What happens if I do not register for PAYE?

If you employ anyone (including yourself as a company director taking a salary) and fail to register for PAYE, you are breaking the law. HMRC can charge penalties, apply estimated tax charges, and pursue the unpaid tax and NI. You should register as soon as you know you will be employing someone, and ideally before the first payday.

Can I run PAYE myself or do I need an accountant?

You can run PAYE yourself using HMRC’s free Basic PAYE Tools software or commercial payroll software. Many small employers manage their own payroll successfully. However, if you have complex situations (multiple employees, statutory payments, benefits in kind), using an accountant or payroll bureau can save time and reduce errors.

What is the penalty for late RTI submissions?

HMRC charges monthly penalties for late FPS submissions: £100 for 1–9 employees, £200 for 10–49, £300 for 50–249, and £400 for 250 or more. The first late FPS in a tax year does not attract a penalty, but subsequent late submissions do. Late payment of PAYE incurs interest and potential penalties of 1%–4%.

Do I need to run PAYE if I only pay myself as a director?

Yes. If you take any salary from your company, you must register for PAYE and run payroll. This applies even if your salary is below the Personal Allowance or the NI Primary Threshold. The only exception is if you pay yourself solely through dividends and take no salary at all.

Comment fonctionne le système PAYE (obligations de l'employeur)

Faits clés

Les employeurs doivent s'inscrire auprès HMRC avant le premier jour de paie.
L'impôt sur le revenu et les cotisations sociales doivent être calculés et déduits. chaque période de paie.
UN Soumission du paiement intégral (FPS) doivent être envoyées au HMRC au plus tard le jour de chaque paie.
Les paiements PAYE sont dus à HMRC avant le le 22 du mois suivant (électronique).
Les employeurs doivent conserver les registres de paie pour au moins 3 ans après la fin de l'année fiscale.

Responsabilités de l'employeur en matière de retenue à la source

Si vous employez quelqu'un au Royaume-Uni (même vous-même en tant que dirigeant d'entreprise), vous êtes responsable de la gestion du système PAYE. Cela implique de calculer les retenues appropriées, de les déclarer en temps réel à HMRC et de verser les sommes dues chaque mois.^[1]

Le système de retenue à la source (PAYE) est obligatoire. Tout employeur doit s'y conformer, quelle que soit la taille de son entreprise. Une entreprise individuelle a les mêmes obligations fondamentales qu'une multinationale.

Procédure pas à pas : Exécution de PAYE

1. S'inscrire comme employeur

Vous devez vous inscrire auprès HMRC en tant qu'employeur avant votre premier jour de paie. L'inscription se fait en ligne et prend jusqu'à 5 jours ouvrables. HMRC vous fournira une référence employeur PAYE et une référence comptable.^[1]

2. Configurer le logiciel de paie

Vous avez besoin d'un logiciel de paie capable de calculer les déductions et de soumettre les déclarations RTI à HMRC . Voici quelques options :

Outils de base PAYE HMRC — gratuit, convient pour un maximum de 10 employés
Logiciel de paie commercial — Sage , Xero, QuickBooks , BrightPay et autres
bureau de paie — externaliser auprès d'un comptable ou d'un prestataire spécialisé

3. Collecter les informations des employés

Pour chaque nouvel employé, vous avez besoin de :

Nom complet, adresse et date de naissance
Numéro d'assurance nationale
P45 de leur ancien employeur, ou une liste de contrôle de démarrage complétée
Type de plan de prêt étudiant (le cas échéant)

4. Calculer les déductions à chaque période de paie

À chaque jour de paie, votre logiciel calcule :^[2]

Déduction	Comment calculé
Impôt sur le revenu	En fonction du code fiscal de l'employé et de ses revenus cumulés au cours de l'année d'imposition
Assurance-santé des employés	8 % sur les revenus compris entre PT (242 £/semaine) et UEL (967 £/semaine) ; 2 % au-delà de UEL
Employeur NI	15 % sur les revenus supérieurs au seuil secondaire (96 £/semaine)
Prêt étudiant	9 % sur les revenus supérieurs au seuil du plan (Plan 1 : 26 900 £/an, Plan 2 : 29 385 £/an)
Pension	Part salariale des cotisations d'inscription automatique (généralement 5 % des revenus admissibles)

5. Émettre des bulletins de paie

Chaque salarié doit recevoir, au plus tard le jour de la paie, un bulletin de paie détaillé indiquant le salaire brut, toutes les déductions et le salaire net. Depuis avril 2019, ce bulletin inclut également le nombre d'heures travaillées (pour les salariés rémunérés à l'heure).

6. Déclarer à HMRC via RTI

Vous devez soumettre une Déclaration de Paiement Complet (FPS) à HMRC au plus tard à chaque date de paie. La FPS contient le détail du salaire, des impôts et des cotisations sociales de chaque employé pour la période concernée. Si vous devez déclarer des ajustements (demandes d'allocation d'emploi, recouvrements de paiements légaux ou mois sans paiement), vous devez également soumettre un Récapitulatif des Paiements de l'Employeur (EPS).^[3]

7. Payer HMRC

Le montant total de l'impôt sur le revenu, des cotisations sociales salariales et patronales que vous avez déduites et calculées doit être versé au HMRC avant le le 22 du mois suivant (en cas de paiement électronique) ou le 19e (en cas de paiement par chèque).^[4]

Votre paiement PAYE = Impôt sur le revenu retenu à la source + Cotisations sociales salariales retenues + Cotisations sociales patronales − Allocation pour l'emploi − Recouvrements de paiements légaux − Déductions CIS subies

Exigences en matière de tenue de registres

Les employeurs doivent conserver les documents relatifs à la paie pendant au moins trois ans après la fin de l'année fiscale concernée. Ces documents doivent comprendre :^[2]

Salaire brut, déductions et salaire net de chaque employé
Codes fiscaux utilisés et lettres de catégorie NI
Copies des formulaires P45, P60 et des listes de contrôle pour débutants
Calculs des indemnités légales (SSP, SMP, etc.)
Accusés de réception de soumission RTI

Erreurs courantes des employeurs

Ne pas s'inscrire avant le premier jour de paie — cela peut entraîner des sanctions et compliquer la déclaration des droits à l'information
Utilisation d'un code fiscal incorrect — utilisez toujours le code fourni HMRC , et non celui de l'année précédente.
Soumissions FPS tardives — Le FPS doit être installé au plus tard le jour de paie, et non après.
Oublier les cotisations patronales à la sécurité sociale — Il s'agit d'un coût supplémentaire qui s'ajoute au salaire brut et qui n'est pas prélevé sur le salaire de l'employé.
Pas d'envoi d'EPS pour les mois sans paiement HMRC présume que vous devez des impôts et peut vous infliger une pénalité.

Conseil: Mettez en place un prélèvement automatique auprès HMRC pour vos paiements mensuels de retenue à la source (PAYE). Vous éviterez ainsi de manquer une échéance et de payer des intérêts de retard.

Foire aux questions

Que se passe-t-il si je ne m'inscris pas au système PAYE ?

Si vous employez une personne (y compris vous-même en tant que dirigeant salarié) et que vous ne vous inscrivez pas au système de retenue à la source (PAYE), vous êtes en infraction. HMRC peut appliquer des pénalités, des acomptes provisionnels et recouvrer les impôts et cotisations sociales impayés. Vous devez vous inscrire dès que vous savez que vous allez employer quelqu'un, et idéalement avant le premier versement de salaire.

Puis-je gérer moi-même la paie ou ai-je besoin d'un comptable ?

Vous pouvez gérer vous-même la paie (PAYE) grâce au logiciel gratuit Basic PAYE Tools du HMRC ou à un logiciel de paie commercial. De nombreuses petites entreprises gèrent leur paie avec succès. Cependant, en cas de situation complexe (plusieurs employés, paiements obligatoires, avantages en nature), faire appel à un expert-comptable ou à un prestataire de services de paie peut vous faire gagner du temps et limiter les erreurs.

Quelle est la sanction pour les soumissions RTI tardives ?

L'administration fiscale HMRC applique des pénalités mensuelles pour les déclarations FPS déposées en retard : 100 £ pour 1 à 9 employés, 200 £ pour 10 à 49, 300 £ pour 50 à 249 et 400 £ pour 250 employés ou plus. La première déclaration FPS déposée en retard au cours d'une année fiscale n'entraîne pas de pénalité, mais les suivantes en entraînent. Le paiement tardif de l'impôt sur le revenu (PAYE) est assorti d'intérêts et de pénalités potentielles de 1 % à 4 %.

Dois-je utiliser le système PAYE si je ne me verse qu'un salaire en tant que directeur ?

Oui. Si vous percevez un salaire de votre entreprise, vous devez vous inscrire au système de retenue à la source (PAYE) et gérer la paie. Ceci s'applique même si votre salaire est inférieur à l'abattement personnel ou au seuil de cotisation sociale. La seule exception concerne les personnes qui se rémunèrent exclusivement par des dividendes et ne perçoivent aucun salaire.

Pour en savoir plus

S'inscrire en tant qu'employeur — Guide d'inscription étape par étape
Soumission du paiement intégral (FPS) — Que faut-il inclure et quand le soumettre
Résumé des paiements de l'employeur (EPS) — demander des allocations et déclarer des ajustements
Numéros de référence PAYE — comprendre les références de votre employeur et du service comptable
Liste de vérification de fin d'année pour la paie — tout ce qu'il faut faire à la fin de l'année fiscale

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Sources

PAYE et gestion de la paie pour les employeurs — GOV.UK
Gestion de la paie — GOV.UK
Quelles informations salariales doivent être déclarées au HMRC — GOV.UK
Paiement HMRC : PAYE — GOV.UK