What triggers an HMRC NI compliance check?

Common triggers include discrepancies in RTI submissions, patterns of low NI payments relative to workforce size, use of off-payroll workers, CIS arrangements, complaints from workers, and random selection for routine audit.

What records will HMRC want to see?

HMRC may request payroll records, RTI submissions, employment contracts, worker invoices, P60s and P45s, benefits-in-kind records (P11D), and evidence of employment status determinations for off-payroll workers.

What are the penalties for incorrect employer NI?

If HMRC finds that employer NI was underpaid, you must pay the shortfall plus interest. Additional penalties range from 0% (unprompted disclosure, reasonable care taken) to 100% of the underpaid NI for deliberate and concealed errors.

Can I appeal against an HMRC NI compliance decision?

Yes. If you disagree with HMRC’s findings, you can request a formal review by a different HMRC officer. If you’re still not satisfied, you can appeal to the First-tier Tribunal (Tax Chamber) within 30 days.

HMRC NI-Konformitätsprüfungen

Wichtigste Fakten

HMRC führt PAYE-Prüfungen durch, die auch die Überprüfung der Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung umfassen.
Ein häufiger Schwerpunkt liegt auf dem Beschäftigungsstatus – ob als Selbstständige eingestufte Arbeitnehmer eigentlich Angestellte sein sollten (mit der Pflicht zur Zahlung von Arbeitgeberbeiträgen zur Sozialversicherung).
Bei einer fehlerhaften Behandlung der Sozialversicherungsbeiträge können die Strafen die zu wenig gezahlten Sozialversicherungsbeiträge zuzüglich Zinsen umfassen, in schwerwiegenden Fällen können zusätzliche Strafen von bis zu 100 % verhängt werden.
Arbeitgeber haben das Recht, sich bei einer Compliance-Prüfung durch einen Buchhalter oder Steuerberater vertreten zu lassen.
HMRC wird sich in der Regel zuerst schriftlich an Sie wenden – Sie haben üblicherweise 30 Tage Zeit zu antworten oder Unterlagen vorzulegen.

Was ist eine NI-Compliance-Prüfung?

Eine Prüfung der Einhaltung der Sozialversicherungsbeiträge ist eine Untersuchung der HMRC um festzustellen, ob ein Arbeitgeber die Sozialversicherungsbeiträge korrekt berechnet, meldet und abführt. Diese Prüfungen werden üblicherweise im Rahmen einer umfassenderen Überprüfung der Lohnsteuer durchgeführt, können sich aber auch gezielt auf Sozialversicherungsfragen konzentrieren.^[1]

HMRC hat die rechtliche Befugnis dazu:

Arbeitgeberunterlagen und Gehaltsabrechnungsdaten prüfen
Besuchen Sie die Geschäftsräume
Interviewdirektoren und Gehaltsabrechnungsmitarbeiter
Informationen von Dritten (Banken, Mitarbeitern usw.) anfordern.
Zusätzlich fällige Sozialversicherungsbeiträge zuzüglich Zinsen und Strafgebühren werden berechnet.

Häufige Auslöser für eine Überprüfung der Einhaltung der NI-Vorschriften

HMRC wendet risikobasierte Auswahlverfahren an, um zu entscheiden, welche Arbeitgeber überprüft werden. Häufige Auslöser sind:^[1]

Auslösen	Worauf HMRC achtet
RTI-Diskrepanzen	Unterschiede zwischen RTI-Meldungen und anderen Daten (SA-Erklärungen, Bankaufzeichnungen)
Niedrige Nationalität im Verhältnis zur Belegschaft	Ein Arbeitgeber mit vielen Beschäftigten, aber niedrigen Sozialversicherungsbeiträgen – dies deutet darauf hin, dass die Beschäftigten möglicherweise falsch eingestuft sind.
Nutzung von CIS-Subunternehmern	Baufirmen, die eine große Anzahl von „selbstständigen“ Arbeitnehmern einsetzen
Beschäftigung außerhalb der Lohnabrechnung (IR35)	Mitarbeiterbindung durch persönliche Dienstleistungsunternehmen
Beschwerden von Arbeitnehmern	Ein Arbeitnehmer kontaktiert HMRC und behauptet, er sollte ein Angestellter sein.
Sachleistungen	Keine oder nur wenige P11D-Einreichungen trotz Firmenwagen, Krankenversicherung usw.
Zufällige Auswahl	Routineprüfung im Rahmen des Compliance-Programms der HMRC

Überprüfung des Beschäftigungsstatus

Einer der wichtigsten Bereiche der NI-Compliance ist BeschäftigungsstatusHMRC prüft, ob Arbeitnehmer, die als Selbstständige eingestuft werden (und daher nicht der Arbeitgeber-Sozialversicherungspflicht unterliegen), tatsächlich als Angestellte behandelt werden sollten.^[2]

Stellt HMRC fest, dass ein Arbeitnehmer angestellt und nicht selbstständig ist, haftet der Arbeitgeber für Folgendes:

Arbeitgeber-Sozialversicherung (15 % auf Einkünfte oberhalb der sekundären Schwelle) – für den gesamten Zeitraum der Fehlklassifizierung
Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters (8%/2%) — Der Arbeitgeber muss diese Kosten gegebenenfalls tragen, wenn sie nicht vom Arbeitnehmer zurückgefordert werden können.
Interesse über die Unterbezahlung der Sozialversicherungsbeiträge
Strafen ob die Fehlklassifizierung fahrlässig oder vorsätzlich erfolgte.

Die Kosten einer Umklassifizierung können erheblich sein. Für einen Arbeitnehmer mit einem Jahreseinkommen von 40.000 £, der fälschlicherweise als Selbstständiger eingestuft wurde, könnten allein an Arbeitgeberbeiträgen zur Sozialversicherung jährlich etwa 4.635 £ anfallen (15 % von 30.900 £). Über drei Jahre summiert sich das auf fast 14.000 £ vor Zinsen und Strafgebühren.^[2]

Was geschieht bei einer Compliance-Prüfung?

Eine typische Überprüfung der Einhaltung der NI-Vorschriften umfasst folgende Schritte:^[1]

Phase 1: Benachrichtigung

HMRC schreibt dem Arbeitgeber (oder dessen Vertreter) und erklärt, dass eine Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften eingeleitet wird. Das Schreiben enthält folgende Informationen:

Geben Sie an, welche Steuerzeiträume geprüft werden.
Liste der Unterlagen auf, die HMRC einsehen möchte.
Setzen Sie eine Frist (üblicherweise 30 Tage) für die Bereitstellung der Informationen.
Nennen Sie den zuständigen HMRC -Beamten für den Fall.

Phase 2: Informationsbeschaffung

HMRC prüft die eingereichten Unterlagen. Sie kann zusätzliche Informationen anfordern, Geschäftsräume besichtigen oder Mitarbeiter befragen. Häufig angeforderte Unterlagen sind:

Lohnabrechnungen und RTI-Meldungen
Arbeitsverträge und Arbeitnehmervereinbarungen
Rechnungen von selbstständigen Arbeitnehmern
P11D-Rückerstattungen (Sachleistungen)
Nachweise darüber, wie der Beschäftigungsstatus ermittelt wurde

Phase 3: Ergebnisse

HMRC teilt dem Arbeitgeber ihre Feststellungen schriftlich mit. Dies kann Folgendes umfassen:

Bestätigung, dass alles korrekt ist (keine weiteren Maßnahmen).
Identifizierung von Fehlern bei der Berechnung unterbezahlter Sozialversicherungsbeiträge
Eine vorgeschlagene Strafe (falls zutreffend)
Eine Gelegenheit, vor einer endgültigen Entscheidung Stellungnahmen abzugeben.

Phase 4: Vergleich oder Berufung

Der Arbeitgeber kann die Feststellungen akzeptieren und gegebenenfalls zusätzliche Sozialversicherungsbeiträge zahlen oder die Feststellungen anfechten und eine Überprüfung oder Berufung beantragen.

Strafen für Fehler in der National Insurance

Die Strafen für fehlerhafte NI-Angaben richten sich nach der Art des Fehlers:^[3]

Fehlertyp	Strafbereich
Angemessene Sorgfalt wurde angewendet (echter Irrtum)	0 % – keine Strafe
Unvorsichtig (Mangel an angemessener Sorgfalt)	0 %–30 % der unterbezahlten Sozialversicherungsbeiträge
Absichtlich (absichtlicher Fehler)	20–70 % der Sozialversicherungsbeiträge werden unterbezahlt
Vorsätzlich und verdeckt	30 %–100 % der unterbezahlten Sozialversicherungsbeiträge

Die Strafen werden reduziert, wenn der Arbeitgeber eine unaufgeforderte Offenlegung (informiert HMRC , bevor diese den Fehler entdeckt) anstatt eines veranlasste Offenlegung (Gibt es erst zu, nachdem HMRC es festgestellt hat). Eine Kooperation während der Ermittlungen reduziert ebenfalls die Strafen.

Wie man auf eine Compliance-Prüfung reagiert

Wenn Sie eine Benachrichtigung über eine Überprüfung der Einhaltung der NI-Vorschriften erhalten:^[1]

Keine Panik — viele Überprüfungen führen zu keiner zusätzlichen Haftung
Benachrichtigen Sie Ihren Buchhalter oder wenden Sie sich umgehend an Ihren Steuerberater – dieser kann in Ihrem Namen mit HMRC kommunizieren.
Sammeln Sie die angeforderten Aufzeichnungen innerhalb der Frist
Seien Sie kooperativ. — dies kann etwaige Strafen im Falle von Fehlern reduzieren.
Vernichten Sie keine Aufzeichnungen — dies könnte als Behinderung gewertet werden
Bitte antworten Sie innerhalb der Frist. — Falls Sie mehr Zeit benötigen, wenden Sie sich bitte an HMRC , um eine Fristverlängerung zu beantragen.

Professionelle Vertretung: Sie haben das Recht, sich in allen Phasen einer Steuerprüfung durch einen Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Rechtsanwalt vertreten zu lassen. Dessen Gebühren können gegebenenfalls durch Ihre Berufshaftpflicht- oder Steuerprüfungsversicherung abgedeckt sein.

Einspruch gegen eine Entscheidung

Wenn Sie mit den Ergebnissen der Compliance-Prüfung der HMRC nicht einverstanden sind:^[4]

Fordern Sie eine Bewertung an — ein anderer HMRC Beamter wird die Entscheidung überprüfen (kostenlos und in der Regel schneller).
Berufung an das erstinstanzliche Gericht — ein unabhängiges Steuergericht, das über Einsprüche entscheidet. Sie müssen innerhalb von 30 Tagen nach der Entscheidung Einspruch einlegen.
Oberes Verwaltungsgericht — Wenn Sie mit der Entscheidung des erstinstanzlichen Gerichts nicht einverstanden sind, können Sie aus rechtlichen Gründen Berufung einlegen.

Häufig gestellte Fragen

Was löst eine Überprüfung der Einhaltung der Sozialversicherungsbestimmungen durch HMRC aus?

Häufige Auslöser sind Unstimmigkeiten bei den RTI-Meldungen, Muster niedriger NI-Zahlungen im Verhältnis zur Belegschaftsgröße, der Einsatz von externen Mitarbeitern, CIS-Vereinbarungen, Beschwerden von Arbeitnehmern und die zufällige Auswahl für routinemäßige Prüfungen.

Welche Unterlagen wird HMRC einsehen wollen?

HMRC kann Lohnabrechnungen, RTI-Meldungen, Arbeitsverträge, Rechnungen von Arbeitnehmern, P60- und P45-Formulare, Aufzeichnungen über Sachleistungen (P11D) sowie Nachweise über die Feststellung des Beschäftigungsstatus von externen Arbeitnehmern anfordern.

Welche Strafen drohen bei fehlerhaften Angaben zur Sozialversicherungspflicht des Arbeitgebers?

Stellt HMRC fest, dass Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung zu niedrig entrichtet wurden, müssen Sie die Differenz zuzüglich Zinsen nachzahlen. Zusätzliche Strafen reichen von 0 % (bei unaufgeforderter Offenlegung und Anwendung angemessener Sorgfalt) bis zu 100 % der zu niedrig entrichteten Sozialversicherungsbeiträge bei vorsätzlichen und verschwiegenen Fehlern.

Kann ich gegen eine Entscheidung HMRC bezüglich der Einhaltung der Sozialversicherungsbeiträge Berufung einlegen?

Ja. Wenn Sie mit den Feststellungen der HMRC nicht einverstanden sind, können Sie eine formelle Überprüfung durch einen anderen HMRC -Beamten beantragen. Sollten Sie weiterhin unzufrieden sein, können Sie innerhalb von 30 Tagen beim First-tier Tribunal (Tax Chamber) Berufung einlegen.

Weiterführende Literatur

Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung — Sätze und Schwellenwerte
Meldung von NI über RTI / PAYE — Meldepflichten des Arbeitgebers
NI-Rückerstattungen und Überzahlungen — wenn Sie infolgedessen zu viel bezahlt haben
Anfechtung Ihres Sozialversicherungsregisters — für Personen mit Datensatzfehlern

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