What happens if I do not register for PAYE?

If you employ anyone (including yourself as a company director taking a salary) and fail to register for PAYE, you are breaking the law. HMRC can charge penalties, apply estimated tax charges, and pursue the unpaid tax and NI. You should register as soon as you know you will be employing someone, and ideally before the first payday.

Can I run PAYE myself or do I need an accountant?

You can run PAYE yourself using HMRC’s free Basic PAYE Tools software or commercial payroll software. Many small employers manage their own payroll successfully. However, if you have complex situations (multiple employees, statutory payments, benefits in kind), using an accountant or payroll bureau can save time and reduce errors.

What is the penalty for late RTI submissions?

HMRC charges monthly penalties for late FPS submissions: £100 for 1–9 employees, £200 for 10–49, £300 for 50–249, and £400 for 250 or more. The first late FPS in a tax year does not attract a penalty, but subsequent late submissions do. Late payment of PAYE incurs interest and potential penalties of 1%–4%.

Do I need to run PAYE if I only pay myself as a director?

Yes. If you take any salary from your company, you must register for PAYE and run payroll. This applies even if your salary is below the Personal Allowance or the NI Primary Threshold. The only exception is if you pay yourself solely through dividends and take no salary at all.

Come funziona il PAYE (obblighi del datore di lavoro)

Fatti chiave

I datori di lavoro devono registrarsi presso HMRC prima del primo giorno di paga.
L'imposta sul reddito e l'IN devono essere calcolate e dedotte ogni periodo di paga.
UN Invio del pagamento completo (FPS) deve essere inviato HMRC entro e non oltre ogni giorno di paga.
I pagamenti PAYE sono dovuti HMRC entro il 22 del mese successivo (elettronico).
I datori di lavoro devono conservare i registri delle buste paga per almeno 3 anni dopo la fine dell'anno fiscale.

Responsabilità PAYE del datore di lavoro

Se hai un dipendente nel Regno Unito, anche se sei tu stesso un amministratore, sei responsabile della gestione del PAYE. Ciò significa calcolare le detrazioni corrette, segnalarle HMRC in tempo reale e versare l'importo ogni mese.^[1]

Il sistema PAYE non è facoltativo. Ogni datore di lavoro è tenuto a rispettarlo, indipendentemente dalle sue dimensioni. Una società con un unico amministratore ha gli stessi obblighi fondamentali di una multinazionale.

Procedura dettagliata: esecuzione del PAYE

1. Registrati come datore di lavoro

È necessario registrarsi presso HMRC come datore di lavoro prima del primo giorno di paga. La registrazione può essere effettuata online e richiede fino a 5 giorni lavorativi. HMRC rilascerà un Employer PAYE Reference e un Accounts Office Reference.^[1]

2. Impostare il software per la gestione delle paghe

Hai bisogno di un software per la gestione delle paghe che possa calcolare le detrazioni e inviare le dichiarazioni dei redditi HMRC . Le opzioni includono:

Strumenti PAYE di base HMRC — gratuito, adatto fino a 10 dipendenti
Software per la gestione delle paghe commerciali — Sage , Xero, QuickBooks , BrightPay e altri
Ufficio paghe — esternalizzare a un contabile o a un fornitore specializzato

3. Raccogliere informazioni sui dipendenti

Per ogni nuovo dipendente hai bisogno di:

Nome completo, indirizzo e data di nascita
Numero di previdenza sociale
P45 dal loro precedente datore di lavoro o una checklist di avviamento compilata
Tipo di piano di prestito studentesco (se applicabile)

4. Calcolare le detrazioni per ogni periodo di paga

Ad ogni giorno di paga, il software calcola:^[2]

Deduzione	Come calcolato
Imposta sul reddito	In base al codice fiscale del dipendente e ai guadagni cumulativi nell'anno fiscale
Dipendente NI	8% sui guadagni tra PT (£ 242/settimana) e UEL (£ 967/settimana); 2% sopra UEL
Datore di lavoro NI	15% sui guadagni superiori alla soglia secondaria (£ 96/settimana)
Prestito studentesco	9% sui guadagni superiori alla soglia del piano (Piano 1: 26.900 £/anno, Piano 2: 29.385 £/anno)
Pensione	Quota dei contributi di iscrizione automatica a carico dei dipendenti (in genere il 5% dei guadagni qualificanti)

5. Emettere le buste paga

Ogni dipendente deve ricevere una busta paga dettagliata entro e non oltre il giorno di paga, che indichi la retribuzione lorda, tutte le detrazioni e la retribuzione netta. Da aprile 2019, la busta paga include anche il numero di ore lavorate (per i lavoratori con retribuzione oraria).

6. Segnalare HMRC tramite RTI

È necessario inviare una comunicazione di pagamento completo (FPS) HMRC entro e non oltre ogni giorno di paga. La FPS contiene i dettagli di retribuzione, tasse e contributi previdenziali di ciascun dipendente per quel periodo. Se è necessario segnalare rettifiche (richieste di indennità di disoccupazione, recuperi di pagamenti obbligatori o mesi di mancato pagamento), è necessario inviare anche un riepilogo dei pagamenti del datore di lavoro (EPS).^[3]

7. Pagare HMRC

L'importo totale dell'imposta sul reddito, dell'IN del dipendente e dell'IN del datore di lavoro che hai dedotto e calcolato deve essere pagato HMRC entro 22 del mese successivo (se si paga elettronicamente) o il 19° (se si paga con assegno).^[4]

Il tuo pagamento PAYE = Imposta sul reddito detratta + Contributo previdenziale del dipendente detratto + Contributo previdenziale del datore di lavoro − Indennità di lavoro − Recuperi di pagamenti obbligatori − Detrazioni CIS subite

Requisiti di conservazione dei registri

I datori di lavoro sono tenuti a conservare i registri delle buste paga per almeno 3 anni dopo la fine dell'anno fiscale a cui si riferiscono. I registri devono includere:^[2]

Stipendio lordo, detrazioni e stipendio netto per ciascun dipendente
Codici fiscali utilizzati e lettere di categoria NI
Copie di P45, P60 e liste di controllo di avviamento
Calcoli dei pagamenti obbligatori (SSP, SMP, ecc.)
Riconoscimenti di invio RTI

Errori comuni dei datori di lavoro

Non registrarsi prima del primo giorno di paga — ciò può innescare sanzioni e complicare la segnalazione RTI
Utilizzo del codice fiscale sbagliato — utilizzare sempre il codice fornito HMRC , non quello dell'anno scorso
Invii FPS tardivi — l'FPS deve intervenire il giorno della paga o prima, non dopo
Dimenticare il datore di lavoro NI — si tratta di un costo aggiuntivo rispetto alla retribuzione lorda, non prelevato dal dipendente
Non inviare un EPS per i mesi senza pagamento — HMRC presume che tu debba pagare le tasse e potrebbe addebitarti una penale

Mancia: Imposta un addebito diretto con HMRC per i tuoi pagamenti mensili PAYE. In questo modo non perderai mai una scadenza ed eviterai interessi di mora.

Domande frequenti

Cosa succede se non mi registro al PAYE?

Se assumi qualcuno (incluso te stesso come amministratore di un'azienda che percepisce uno stipendio) e non ti registri per il PAYE, stai violando la legge. HMRC può applicare sanzioni, applicare imposte stimate e perseguire le tasse e i contributi previdenziali non pagati. Dovresti registrarti non appena sai che assumerai qualcuno, idealmente prima del primo giorno di paga.

Posso gestire il PAYE da solo o ho bisogno di un commercialista?

È possibile gestire autonomamente il sistema PAYE utilizzando il software gratuito Basic PAYE Tools di HMRC o un software per la gestione delle paghe commerciale. Molti piccoli datori di lavoro gestiscono autonomamente le proprie buste paga con successo. Tuttavia, in situazioni complesse (dipendenti multipli, pagamenti obbligatori, benefit in natura), rivolgersi a un commercialista o a un ufficio paghe può far risparmiare tempo e ridurre gli errori.

Qual è la sanzione per le richieste RTI presentate in ritardo?

HMRC applica sanzioni mensili per i ritardi nella presentazione dell'FPS: 100 sterline per 1-9 dipendenti, 200 sterline per 10-49 dipendenti, 300 sterline per 50-249 dipendenti e 400 sterline per 250 o più dipendenti. Il primo ritardo nella presentazione dell'FPS in un anno fiscale non comporta alcuna sanzione, ma le successive presentazioni tardive sì. Il ritardo nel pagamento del PAYE comporta interessi e potenziali sanzioni dall'1% al 4%.

Devo pagare il PAYE se pago solo me stesso come direttore?

Sì. Se percepisci uno stipendio dalla tua azienda, devi registrarti al PAYE e gestire la busta paga. Questo vale anche se il tuo stipendio è inferiore alla Personal Allowance o alla soglia primaria dell'NI. L'unica eccezione è se ti retribuisci esclusivamente tramite dividendi e non percepisci alcuno stipendio.

Ulteriori letture

Registrazione come datore di lavoro — guida alla registrazione passo dopo passo
Invio del pagamento completo (FPS) — cosa includere e quando inviare
Riepilogo dei pagamenti del datore di lavoro (EPS) — richiesta di indennità e segnalazione di rettifiche
Numeri di riferimento PAYE — comprendere i riferimenti del tuo datore di lavoro e dell'ufficio contabilità
Lista di controllo di fine anno per la gestione delle buste paga — tutto quello che c'è da fare alla fine dell'anno fiscale

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Fonti

PAYE e buste paga per i datori di lavoro — GOV.UK
Esecuzione del libro paga — GOV.UK
Quali informazioni sulla busta paga segnalare HMRC — GOV.UK
Pagamento HMRC : PAYE — GOV.UK