utilizza solo volontari non retribuiti | NO |
Cosa succede dopo la registrazione
Una volta registrati, è necessario:[2]
- Eseguire il libro paga ogni giorno di paga, calcolando l'imposta sul reddito e le detrazioni NI
- Inviare una richiesta di pagamento completo (FPS) HMRC entro e non oltre ogni giorno di paga
- Pagare le detrazioni HMRC entro il 22 del mese successivo
- Emettere buste paga ai dipendenti
- Conservare i registri delle buste paga per almeno 3 anni
Puoi richiedere il Indennità di lavoro (£10.500 per il 2026/27) sul tuo primo riepilogo dei pagamenti del datore di lavoro (EPS), se idoneo, che riduce il tuo onere contributivo previdenziale a carico del datore di lavoro.
Chiusura del tuo schema PAYE
Se smetti di assumere personale, puoi chiudere il tuo regime PAYE comunicandolo HMRC . Puoi farlo tramite il tuo software di elaborazione paghe o contattando l'assistenza clienti del datore di lavoro. Assicurati di aver presentato tutte le dichiarazioni FPS ed EPS in sospeso, di aver emesso i moduli P45 a tutti i dipendenti in uscita e di aver pagato tutti gli importi dovuti prima della chiusura.
Domande frequenti
Quanto tempo ci vuole per registrarsi al PAYE?
La registrazione online richiede in genere fino a 5 giorni lavorativi. HMRC invierà per posta il tuo Employer PAYE Reference e il Accounts Office Reference. In alcuni casi possono essere necessarie fino a 2 settimane, quindi registrati con largo anticipo rispetto al tuo primo giorno di paga.
Devo registrarmi se pago meno della soglia di imposta?
Se sei un amministratore di un'azienda e percepisci uno stipendio, dovresti registrarti per il PAYE. Anche se lo stipendio è inferiore alla soglia di contribuzione personale o alla soglia primaria dell'assicurazione nazionale, HMRC si aspetta che tu utilizzi il PAYE e presenti le dichiarazioni dei redditi. L'unica eccezione è se non percepisci alcuno stipendio e sei pagato interamente tramite dividendi.
Posso registrarmi al PAYE per telefono o per posta?
Nella maggior parte dei casi è necessario registrarsi online. Tuttavia, se non è possibile utilizzare il servizio online (ad esempio, a causa di una disabilità), è possibile chiamare l'assistenza per i datori di lavoro al numero 0300 200 3200 per registrarsi telefonicamente. Non è possibile registrarsi per posta.
Cosa succede se perdo la scadenza per la registrazione?
Se paghi i dipendenti prima del completamento della registrazione PAYE, registrati il prima possibile. Dovrai presentare le dichiarazioni FPS tardive per tutti i giorni di paga già trascorsi. HMRC potrebbe applicare sanzioni per la presentazione tardiva, sebbene la prima dichiarazione FPS tardiva in un anno fiscale sia solitamente esente da sanzioni.
Ulteriori letture
- Numeri di riferimento PAYE e ufficio contabilità — comprendere e trovare i tuoi numeri di riferimento
- Come funziona il PAYE (obblighi del datore di lavoro) — il processo completo di elaborazione delle retribuzioni del datore di lavoro
- PAYE per i direttori singoli — gestire il PAYE quando sei l'unico dipendente dell'azienda
- Invio del pagamento completo (FPS) — la tua prima presentazione RTI HMRC
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Fonti
- Registrati come datore di lavoro — GOV.UK
- PAYE e buste paga per i datori di lavoro — GOV.UK
- Costituirsi come datore di lavoro — GOV.UK