Faits clés
- Registre avant votre premier jour de paie — jusqu’à 5 jours ouvrables avant la date à laquelle vous devez effectuer la paie.
- L'inscription se fait en ligne via le Inscription des employeurs auprès du gouvernement britannique service.
- HMRC vous enverra un Référence PAYE de l'employeur et un Référence du service comptable.
- Vous devez vous inscrire même si vous n'êtes qu'un employeur. une personne (y compris vous-même en tant que réalisateur).
- Il y a sans frais s'inscrire au système PAYE.
Quand devez-vous vous inscrire ?
Vous devez vous inscrire comme employeur auprès HMRC si vous prévoyez de payer l'un des éléments suivants :[1]
- Un employé (à temps plein, à temps partiel ou occasionnel) payé 96 £ ou plus par semaine (le seuil secondaire d'Irlande du Nord pour 2026/27)
- Vous-même, un salaire de directeur d'entreprise
- Un sous-traitant relevant du régime de l'industrie de la construction (CIS)
- Tout travailleur dont vous devez déduire les remboursements de prêts étudiants
- Dépenses ou avantages sociaux devant être déclarés via la paie
L'inscription doit être complétée avant votre premier jour de paieVeuillez prévoir jusqu'à 5 jours ouvrables pour que HMRC traite votre demande et vous envoie vos numéros de référence.
Comment s'inscrire : étape par étape
Étape 1 : Rassemblez vos informations
Avant de commencer, vous aurez besoin de :[3]
- Nom de votre entreprise et adresse commerciale
- Votre numéro d'immatriculation d'entreprise (si vous êtes une société à responsabilité limitée) ou UTR (si vous êtes travailleur indépendant)
- La date de votre premier jour de paie
- Le nombre d'employés que vous prévoyez d'avoir
- Détails concernant les administrateurs
Étape 2 : S'inscrire en ligne
Allez à gov.uk/register-employer Suivez ensuite la procédure d'inscription. Vous aurez besoin d'un compte Portail gouvernemental ; si vous n'en possédez pas, vous pourrez en créer un lors de votre inscription.[1]
Étape 3 : Recevez vos références
HMRC vous enverra deux références importantes par courrier :
| Référence | Format | Utilisé pour |
|---|---|---|
| Référence PAYE de l'employeur | 123/AB45678 | Identification de votre régime de retenue à la source (PAYE) dans les déclarations RTI, sur les formulaires P45 et P60, et dans la correspondance. |
| Référence du service comptable | 123PA00012345 | Effectuer les paiements PAYE à HMRC |
Étape 4 : Configurer le logiciel de paie
Une fois vos références obtenues, saisissez-les dans votre logiciel de paie. Vous pouvez utiliser :
- Outils de base PAYE HMRC — Logiciel gratuit pour les employeurs comptant jusqu'à 10 employés
- Logiciel commercial — Sage , Xero, QuickBooks , FreeAgent, BrightPay, Moneysoft et bien d'autres
- Un cabinet de paie ou un comptable — ils gèrent la paie pour votre compte
Étape 5 : Ajoutez vos employés
Configurez chaque employé dans votre logiciel de paie en utilisant ses informations personnelles, son numéro NI, son code fiscal (figurant sur son P45 ou sur la notification HMRC ) et sa date de début.
Conseil: Si vous créez une nouvelle société à responsabilité limitée et que vous savez que vous aurez besoin du système PAYE, vous pouvez vous enregistrer en tant qu'employeur en même temps que vous constituez votre société via le service d'enregistrement conjoint de Companies House et HMRC .
Scénarios où l'inscription est requise
| Scénario | S'inscrire au système PAYE ? |
|---|---|
| Directeur d'une société à responsabilité limitée percevant un salaire de 12 570 £ par an | Oui |
| Directeur de société à responsabilité limitée percevant uniquement des dividendes, sans salaire | Non |
| Embaucher votre premier employé à temps partiel à 200 £/semaine | Oui |
| Un travailleur indépendant embauche un travailleur occasionnel pour une journée. | Oui (si vous les payez) |
| Recourir uniquement à des travailleurs indépendants | Non (mais vérifiez attentivement la situation professionnelle). |
| Organisme de bienfaisance faisant appel uniquement à des bénévoles non rémunérés | Non |
Que se passe-t-il après l'inscription ?
Une fois inscrit, vous devez :[2]
- Effectuer le traitement de la paie à chaque date de versement, en calculant l'impôt sur le revenu et les cotisations sociales.
- Soumettez une déclaration de paiement intégral (FPS) à HMRC au plus tard le jour de paie.
- Versez les retenues à HMRC avant le 22 du mois suivant.
- Remettre les bulletins de paie aux employés
- Conservez les registres de paie pendant au moins 3 ans.
Vous pouvez réclamer le Allocation d'emploi (10 500 £ pour 2026/27) sur votre premier résumé de paiement de l'employeur (EPS) si vous y avez droit, ce qui réduit votre facture NI d'employeur.
Fermeture de votre système PAYE
Si vous cessez d'employer du personnel, vous pouvez clôturer votre système PAYE en informant HMRC . Vous pouvez effectuer cette démarche via votre logiciel de paie ou en contactant le service d'assistance aux employeurs. Assurez-vous d'avoir transmis toutes les déclarations FPS et EPS en attente, émis les certificats P45 pour tous les employés quittant l'entreprise et réglé toutes les sommes dues avant la clôture.
Foire aux questions
Combien de temps dure l'inscription au système PAYE ?
L'inscription en ligne prend généralement jusqu'à 5 jours ouvrables. HMRC vous enverra par courrier votre référence employeur PAYE et votre référence comptable. Dans certains cas, cela peut prendre jusqu'à 2 semaines ; il est donc conseillé de vous inscrire bien avant votre premier jour de paie.
Dois-je m'inscrire si je me verse un salaire inférieur au seuil d'imposition ?
Si vous êtes dirigeant d'entreprise et percevez un salaire, vous devez vous inscrire au système de retenue à la source (PAYE). Même si votre salaire est inférieur à l'abattement personnel ou au seuil de cotisations sociales, HMRC exige que vous appliquiez le système PAYE et que vous soumettiez des déclarations RTI. La seule exception concerne les dirigeants ne percevant aucun salaire et rémunérés exclusivement par des dividendes.
Puis-je m'inscrire au système PAYE par téléphone ou par courrier ?
Dans la plupart des cas, l'inscription en ligne est obligatoire. Toutefois, si vous ne pouvez pas utiliser le service en ligne (par exemple, en raison d'un handicap), vous pouvez appeler la ligne d'assistance aux employeurs au 0300 200 3200 pour vous inscrire par téléphone. L'inscription par courrier n'est pas possible.
Que se passe-t-il si je rate la date limite d'inscription ?
Si vous payez vos employés avant que votre inscription au système PAYE ne soit finalisée, inscrivez-vous dès que possible. Vous devrez soumettre des déclarations FPS tardives pour toute date de paie déjà passée. HMRC peut appliquer des pénalités en cas de déclaration tardive, bien que la première déclaration FPS tardive d'une année fiscale soit généralement exonérée de pénalités.
Pour en savoir plus
- Numéros de référence PAYE et service comptable — comprendre et trouver vos numéros de référence
- Comment fonctionne le système PAYE (obligations de l'employeur) — le processus complet de paie de l'employeur
- PAYE pour les administrateurs célibataires — être salarié alors qu'on est le seul employé de l'entreprise
- Soumission du paiement intégral (FPS) — votre première déclaration RTI auprès HMRC
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Sources
- Inscrivez-vous comme employeur — GOV.UK
- PAYE et gestion de la paie pour les employeurs — GOV.UK
- S'établir en tant qu'employeur — GOV.UK