Fatos principais
- A lista de verificação inicial substituiu o formulário P46 e é usada quando um O novo funcionário não possui o formulário P45..
- O funcionário escolhe entre Declaração A, B ou C — cada um resulta em um código tributário inicial diferente.
- A declaração A fornece o padrão 1257L código tributário (cumulativo), Declaração B fornece 1257L M1/W1e a declaração C fornece BR.
- O empregador deve utilizar as informações da lista de verificação inicial no primeiro FPS Submetido em nome desse funcionário.
- Se o funcionário não preencher a lista de verificação, o empregador deverá usar o 0T W1/M1 código (sem pagamento gratuito, não cumulativo).
O que é uma lista de verificação inicial?
Uma lista de verificação inicial é um formulário que os novos funcionários preenchem ao ingressarem em uma empresa e não possuírem um formulário P45 de um emprego anterior. Ela coleta as informações necessárias para que o empregador cadastre o funcionário na folha de pagamento com o código tributário correto.[1]
A lista de verificação é necessária em diversas situações comuns:
- É do funcionário primeiro emprego
- O funcionário tem perderam o P45 e não consigo obter um substituto.
- O empregador anterior do funcionário tem ainda não foi emitido um P45
- O funcionário vem de um período de trabalho por conta própria, desemprego ou estudo
As Três Declarações
A essência da lista de verificação inicial consiste em três afirmações. O funcionário lê cada uma delas e marca aquela que melhor descreve sua situação:[1]
| Declaração | Descrição | Código Tributário Aplicado |
|---|---|---|
| UM | “Este é meu primeiro emprego desde 6 de abril e não tenho recebido o Auxílio-Desemprego tributável, o Auxílio-Emprego e Apoio, o Benefício por Incapacidade tributável, a aposentadoria estatal ou a aposentadoria ocupacional.” | 1257L (cumulativo) |
| B | “Este não é meu primeiro emprego desde 6 de abril e não recebo aposentadoria estatal nem aposentadoria por invalidez. Desde 6 de abril, tenho outro emprego, mas não tenho o formulário P45.” | 1257L W1/M1 (não cumulativo) |
| C | “Tenho outro emprego ou recebo uma pensão estatal ou uma pensão profissional.” | BR (alíquota básica, todos os salários tributados em 20%) |
Ponto-chave: A Declaração A concede ao funcionário o valor total do Abono Pessoal de forma cumulativa — ideal para um primeiro emprego genuíno. A Declaração B concede o abono, mas de forma não cumulativa (Semana 1/Mês 1), evitando reembolsos em excesso caso o funcionário já tenha utilizado parte do abono em outro emprego. A Declaração C pressupõe que o abono seja utilizado em outro emprego e que todos os impostos sejam pagos à taxa básica.
Informações sobre empréstimos estudantis
A lista de verificação inicial também pergunta se o funcionário possui um empréstimo estudantil ou de pós-graduação e, em caso afirmativo, qual o tipo de plano. Isso é importante porque o empregador deve começar a fazer deduções se o funcionário indicar que possui um empréstimo, mesmo antes de HMRC enviar um aviso formal de início de SL1.[2]
Os tipos de planos são:
- Plano 1: Empréstimos contraídos antes de setembro de 2012 (ou empréstimos escoceses/da Irlanda do Norte antes de setembro de 2023)
- Plano 2: Empréstimos contraídos após setembro de 2012 (Inglaterra e País de Gales)
- Plano 4: Empréstimos estudantis escoceses a partir de setembro de 2023
- Plano 5: Empréstimos a partir de setembro de 2023 (Inglaterra e País de Gales)
- Empréstimo para pós-graduação: Empréstimos para mestrado ou doutorado
O que o empregador deve fazer
Após receber a lista de verificação inicial preenchida:[2]
- Aplique o código tributário correto. com base na afirmação escolhida (A, B ou C)
- Configure o registro da folha de pagamento. Sem histórico de salários ou impostos (o acumulado do ano começa em zero).
- Observe qualquer empréstimo estudantil. tipo de plano e início dos descontos a partir da data do primeiro pagamento
- Envie o primeiro FPS com as informações da declaração inicial (a declaração utilizada e o indicador de “novo funcionário”)
- Guarde a lista de verificação. — HMRC pode solicitar a apresentação deste documento durante uma verificação de conformidade.
E se o funcionário não preencher a lista de verificação?
Se um novo funcionário não concluir a lista de verificação de admissão, o empregador deverá usar o 0T W1/M1 Código tributário. Este código não prevê isenção fiscal pessoal e opera em regime não cumulativo, o que significa que o funcionário pagará mais impostos do que o necessário até que HMRC emita um código correto.[1]
Dica: Incentive os novos funcionários a preencherem a lista de verificação no primeiro dia de trabalho. Atrasos significam que o empregador não poderá configurar o código tributário correto e o funcionário poderá pagar impostos em excesso. A maioria dos softwares de folha de pagamento inclui a lista de verificação inicial como parte do processo de cadastro de novos funcionários.
Quando um P45 chega após a lista de verificação inicial
Se o funcionário posteriormente apresentar um formulário P45 de seu empregador anterior:
- Se for para o ano fiscal atual e ainda não foi utilizado — o empregador pode atualizar a folha de pagamento com o código fiscal P45 e os valores acumulados do ano, recalculando o imposto de forma cumulativa.
- Se for de um ano fiscal anterior — não pode ser utilizado; os números acumulados do ano não são relevantes.
- Se HMRC já tiver emitido um Aviso de codificação P9 — use o código HMRC em vez do código P45
Perguntas frequentes
E se o novo funcionário tiver perdido o seu P45?
Caso o formulário P45 tenha sido realmente perdido e não possa ser obtido do empregador anterior, o novo empregador deve solicitar ao funcionário que preencha uma lista de verificação inicial. O empregador anterior pode emitir uma segunda via do P45, mas não é obrigado a fazê-lo. Enquanto isso, a lista de verificação inicial garante que o novo funcionário seja tributado desde o primeiro pagamento.
O empregador pode escolher a declaração em nome do funcionário?
Não. O funcionário deve escolher a declaração por si próprio, com base nas suas circunstâncias pessoais. O empregador deve explicar o significado de cada declaração, mas não deve preencher o formulário em nome do funcionário nem influenciar a sua escolha. O funcionário é responsável pela exatidão das informações.
O que acontece depois que HMRC processa as informações iniciais?
Assim que o empregador submeter o primeiro FPS com as informações da lista de verificação inicial, HMRC analisará os registros do funcionário e emitirá um código tributário adequado por meio de um aviso de codificação P9. Este código pode ser o mesmo que o código inicial ou pode ser diferente. O empregador deve aplicar o novo código a partir da data especificada pela HMRC , ajustando cumulativamente qualquer imposto retido a maior ou a menor.
A lista de verificação inicial substitui o P46?
Sim. O formulário P46 foi abolido em abril de 2013, quando o RTI (Real Time Information - Informação em Tempo Real) foi introduzido. A lista de verificação inicial tem a mesma finalidade, mas é mais simples. Ao contrário do P46, a lista de verificação inicial não é enviada à HMRC Receita e Alfândega do Reino Unido) como um formulário separado — as informações são incluídas no primeiro FPS (Formulário de Informações de Pessoal) do novo funcionário.
Leitura complementar
- O Processo P45 — Como funcionam os formulários P45 quando os funcionários saem e entram em outras empresas
- Como funcionam os códigos tributários — compreender os códigos fiscais atribuídos através da lista de verificação inicial
- Códigos de Impostos de Emergência — quando os códigos de partida resultam em tributação emergencial
- Deduções legais (imposto de renda, contribuição previdenciária, empréstimo estudantil) — deduções de empréstimos estudantis para novos funcionários
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