Fatti chiave
- La checklist di avviamento ha sostituito il modulo P46 e viene utilizzata quando un il nuovo dipendente non ha P45.
- Il dipendente sceglie tra Affermazione A, B o C — ognuno di essi determina un codice fiscale iniziale diverso.
- L'affermazione A fornisce lo standard 1257L codice fiscale (cumulativo), la Dichiarazione B fornisce 1257L M1/W1, e l'istruzione C fornisce BR.
- Il datore di lavoro deve utilizzare le informazioni della checklist iniziale sul primo FPS inviato per quel dipendente.
- Se il dipendente non completa la checklist, il datore di lavoro deve utilizzare la 0T W1/M1 codice (nessun pagamento gratuito, non cumulabile).
Che cos'è una checklist iniziale?
Una checklist iniziale è un modulo che i nuovi dipendenti compilano quando entrano a far parte di un'azienda e non hanno un P45 da un precedente impiego. Raccoglie le informazioni necessarie al datore di lavoro per inserire il dipendente nel libro paga con il codice fiscale corretto.[1]
La checklist è necessaria in diverse situazioni comuni:
- È del dipendente primo lavoro
- Il dipendente ha hanno perso il loro P45 e non è possibile ottenere una sostituzione
- Il precedente datore di lavoro del dipendente ha non ancora rilasciato un P45
- Il dipendente proviene da un periodo di lavoro autonomo, disoccupazione o studio
Le tre affermazioni
Il fulcro della checklist iniziale è costituito da tre affermazioni. Il dipendente le legge una per una e spunta quella che meglio descrive la sua situazione:[1]
| Dichiarazione | Descrizione | Codice fiscale applicato |
|---|---|---|
| UN | "Questo è il mio primo lavoro dallo scorso 6 aprile e non ho ricevuto l'indennità di disoccupazione imponibile, l'indennità di occupazione e sostegno, l'indennità di invalidità imponibile, la pensione statale o la pensione professionale." | 1257L (cumulativo) |
| B | "Questo non è il mio primo lavoro dal 6 aprile scorso e non ricevo né una pensione statale né una pensione professionale. Dal 6 aprile ho un altro lavoro, ma non ho il P45." | 1257L W1/M1 (non cumulativo) |
| C | “Ho un altro lavoro o ricevo una pensione statale o una pensione professionale.” | BR (aliquota base, tutti i salari sono tassati al 20%) |
Punto chiave: L'estratto conto A assegna al dipendente l'intera indennità personale su base cumulativa, ideale per un vero e proprio primo impiego. L'estratto conto B assegna l'indennità ma su base non cumulativa (Settimana 1/Mese 1), evitando un rimborso eccessivo se il dipendente ha già utilizzato parte dell'indennità altrove. L'estratto conto C presuppone che l'indennità venga utilizzata in un altro impiego e tassa tutta la retribuzione all'aliquota base.
Informazioni sui prestiti agli studenti
La checklist iniziale chiede anche se il dipendente ha un prestito studentesco o post-laurea e, in caso affermativo, di quale tipo di piano. Questo è importante perché il datore di lavoro deve iniziare a effettuare detrazioni se il dipendente dichiara di avere un prestito, anche prima che HMRC invii una notifica formale di inizio SL1.[2]
I tipi di piano sono:
- Piano 1: Prestiti contratti prima di settembre 2012 (o prestiti scozzesi/irlandesi prima di settembre 2023)
- Piano 2: Prestiti contratti dopo settembre 2012 (Inghilterra e Galles)
- Piano 4: Prestiti studenteschi scozzesi da settembre 2023 in poi
- Piano 5: Prestiti da settembre 2023 in poi (Inghilterra e Galles)
- Prestito post-laurea: Prestiti post-laurea per master o dottorati
Cosa deve fare il datore di lavoro
Dopo aver ricevuto la checklist di avviamento compilata:[2]
- Applicare il codice fiscale corretto in base all'affermazione scelta (A, B o C)
- Impostare il registro delle buste paga senza precedenti dati relativi a stipendio o tasse (l'anno in corso inizia da zero)
- Nota eventuali prestiti studenteschi tipo di piano e inizio delle detrazioni dalla prima data di pagamento
- Invia il primo FPS con le informazioni della dichiarazione di avviamento (la dichiarazione utilizzata e l'indicatore "nuovo dipendente")
- Conservare la lista di controllo in archivio — HMRC potrebbe chiederne la visione durante un controllo di conformità
Cosa succede se il dipendente non completa la checklist?
Se un nuovo dipendente non completa la checklist iniziale, il datore di lavoro deve utilizzare la 0T W1/M1 codice fiscale. Questo non prevede alcuna detrazione personale e non è cumulabile, il che significa che il dipendente pagherà più tasse del necessario finché HMRC non emetterà un codice corretto.[1]
Mancia: Incoraggiate i nuovi assunti a compilare la checklist fin dal primo giorno. Eventuali ritardi potrebbero impedire al datore di lavoro di impostare il codice fiscale corretto e il dipendente potrebbe essere sovratassato. La maggior parte dei software per la gestione delle paghe include la checklist iniziale come parte del processo di inserimento dei nuovi dipendenti.
Quando arriva un P45 dopo la checklist di avviamento
Se in seguito il dipendente fornisce un P45 dal suo precedente datore di lavoro:
- Se è per il anno fiscale corrente e non è ancora stato utilizzato: il datore di lavoro può aggiornare la busta paga con il codice fiscale P45 e le cifre dell'anno in corso, ricalcolando l'imposta su base cumulativa
- Se proviene da un anno fiscale precedente — non può essere utilizzato; i dati annuali non sono rilevanti
- Se HMRC ha già emesso un Avviso di codifica P9 — utilizzare il codice HMRC anziché il codice P45
Domande frequenti
Cosa succede se il nuovo dipendente ha perso il suo P45?
Se il P45 è effettivamente smarrito e non può essere ottenuto dal precedente datore di lavoro, il nuovo datore di lavoro dovrebbe chiedere al dipendente di compilare una checklist iniziale. Il precedente datore di lavoro potrebbe essere in grado di rilasciare un duplicato del P45, ma non vi è alcun obbligo di farlo. Nel frattempo, la checklist iniziale garantisce che il nuovo dipendente sia tassato a partire dal primo giorno di paga.
Il datore di lavoro può effettuare la scelta della dichiarazione per conto del dipendente?
No. Il dipendente deve scegliere autonomamente la dichiarazione in base alle proprie circostanze personali. Il datore di lavoro deve spiegare il significato di ciascuna dichiarazione, ma non deve compilare il modulo per conto del dipendente né influenzarne la scelta. Il dipendente è responsabile dell'accuratezza delle informazioni.
Cosa succede dopo che HMRC ha elaborato le informazioni sull'avviamento?
Una volta che il datore di lavoro invia il primo FPS con le informazioni della checklist iniziale, HMRC esaminerà i dati del dipendente e rilascerà un codice fiscale appropriato tramite un avviso di codifica P9. Questo può essere lo stesso del codice iniziale o diverso. Il datore di lavoro deve applicare il nuovo codice a partire dalla data specificata HMRC , rettificando cumulativamente eventuali imposte dedotte in eccesso o in difetto.
La checklist di avviamento sostituisce la P46?
Sì. Il modulo P46 è stato abolito nell'aprile 2013 con l'introduzione dell'RTI. La checklist iniziale ha lo stesso scopo, ma è più semplice. A differenza del P46, la checklist iniziale non viene presentata HMRC come modulo separato: le informazioni sono incluse nel primo FPS per il nuovo dipendente.
Ulteriori letture
- Il processo P45 — come funzionano i P45 quando i dipendenti se ne vanno e si uniscono
- Come funzionano i codici fiscali — comprendere i codici fiscali assegnati tramite la checklist iniziale
- Codici fiscali di emergenza — quando i codici di avviamento comportano una tassazione di emergenza
- Detrazioni obbligatorie (tasse, contributi previdenziali, prestiti studenteschi) — detrazioni sui prestiti studenteschi per i nuovi iscritti
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