Como manter registros digitais para o Imposto de Renda MTD

O que é considerado registro digital no âmbito do programa Making Tax Digital, os requisitos mínimos da HMRC , o uso de planilhas com software de integração e erros comuns a serem evitados.

Pelo #GoFile equipe

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Quais registros você precisa para MTD

De acordo com MTD para Imposto de Renda, você deve manter os registros da sua empresa. digitalmenteIsso significa que seus registros de receitas e despesas devem ser armazenados em formato eletrônico, e não em papel.[1]

Os registros digitais podem ser armazenados em:

  • Software de contabilidade (ex: GoFile , Xero, QuickBooks )
  • Planilhas (ex.: Excel , Google Sheets ) — com software de integração compatível para envio à HMRC
  • Uma combinação de softwares e planilhas, desde que estejam conectados digitalmente.

O que HMRC exige que você registre

No mínimo, seus registros digitais devem incluir o seguinte para cada transação:[1]

Para Receita (Vendas)

  • Data da transação
  • Valor recebido
  • Categoria de rendimento (ex.: vendas, serviços, rendimento de aluguel)

Para despesas (compras)

  • Data da transação
  • Valor pago
  • Categoria de despesa (ex.: custos de escritório, viagens, estoque)

Não é necessário armazenar recibos individuais digitalmente. HMRC exige que você guarde os documentos originais (recibos, faturas) para seus registros, mas estes podem ser em papel ou digitais. O que deve ser digital é o registro resumido das suas receitas e despesas que você utiliza para as declarações trimestrais.[5]

Utilizando planilhas

Planilhas eletrônicas são perfeitamente aceitáveis para manter registros digitais MTD Making Tax Digital). Muitos trabalhadores autônomos e proprietários de imóveis já controlam receitas e despesas no Excel ou Google Sheets .[2]

No entanto, existe um requisito importante: você não pode enviar diretamente para a HMRC a partir de uma planilha. Você deve usar software compatível Converter os dados da sua planilha para o formato exigido HMRC e enviá-los eletronicamente.[3]

GoFile e planilhas: GoFile aceita uploads em formato CSV, permitindo que você mantenha seus registros em uma planilha e os importe para GoFile para envio. Experimente grátis.

Se você utiliza mais de um software (por exemplo, uma planilha para registro de dados e outro software para envio), deve haver um link digital entre eles.[1]

Um link digital significa que os dados são transferidos eletronicamente — e não digitados manualmente. Links digitais aceitáveis incluem:

  • Importação/exportação de arquivos CSV ou Excel
  • Copiar e colar entre aplicativos
  • Conexões de API entre softwares
  • Células vinculadas em planilhas

O que é não Uma ligação digital: imprimir dados de um sistema e digitá-los manualmente em outro.

Como escolher um software compatível

Seu software deve ser reconhecido HMRC para MTD para Imposto de Renda — Software de Imposto de Renda MTD da GoFile É uma opção. Você pode consultar a lista completa em GOV.UK.[3]

O software compatível deve ser capaz de:

  • Armazene registros digitais de receitas e despesas.
  • Enviar atualizações trimestrais à HMRC
  • Apresente a Declaração Final no final do ano.
  • Receber informações da HMRC (por exemplo, cálculos de impostos)

Erros comuns na manutenção de registros

Com base nas orientações HMRC e nas práticas comuns, aqui estão os erros mais frequentes a evitar:

  • Misturar transações pessoais e comerciais — mantenha uma conta bancária separada ou identifique claramente as transações comerciais
  • Não categorizar as despesas — HMRC exige que as despesas sejam categorizadas (e não apenas um total único).
  • Reingresso manual entre sistemas — viola o requisito de vínculo digital
  • Deixar os registros para o final do ano. — No MTD você precisa atualizar trimestralmente, portanto, manter os registros em dia é essencial.
  • Não guardar os documentos originais — embora o registros Mesmo sendo digitais, você ainda precisa guardar recibos e faturas por pelo menos 5 anos.[4]

Por quanto tempo devo guardar os registros?

Você deve guardar seus registros por pelo menos:[2]

  • 5 anos após o prazo de entrega de 31 de janeiro do ano fiscal correspondente.
  • Mais tempo se HMRC abrir uma investigação sobre a sua declaração.

Por exemplo, os registros do ano fiscal de 2026/27 (prazo final: 31 de janeiro de 2028) devem ser mantidos até pelo menos 31 de janeiro de 2033.

Começando

Se você está começando do zero, a abordagem mais simples é:

  1. Abra um conta bancária comercial separada (ou identifique claramente as transações comerciais em sua conta pessoal)
  2. Faça o download dos seus extratos bancários como Arquivos CSV cada trimestre
  3. Classifique receitas e despesas em uma planilha.
  4. Importar para Software reconhecido HMRC como GoFile para submissão

Perguntas frequentes

Que registros digitais devo manter para MTD ?

Para cada transação, você deve registrar digitalmente a data, o valor e a categoria (como vendas, serviços, custos de escritório ou viagens). É necessário ter registros separados para receitas e despesas.

Posso usar planilhas para o programa Making Tax Digital?

Sim. Planilhas como Excel ou Google Sheets são perfeitamente aceitáveis para manter registros digitais MTD . No entanto, você deve usar um software compatível (como GoFile ) para enviar os dados ao HMRC , e deve haver um vínculo digital entre sua planilha e o software de envio.

Preciso armazenar recibos digitalmente para MTD ?

Não. HMRC exige que seus registros resumidos de renda e despesas sejam digitais, mas documentos originais, como recibos e faturas, podem ser mantidos em papel. Você ainda deve guardá-los por pelo menos 5 anos após o prazo de entrega da declaração, em 31 de janeiro.

Qual é o requisito para o link digital?

Se você utiliza mais de um software, os dados devem ser transferidos eletronicamente entre eles — e não digitados manualmente. Links digitais aceitáveis incluem importação/exportação de CSV, copiar e colar, conexões de API e células de planilha vinculadas.

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Fontes

  1. Utilize o programa Making Tax Digital para o Imposto de Renda: crie registros digitais. — GOV.UK
  2. Digitalização da Declaração de Imposto de Renda — GOV.UK
  3. Escolha o software certo para a Digitalização da Declaração de Imposto de Renda — GOV.UK
  4. Despesas se você for autônomo — GOV.UK
  5. Visão geral da digitalização da tributação — GOV.UK

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