How do I calculate pro-rata pay for a partial month?

Divide the annual salary by 12 to get the monthly rate, then divide by the number of calendar days (or working days, depending on your contract/policy) in the month and multiply by the days worked. For example, if the monthly salary is £3,000 and the employee leaves on 15 April (out of 30 days), the pro-rata pay is £3,000 ÷ 30 × 15 = £1,500.

Can I deduct pay for holiday taken but not yet accrued?

Only if the employment contract specifically allows it. If the contract includes a “clawback” clause, you can deduct the cost of holiday taken in excess of the pro-rata entitlement from the final pay. Without such a clause, you cannot make the deduction. It is good practice to include this provision in all employment contracts.

Is payment in lieu of notice (PILON) taxable?

If the employment contract includes a PILON clause, the payment is taxable as earnings and subject to Income Tax and NI in the normal way. If there is no PILON clause and the employer chooses to pay in lieu, the payment is treated as damages for breach of contract and the first £30,000 may be tax-free (as a termination payment). The tax treatment depends on the specific contractual terms.

What about outstanding expenses or loans?

Any expenses the employee has incurred on behalf of the business should be reimbursed in the final pay. Conversely, if the employee owes the employer money (e.g. an outstanding salary advance or season ticket loan), the employer can deduct it from the final pay only if the employment contract permits this or the employee gives written consent.

Cyfrifo Cyflog Terfynol (Y Rhai sy'n Gadael)

Ffeithiau allweddol

Rhaid i'r cyflog terfynol gynnwys cyflog pro rata am y dyddiau a weithiwyd yn y cyfnod cyflog olaf.
Rhaid talu gwyliau cronedig ond heb eu cymryd fel tâl gwyliau swm cyfan (oni bai bod y contract yn nodi fel arall).
Os yw'r gweithiwr yn gweithio ei rybudd, maen nhw'n derbyn cyflog arferol; gall taliad yn lle rhybudd (PILON) fod yn drethadwy.
Tâl diswyddo statudol hyd at £30,000 yn ddi-dreth, ond mae diswyddiadau cytundebol uwchlaw hyn yn cael eu trethu.
Y slip cyflog terfynol a P45 dylid ei gyhoeddi cyn gynted ag y bydd y cyflog terfynol wedi'i gyfrifo.

Cyfrifo Cyflog Terfynol i Ymadawyr

Pan fydd gweithiwr yn gadael — boed hynny drwy ymddiswyddo, diswyddo, ymddeoliad, neu ddiswyddiad — rhaid i'r cyflogwr gyfrifo a thalu popeth sy'n ddyledus i'r gweithiwr. Mae gwneud hyn yn iawn yn amddiffyn y cyflogwr rhag anghydfodau ac yn sicrhau bod ffigurau'r P45 yn gywir.^[1]

Cydrannau Cyflog Terfynol

Mae cyflog terfynol fel arfer yn cynnwys sawl elfen:

Cydran	Disgrifiad	Triniaeth Treth/Yswiriant Gwladol
Cyflog pro rata	Cyflog am ddiwrnodau a weithiwyd yn y cyfnod cyflog terfynol	PAYE Arferol (trethadwy, Yswiriant Gwladol)
Tâl gwyliau cronedig	Taliad am hawl gwyliau heb ei gymryd	TWE Arferol
Tâl rhybudd (wedi gweithio)	Cyflog arferol yn ystod y cyfnod rhybudd	TWE Arferol
PILON (cytundebol)	Taliad yn lle rhybudd o dan gymal contract	TWE Arferol
PILON (di-gytundebol)	Taliad yn lle rhybudd heb gymal contract	Trethadwy fel “dyfarniad terfynu perthnasol” drwy reolau arbennig
Tâl diswyddo statudol	Wedi'i gyfrifo gan ddefnyddio'r fformiwla statudol (oedran, gwasanaeth, cyflog wythnosol)	Di-dreth (hyd at y swm statudol)
Diswyddo cytundebol/gwell	Unrhyw swm uwchlaw diswyddiadau statudol	Y £30,000 cyntaf yn ddi-dreth (ynghyd â statudol), trethir y gormod
Bonysau/comisiwn rhagorol	Tâl sy'n gysylltiedig â pherfformiad a enillwyd ond heb ei dalu	TWE Arferol

Cyfrifo Cyflog Pro-Rata

Os yw'r gweithiwr yn gadael yng nghanol cyfnod cyflog, rhaid i chi gyfrifo cyflog pro rata. Mae dau ddull cyffredin:

Dull diwrnod calendr: Cyflog blynyddol ÷ 365 (neu 366 mewn blwyddyn naid) × diwrnodau calendr yn y cyfnod
Dull diwrnod gwaith: Cyflog blynyddol ÷ cyfanswm y dyddiau gwaith yn y flwyddyn × dyddiau gwaith yn y cyfnod

Dylid nodi'r dull a ddefnyddir yn y contract cyflogaeth neu bolisi'r cwmni. Byddwch yn gyson ar draws yr holl weithwyr er mwyn osgoi hawliadau gwahaniaethu.

Tâl Gwyliau Cronedig

Mae gan weithwyr hawl i gael eu talu am unrhyw wyliau y maent wedi'u cronni ond heb eu cymryd eto pan fyddant yn gadael. Yr isafswm statudol yw 28 diwrnod (gan gynnwys gwyliau banc) am flwyddyn gyfan. I gyfrifo:^[2]

Cyfrifwch yr hawl pro rata: (28 diwrnod ÷ 12) × misoedd wedi'u cwblhau = hawliad cronedig
Tynnu gwyliau sydd eisoes wedi'u cymryd: hawliad cronedig − dyddiau a gymerwyd = dyddiau sy'n ddyledus
Cyfrifwch y gyfradd ddyddiol: cyflog blynyddol ÷ 260 (neu ddiwrnodau gwaith gwirioneddol)
Lluosi: cyfradd ddyddiol × diwrnodau sy'n ddyledus = tâl gwyliau sy'n ddyledus

Pwynt allweddol: Os yw'r gweithiwr wedi cymryd mwy o wyliau nag y maent wedi'u cronni, dim ond os yw'r contract cyflogaeth yn cynnwys cymal ad-dalu y gall y cyflogwr ddidynnu'r gormodedd o'r cyflog terfynol. Heb y cymal hwn, ni all y cyflogwr adennill y gwyliau a dalwyd yn ormodol.

Tâl Rhybudd

Mae cyfnod rhybudd y gweithiwr yn cael ei bennu gan ei gontract (neu'r isafswm statudol os yw'r contract yn dawel):

Rhybudd statudol gofynnol (cyflogwr yn rhoi rhybudd): 1 wythnos am bob blwyddyn gyflawn o wasanaeth, hyd at uchafswm o 12 wythnos
Rhybudd statudol lleiaf (ymddiswyddiad cyflogai): 1 wythnos (waeth beth fo hyd y gwasanaeth, oni bai bod y contract yn nodi mwy)

Os yw'r gweithiwr yn gweithio ei gyfnod rhybudd, mae'n derbyn cyflog arferol. Os yw'r cyflogwr yn dewis talu yn lle rhybudd (PILON), mae'r driniaeth dreth yn dibynnu ar a yw'r contract yn cynnwys cymal PILON.

Tâl Diswyddo

Os yw'r gweithiwr yn cael ei ddiswyddo ar ôl 2 flynedd neu fwy o wasanaeth, mae ganddo hawl i dâl diswyddo statudol:^[3]

Hanner wythnos o gyflog am bob blwyddyn lawn o wasanaeth o dan 22 oed
Cyflog un wythnos am bob blwyddyn lawn o wasanaeth rhwng 22 a 40 oed
Cyflog wythnos a hanner am bob blwyddyn lawn o wasanaeth yn 41 oed neu'n hŷn

Mae tâl wythnosol wedi'i gapio ar £751 (2026/27) a'r uchafswm gwasanaeth a gyfrifir yw 20 mlynedd. Mae tâl diswyddo statudol bob amser yn ddi-dreth. Mae unrhyw daliad diswyddo ex-gratia neu gytundebol ychwanegol yn ddi-dreth hyd at gyfanswm cyfunol o £30,000 (gan gynnwys yr elfen statudol); mae symiau uwchlaw £30,000 yn destun Treth Incwm ac, o fis Ebrill 2020, Cyfraniad Yswiriant Gwladol y cyflogwr.

Awgrym: Proseswch y cyflog terfynol drwy eich rhediad cyflogres arferol os yn bosibl. Mae hyn yn sicrhau bod yr holl gyfrifiadau PAYE (treth gronnus, Yswiriant Gwladol, benthyciadau myfyrwyr) yn gywir a bod yr FPS yn cael ei gyflwyno'n gywir. Osgowch wneud taliadau â llaw y tu allan i'r system gyflogres, gan y gall hyn greu gwallau adrodd.

Camau Terfynol

Ar ôl cyfrifo a thalu'r swm terfynol:

Cyhoeddi'r slip cyflog terfynol yn dangos holl gydrannau'r cyflog terfynol
Cyflwyno'r FPS i HMRC gyda'r dyddiad gadael a'r ffigurau terfynol hyd yma o'r flwyddyn
Cynhyrchu a chyhoeddi'r P45 (Rhannau 1A, 2, a 3 i'r gweithiwr)
Canslo unrhyw ddidyniadau parhaus (AEOs, rhoi cyflogau, ac ati) a hysbysu'r partïon perthnasol
Diweddaru cofnodion pensiwn — hysbysu'r darparwr pensiwn bod y gweithiwr wedi gadael

Cwestiynau Cyffredin

Sut ydw i'n cyfrifo tâl pro rata am ran o fis?

Rhannwch y cyflog blynyddol â 12 i gael y gyfradd fisol, yna rhannwch â nifer y dyddiau calendr (neu ddyddiau gwaith, yn dibynnu ar eich contract/polisi) yn y mis a lluoswch â'r dyddiau a weithiwyd. Er enghraifft, os yw'r cyflog misol yn £3,000 a bod y gweithiwr yn gadael ar 15 Ebrill (allan o 30 diwrnod), y tâl pro-rata yw £3,000 ÷ 30 × 15 = £1,500.

A allaf ddidynnu cyflog am wyliau a gymerwyd ond sydd heb eu cronni eto?

Dim ond os yw'r contract cyflogaeth yn caniatáu hynny'n benodol. Os yw'r contract yn cynnwys cymal "adfachu", gallwch ddidynnu cost gwyliau a gymerwyd sy'n fwy na'r hawl pro rata o'r cyflog terfynol. Heb gymal o'r fath, ni allwch wneud y didyniad. Mae'n arfer da cynnwys y ddarpariaeth hon ym mhob contract cyflogaeth.

A yw taliad yn lle rhybudd (PILON) yn drethadwy?

Os yw'r contract cyflogaeth yn cynnwys cymal PILON, mae'r taliad yn drethadwy fel enillion ac yn ddarostyngedig i Dreth Incwm ac Yswiriant Gwladol yn y ffordd arferol. Os nad oes cymal PILON a bod y cyflogwr yn dewis talu yn lle hynny, caiff y taliad ei drin fel iawndal am dorri contract a gall y £30,000 cyntaf fod yn ddi-dreth (fel taliad terfynu). Mae'r driniaeth dreth yn dibynnu ar delerau penodol y cytundeb.

Beth am dreuliau neu fenthyciadau sy'n weddill?

Dylid ad-dalu unrhyw dreuliau y mae'r gweithiwr wedi'u hysgwyddo ar ran y busnes yn y cyflog terfynol. I'r gwrthwyneb, os yw'r gweithiwr yn ddyledus arian i'r cyflogwr (e.e. taliad cyflog neu fenthyciad tocyn tymor sy'n weddill), dim ond os yw'r contract cyflogaeth yn caniatáu hyn neu os yw'r gweithiwr yn rhoi caniatâd ysgrifenedig y gall y cyflogwr ei ddidynnu o'r cyflog terfynol.

Darllen Pellach

Y Broses P45 — cyhoeddi'r P45 ar ôl cyfrifo'r tâl terfynol
Didyniadau Statudol (Treth, Yswiriant Gwladol, Benthyciad Myfyrwyr) — sut mae didyniadau'n berthnasol i'r cyflog terfynol
Gofynion Cyfreithiol Slipiau Cyflog — sicrhau bod y slip cyflog terfynol yn bodloni safonau cyfreithiol
Gorchmynion Atafaelu Enillion — ymdrin â Gorchymynion AEO pan fydd gweithiwr yn gadael

Chwilio am syml Meddalwedd cyflogres?

# GoFile yn cael ei gydnabod HMRC ac yn cael ei ymddiried ynddo gan dros 50,000 o fusnesau yn y DU. Wedi'i sefydlu mewn munudau, ffeiliwch yn hyderus.

Dechreuwch Am Ddim

Dim angen cerdyn credyd · Canslo unrhyw bryd

Ffynonellau

Cyflogres rhedeg: gweithwyr yn gadael — GOV.UK
Hawl i wyliau: cyfrifo absenoldeb — GOV.UK
Diswyddiadau: eich hawliau — GOV.UK