Wichtigste Fakten
- HMRC kann Folgendes durchführen angekündigt oder nicht angekündigt Compliance-Besuche bei CIS-Auftragnehmern.
- Schecks überprüfen typischerweise CIS-Meldungen, Zahlungsbelege, Verifizierungsverfahrenund Abzugsberechnungen.
- Auftragnehmer müssen beachten CIS-Aufzeichnungen für mindestens 3 Jahre nach Ablauf des Steuerjahres (empfohlen wird ein Zeitraum von 6 Jahren).
- HMRC kann eine Verfügung erlassen Strafen für Ungenauigkeiten, unterlassene Abzüge oder unterlassene Überprüfung von Subunternehmern.
- Die freiwillige Offenlegung von Fehlern vor einer Prüfung durch HMRC führt in der Regel zu niedrigere Strafen.
Was ist eine CIS-Konformitätsprüfung?
Eine CIS-Compliance-Prüfung ist eine Überprüfung der CIS-Aktivitäten eines Auftragnehmers durch die britische Steuerbehörde HMRC , um die Einhaltung der Programmbestimmungen sicherzustellen. Ziel der HMRC ist es, zu überprüfen, ob Auftragnehmer die CIS-Steuer korrekt einbehalten und abführen, Subunternehmer verifizieren, korrekte Steuererklärungen einreichen und ordnungsgemäße Aufzeichnungen führen.[1]
Die Compliance-Prüfungen reichen von Schreibtischprüfungen (bei denen HMRC bestimmte Informationen per Post oder online anfordert) bis hin zu Vor-Ort-Besuchen, bei denen ein Beamter HMRC die Räumlichkeiten des Auftragnehmers aufsucht.
Arten der Konformitätsprüfung
| Typ | Beschreibung | So funktioniert es |
|---|---|---|
| Schreibtischbasierte Überprüfung | HMRC prüft Daten und fordert bestimmte Aufzeichnungen an. | Schriftlicher oder telefonischer Antrag auf Dokumente; kein Vor-Ort-Besuch |
| Angekündigter Besuch | HMRC schreibt im Voraus, um eine Vor-Ort-Inspektion zu vereinbaren. | Üblicherweise 2–4 Wochen Vorlaufzeit; Sie können einen anderen Termin anfragen. |
| Unangekündigter Besuch | HMRC erscheint ohne vorherige Ankündigung | Üblicherweise vorbehalten bei Verdacht auf Betrug oder schwerwiegenden Verstößen. |
Was die HMRC prüft
Im Rahmen einer Compliance-Prüfung überprüft HMRC in der Regel Folgendes:[2]
- Prüfprotokolle: Haben Sie jeden Subunternehmer vor der ersten Zahlung bei HMRC überprüft?
- Abzugsberechnungen: Wurden die korrekten Sätze (20 %, 30 % oder 0 %) angewendet? Wurden Materialien ordnungsgemäß ausgeschlossen?
- CIS-Rückgaben: Wurden die monatlichen Meldungen (CIS300) fristgerecht und korrekt eingereicht?
- Zahlungs- und Abzugsbelege: Wurden den Subunternehmern innerhalb von 14 Tagen nach Ende jedes Steuermonats Abrechnungen zugestellt?
- HMRC Zahlungen: Wurden die CIS-Abzüge bis zum 22. eines jeden Monats an HMRC abgeführt?
- Beschäftigungsstatus: Werden die Arbeiter korrekt als Subunternehmer und nicht als Angestellte eingestuft?
Beschäftigungsstatus
Einer der wichtigsten Bereiche, die HMRC prüft, ist die Frage, ob als CIS-Subunternehmer behandelte Arbeitnehmer tatsächlich selbstständig sind. Stellt HMRC fest, dass ein Arbeitnehmer eigentlich als Angestellter hätte gelten müssen, kann der Auftragnehmer haftbar gemacht werden für:
- Lohnsteuer das hätte abgezogen werden müssen
- Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge zur Sozialversicherung
- Zinsen und Strafgebühren auf die unbezahlten Beträge
Wichtig: Die Frage des Beschäftigungsstatus ist von der CIS-Regelung getrennt. Selbst wenn ein Arbeitnehmer als CIS-Subunternehmer registriert ist, kann HMRC ihn als Arbeitnehmer neu einstufen, wenn das Arbeitsverhältnis Merkmale eines Beschäftigungsverhältnisses aufweist (z. B. Kontrolle, Verpflichtung zur Erbringung persönlicher Dienstleistungen, Gegenseitigkeit der Verpflichtung).
Aufzeichnungspflichten
Auftragnehmer müssen CIS-Aufzeichnungen mindestens für diesen Zeitraum aufbewahren. 3 Jahre nach Ablauf des Steuerjahres, auf das sie sich beziehen ( HMRC empfiehlt 6 Jahre). Zu den erforderlichen Unterlagen gehören:[3]
- Monatliche CIS-Meldungen, die an HMRC übermittelt werden
- Zahlungs- und Abzugsabrechnungen werden jedem Subunternehmer ausgestellt.
- Prüfprotokolle (überprüfte Daten, UTRs, bestätigte Abzugssätze)
- Rechnungen von Subunternehmern mit detaillierter Aufstellung von Arbeitskosten, Materialkosten und Mehrwertsteuer
- Kontoauszüge, die geleistete Zahlungen belegen
- Verträge, Bestellungen oder schriftliche Vereinbarungen mit Subunternehmern
Was Sie bei einem Besuch erwartet
Wenn HMRC Ihre Räumlichkeiten aufsucht, wird der zuständige Beamte Folgendes tun:[2]
- sich vorstellen und erläutern Sie Umfang und Zweck des Besuchs
- Zugriff anfordern zu Ihren CIS-Aufzeichnungen und allgemeinen Buchhaltungsunterlagen
- Überprüfen Sie ein Beispiel von Subunternehmerzahlungen, Überprüfung der Bestätigung, Abzüge und Abrechnungen
- Stellen Sie Fragen über Ihre CIS-Prozesse, wie Sie Subunternehmer überprüfen und wie Sie den Beschäftigungsstatus bestimmen
- Geben Sie Feedback am Ende des Besuchs, in dem alle festgestellten Probleme vermerkt werden.
- Senden Sie im Anschluss eine schriftliche Bestätigung. formales Ergebniseinschließlich etwaiger Anpassungen oder Strafen
Tipp: Sie haben das Recht, bei einem Besuch HMRC einen Steuerberater oder Buchhalter hinzuzuziehen. Sollten Sie eine Benachrichtigung über eine Steuerprüfung erhalten, kontaktieren Sie Ihren Berater umgehend, damit dieser sich vorbereiten und Sie begleiten kann.
Strafen für festgestellte Fehler
Stellt HMRC Fehler oder Verstöße fest, hängen die Strafen von der Art des Verstoßes ab:[1]
| Verhalten | Unaufgeforderte Offenlegung | Aufgefordert ( HMRC findet es heraus) |
|---|---|---|
| Angemessene Sorgfalt wurde angewendet (echter Irrtum) | 0% | 0% |
| Fahrlässig (Mangel an angemessener Sorgfalt) | 0% – 15% | 15% – 30% |
| Vorsätzlich, aber nicht verheimlicht | 20% – 35% | 35% – 70% |
| Vorsätzlich und verdeckt | 30% – 50% | 50% – 100% |
Die freiwillige Offenlegung – also die Information HMRC über Fehler, bevor diese sie entdecken – führt stets zu geringeren Strafen, als wenn HMRC die Fehler erst bei einer Überprüfung entdeckt.
Häufig gestellte Fragen
Wie wählt HMRC Auftragnehmer für Compliance-Prüfungen aus?
HMRC verwendet risikobasierte Kriterien, darunter Datenabgleich, unregelmäßige Einreichungsmuster, Beschwerden von Subunternehmern und Brancheninformationen. Auftragnehmer, die ihre Unterlagen verspätet einreichen, widersprüchliche Zahlen angeben oder in der Vergangenheit Fehler gemacht haben, werden mit höherer Wahrscheinlichkeit ausgewählt. Zusätzlich finden Stichproben statt.
Welche Unterlagen muss ich bei einer Compliance-Prüfung vorlegen?
Sie sollten folgende Unterlagen vorlegen können: monatliche CIS-Meldungen (CIS300), an Subunternehmer ausgestellte Zahlungs- und Abzugsbescheinigungen, Prüfbelege (Bestätigung der UTR und des Abzugssatzes des Subunternehmers), Kontoauszüge, aus denen die geleisteten Zahlungen hervorgehen, Rechnungen von Subunternehmern sowie Verträge oder Vereinbarungen.
Kann die britische Steuerbehörde HMRC unangekündigt vorbeikommen?
Ja, obwohl die meisten CIS-Prüfungen im Voraus angekündigt werden ( HMRC teilt Ihnen schriftlich einen Termin mit). HMRC hat jedoch das Recht, unangekündigte Besuche durchzuführen, insbesondere bei Verdacht auf Betrug oder vorsätzliche Nichteinhaltung der Vorschriften. Sie haben das Recht, eine Verschiebung eines angekündigten Besuchs für einen angemessenen Zeitraum zu beantragen.
Was passiert, wenn HMRC Fehler findet?
Werden Fehler festgestellt, berechnet HMRC die gegebenenfalls zu leistenden zusätzlichen CIS-Abzüge sowie die unterzahlte Steuer. Sie müssen gegebenenfalls die Differenz zuzüglich Zinsen nachzahlen. Es können außerdem Strafen verhängt werden, die von 0 % (bei echten Fehlern, die mit angemessener Sorgfalt begangen wurden) bis zu 100 % des unterzahlten Betrags (bei vorsätzlichen und verschleierten Fehlern) reichen.
Weiterführende Literatur
- Strafen der CIS für verspätete Einreichung und Zahlung — der vollständige Strafrahmen
- Der CIS-Verifizierungsprozess — wie man Subunternehmer richtig überprüft
- Korrektur von CIS-Fehlern und -Änderungen — wie man Fehler behebt, bevor HMRC sie entdeckt
- Häufige CIS-Fehler, die Sie vermeiden sollten — Fehler verhindern, die Compliance-Prüfungen auslösen
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