Fatos principais
- Os empregadores devem Registre-se junto à HMRC antes do primeiro dia de pagamento.
- O Imposto de Renda e a Contribuição para a Seguridade Social devem ser calculados e deduzidos. a cada período de pagamento.
- UM Envio do Pagamento Integral (FPS) Deve ser enviado ao HMRC até o dia de cada pagamento.
- Os pagamentos PAYE são devidos à HMRC até o 22 do mês seguinte (eletrônico).
- Os empregadores devem manter registros de folha de pagamento por pelo menos 3 anos após o término do ano fiscal.
Responsabilidades do empregador em relação ao PAYE (Imposto de Renda Retido na Fonte)
Se você emprega alguém no Reino Unido — mesmo que você mesmo seja diretor de uma empresa — é responsável pela operação do sistema PAYE (Pay As You Earn). Isso significa calcular as deduções corretas, reportá-las à HMRC Receita e Alfândega do Reino Unido) em tempo real e efetuar o pagamento mensal.[1]
O sistema PAYE não é opcional. Todos os empregadores devem cumpri-lo, independentemente do porte. Uma empresa com um único diretor tem as mesmas obrigações fundamentais que uma multinacional.
Passo a passo: Gerando o PAYE
1. Cadastre-se como empregador
Você deve se registrar como empregador junto à HMRC antes do seu primeiro dia de pagamento. O registro pode ser feito online e leva até 5 dias úteis. HMRC emitirá um Número de Referência PAYE do Empregador e um Número de Referência do Escritório de Contas.[1]
2. Configurar o software de folha de pagamento
Você precisa de um software de folha de pagamento que calcule as deduções e envie as declarações RTI para a HMRC . Algumas opções incluem:
- Ferramentas básicas de PAYE HMRC — Gratuito, adequado para até 10 funcionários
- Software comercial de folha de pagamento — Sage , Xero, QuickBooks , BrightPay e outros
- Departamento de folha de pagamento — terceirizar para um contador ou prestador de serviços especializado
3. Coletar informações sobre os funcionários
Para cada novo funcionário, você precisa de:
- Nome completo, endereço e data de nascimento.
- Número do Seguro Nacional
- Formulário P45 do empregador anterior ou uma lista de verificação de admissão preenchida.
- Tipo de plano de empréstimo estudantil (se aplicável)
4. Calcule as deduções em cada período de pagamento.
Em cada dia de pagamento, seu software calcula:[2]
| Dedução | Como é calculado |
|---|---|
| Imposto de Renda | Com base no código tributário do funcionário e nos rendimentos acumulados no ano fiscal. |
| NI do funcionário | 8% sobre os rendimentos entre PT (242 libras/semana) e UEL (967 libras/semana); 2% acima de UEL |
| Seguro Nacional do Empregador | 15% sobre os rendimentos acima do Limiar Secundário (96 libras/semana) |
| Empréstimo estudantil | 9% sobre os rendimentos acima do limite do plano (Plano 1: £26.900/ano, Plano 2: £29.385/ano) |
| Pensão | Contribuição do empregado para o plano de previdência complementar (normalmente 5% da remuneração elegível) |
5. Emitir recibos de pagamento
Todo funcionário deve receber um contracheque detalhado até o dia do pagamento, mostrando o salário bruto, todos os descontos e o salário líquido. Desde abril de 2019, isso inclui o número de horas trabalhadas (para trabalhadores horistas).
6. Reportar ao HMRC via RTI (Real Time Information - Informação em Tempo Real)
Você deve enviar uma Declaração de Pagamento Integral (FPS, na sigla em inglês) à HMRC até a data de pagamento de cada funcionário. A FPS contém detalhes do salário, impostos e contribuições para a Previdência Social (NI, na sigla em inglês) de cada funcionário referentes ao período. Caso precise informar ajustes (pedidos de Auxílio-Desemprego, recuperações de pagamentos obrigatórios ou meses sem pagamento), você também deverá enviar um Resumo de Pagamento do Empregador (EPS, na sigla em inglês).[3]
7. Pagar HMRC
O valor total do Imposto de Renda, da Contribuição Nacional do Empregado (NI) e da Contribuição Nacional do Empregador (NI) que você deduziu e calculou deve ser pago à HMRC até o 22 do mês seguinte (se o pagamento for feito eletronicamente) ou o 19º (se o pagamento for feito por cheque).[4]
Seu pagamento PAYE = Imposto de Renda retido na fonte + Contribuição Previdenciária do empregado retida na fonte + Contribuição Previdenciária do empregador − Abono de Emprego − Recuperações de pagamentos obrigatórios − Deduções do CIS (Construction Industry Scheme) sofridas
Requisitos de manutenção de registros
Os empregadores devem manter os registros da folha de pagamento por pelo menos 3 anos após o término do ano fiscal a que se referem. Os registros devem incluir:[2]
- Salário bruto, deduções e salário líquido de cada funcionário.
- Códigos fiscais utilizados e letras de categoria do NI (National Insurance).
- Cópias dos formulários P45, P60 e listas de verificação iniciais.
- Cálculos de pagamentos legais (SSP, SMP, etc.)
- Confirmações de envio de RTI
Erros comuns dos empregadores
- Não se registrar antes do primeiro dia de pagamento. — isso pode acarretar penalidades e complicar os relatórios de RTI (Lei do Direito à Informação).
- Utilizando o código tributário incorreto — Use sempre o código fornecido HMRC , não o código do ano passado.
- Submissões tardias de FPS — o FPS deve entrar em ação no dia do pagamento ou antes, não depois.
- Esquecer-se do INSS do empregador — Este é um custo adicional ao salário bruto, não descontado do salário do funcionário.
- Não enviar EPS para meses sem pagamento — HMRC presume que você deve impostos e pode cobrar uma multa.
Dica: Configure um débito automático junto à HMRC para seus pagamentos mensais de PAYE. Isso garante que você nunca perca um prazo e evita juros por atraso no pagamento.
Perguntas frequentes
O que acontece se eu não me cadastrar no sistema PAYE?
Se você emprega alguém (incluindo você mesmo como diretor de empresa com salário) e não se cadastra no sistema PAYE, está infringindo a lei. HMRC pode aplicar multas, calcular o imposto estimado e cobrar o imposto e a contribuição previdenciária não pagos. Você deve se cadastrar assim que souber que vai empregar alguém e, idealmente, antes do primeiro pagamento.
Posso gerenciar meu próprio imposto de renda retido na fonte (PAYE) ou preciso de um contador?
Você pode gerenciar seu próprio sistema de folha de pagamento usando o software gratuito Basic PAYE Tools da HMRC ou um software comercial. Muitos pequenos empregadores gerenciam sua própria folha de pagamento com sucesso. No entanto, se você tiver situações complexas (vários funcionários, pagamentos obrigatórios, benefícios em espécie), contratar um contador ou uma empresa especializada em folha de pagamento pode economizar tempo e reduzir erros.
Qual é a penalidade por atraso na entrega de pedidos de acesso à informação?
HMRC cobra multas mensais por atraso na entrega da Declaração de Pagamento de Salários (FPS): £100 para 1 a 9 funcionários, £200 para 10 a 49, £300 para 50 a 249 e £400 para 250 ou mais. O primeiro atraso na entrega da FPS em um ano fiscal não acarreta multa, mas atrasos subsequentes sim. O atraso no pagamento do Imposto de Renda Retido na Fonte (PAYE) incorre em juros e possíveis multas de 1% a 4%.
Preciso usar o sistema PAYE se eu só me pagar como diretor?
Sim. Se você recebe salário da sua empresa, precisa se cadastrar no sistema PAYE (Pay As You Earn) e processar a folha de pagamento. Isso se aplica mesmo que seu salário seja inferior ao Limite de Isenção Pessoal ou ao Limite Primário de Contribuição para a Previdência Social. A única exceção é se você se remunera exclusivamente por meio de dividendos e não recebe salário.
Leitura complementar
- Cadastro como Empregador — guia de inscrição passo a passo
- Envio do Pagamento Integral (FPS) — o que incluir e quando enviar
- Resumo de Pagamento do Empregador (EPS) — reivindicar subsídios e comunicar ajustes
- Números de referência PAYE — entendendo as referências do seu empregador e do departamento de contabilidade
- Lista de verificação para o final do ano da folha de pagamento — tudo o que precisa ser feito no final do ano fiscal
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