Fatti chiave
- Un P45 ha 4 parti: La parte 1 va HMRC (inviata elettronicamente tramite FPS), le parti 1A e 2 vanno al dipendente e la parte 3 va al nuovo datore di lavoro.
- Il P45 mostra il dipendente codice fiscale, stipendio totale e imposta totale dedotto nell'anno fiscale in corso fino alla data di partenza.
- I datori di lavoro devono rilasciare il P45 il o subito dopo l'ultimo giorno di lavoro del dipendente — non esiste un limite di tempo stabilito dalla legge, ma HMRC si aspetta che ciò avvenga tempestivamente.
- Il nuovo datore di lavoro utilizza il P45 per inserire il dipendente nel proprio libro paga con codice fiscale corretto e cifre cumulative.
- Se un dipendente non ha un P45 (lavoro perso o primo lavoro), il nuovo datore di lavoro utilizza un lista di controllo iniziale Invece.
Cos'è un P45?
Il P45 è un documento fiscale ufficiale che un datore di lavoro deve rilasciare a un dipendente al momento della cessazione del rapporto di lavoro. Contiene i dati necessari HMRC e al nuovo datore di lavoro per continuare a gestire correttamente il sistema PAYE, in particolare il codice fiscale del dipendente e i dati relativi a stipendio e imposte per l'anno in corso.[1]
Il nome "P45" deriva dal numero del modulo HMRC . Sebbene la procedura sia ormai in gran parte elettronica (tramite RTI), il termine P45 è ancora universalmente utilizzato e il documento cartaceo (o il suo equivalente elettronico) rimane essenziale per i dipendenti che cambiano lavoro.
Le quattro parti di una P45
Un P45 è composto da quattro parti, ciascuna delle quali ha uno scopo diverso:[1]
| Parte | Destinatario | Scopo |
|---|---|---|
| Parte 1 | HMRC | Segnalato elettronicamente tramite FPS (non più inviato su carta) |
| Parte 1A | Il dipendente | Il record personale del dipendente, da conservare nei propri archivi |
| Parte 2 | Il dipendente (da consegnare al nuovo datore di lavoro o al Jobcentre Plus) | Utilizzato per richiedere l'indennità di disoccupazione o altri benefici se non si inizia immediatamente un nuovo lavoro |
| Parte 3 | Il nuovo datore di lavoro | Fornisce il codice fiscale e le cifre annuali per l'impostazione del libro paga |
Quali informazioni contiene un P45
Il P45 include:
- Il dipendente nome e cognome E Numero di previdenza sociale
- Il datore di lavoro Numero di riferimento PAYE
- IL data di partenza
- Il dipendente codice fiscale alla data di partenza
- Retribuzione totale nell'anno fiscale fino al pagamento finale compreso
- Totale imposta detratta nell'anno fiscale
- Se il codice fiscale è stato applicato su un cumulativo o Settimana 1/Mese 1 base
- Il dipendente tipo di piano di prestito studentesco (se applicabile)
Punto chiave: I dati relativi a retribuzione e imposte sul P45 coprono l'intero anno fiscale dal 6 aprile alla data di cessazione del rapporto di lavoro, non solo il periodo di impiego presso questo datore di lavoro. Se il dipendente ha avuto un precedente datore di lavoro nello stesso anno fiscale, i dati del P45 devono includere retribuzione e imposte per quel precedente impiego (come riportato al momento dell'assunzione).
Emissione di un P45 (misure del datore di lavoro)
Quando un dipendente se ne va, il datore di lavoro deve:[2]
- Elaborare l'ultima corsa di pagamento — calcolare e pagare qualsiasi stipendio residuo, ferie, bonus o preavviso
- Registra la data di partenza sul sistema di pagamento delle paghe
- Invia l'FPS con la data di partenza e le cifre finali dell'anno fino ad oggi - questo soddisfa la Parte 1
- Genera il P45 dal software di gestione paghe
- Fornire le parti 1A, 2 e 3 al dipendente (su carta o elettronicamente)
Ricezione di un P45 (passaggi per i nuovi datori di lavoro)
Quando un nuovo dipendente presenta un P45 dal suo precedente datore di lavoro:
- Controlla i dettagli — assicurarsi che il nome e il numero NI corrispondano al nuovo dipendente
- Inserisci il codice fiscale dal P45 al sistema di pagamento delle paghe
- Inserisci la retribuzione e le tasse dell'anno in corso quindi il calcolo cumulativo continua correttamente
- Nota l'indicatore del prestito studentesco se presente
- Segnala il nuovo iniziatore sul primo FPS, comprese le informazioni P45
Mancia: Se il P45 si riferisce a un anno fiscale precedente (ad esempio, il dipendente ha lasciato il vecchio impiego a marzo e inizia il nuovo impiego a maggio), i dati relativi all'anno in corso non saranno riportati. Utilizzare il codice fiscale del P45, ma far partire i dati relativi all'anno in corso da zero per il nuovo anno fiscale.
E se non ci fosse il P45?
Se un nuovo dipendente non può fornire un P45 (perché lo ha perso, è il suo primo lavoro o non è ancora arrivato), il datore di lavoro deve utilizzare un lista di controllo iniziale (ex P46) per determinare il codice fiscale corretto. Il dipendente compila la checklist, scegliendo tra le affermazioni A, B o C, e il datore di lavoro applica il codice fiscale iniziale corrispondente.[3]
Situazioni speciali
- Morte di un dipendente: Il datore di lavoro emette il P45 e lo invia HMRC tramite FPS. Le parti 1A e 2/3 vengono inviate al rappresentante personale o al parente più prossimo.
- Dipendente che va all'estero: Emettere il modulo P45 come di consueto. Il dipendente potrebbe averne bisogno per la dichiarazione dei redditi estera o per recuperare le tasse pagate nel Regno Unito.
- Ridondanza: Il P45 viene emesso secondo le normali modalità. Le indennità di licenziamento fino a £ 30.000 sono esenti da imposte e non sono incluse nella retribuzione P45.
Domande frequenti
Il datore di lavoro invia ancora la Parte 1 HMRC in formato cartaceo?
No. Dall'introduzione dell'RTI, il datore di lavoro comunica elettronicamente i dati del dipendente in uscita tramite il modulo Full Payment Submission (FPS). Il modulo FPS include un campo "data di uscita" e i dati relativi all'anno in corso. La Parte 1 non deve più essere inviata in formato cartaceo: il modulo FPS ha la stessa finalità. Il datore di lavoro continua a consegnare le Parti 1A e 2 al dipendente, mentre la Parte 3 è destinata al nuovo datore di lavoro.
Cosa succede se il dipendente ha più lavori?
Ogni datore di lavoro emette un P45 quando il dipendente lascia un determinato impiego. Se un dipendente ha due lavori part-time e ne lascia uno, riceve un P45 dal datore di lavoro che sta lasciando. L'altro impiego non subisce modifiche. Se inizia un nuovo impiego, versa il P45 del vecchio impiego al nuovo datore di lavoro.
Un datore di lavoro può rifiutarsi di rilasciare un P45?
No. I datori di lavoro sono legalmente tenuti a rilasciare un modulo P45 quando un dipendente si dimette. Se un datore di lavoro ritarda o rifiuta irragionevolmente il rilascio, il dipendente può contattare HMRC , che può intervenire. HMRC può anche imporre sanzioni ai datori di lavoro che non rispettano gli obblighi PAYE, inclusi i requisiti P45.
Cosa succede se un P45 riporta il codice fiscale sbagliato?
Il nuovo datore di lavoro dovrà utilizzare il codice fiscale indicato sul modulo P45 per impostare la busta paga del dipendente. Se il dipendente ritiene che il codice sia errato, dovrà contattare HMRC per richiederne la correzione. Il nuovo datore di lavoro non dovrà modificare il codice fiscale a meno che non riceva una nuova notifica di codifica P9 HMRC .
Ulteriori letture
- Liste di controllo per principianti (nuovo dipendente senza P45) — cosa fare quando un nuovo dipendente non ha il P45
- Calcolo della retribuzione finale (per i dipendenti che lasciano il lavoro) — come calcolare il pagamento finale prima di emettere il P45
- P60 spiegato — l'equivalente di fine anno del P45
- Invio del pagamento completo (FPS) — come le informazioni sul cedente vengono segnalate HMRC
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