What if the new employee has lost their P45?

If the P45 is genuinely lost and cannot be obtained from the previous employer, the new employer should ask the employee to complete a starter checklist instead. The previous employer may be able to issue a duplicate P45, but there is no obligation to do so. In the meantime, the starter checklist ensures the new employee is taxed from their first payday.

Can the employer make the statement choice on behalf of the employee?

No. The employee must choose the statement themselves based on their personal circumstances. The employer should explain what each statement means but must not complete the form on the employee’s behalf or influence their choice. The employee is responsible for the accuracy of the information.

What happens after HMRC processes the starter information?

Once the employer submits the first FPS with the starter checklist information, HMRC will review the employee’s records and issue a proper tax code via a P9 coding notice. This may be the same as the starter code or it may be different. The employer must apply the new code from the date specified by HMRC, adjusting any over- or under-deducted tax cumulatively.

Does the starter checklist replace the P46?

Yes. The P46 form was abolished in April 2013 when RTI was introduced. The starter checklist serves the same purpose but is simpler. Unlike the P46, the starter checklist is not submitted to HMRC as a separate form — the information is included in the first FPS for the new employee.

Listes de vérification pour les nouveaux employés (Nouvel employé sans P45)

Faits clés

La liste de contrôle initiale a remplacé le formulaire P46 et est utilisée lorsqu'un Le nouvel employé n'a pas de P45..
L'employé choisit parmi Énoncé A, B ou C — chacun donne lieu à un code fiscal de départ différent.
L'énoncé A donne la norme 1257L code fiscal (cumulatif), relevé B donne 1257L M1/W1et l'énoncé C donne BR.
L'employeur doit utiliser les informations de la liste de contrôle de démarrage sur le premier FPS soumis pour cet employé.
Si l'employé ne remplit pas la liste de contrôle, l'employeur doit utiliser le 0T W1/M1 code (pas de paiement gratuit, non cumulatif).

Qu'est-ce qu'une liste de contrôle pour débutants ?

La liste de contrôle d'embauche est un formulaire que les nouveaux employés remplissent lorsqu'ils rejoignent une entreprise et ne possèdent pas de certificat de paie (P45) d'un emploi précédent. Elle permet de recueillir les informations nécessaires à l'employeur pour inscrire l'employé sur la liste de paie avec le code fiscal approprié.^[1]

Cette liste de contrôle est nécessaire dans plusieurs situations courantes :

Il appartient à l'employé premier emploi
L'employé a ont perdu leur P45 et ne peut pas obtenir de remplaçant
L'ancien employeur de l'employé a pas encore émis de P45
L'employé revient d'une période de travail indépendant, chômage ou études

Les trois déclarations

L'élément central de la liste de contrôle initiale est constitué de trois affirmations. L'employé lit chacune d'elles et coche celle qui décrit le mieux sa situation :^[1]

Déclaration	Description	Code fiscal appliqué
UN	« C’est mon premier emploi depuis le 6 avril dernier et je ne perçois aucune allocation de recherche d’emploi imposable, aucune allocation d’emploi et de soutien, aucune allocation d’invalidité imposable, aucune pension d’État ni aucune pension professionnelle. »	1257L (cumulatif)
B	« Ce n'est pas mon premier emploi depuis le 6 avril dernier et je ne perçois ni pension d'État ni pension professionnelle. Depuis le 6 avril, j'ai occupé un autre emploi, mais je n'ai pas reçu de certificat de travail (P45). »	1257L W1/M1 (non cumulatif)
C	« J’ai un autre emploi ou je perçois une pension d’État ou une pension professionnelle. »	BR (taux de base, tous les salaires sont imposés à 20%)

Point clé : L'option A accorde au salarié l'intégralité de l'abattement personnel de manière cumulative — idéale pour un premier emploi. L'option B accorde l'abattement, mais de manière non cumulative (semaine 1/mois 1), évitant ainsi un trop-perçu si le salarié a déjà utilisé une partie de l'abattement ailleurs. L'option C suppose que l'abattement est utilisé dans le cadre d'un autre emploi et impose l'intégralité du salaire au taux de base.

Informations sur les prêts étudiants

Le questionnaire initial demande également si le salarié a un prêt étudiant ou un prêt pour des études supérieures, et le cas échéant, de quel type de prêt il s'agit. Cette information est importante car l'employeur doit commencer à effectuer les retenues si le salarié déclare avoir un prêt, avant même que HMRC n'envoie l'avis de début d'emploi officiel (formulaire SL1).^[2]

Les types de plans sont :

Plan 1 : Prêts contractés avant septembre 2012 (ou prêts écossais/irlandais contractés avant septembre 2023)
Plan 2 : Prêts contractés après septembre 2012 (Angleterre et Pays de Galles)
Plan 4 : Prêts étudiants écossais à partir de septembre 2023
Plan 5 : Prêts à compter de septembre 2023 (Angleterre et Pays de Galles)
Prêt pour études supérieures : Prêts pour les études de master ou de doctorat

Ce que l'employeur doit faire

Après avoir reçu la liste de contrôle de démarrage complétée :^[2]

Appliquer le code fiscal approprié en fonction de l'énoncé choisi (A, B ou C)
Configurer le registre de paie sans données antérieures sur la rémunération ou les impôts (le cumul annuel commence à zéro)
Veuillez noter tout prêt étudiant. type de régime et début des déductions à compter de la première date de paie
Soumettez le premier FPS avec les informations de déclaration du nouvel employé (la déclaration utilisée et l'indicateur « nouvel employé »)
Conservez la liste de contrôle dans vos archives. — HMRC peut demander à le voir lors d'un contrôle de conformité

Que se passe-t-il si l'employé ne remplit pas la liste de contrôle ?

Si un nouvel employé ne remplit pas la liste de vérification initiale, l'employeur doit utiliser le 0T W1/M1 Ce code fiscal ne prévoit aucun abattement personnel et fonctionne de manière non cumulative, ce qui signifie que le salarié paiera plus d'impôts que nécessaire jusqu'à ce que HMRC lui attribue un code correct.^[1]

Conseil: Encouragez les nouveaux employés à remplir la liste de vérification dès leur premier jour. Tout retard empêche l'employeur de configurer correctement le code fiscal et peut entraîner une surimposition de l'employé. La plupart des logiciels de paie intègrent cette liste de vérification lors de la création du compte d'un nouvel employé.

Quand un P45 arrive après la liste de vérification du débutant

Si l'employé fournit ultérieurement un formulaire P45 de son ancien employeur :

Si c'est pour le année fiscale en cours et n'a pas encore été utilisé, l'employeur peut mettre à jour la paie avec le code fiscal P45 et les chiffres cumulatifs de l'année, recalculant l'impôt de manière cumulative.
Si cela provient d'un année fiscale précédente — il ne peut être utilisé ; les chiffres cumulatifs depuis le début de l’année ne sont pas pertinents.
Si HMRC a déjà émis un Avis de codage P9 — utilisez le code HMRC plutôt que le code P45

Foire aux questions

Que se passe-t-il si le nouvel employé a perdu son formulaire P45 ?

Si le formulaire P45 est réellement perdu et ne peut être obtenu auprès de l'ancien employeur, le nouvel employeur doit demander au salarié de remplir une liste de contrôle d'embauche. L'ancien employeur peut éventuellement fournir un duplicata du formulaire P45, mais n'y est pas tenu. En attendant, la liste de contrôle d'embauche garantit que le nouveau salarié est imposé dès son premier jour de paie.

L'employeur peut-il faire ce choix au nom de l'employé ?

Non. Le salarié doit choisir lui-même la déclaration en fonction de sa situation personnelle. L'employeur doit expliquer la signification de chaque déclaration, mais ne doit ni remplir le formulaire à la place du salarié ni influencer son choix. Le salarié est responsable de l'exactitude des informations fournies.

Que se passe-t-il une fois que HMRC a traité les informations du demandeur ?

Une fois que l'employeur aura soumis la première déclaration fiscale (FPS) contenant les informations de la liste de contrôle d'embauche, HMRC examinera le dossier du salarié et lui attribuera un code fiscal approprié via un avis de codage P9. Ce code peut être identique ou différent du code d'embauche. L'employeur devra appliquer ce nouveau code à compter de la date indiquée par HMRC , en ajustant cumulativement tout impôt prélevé en trop ou en moins.

La liste de contrôle de démarrage remplace-t-elle le formulaire P46 ?

Oui. Le formulaire P46 a été supprimé en avril 2013 lors de la mise en place du système RTI. La liste de contrôle d'embauche remplit la même fonction, mais elle est plus simple. Contrairement au formulaire P46, cette liste n'est pas transmise à HMRC comme un formulaire séparé ; les informations sont incluses dans la première déclaration FPS du nouvel employé.

Pour en savoir plus

Le processus P45 — Comment fonctionnent les formulaires P45 lorsque des employés quittent l'entreprise et en rejoignent une autre
Comment fonctionnent les codes fiscaux — comprendre les codes fiscaux attribués par la liste de contrôle de démarrage
Codes fiscaux d'urgence — lorsque les codes de démarrage entraînent une taxation d'urgence
Déductions légales (impôts, cotisations sociales, prêt étudiant) — Déductions de prêts étudiants pour les nouveaux employés

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Sources

Liste de vérification pour les nouveaux employés — HMRC
Gestion de la paie : nouveaux employés — GOV.UK
PAYE et gestion de la paie pour les employeurs — GOV.UK