What if the new employee has lost their P45?

If the P45 is genuinely lost and cannot be obtained from the previous employer, the new employer should ask the employee to complete a starter checklist instead. The previous employer may be able to issue a duplicate P45, but there is no obligation to do so. In the meantime, the starter checklist ensures the new employee is taxed from their first payday.

Can the employer make the statement choice on behalf of the employee?

No. The employee must choose the statement themselves based on their personal circumstances. The employer should explain what each statement means but must not complete the form on the employee’s behalf or influence their choice. The employee is responsible for the accuracy of the information.

What happens after HMRC processes the starter information?

Once the employer submits the first FPS with the starter checklist information, HMRC will review the employee’s records and issue a proper tax code via a P9 coding notice. This may be the same as the starter code or it may be different. The employer must apply the new code from the date specified by HMRC, adjusting any over- or under-deducted tax cumulatively.

Does the starter checklist replace the P46?

Yes. The P46 form was abolished in April 2013 when RTI was introduced. The starter checklist serves the same purpose but is simpler. Unlike the P46, the starter checklist is not submitted to HMRC as a separate form — the information is included in the first FPS for the new employee.

Rhestrau Gwirio Cychwynnol (Gweithiwr Newydd Heb P45)

Ffeithiau allweddol

Disodlodd y rhestr wirio gychwynnol y ffurflen P46 ac fe'i defnyddir pan fydd nid oes gan weithiwr newydd P45.
Mae'r gweithiwr yn dewis o Datganiad A, B, neu C — mae pob un yn arwain at god treth cychwyn gwahanol.
Mae Datganiad A yn rhoi'r safon 1257L cod treth (cronnus), mae Datganiad B yn rhoi 1257L M1/W1, ac mae Datganiad C yn rhoi BR.
Rhaid i'r cyflogwr ddefnyddio'r wybodaeth ar y rhestr wirio dechreuwyr ar y FPS cyntaf wedi'i gyflwyno ar gyfer y gweithiwr hwnnw.
Os nad yw'r gweithiwr yn cwblhau'r rhestr wirio, rhaid i'r cyflogwr ddefnyddio'r 0T W1/M1 cod (dim tâl am ddim, heb fod yn gronnus).

Beth yw Rhestr Wirio Cychwynnol?

Rhestr wirio gychwynnol yw ffurflen y mae gweithwyr newydd yn ei llenwi pan fyddant yn ymuno â chyflogwr ac nad oes ganddynt ffurflen P45 o swydd flaenorol. Mae'n casglu'r wybodaeth sydd ei hangen ar y cyflogwr i sefydlu'r gweithiwr ar y gyflogres gyda'r cod treth cywir.^[1]

Mae angen y rhestr wirio mewn sawl sefyllfa gyffredin:

Mae'n eiddo i'r gweithiwr swydd gyntaf
Mae gan y gweithiwr colli eu P45 ac ni all gael rhywun yn ei le
Mae cyflogwr blaenorol y gweithiwr wedi heb gael P45 eto
Mae'r gweithiwr yn dod o gyfnod o hunangyflogaeth, diweithdra, neu astudio

Y Tri Datganiad

Craidd rhestr wirio’r cychwynnydd yw tri datganiad. Mae’r gweithiwr yn darllen pob un ac yn ticio’r datganiad sy’n disgrifio ei sefyllfa orau:^[1]

Datganiad	Disgrifiad	Cod Treth a Gymhwyswyd
A	“Dyma fy swydd gyntaf ers 6 Ebrill diwethaf ac nid wyf wedi bod yn derbyn Lwfans Ceisio Gwaith trethadwy, Lwfans Cyflogaeth a Chymorth, Budd-dal Analluogrwydd trethadwy, pensiwn y wladwriaeth, na phensiwn galwedigaethol.”	1257L (cronnus)
B	“Nid dyma fy swydd gyntaf ers 6 Ebrill diwethaf ac nid wyf yn derbyn pensiwn y wladwriaeth na phensiwn galwedigaethol. Ers 6 Ebrill rwyf wedi cael swydd arall ond nid oes gennyf P45.”	1257L W1/M1 (heb fod yn gronnus)
C	“Mae gen i swydd arall neu rwy’n derbyn pensiwn y wladwriaeth neu bensiwn galwedigaethol.”	BR (cyfradd sylfaenol, trethir pob cyflog ar 20%)

Pwynt allweddol: Mae Datganiad A yn rhoi'r Lwfans Personol llawn i'r gweithiwr ar sail gronnus — yn ddelfrydol ar gyfer swydd gyntaf ddilys. Mae Datganiad B yn rhoi'r lwfans ond ar sail anghronnus (Wythnos 1/Mis 1), gan atal gor-ad-daliad os yw'r gweithiwr eisoes wedi defnyddio rhywfaint o lwfans yn rhywle arall. Mae Datganiad C yn tybio bod y lwfans yn cael ei ddefnyddio mewn swydd arall ac mae'r holl drethi'n cael eu talu ar y gyfradd sylfaenol.

Gwybodaeth am Fenthyciadau Myfyrwyr

Mae'r rhestr wirio cychwyn hefyd yn gofyn a oes gan y gweithiwr fenthyciad myfyriwr neu fenthyciad ôl-raddedig, ac os felly, pa fath o gynllun. Mae hyn yn bwysig oherwydd rhaid i'r cyflogwr ddechrau gwneud didyniadau os yw'r gweithiwr yn nodi bod ganddo fenthyciad, hyd yn oed cyn i HMRC anfon hysbysiad cychwyn SL1 ffurfiol.^[2]

Y mathau o gynlluniau yw:

Cynllun 1: Benthyciadau a gymerwyd cyn Medi 2012 (neu fenthyciadau Albanaidd/Gogledd Iwerddon cyn Medi 2023)
Cynllun 2: Benthyciadau a gymerwyd ar ôl Medi 2012 (Lloegr a Chymru)
Cynllun 4: Benthyciadau myfyrwyr yr Alban o fis Medi 2023 ymlaen
Cynllun 5: Benthyciadau o fis Medi 2023 ymlaen (Lloegr a Chymru)
Benthyciad Ôl-raddedig: Benthyciadau Meistr neu Ddoethuriaeth Ôl-raddedig

Yr Hyn Rhaid i'r Cyflogwr Ei Wneud

Ar ôl derbyn y rhestr wirio gychwynnol wedi'i chwblhau:^[2]

Defnyddiwch y cod treth cywir yn seiliedig ar y datganiad a ddewiswyd (A, B, neu C)
Gosod y cofnod cyflogres heb unrhyw ffigurau cyflog na threthi blaenorol (mae'r flwyddyn hyd yma yn dechrau ar sero)
Nodwch unrhyw fenthyciad myfyrwyr math o gynllun a dechrau didyniadau o'r dyddiad talu cyntaf
Cyflwyno'r FPS cyntaf gyda'r wybodaeth datganiad cychwynnol (y datganiad a ddefnyddiwyd a'r dangosydd "cyflogai newydd")
Cadwch y rhestr wirio ar ffeil — Gall HMRC ofyn am ei weld yn ystod gwiriad cydymffurfio

Beth Os Nad yw'r Gweithiwr yn Cwblhau'r Rhestr Wirio?

Os bydd gweithiwr newydd yn methu â chwblhau'r rhestr wirio gychwynnol, rhaid i'r cyflogwr ddefnyddio'r 0T W1/M1 cod treth. Nid yw hwn yn rhoi unrhyw Lwfans Personol ac mae'n gweithredu ar sail anghronnol, sy'n golygu y bydd y gweithiwr yn talu mwy o dreth nag sydd ei angen nes bod HMRC yn cyhoeddi cod cywir.^[1]

Awgrym: Anogwch ddechreuwyr newydd i gwblhau'r rhestr wirio ar eu diwrnod cyntaf. Mae oedi yn golygu na all y cyflogwr sefydlu'r cod treth cywir, a gall y gweithiwr gael ei or-drethu. Mae'r rhan fwyaf o feddalwedd cyflogres yn cynnwys y rhestr wirio dechreuwyr fel rhan o'r broses sefydlu gweithiwr newydd.

Pan fydd P45 yn Cyrraedd Ar ôl y Rhestr Wirio Cychwynnol

Os bydd y gweithiwr yn darparu ffurflen P45 gan ei gyflogwr blaenorol yn ddiweddarach:

Os yw ar gyfer y y flwyddyn dreth gyfredol ac nad yw wedi'i ddefnyddio eto — gall y cyflogwr ddiweddaru'r gyflogres gyda'r cod treth P45 a ffigurau hyd yma'r flwyddyn, gan ailgyfrifo'r dreth ar sail gronnus
Os yw o y flwyddyn dreth flaenorol — ni ellir ei ddefnyddio; nid yw'r ffigurau hyd yma o'r flwyddyn yn berthnasol
Os yw HMRC eisoes wedi cyhoeddi Hysbysiad codio P9 — defnyddiwch god HMRC yn hytrach na'r cod P45

Cwestiynau Cyffredin

Beth os yw'r gweithiwr newydd wedi colli ei P45?

Os yw'r P45 wedi'i golli'n wirioneddol ac na ellir ei gael gan y cyflogwr blaenorol, dylai'r cyflogwr newydd ofyn i'r gweithiwr gwblhau rhestr wirio cychwyn yn lle hynny. Efallai y bydd y cyflogwr blaenorol yn gallu rhoi P45 dyblyg, ond nid oes rhwymedigaeth i wneud hynny. Yn y cyfamser, mae'r rhestr wirio cychwyn yn sicrhau bod y gweithiwr newydd yn cael ei drethu o'i ddiwrnod cyflog cyntaf.

A all y cyflogwr wneud y dewis datganiad ar ran y gweithiwr?

Na. Rhaid i'r gweithiwr ddewis y datganiad ei hun yn seiliedig ar ei amgylchiadau personol. Dylai'r cyflogwr egluro beth mae pob datganiad yn ei olygu ond ni ddylai lenwi'r ffurflen ar ran y gweithiwr na dylanwadu ar ei ddewis. Y gweithiwr sy'n gyfrifol am gywirdeb y wybodaeth.

Beth sy'n digwydd ar ôl i HMRC brosesu'r wybodaeth gychwynnol?

Unwaith y bydd y cyflogwr yn cyflwyno'r FPS cyntaf gyda'r wybodaeth rhestr wirio cychwyn, bydd HMRC yn adolygu cofnodion y gweithiwr ac yn cyhoeddi cod treth priodol trwy hysbysiad codio P9. Gall hwn fod yr un fath â'r cod cychwyn neu gall fod yn wahanol. Rhaid i'r cyflogwr gymhwyso'r cod newydd o'r dyddiad a bennir gan HMRC , gan addasu unrhyw dreth a ddidynnwyd yn ormodol neu'n rhy isel gyda'i gilydd.

A yw'r rhestr wirio cychwynwyr yn disodli'r P46?

Ydw. Diddymwyd y ffurflen P46 ym mis Ebrill 2013 pan gyflwynwyd RTI. Mae'r rhestr wirio dechreuwyr yn gwasanaethu'r un pwrpas ond mae'n symlach. Yn wahanol i'r P46, nid yw'r rhestr wirio dechreuwyr yn cael ei chyflwyno i HMRC fel ffurflen ar wahân — mae'r wybodaeth wedi'i chynnwys yn y FPS cyntaf ar gyfer y gweithiwr newydd.

Darllen Pellach

Y Broses P45 — sut mae ffurflenni P45 yn gweithio pan fydd gweithwyr yn gadael ac yn ymuno
Sut mae Codau Treth yn Gweithio — deall y codau treth a neilltuwyd drwy'r rhestr wirio gychwynnol
Codau Treth Brys — pan fydd codau cychwyn yn arwain at drethiant brys
Didyniadau Statudol (Treth, Yswiriant Gwladol, Benthyciad Myfyrwyr) — didyniadau benthyciadau myfyrwyr ar gyfer dechreuwyr newydd

Chwilio am syml Meddalwedd cyflogres?

# GoFile yn cael ei gydnabod HMRC ac yn cael ei ymddiried ynddo gan dros 50,000 o fusnesau yn y DU. Wedi'i sefydlu mewn munudau, ffeiliwch yn hyderus.

Dechreuwch Am Ddim

Dim angen cerdyn credyd · Canslo unrhyw bryd

Ffynonellau

Rhestr wirio dechreuwyr gweithwyr newydd — HMRC
Rhedeg cyflogres: gweithwyr newydd — GOV.UK
PAYE a chyflogres i gyflogwyr — GOV.UK