Faits clés
- Vous devez conserver des registres de tous les revenus et dépenses locatifs pour chaque propriété.
- Les documents doivent être conservés pendant au moins 5 ans après la date limite de dépôt du 31 janvier pour l'année fiscale concernée.
- HMRC peut facturer amende pouvant aller jusqu'à 3 000 £ pour avoir omis de tenir des registres adéquats.
- À compter d'avril 2026, les propriétaires dont le loyer dépasse le seuil MTD devront conserver archives numériques en utilisant un logiciel compatible.
- De bons dossiers facilitent la complétion de votre SA105 Les pages immobilières sont plus rapides et plus précises.
Pourquoi la tenue de registres est importante
Une bonne tenue des registres est essentielle pour tout propriétaire. Elle garantit le paiement du montant exact d'impôt – ni plus, ni moins – et vous protège en cas de contrôle HMRC . Une mauvaise tenue des registres peut entraîner un surpaiement d'impôt (par oubli de dépenses déductibles) ou un sous-paiement (avec pénalités et intérêts).[1]
Quels documents conserver
En tant que propriétaire, vous devez tenir des registres des revenus et des dépenses pour chaque bien que vous louez :
registres de revenus
- Paiements de loyer reçus (relevés bancaires, confirmations de virement permanent)
- Contrats de location indiquant le loyer convenu
- Documents relatifs à tout autre revenu provenant de la propriété (par exemple, les frais de stationnement, les charges de service perçues).
- Dépôts reçus et remboursés
Relevés de dépenses
- Relevés hypothécaires indiquant les intérêts payés
- reçus de primes d'assurance
- Factures de réparation et d'entretien
- relevés de frais d'agence immobilière
- Frais de comptabilité et d'avocat
- Factures de services publics (si vous les payez)
- Taxe d'habitation (si vous la payez pendant les périodes de vacance locative)
- Frais de déplacement pour les visites de gestion immobilière
- Remplacement d'articles ménagers (meubles, appareils électroménagers, ustensiles de cuisine)
Registres d'achat et de vente
- Prix d'achat, honoraires d'avocat, droits de mutation immobilière (SDLT) acquittés et frais d'expertise
- Dépenses d'amélioration (hors réparations) — telles que les extensions ou les transformations
- Produit de la vente et frais de vente lors de la cession du bien
Améliorations ou réparations : Une amélioration consiste à ajouter un élément nouveau ou à moderniser le bien (par exemple, en ajoutant une véranda). Une réparation, quant à elle, remet un élément dans son état d'origine (par exemple, en réparant une chaudière défectueuse). Seules les réparations sont déductibles des revenus locatifs ; les améliorations réduisent votre impôt sur les plus-values lors de la vente. Conservez les deux types de justificatifs : ils permettent de réaliser des économies d'impôt à des moments différents.
Combien de temps conserver les archives
HMRC exige que vous conserviez vos documents pendant au moins 5 ans après la date limite de dépôt du 31 janvier pour l'année d'imposition concernée. Par exemple :[1]
| Année fiscale | Date limite de dépôt | Conservez les registres jusqu'à |
|---|---|---|
| 2024/25 | 31 janvier 2026 | 31 janvier 2031 |
| 2025/26 | 31 janvier 2027 | 31 janvier 2032 |
| 2026/27 | 31 janvier 2028 | 31 janvier 2033 |
Conseil: Conservez les justificatifs d'achats indéfiniment (ou du moins jusqu'à la vente du bien et la clôture du délai de traitement pour l'imposition des plus-values). Vous aurez besoin du prix d'achat initial, des honoraires du notaire et des frais d'amélioration pour calculer votre plus-value lors de la vente.
Sanctions pour mauvais résultats scolaires
HMRC peut imposer une pénalité pouvant aller jusqu'à £3,000 Si vous ne tenez pas de registres adéquats, vous vous exposez à une amende. En pratique, la sanction est généralement moins lourde pour une première infraction, mais les infractions répétées peuvent entraîner l'amende maximale.[1]
Archivage numérique et MTD
Vous pouvez tenir vos registres au format numérique à l'aide de tableurs, de logiciels de comptabilité ou d'applications de gestion immobilière. HMRC accepte les copies numérisées des reçus et factures papier, à condition qu'elles soient lisibles.[3]
Depuis Avril 2026Les propriétaires bailleurs dont les revenus locatifs éligibles dépassent 50 000 £ devront tenir une comptabilité numérique à l’aide d’un logiciel compatible MTD et soumettre des mises à jour trimestrielles à HMRC . Ce seuil sera abaissé à 30 000 £ à compter d’avril 2027.
Conseils pratiques
- Utilisez un compte bancaire dédié pour les revenus et les dépenses locatives — cela facilite grandement le rapprochement.
- Photographiez ou numérisez vos reçus dès réception — le papier se décolore.
- Enregistrez les dépenses au fur et à mesure qu'elles surviennent plutôt que d'essayer de les reconstituer en fin d'année.
- Gardez un carnet de kilométrage si vous déclarez avoir voyagé vers vos propriétés locatives
- Stockez vos documents numériques à au moins deux endroits (par exemple, sauvegarde dans le cloud et sur un disque local).
Foire aux questions
Combien de temps dois-je conserver les documents relatifs à mes biens locatifs ?
Vous devez conserver vos documents pendant au moins 5 ans après la date limite de déclaration de revenus (31 janvier) pour l'année d'imposition concernée. Par exemple, les documents relatifs à l'année d'imposition 2025/26 (déclaration à déposer le 31 janvier 2027) doivent être conservés au moins jusqu'au 31 janvier 2032.
Que se passe-t-il si je perds mes relevés de revenus locatifs ?
Si HMRC ouvre une enquête et que vous ne pouvez pas fournir de justificatifs suffisants, il pourra estimer vos revenus et vos dépenses, généralement à votre désavantage. Vous pourriez également vous voir infliger une amende pouvant aller jusqu'à 3 000 £ pour tenue de registres insuffisante.
Puis-je conserver des documents numériques au lieu de documents papier ?
Oui. HMRC accepte les documents numériques, notamment les reçus numérisés, les feuilles de calcul et les logiciels comptables. À partir d'avril 2026, les propriétaires bailleurs dont les revenus dépassent le seuil MTD seront… requis tenir des registres numériques à l'aide d'un logiciel compatible MTD .
Pour en savoir plus
- Dépenses admissibles du propriétaire — ce que vous pouvez déduire
- Déclaration des revenus locatifs — terminer le SA105
- Inscription à l'auto-évaluation — obtenir votre UTR
- Qu’est-ce que la numérisation des déclarations fiscales ? — Comment fonctionne MTD
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