How do I calculate pro-rata pay for a partial month?

Divide the annual salary by 12 to get the monthly rate, then divide by the number of calendar days (or working days, depending on your contract/policy) in the month and multiply by the days worked. For example, if the monthly salary is £3,000 and the employee leaves on 15 April (out of 30 days), the pro-rata pay is £3,000 ÷ 30 × 15 = £1,500.

Can I deduct pay for holiday taken but not yet accrued?

Only if the employment contract specifically allows it. If the contract includes a “clawback” clause, you can deduct the cost of holiday taken in excess of the pro-rata entitlement from the final pay. Without such a clause, you cannot make the deduction. It is good practice to include this provision in all employment contracts.

Is payment in lieu of notice (PILON) taxable?

If the employment contract includes a PILON clause, the payment is taxable as earnings and subject to Income Tax and NI in the normal way. If there is no PILON clause and the employer chooses to pay in lieu, the payment is treated as damages for breach of contract and the first £30,000 may be tax-free (as a termination payment). The tax treatment depends on the specific contractual terms.

What about outstanding expenses or loans?

Any expenses the employee has incurred on behalf of the business should be reimbursed in the final pay. Conversely, if the employee owes the employer money (e.g. an outstanding salary advance or season ticket loan), the employer can deduct it from the final pay only if the employment contract permits this or the employee gives written consent.

Calcul du solde de tout compte (départs)

Faits clés

Le solde de tout compte doit inclure salaire au prorata pour les jours travaillés durant la dernière période de paie.
Les congés acquis mais non pris doivent être payés comme un acompte. indemnité de congés payés somme forfaitaire (sauf stipulation contraire dans le contrat).
Si l'employé effectue son préavis, il reçoit salaire normal; le paiement tenant lieu de préavis (PILON) peut être imposable.
Indemnité légale de licenciement jusqu'à £30,000 Elle est exonérée d'impôt, mais les indemnités de licenciement contractuelles supérieures à ce montant sont imposables.
Le dernier bulletin de paie et P45 Elle devrait être émise dès que le salaire final aura été calculé.

Calcul du solde de tout compte pour les employés quittant l'entreprise

Lorsqu'un salarié quitte l'entreprise (démission, licenciement économique, retraite ou rupture conventionnelle), l'employeur doit calculer et verser l'intégralité des sommes qui lui sont dues. Le respect de cette obligation protège l'employeur contre les litiges et garantit l'exactitude des informations figurant sur le formulaire P45.^[1]

Éléments du salaire final

Le salaire final comprend généralement plusieurs éléments :

Composant	Description	Traitement fiscal/de sécurité sociale
Salaire au prorata	Rémunération des jours travaillés au cours de la dernière période de paie	Retenue à la source normale (imposable, soumise aux cotisations sociales)
Indemnités de congés payés accumulées	Paiement pour les congés non pris	PAYE normal
préavis de paiement (travail effectué)	Rémunération normale pendant la période de préavis	PAYE normal
PILON (contractuel)	Paiement tenant lieu de préavis en vertu d'une clause contractuelle	PAYE normal
PILON (non contractuel)	clause de paiement tenant lieu de préavis sans contrat	Imposable en tant qu’« indemnité de départ pertinente » selon des règles spéciales
Indemnité légale de licenciement	Calculé selon la formule légale (âge, ancienneté, salaire hebdomadaire)	Exonéré d'impôt (jusqu'au montant légal)
Redondance contractuelle/améliorée	Tout montant supérieur à l'indemnité légale de licenciement	Les premiers 30 000 £ sont exonérés d’impôt (cumulés avec les abattements légaux), le surplus est imposable.
Primes/commissions exceptionnelles	Rémunération liée à la performance acquise mais non versée	PAYE normal

Calcul du salaire au prorata

Si un employé quitte l'entreprise en cours de période de paie, vous devez calculer le salaire au prorata. Il existe deux méthodes courantes :

Méthode du jour calendaire : Salaire annuel ÷ 365 (ou 366 en année bissextile) × nombre de jours calendaires de la période
Méthode du jour ouvrable : Salaire annuel ÷ nombre total de jours travaillés dans l'année × nombre de jours travaillés dans la période

La méthode utilisée doit être précisée dans le contrat de travail ou le règlement intérieur de l'entreprise. Il convient d'appliquer la même méthode à tous les employés afin d'éviter toute accusation de discrimination.

Indemnités de congés payés accumulées

Les salariés ont droit au paiement des congés payés acquis mais non encore pris au moment de leur départ. Le minimum légal est de 28 jours (jours fériés inclus) par année complète. Pour le calculer :^[2]

Calculer le droit au prorata : (28 jours ÷ 12) × mois complets = droit acquis
Soustraire les jours fériés déjà pris : droits acquis − jours pris = jours dus
Calculer le taux journalier : salaire annuel ÷ 260 (ou jours de travail effectifs)
Multiplier: taux journalier × nombre de jours dus = indemnité de congés payés

Point clé : Si un salarié a pris plus de congés payés qu'il n'en a acquis, l'employeur ne peut déduire le trop-perçu du solde de tout compte que si le contrat de travail contient une clause de récupération. En l'absence d'une telle clause, l'employeur ne peut récupérer les congés payés en trop.

Préavis de paiement

La durée du préavis du salarié est déterminée par son contrat (ou par le minimum légal si le contrat ne prévoit rien de tel) :

Préavis légal minimal (l'employeur donne le préavis) : 1 semaine par année complète de service, jusqu'à un maximum de 12 semaines
Préavis légal minimal (démission d'un employé) : 1 semaine (quelle que soit la durée du service, sauf si le contrat prévoit une durée supérieure)

Si le salarié effectue son préavis, il perçoit sa rémunération habituelle. Si l'employeur opte pour une indemnité compensatrice de préavis, le traitement fiscal dépend de la présence ou non d'une clause d'indemnité compensatrice de préavis dans le contrat.

Indemnité de licenciement

Si le salarié est licencié après 2 ans ou plus d'ancienneté, il a droit à l'indemnité légale de licenciement :^[3]

La moitié du salaire hebdomadaire pour chaque année complète de service pour les personnes âgées de moins de 22 ans
Une semaine de salaire pour chaque année complète de service, de 22 à 40 ans
Une semaine et demie de salaire pour chaque année complète de service à partir de 41 ans

Le salaire hebdomadaire est plafonné à £751 (2026/27) et la durée maximale de service prise en compte est de 20 ans. L'indemnité légale de licenciement est toujours exonérée d'impôt. Tout versement supplémentaire à titre gracieux ou indemnité contractuelle de licenciement est exonéré d'impôt jusqu'à un montant total cumulé de £30,000 (y compris la part légale) ; les montants supérieurs à 30 000 £ sont soumis à l'impôt sur le revenu et, à partir d'avril 2020, aux cotisations patronales de sécurité sociale.

Conseil: Si possible, traitez le solde de tout compte via votre système de paie habituel. Cela garantit l'exactitude des calculs de retenue à la source (impôt cumulé, cotisations sociales, prêts étudiants) et la transmission correcte de la déclaration fiscale. Évitez les paiements manuels en dehors du système de paie, car cela peut engendrer des erreurs de déclaration.

Étapes finales

Après avoir calculé et payé le montant final :

Émettez le bulletin de paie final affichant tous les éléments du salaire final
Soumettez le FPS à HMRC avec la date de départ et les chiffres finaux cumulés depuis le début de l'année
Générer et émettre le P45 (Parties 1A, 2 et 3 à l'attention de l'employé)
Annulation de toutes les déductions en cours (AEO, dons sur salaire, etc.) et informer les parties concernées
Mise à jour des dossiers de pension — informer l'organisme de retraite du départ de l'employé

Foire aux questions

Comment calculer le salaire au prorata pour un mois incomplet ?

Pour obtenir le salaire mensuel, divisez le salaire annuel par 12, puis divisez-le par le nombre de jours calendaires (ou ouvrés, selon votre contrat/politique) du mois et multipliez le résultat par le nombre de jours travaillés. Par exemple, si le salaire mensuel est de 3 000 £ et que l’employé quitte l’entreprise le 15 avril (sur 30 jours), le montant au prorata est de 3 000 £ ÷ 30 × 15 = 1 500 £.

Puis-je déduire de mon salaire les congés pris mais non encore acquis ?

Uniquement si le contrat de travail le prévoit expressément. Si le contrat comporte une clause de récupération, vous pouvez déduire du solde de tout compte le coût des congés pris au-delà du droit au prorata. En l'absence d'une telle clause, cette déduction est impossible. Il est recommandé d'inclure cette disposition dans tous les contrats de travail.

L’indemnité compensatrice de préavis (PILON) est-elle imposable ?

Si le contrat de travail comporte une clause d'indemnité compensatoire, le versement est imposable comme un revenu et soumis à l'impôt sur le revenu et aux cotisations sociales de manière classique. En l'absence de clause d'indemnité compensatoire, si l'employeur choisit de verser une telle indemnité, celle-ci est considérée comme une indemnité pour rupture de contrat et les premiers 30 000 £ peuvent être exonérés d'impôt (à titre d'indemnité de rupture). Le traitement fiscal dépend des termes contractuels spécifiques.

Qu’en est-il des dépenses ou des prêts en cours ?

Les frais engagés par le salarié pour le compte de l'entreprise doivent être remboursés sur son solde de tout compte. En revanche, si le salarié doit de l'argent à son employeur (par exemple, une avance sur salaire impayée ou un prêt pour un abonnement de transport), ce dernier ne peut le déduire du solde de tout compte que si le contrat de travail le prévoit ou si le salarié y consent par écrit.

Pour en savoir plus

Le processus P45 — l’émission du formulaire P45 après le calcul du solde de tout compte
Déductions légales (impôts, cotisations sociales, prêt étudiant) — comment les déductions s'appliquent au salaire final
Exigences légales relatives aux bulletins de paie — s’assurer que le bulletin de paie final respecte les normes légales
Saisie des ordres de paiement — Gestion des AEO lors du départ d'un employé

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Sources

Gestion de la paie : départs d'employés — GOV.UK
Droit aux congés : calculer les congés — GOV.UK
Licenciement : vos droits — GOV.UK