Does the employer still send Part 1 to HMRC on paper?

No. Since RTI was introduced, the employer reports the leaver’s details electronically through the Full Payment Submission (FPS). The FPS includes a “leaving date” field and the year-to-date figures. Part 1 no longer needs to be sent on paper — the FPS serves the same purpose. The employer still gives Parts 1A and 2 to the employee, and Part 3 is for the new employer.

What if the employee has multiple jobs?

Each employer issues a P45 when the employee leaves that particular job. If someone has two part-time jobs and leaves one, they get a P45 from the employer they are leaving. Their other job is unaffected. If they start a new job, they give the P45 from the old job to the new employer.

Can an employer refuse to issue a P45?

No. Employers are legally required to issue a P45 when an employee leaves. If an employer unreasonably delays or refuses, the employee can contact HMRC, who may intervene. HMRC can also issue penalties to employers who fail to comply with PAYE obligations, including P45 requirements.

What happens if a P45 shows the wrong tax code?

The new employer should use the tax code shown on the P45 to set up the employee’s payroll record. If the employee believes the code is wrong, they should contact HMRC to request a correction. The new employer should not change the tax code unless they receive a new P9 coding notice from HMRC.

Le processus P45

Faits clés

Un P45 a 4 partiesLa partie 1 est adressée au HMRC (envoyée électroniquement via le FPS), les parties 1A et 2 sont adressées à l'employé et la partie 3 est adressée au nouvel employeur.
Le formulaire P45 indique les informations relatives à l'employé. code fiscal, salaire total et impôt total déduit au cours de l'année fiscale en cours jusqu'à la date de départ.
Les employeurs doivent délivrer le formulaire P45 le ou très peu de temps après le dernier jour de l'employé — Il n’y a pas de délai légal, mais HMRC s’attend à ce que le paiement soit effectué rapidement.
Le nouvel employeur utilise le formulaire P45 pour inscrire le salarié qui quitte l'entreprise sur sa liste de paie. code fiscal correct et les chiffres cumulatifs.
Si un employé ne possède pas de P45 (perte d'emploi ou premier emploi), le nouvel employeur utilise un liste de contrôle de démarrage plutôt.

Qu'est-ce qu'un P45 ?

Le formulaire P45 est un document fiscal officiel que l'employeur doit remettre à un employé lorsqu'il quitte son emploi. Il contient les informations nécessaires à l'administration fiscale HMRC et au nouvel employeur pour le bon fonctionnement du système de retenue à la source (PAYE), notamment le code fiscal de l'employé ainsi que le montant de sa rémunération et des impôts prélevés depuis le début de l'année.^[1]

Le nom « P45 » provient du numéro de formulaire HMRC fiscale britannique). Bien que la procédure soit désormais largement informatisée (via le système RTI), le terme P45 reste couramment utilisé et le document papier (ou son équivalent électronique) demeure indispensable pour les salariés changeant d'emploi.

Les quatre parties d'un formulaire P45

Un P45 se compose de quatre parties, chacune ayant une fonction différente :^[1]

Partie	Destinataire	But
Partie 1	HMRC	Signalé par voie électronique via le FPS (n'est plus envoyé sur papier)
Partie 1A	L'employé	Le dossier personnel de l'employé — à conserver dans ses archives
Partie 2	L'employé (à remettre au nouvel employeur ou au Jobcentre Plus)	Utilisé pour demander l'allocation de demandeur d'emploi ou d'autres prestations si vous ne commencez pas immédiatement un nouvel emploi.
Partie 3	Le nouvel employeur	Fournit le code fiscal et les chiffres cumulatifs depuis le début de l'année pour la mise en place de la paie.

Quelles informations contient un formulaire P45 ?

Le formulaire P45 comprend :

L'employé nom et prénom et Numéro d'assurance nationale
L'employeur Numéro de référence PAYE
Le date de départ
L'employé code fiscal à la date de départ
Rémunération totale au cours de l'année d'imposition jusqu'au paiement final inclus
Impôt total déduit au cours de l'année fiscale
La question de savoir si le code fiscal était appliqué selon un cumulatif ou semaine 1/mois 1 base
L'employé type de plan de prêt étudiant (le cas échéant)

Point clé : Les informations relatives au salaire et aux impôts figurant sur le formulaire P45 couvrent l'intégralité de l'année fiscale, du 6 avril à la date de départ, et non pas seulement la période d'emploi chez cet employeur. Si le salarié a eu un employeur précédent au cours de la même année fiscale, les informations figurant sur son formulaire P45 doivent inclure le salaire et les impôts de cet emploi antérieur (reportés lors de son embauche).

Délivrance d'un P45 (Étapes de l'employeur)

Lorsqu'un employé quitte son poste, l'employeur doit :^[2]

Traiter la paie finale — calculer et verser tout solde de salaire, indemnité de congés payés, primes ou indemnité de préavis
Notez la date de départ sur le système de paie
Soumettez le FPS avec la date de départ et les chiffres finaux cumulés depuis le début de l'année — cela remplit la partie 1
Générer le P45 du logiciel de paie
Donnez les parties 1A, 2 et 3 à l'employé (sur papier ou électroniquement)

Réception d'un P45 (Étapes du nouvel employeur)

Lorsqu'un nouvel employé présente un formulaire P45 de son employeur précédent :

Vérifiez les détails — s'assurer que le nom et le numéro d'assurance nationale correspondent à ceux du nouvel employé
Saisissez le code fiscal du formulaire P45 au système de paie
Saisissez le salaire et les impôts cumulés depuis le début de l'année. le calcul cumulatif se poursuit donc correctement
Notez l'indicateur de prêt étudiant si présent
Signalez le nouveau joueur sur le premier FPS, y compris les informations sur le P45

Conseil: Si le formulaire P45 concerne une année d'imposition antérieure (par exemple, si le salarié a quitté son ancien emploi en mars et a commencé le nouveau en mai), les cumuls annuels ne seront pas reportés. Utilisez le code fiscal figurant sur le formulaire P45, mais remettez à zéro le cumul annuel pour la nouvelle année d'imposition.

Que se passe-t-il s'il n'y a pas de P45 ?

Si un nouvel employé ne peut pas fournir de P45 (parce qu'il l'a perdu, qu'il s'agit de son premier emploi ou qu'il ne l'a pas encore reçu), l'employeur doit utiliser un liste de contrôle de démarrage (Anciennement le formulaire P46) pour déterminer le code fiscal approprié. Le salarié remplit la liste de contrôle en choisissant parmi les options A, B ou C, et l'employeur applique le code fiscal initial correspondant.^[3]

Situations particulières

Décès d'un employé : L'employeur délivre le formulaire P45 et l'envoie au HMRC via FPS. Les parties 1A et 2/3 sont envoyées au représentant légal ou au plus proche parent.
Employé partant à l'étranger : Délivrez le formulaire P45 comme d'habitude. L'employé pourrait en avoir besoin pour sa déclaration de revenus à l'étranger ou pour se faire rembourser des impôts britanniques.
Redondance: Le formulaire P45 est délivré selon la procédure habituelle. Les indemnités de licenciement jusqu'à 30 000 £ sont exonérées d'impôt et ne sont pas incluses dans le calcul du salaire indiqué sur le formulaire P45.

Foire aux questions

L'employeur envoie-t-il toujours la partie 1 au HMRC sur papier ?

Non. Depuis la mise en place du système RTI, l'employeur transmet les informations relatives au départ de l'employé par voie électronique via la Déclaration de paiement intégral (FPS). La FPS comprend un champ « date de départ » et les montants cumulés depuis le début de l'année. La partie 1 n'a plus besoin d'être envoyée sur papier : la FPS remplit la même fonction. L'employeur remet toujours les parties 1A et 2 à l'employé, et la partie 3 est destinée au nouvel employeur.

Que se passe-t-il si l'employé occupe plusieurs emplois ?

Chaque employeur remet un formulaire P45 lorsque l'employé quitte son emploi. Si une personne occupe deux emplois à temps partiel et en quitte un, elle reçoit un formulaire P45 de son ancien employeur. Son autre emploi n'est pas concerné. Si elle commence un nouvel emploi, elle remet le formulaire P45 de son ancien emploi à son nouvel employeur.

Un employeur peut-il refuser de délivrer un formulaire P45 ?

Non. Les employeurs sont légalement tenus de remettre un formulaire P45 au départ d'un salarié. En cas de retard ou de refus injustifié de l'employeur, le salarié peut contacter HMRC , qui peut intervenir. HMRC peut également infliger des sanctions aux employeurs qui ne respectent pas leurs obligations en matière de retenue à la source (PAYE), notamment celles relatives au formulaire P45.

Que se passe-t-il si un formulaire P45 indique un code fiscal erroné ?

Le nouvel employeur doit utiliser le code fiscal figurant sur le formulaire P45 pour créer le dossier de paie du salarié. Si le salarié estime que ce code est erroné, il doit contacter HMRC pour demander une correction. Le nouvel employeur ne doit modifier le code fiscal qu'après avoir reçu un nouvel avis de codage P9 de la part de HMRC .

Pour en savoir plus

Listes de vérification pour les nouveaux employés (Nouvel employé sans P45) — Que faire lorsqu'un nouvel employé n'a pas de P45 ?
Calcul du solde de tout compte (départs) — comment calculer le paiement final avant l'émission du P45
Explication de la page P60 — l'équivalent en fin d'année du P45
Soumission du paiement intégral (FPS) — Comment les informations concernant les personnes quittant l'État sont communiquées au HMRC

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Sources

P45 : départ d’un employé — GOV.UK
Gestion de la paie : départs d'employés — GOV.UK
PAYE et gestion de la paie pour les employeurs — GOV.UK