Fatti chiave
- L'RTI ha sostituito il vecchio sistema di dichiarazione annuale (P35/P14) in Aprile 2013.
- I datori di lavoro devono inviare i dati relativi alle buste paga HMRC prima o durante ogni giorno di paga.
- Le due principali proposte RTI sono: Invio del pagamento completo (FPS) e il Riepilogo dei pagamenti del datore di lavoro (EPS).
- L'RTI viene inviato elettronicamente tramite software per la gestione delle paghe — non è disponibile l'opzione cartacea.
- Invii RTI tardivi o mancanti possono innescare sanzioni automatiche.
Che cosa è RTI?
Real Time Information (RTI) è il sistema di segnalazione elettronica utilizzato dai datori di lavoro del Regno Unito per inviare i dati relativi alle retribuzioni HMRC . Da aprile 2013, i datori di lavoro sono tenuti a comunicare i dati relativi a retribuzioni, imposte e contributi previdenziali dei dipendenti. ogni volta che eseguono il libro paga, anziché presentare un riepilogo annuale alla fine dell'anno fiscale.[1]
L'RTI è stato introdotto per migliorare l'accuratezza del PAYE, ridurre le correzioni di fine anno e supportare il sistema di credito universale fornendo dati sui guadagni in tempo reale.
Le due principali richieste RTI
| Sottomissione | Scopo | Scadenza |
|---|---|---|
| Invio del pagamento completo (FPS) | Segnala la retribuzione, le tasse e l'IN per ogni dipendente in ogni giorno di paga | Ogni giorno di paga o prima |
| Riepilogo dei pagamenti del datore di lavoro (EPS) | Segnala rettifiche: richieste di indennità di disoccupazione, recuperi di pagamenti obbligatori, mesi di pagamento nullo, detrazioni CIS | Entro il 19 del mese successivo |
Ogni esecuzione di pagamento richiede un FPS. Un EPS è necessario solo quando si hanno rettifiche da segnalare o quando non si è pagato alcun dipendente in un mese fiscale.
Quali informazioni contiene RTI?
Ogni FPS include quanto segue per ogni dipendente retribuito:[2]
- Dati personali del dipendente (nome, codice fiscale, data di nascita)
- Codice fiscale e lettera di categoria NI
- Retribuzione lorda per il periodo e l'anno fino ad oggi
- Imposta sul reddito detratta per il periodo e l'anno fino ad oggi
- Contributi previdenziali dei dipendenti e contributi previdenziali dei datori di lavoro
- Detrazioni per prestiti studenteschi e prestiti post-laurea
- Indicatori di pagamento obbligatori (SSP, SMP, SPP, ecc.)
- Dettagli di chi inizia e chi lascia, se applicabili
Regole di temporizzazione RTI
| Regola | Dettaglio |
|---|---|
| Scadenza FPS | Ogni giorno di paga o prima |
| Eccezione per i piccoli datori di lavoro | I datori di lavoro con meno di 10 dipendenti possono presentare l'FPS entro il giorno successivo alla paga |
| Scadenza EPS | Entro il 19 del mese successivo al mese fiscale |
| Ultimo FPS dell'anno | Entro il 19 aprile, contrassegnato come "invio finale per l'anno" |
| EPS senza pagamento | Deve essere inviato se nessun dipendente è stato pagato in un mese fiscale (per evitare una sanzione per presentazione tardiva) |
Importante: I mesi fiscali HMRC vanno dal 6 al 5 del mese successivo. Ad esempio, il mese fiscale 1 va dal 6 aprile al 5 maggio. Se non hai pagato nessuno durante questo periodo, invia un EPS entro il 19 giugno per informare HMRC .
Come inviare le dichiarazioni RTI
Le richieste di RTI vengono presentate elettronicamente tramite un software per la gestione delle paghe. Il processo è in genere automatico:
- Elabora la tua busta paga nel tuo software di elaborazione paghe
- Il software calcola tutte le detrazioni
- Il software genera l'FPS con tutti i campi dati richiesti
- Autorizzi l'invio (o l'invio avviene automaticamente, a seconda delle tue impostazioni)
- Il software trasmette l'FPS HMRC tramite il Government Gateway
- HMRC invia una conferma di ricezione
Mancia: Dopo l'invio, verifica sempre la presenza di eventuali conferme da HMRC . Se un invio non va a buon fine (a causa di errori nei dati o problemi di connessione), il software dovrebbe avvisarti, così potrai correggere e inviare nuovamente la domanda prima della scadenza.
Sanzioni RTI
HMRC applica sanzioni per le presentazioni tardive della dichiarazione FPS:[4]
| Numero di dipendenti | Penalità mensile |
|---|---|
| 1–9 | £100 |
| 10–49 | £200 |
| 50–249 | £300 |
| 250+ | £400 |
Sono previste sanzioni aggiuntive per la presentazione con più di 3 mesi di ritardo (5% dell'imposta/NI dovuta) e per la persistente inadempienza.
Domande frequenti
Qual è lo scopo dell'RTI?
L'RTI offre HMRC visibilità in tempo reale sui dati relativi alle retribuzioni dei datori di lavoro. Prima dell'RTI, HMRC riceveva solo un riepilogo alla fine dell'anno fiscale. Con l'RTI, HMRC sa quanto guadagnano i dipendenti e quali imposte e contributi previdenziali vengono detratti in tempo reale. Ciò consente un rilevamento più rapido degli errori, codici fiscali più accurati e una migliore integrazione con l'Universal Credit.
Tutti i datori di lavoro devono utilizzare l'RTI?
Sì. Ogni datore di lavoro con un regime PAYE deve presentare la dichiarazione RTI. Non sono previste esenzioni in base alle dimensioni: anche un'azienda con un solo dirigente e un solo dipendente deve utilizzare la dichiarazione RTI. Gli unici datori di lavoro che non presentano la dichiarazione RTI sono quelli che non hanno dipendenti in busta paga.
Di quale software ho bisogno per RTI?
È necessario un software di elaborazione paghe riconosciuto HMRC in grado di inviare elettronicamente le dichiarazioni RTI. HMRC fornisce strumenti PAYE di base gratuiti per i datori di lavoro con un massimo di 10 dipendenti. Le opzioni commerciali includono Sage , Xero, QuickBooks , BrightPay e molte altre. Anche il tuo commercialista o l'ufficio paghe può inviare la dichiarazione per tuo conto.
Cosa succede se perdo una scadenza RTI?
HMRC applica sanzioni mensili per le presentazioni tardive dell'FPS: 100 sterline per 1-9 dipendenti, 200 sterline per 10-49 dipendenti, 300 sterline per 50-249 dipendenti e 400 sterline per 250+ dipendenti. La prima presentazione tardiva in un anno fiscale è solitamente esente da sanzioni. Il pagamento tardivo dell'obbligo PAYE (separato dalla dichiarazione) comporta interessi e potenziali sanzioni pari all'1%-4% dell'importo dovuto.
Ulteriori letture
- Invio del pagamento completo (FPS) — guida dettagliata all'FPS
- Riepilogo dei pagamenti del datore di lavoro (EPS) — quando e come inviare un EPS
- Aggiornamenti degli anni precedenti (EYU) — correzione dei dati dell'anno precedente
- Allineamento dell'RTI con i periodi di paga — corrispondere le retribuzioni ai periodi fiscali HMRC
- Calendario delle date chiave della busta paga — tutte le scadenze RTI e di pagamento
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