Does the employer still send Part 1 to HMRC on paper?

No. Since RTI was introduced, the employer reports the leaver’s details electronically through the Full Payment Submission (FPS). The FPS includes a “leaving date” field and the year-to-date figures. Part 1 no longer needs to be sent on paper — the FPS serves the same purpose. The employer still gives Parts 1A and 2 to the employee, and Part 3 is for the new employer.

What if the employee has multiple jobs?

Each employer issues a P45 when the employee leaves that particular job. If someone has two part-time jobs and leaves one, they get a P45 from the employer they are leaving. Their other job is unaffected. If they start a new job, they give the P45 from the old job to the new employer.

Can an employer refuse to issue a P45?

No. Employers are legally required to issue a P45 when an employee leaves. If an employer unreasonably delays or refuses, the employee can contact HMRC, who may intervene. HMRC can also issue penalties to employers who fail to comply with PAYE obligations, including P45 requirements.

What happens if a P45 shows the wrong tax code?

The new employer should use the tax code shown on the P45 to set up the employee’s payroll record. If the employee believes the code is wrong, they should contact HMRC to request a correction. The new employer should not change the tax code unless they receive a new P9 coding notice from HMRC.

Y Broses P45

Ffeithiau allweddol

Mae gan P45 4 rhanMae Rhan 1 yn mynd i HMRC (wedi'i hanfon yn electronig drwy'r FPS), mae Rhannau 1A a 2 yn mynd i'r gweithiwr, ac mae Rhan 3 yn mynd i'r cyflogwr newydd.
Mae'r P45 yn dangos y gweithiwr cod treth, cyfanswm cyflog, a chyfanswm treth wedi'i ddidynnu yn y flwyddyn dreth gyfredol hyd at y dyddiad gadael.
Rhaid i gyflogwyr gyhoeddi'r P45 ar neu yn fuan iawn ar ôl diwrnod olaf y gweithiwr — nid oes terfyn amser statudol, ond HMRC yn ei ddisgwyl yn brydlon.
Mae'r cyflogwr newydd yn defnyddio'r P45 i sefydlu'r person sy'n gadael ar eu cyflogres gyda'r cod treth cywir a ffigurau cronnus.
Os nad oes gan weithiwr P45 (swydd goll neu swydd gyntaf), mae'r cyflogwr newydd yn defnyddio rhestr wirio gychwynnol yn lle hynny.

Beth yw P45?

Mae P45 yn ddogfen dreth swyddogol y mae'n rhaid i gyflogwr ei rhoi i weithiwr pan fyddant yn gadael cyflogaeth. Mae'n cynnwys y manylion sydd eu hangen ar HMRC a'r cyflogwr newydd i barhau i weithredu PAYE yn gywir — yn bennaf cod treth y gweithiwr a'r ffigurau cyflog a threth ar gyfer y flwyddyn hyd yma.^[1]

Daw'r enw “P45” o rif ffurflen HMRC . Er bod y broses bellach yn electronig i raddau helaeth (trwy RTI), mae'r term P45 yn dal i gael ei ddefnyddio'n gyffredinol ac mae'r ddogfen gorfforol (neu'i chyfwerth electronig) yn parhau i fod yn hanfodol i weithwyr sy'n newid swyddi.

Pedwar Rhan P45

Mae P45 yn cynnwys pedair rhan, pob un yn gwasanaethu pwrpas gwahanol:^[1]

Rhan	Derbynnydd	Diben
Rhan 1	HMRC	Wedi'i adrodd yn electronig drwy'r FPS (heb ei anfon ar bapur mwyach)
Rhan 1A	Y gweithiwr	Cofnod y gweithiwr ei hun — i'w gadw ar gyfer ei ffeiliau
Rhan 2	Y gweithiwr (i'w roi i'r cyflogwr newydd neu'r Ganolfan Byd Gwaith)	Wedi'i ddefnyddio i hawlio Lwfans Ceisio Gwaith neu fudd-daliadau eraill os nad ydych chi'n dechrau swydd newydd ar unwaith
Rhan 3	Y cyflogwr newydd	Yn darparu'r cod treth a'r ffigurau hyd yma o'r flwyddyn ar gyfer sefydlu'r gyflogres

Pa Wybodaeth sydd mewn P45

Mae'r P45 yn cynnwys:

Y gweithiwr enw llawn a Rhif Yswiriant Gwladol
Y cyflogwr Rhif cyfeirnod PAYE
Y dyddiad gadael
Y gweithiwr cod treth ar ddyddiad gadael
Cyfanswm y cyflog yn y flwyddyn dreth hyd at ac yn cynnwys y taliad olaf
Cyfanswm y dreth a dynnwyd yn y flwyddyn dreth
P'un a oedd y cod treth yn cael ei weithredu ar sail cronnus neu Wythnos 1/Mis 1 sail
Y gweithiwr math o gynllun benthyciad myfyrwyr (os yn berthnasol)

Pwynt allweddol: Mae'r ffigurau cyflog a threth ar y P45 yn cwmpasu'r flwyddyn dreth gyfan o 6 Ebrill hyd at y dyddiad gadael — nid dim ond y cyfnod cyflogaeth gyda'r cyflogwr hwn. Os oedd gan y gweithiwr gyflogwr blaenorol yn yr un flwyddyn dreth, dylai eu ffigurau P45 gynnwys cyflog a threth o'r gyflogaeth gynharach honno (fel y'u cariwyd ymlaen pan ymunodd).

Cyhoeddi P45 (Camau'r Cyflogwr)

Pan fydd gweithiwr yn gadael, rhaid i'r cyflogwr:^[2]

Prosesu'r rhediad cyflog terfynol — cyfrifo a thalu unrhyw gyflog, tâl gwyliau, bonysau neu dâl rhybudd sy'n weddill
Cofnodwch y dyddiad gadael ar y system gyflogres
Cyflwyno'r FPS gyda'r dyddiad gadael a'r ffigurau terfynol hyd yma o'r flwyddyn — mae hyn yn cyflawni Rhan 1
Cynhyrchu'r P45 o'r feddalwedd cyflogres
Rhowch Rannau 1A, 2, a 3 i'r gweithiwr (ar bapur neu'n electronig)

Derbyn P45 (Camau Cyflogwr Newydd)

Pan fydd gweithiwr newydd yn cyflwyno ffurflen P45 gan ei gyflogwr blaenorol:

Gwiriwch y manylion — sicrhau bod yr enw a'r rhif Yswiriant Gwladol yn cyfateb i'r gweithiwr newydd
Rhowch y cod treth o'r P45 i'r system gyflogres
Nodwch y cyflog a'r dreth hyd yma o'r flwyddyn felly mae'r cyfrifiad cronnus yn parhau'n gywir
Nodwch y dangosydd benthyciad myfyrwyr os yn bresennol
Adroddwch am y dechreuwr newydd ar yr FPS cyntaf, gan gynnwys y wybodaeth P45

Awgrym: Os yw'r P45 o flwyddyn dreth flaenorol (er enghraifft, gadawodd y gweithiwr ei hen swydd ym mis Mawrth ac mae'n dechrau'r swydd newydd ym mis Mai), ni fydd y ffigurau hyd yma o'r flwyddyn yn cael eu cario ymlaen. Defnyddiwch y cod treth o'r P45 ond dechreuwch y ffigurau hyd yma o'r flwyddyn ar sero ar gyfer y flwyddyn dreth newydd.

Beth Os Nad Oes P45?

Os na all gweithiwr newydd ddarparu P45 (oherwydd eu bod wedi'i golli, mai dyma eu swydd gyntaf, neu nad yw wedi cyrraedd eto), rhaid i'r cyflogwr ddefnyddio rhestr wirio gychwynnol (yr P46 gynt) i benderfynu ar y cod treth cywir. Mae'r gweithiwr yn cwblhau'r rhestr wirio, gan ddewis o ddatganiadau A, B, neu C, ac mae'r cyflogwr yn defnyddio'r cod treth cychwynnol cyfatebol.^[3]

Sefyllfaoedd Arbennig

Marwolaeth gweithiwr: Mae'r cyflogwr yn cyhoeddi'r P45 ac yn ei anfon i HMRC drwy FPS. Anfonir Rhannau 1A a 2/3 at y cynrychiolydd personol neu'r perthynas agosaf.
Gweithiwr yn mynd dramor: Cyhoeddwch y P45 fel arfer. Efallai y bydd ei angen ar y gweithiwr ar gyfer ei ffurflen dreth dramor neu i hawlio treth y DU yn ôl.
Diswyddiant: Cyhoeddir y P45 yn y ffordd arferol. Mae taliadau diswyddo hyd at £30,000 yn ddi-dreth ac nid ydynt wedi'u cynnwys yn ffigur cyflog y P45.

Cwestiynau Cyffredin

A yw'r cyflogwr yn dal i anfon Rhan 1 i HMRC ar bapur?

Na. Ers cyflwyno'r RTI, mae'r cyflogwr yn adrodd manylion y gweithiwr sy'n gadael yn electronig drwy'r Cyflwyniad Taliad Llawn (FPS). Mae'r FPS yn cynnwys maes "dyddiad gadael" a'r ffigurau hyd yma o'r flwyddyn. Nid oes angen anfon Rhan 1 ar bapur mwyach — mae'r FPS yn gwasanaethu'r un pwrpas. Mae'r cyflogwr yn dal i roi Rhannau 1A a 2 i'r gweithiwr, ac mae Rhan 3 ar gyfer y cyflogwr newydd.

Beth os oes gan y gweithiwr sawl swydd?

Mae pob cyflogwr yn rhoi ffurflen P45 pan fydd y gweithiwr yn gadael y swydd benodol honno. Os oes gan rywun ddwy swydd ran-amser ac yn gadael un, maen nhw'n cael ffurflen P45 gan y cyflogwr maen nhw'n ei adael. Nid yw eu swydd arall yn cael ei heffeithio. Os ydyn nhw'n dechrau swydd newydd, maen nhw'n rhoi'r ffurflen P45 o'r hen swydd i'r cyflogwr newydd.

A all cyflogwr wrthod rhoi ffurflen P45?

Na. Mae'n ofynnol yn ôl y gyfraith i gyflogwyr roi P45 pan fydd gweithiwr yn gadael. Os bydd cyflogwr yn oedi neu'n gwrthod yn afresymol, gall y gweithiwr gysylltu â HMRC , a all ymyrryd. Gall HMRC hefyd roi cosbau i gyflogwyr sy'n methu â chydymffurfio â rhwymedigaethau PAYE, gan gynnwys gofynion P45.

Beth sy'n digwydd os yw P45 yn dangos y cod treth anghywir?

Dylai'r cyflogwr newydd ddefnyddio'r cod treth a ddangosir ar y P45 i sefydlu cofnod cyflogres y gweithiwr. Os yw'r gweithiwr yn credu bod y cod yn anghywir, dylai gysylltu HMRC i ofyn am gywiriad. Ni ddylai'r cyflogwr newydd newid y cod treth oni bai ei fod yn derbyn hysbysiad codio P9 newydd gan HMRC .

Darllen Pellach

Rhestrau Gwirio Cychwynnol (Gweithiwr Newydd Heb P45) — beth i'w wneud pan nad oes gan weithiwr newydd ffurflen P45
Cyfrifo Cyflog Terfynol (Y Rhai sy'n Gadael) — sut i gyfrifo'r taliad terfynol cyn cyhoeddi'r P45
P60 Wedi'i Esbonio — cyfwerth diwedd blwyddyn y P45
Cyflwyno Taliad Llawn (FPS) — sut mae gwybodaeth am bobl sy'n gadael yn cael ei hadrodd i HMRC

Chwilio am syml Meddalwedd cyflogres?

# GoFile yn cael ei gydnabod HMRC ac yn cael ei ymddiried ynddo gan dros 50,000 o fusnesau yn y DU. Wedi'i sefydlu mewn munudau, ffeiliwch yn hyderus.

Dechreuwch Am Ddim

Dim angen cerdyn credyd · Canslo unrhyw bryd

Ffynonellau

P45: gweithiwr yn gadael y gwaith — GOV.UK
Cyflogres rhedeg: gweithwyr yn gadael — GOV.UK
PAYE a chyflogres i gyflogwyr — GOV.UK