Wichtigste Fakten
- Sie müssen Aufzeichnungen führen über alle Mieteinnahmen und -ausgaben für jedes Objekt.
- Die Aufzeichnungen müssen mindestens für folgende Zeit aufbewahrt werden: 5 Jahre nach dem 31. Januar, dem Stichtag für die Einreichung. für das jeweilige Steuerjahr.
- HMRC kann eine Gebühr erheben Strafe von bis zu 3.000 £ weil er keine ausreichenden Aufzeichnungen geführt hat.
- Ab April 2026 müssen Vermieter, deren Mieteinnahmen die MTD Schwelle überschreiten, Folgendes beachten: digitale Aufzeichnungen unter Verwendung kompatibler Software.
- Gute Aufzeichnungen erleichtern das Vervollständigen Ihrer SA105 Schnellere und genauere Immobilienseiten.
Warum die Dokumentation wichtig ist
Eine sorgfältige Buchhaltung ist für jeden Vermieter unerlässlich. Sie stellt sicher, dass Sie die korrekte Steuer zahlen – nicht zu viel und nicht zu wenig – und schützt Sie, falls HMRC Ihre Steuererklärung prüft. Unvollständige Aufzeichnungen können zu Steuerüberzahlungen (weil Sie abzugsfähige Ausgaben vergessen) oder Steuerunterzahlungen (was Strafen und Zinsen nach sich zieht) führen.[1]
Welche Aufzeichnungen aufzubewahren sind
Als Vermieter sollten Sie für jede von Ihnen vermietete Immobilie Aufzeichnungen über Einnahmen und Ausgaben führen:
Einkommensnachweise
- Mietzahlungen erhalten (Kontoauszüge, Dauerauftragsbestätigungen)
- Mietverträge, aus denen die vereinbarte Miete hervorgeht
- Aufzeichnungen über alle sonstigen Einnahmen aus der Immobilie (z. B. Parkgebühren, erhaltene Nebenkosten)
- Eingezahlte und zurückgegebene Einzahlungen
Ausgabenbelege
- Hypothekenabrechnungen über gezahlte Zinsen
- Quittungen für Versicherungsprämien
- Rechnungen für Reparaturen und Wartung
- Abrechnungen der Vermittlungsgebühren
- Buchhaltungs- und Rechtskosten
- Stromrechnungen (falls Sie diese bezahlen)
- Gemeindesteuer (wenn Sie während Leerstandszeiten zahlen)
- Reisekosten für Besuche der Immobilienverwaltung
- Ersatz von Haushaltsgegenständen (Möbel, Haushaltsgeräte, Küchenutensilien)
Kauf- und Verkaufsaufzeichnungen
- Kaufpreis, Anwaltskosten, gezahlte Grunderwerbsteuer und Vermessungskosten
- Ausgaben für Verbesserungen (nicht Reparaturen) – wie z. B. Erweiterungen oder Umbauten
- Verkaufserlös und Verkaufskosten bei der Veräußerung der Immobilie
Verbesserungen vs. Reparaturen: Eine Modernisierung wertet die Immobilie auf (z. B. durch den Anbau eines Wintergartens). Eine Reparatur stellt den ursprünglichen Zustand wieder her (z. B. durch die Instandsetzung einer defekten Heizungsanlage). Nur Reparaturen sind von den Mieteinnahmen absetzbar; Modernisierungen reduzieren Ihre Kapitalertragsteuerlast beim Verkauf. Bewahren Sie beide Belegarten auf – sie sparen Ihnen zu unterschiedlichen Zeitpunkten Steuern.
Wie lange sollten Aufzeichnungen aufbewahrt werden?
HMRC verlangt, dass Sie Ihre Unterlagen mindestens [Anzahl] Jahre lang aufbewahren. 5 Jahre nach dem 31. Januar, dem Stichtag für die Einreichung. für das jeweilige Steuerjahr. Zum Beispiel:[1]
| Steuerjahr | Einreichungsfrist | Bewahren Sie Aufzeichnungen auf bis |
|---|---|---|
| 2024/25 | 31. Januar 2026 | 31. Januar 2031 |
| 2025/26 | 31. Januar 2027 | 31. Januar 2032 |
| 2026/27 | 31. Januar 2028 | 31. Januar 2033 |
Tipp: Bewahren Sie Kaufbelege auf. unbegrenzt (oder zumindest bis Sie die Immobilie verkaufen und die Frist für die Prüfung der Kapitalertragsteuer abgelaufen ist). Sie benötigen den ursprünglichen Kaufpreis, die Anwaltskosten und die Kosten für Modernisierungsmaßnahmen, um Ihren Kapitalgewinn beim Verkauf zu berechnen.
Strafen für schlechte Akten
HMRC kann eine Strafe von bis zu £3,000 Wer keine ordnungsgemäßen Aufzeichnungen führt, muss mit einer Geldstrafe rechnen. In der Praxis fällt die Strafe beim ersten Verstoß meist geringer aus, wiederholte Verstöße können jedoch die Höchststrafe nach sich ziehen.[1]
Digitale Datenerfassung und MTD
Sie können Ihre Aufzeichnungen digital mithilfe von Tabellenkalkulationen, Buchhaltungssoftware oder Immobilienverwaltungs-Apps führen. HMRC akzeptiert gescannte Kopien von Papierbelegen und Rechnungen, sofern diese lesbar sind.[3]
Aus April 2026Vermieter mit anrechenbaren Mieteinnahmen von über 50.000 £ müssen künftig digitale Aufzeichnungen mithilfe MTD kompatiblen Software führen und vierteljährlich Aktualisierungen an HMRC übermitteln. Ab April 2027 sinkt die Grenze auf 30.000 £.
Praktische Tipps
- Verwenden Sie ein separates Bankkonto für Mieteinnahmen und -ausgaben – es erleichtert die Abstimmung erheblich.
- Fotografieren oder scannen Sie Belege sofort nach Erhalt – Papier verblasst.
- Erfassen Sie Ausgaben, sobald sie anfallen, anstatt sie am Jahresende zu rekonstruieren.
- Bewahren Sie einen Kilometerprotokoll wenn Sie Reisekosten zu Ihren Mietobjekten geltend machen
- Digitale Datensätze sollten an mindestens zwei Orten gespeichert werden (z. B. Cloud-Backup plus lokale Festplatte).
Häufig gestellte Fragen
Wie lange muss ich die Unterlagen für Mietobjekte aufbewahren?
Sie müssen Ihre Unterlagen mindestens fünf Jahre nach dem 31. Januar, dem Stichtag für die Abgabe der Einkommensteuererklärung für das jeweilige Steuerjahr, aufbewahren. Beispielsweise müssen die Unterlagen für das Steuerjahr 2025/26 (Abgabefrist: 31. Januar 2027) mindestens bis zum 31. Januar 2032 aufbewahrt werden.
Was passiert, wenn ich meine Mieteinnahmenaufzeichnungen verliere?
Wenn HMRC eine Prüfung einleitet und Sie keine ausreichenden Unterlagen vorlegen können, kann sie Ihre Einnahmen und Ausgaben schätzen – in der Regel zu einem ungünstigen Ergebnis. Ihnen droht außerdem eine Strafe von bis zu 3.000 £ wegen unzureichender Buchführung.
Kann ich meine Aufzeichnungen digital statt auf Papier führen?
Ja. HMRC akzeptiert digitale Unterlagen, darunter gescannte Belege, Tabellenkalkulationen und Buchhaltungssoftware. Ab April 2026 gelten für Vermieter, deren Einkommen die MTD Einkommensgrenze überschreitet, folgende Regelungen: erforderlich um digitale Aufzeichnungen mithilfe von MTD -kompatibler Software zu führen.
Weiterführende Literatur
- Zulässige Vermieterkosten — was Sie abziehen können
- Erklärung der Mieteinnahmen — Abschluss der SA105
- Anmeldung zur Selbstbewertung — Ihre UTR abrufen
- Was bedeutet „Digitalisierung der Steuererklärung“? — wie MTD funktioniert
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