Do agency workers get payslips?

Yes. Since April 2019, the right to an itemised payslip was extended to all workers, not just employees. This includes agency workers, casual workers, and those on zero-hours contracts.

Can payslips be provided electronically?

Yes. There is no legal requirement for payslips to be on paper. They can be sent by email, made available through an online portal, or provided through payroll software. The key requirement is that the employee can access the payslip on or before payday.

What happens if I do not give payslips?

Employees can take the matter to an employment tribunal. The tribunal can order the employer to provide payslips and may award compensation if there was an underpayment of wages that could have been detected from a proper payslip.

Do payslips need to show pension deductions?

Payslips must show all deductions, including pension contributions. Both the employee’s contribution and the employer’s contribution should ideally be shown, along with the pension scheme name.

Rechtliche Anforderungen an Gehaltsabrechnungen

Wichtigste Fakten

Alle Angestellten und Arbeiter (einschließlich Leiharbeiter) haben Anspruch auf detaillierte Gehaltsabrechnung.
Gehaltsabrechnungen müssen vorgelegt werden spätestens am Zahltag.
Seit April 2019 müssen die Gehaltsabrechnungen für Stundenlohnempfänger Folgendes ausweisen: geleistete Arbeitsstunden.
Gehaltsabrechnungen können sein Papier oder elektronisch (E-Mail, Online-Portal usw.).
Das Versäumnis, Gehaltsabrechnungen vorzulegen, kann zu Folgendem führen: Arbeitsgericht beanspruchen.

Das gesetzliche Recht auf einen Gehaltszettel

Nach dem britischen Gesetz über die Rechte von Arbeitnehmern (Employment Rights Act 1996, in der geänderten Fassung) hat jeder Arbeitnehmer in Großbritannien Anspruch auf eine detaillierte Gehaltsabrechnung (Lohnzettel) von seinem Arbeitgeber. Dieses Recht wurde am 6. April 2019 auf alle Arbeitnehmer (nicht nur auf Angestellte) ausgeweitet.^[1]

Was eine Gehaltsabrechnung enthalten muss

Eine detaillierte Gehaltsabrechnung muss Folgendes enthalten:^[1]

Artikel	Beschreibung
Bruttogehalt	Gesamtertrag vor Abzügen
Variable Abzüge	Jeder Abzug, der sich von Periode zu Periode ändert (Einkommensteuer, Sozialversicherungsbeiträge, Studiendarlehen usw.), wird einzeln mit Betrag und Zweck aufgeführt.
Feste Abzüge	Abzüge, die in jeder Periode gleich bleiben (z. B. feste Rentenbeiträge, Gewerkschaftsbeiträge), können als Summe ausgewiesen werden, sofern eine separate Aufstellung der festen Abzüge ausgestellt wurde.
Nettogehalt	Nettogehalt nach allen Abzügen
Zahlungsmethode	Wie die Zahlung erfolgt (z. B. Banküberweisung, Scheck) – falls die Zahlung in Teilbeträgen erfolgt (z. B. teilweise auf zwei Bankkonten), weisen Sie bitte jeden Betrag separat aus.
Arbeitsstunden	Für Arbeitnehmer, deren Lohn von den geleisteten Arbeitsstunden abhängt – vorgeschrieben seit April 2019

Bewährte Vorgehensweise: Zusätzliche Elemente

Auch wenn dies nicht in allen Fällen gesetzlich vorgeschrieben ist, weisen die meisten Gehaltsabrechnungen Folgendes aus:

Name des Mitarbeiters und Personalnummer
Name des Arbeitgebers und PAYE-Referenznummer
NI-Nummer
Steuergesetz
NI-Kategoriebrief
Abrechnungszeitraum (z. B. „Monat 6“ oder „Woche 22“)
Kumuliert seit Jahresbeginn für Bruttogehalt, Steuern und Sozialversicherungsbeiträge
Arbeitgeberbeiträge zur Altersversorgung
Urlaubsanspruch oder verbleibende Urlaubstage

Tipp: Die Angabe der kumulierten Jahreszahlen auf den Gehaltsabrechnungen hilft den Mitarbeitern, ihre Steuersituation im Laufe des Jahres zu überprüfen und Fehler frühzeitig zu erkennen.

Die Arbeitszeitvorgabe

Seit April 2019 müssen Gehaltsabrechnungen für Arbeitnehmer, deren Lohn von den geleisteten Arbeitsstunden abhängt, die Anzahl der Stunden ausweisen. Dies gilt für:^[2]

Stundenbezahlte Mitarbeiter
Arbeitnehmer mit Null-Stunden-Verträgen
Mitarbeiter mit wechselhaften Schichten

Angestellte mit einem festen Jahresgehalt sind grundsätzlich von der Stundenvorgabe befreit, es sei denn, ihr Gehalt variiert je nach Arbeitsstunden.

Gehaltsabrechnungen in Papierform vs. elektronisch

Es gibt keine gesetzliche Vorschrift, die ein bestimmtes Format für Gehaltsabrechnungen vorschreibt:^[1]

Papierlohnzettel — dem Mitarbeiter ausgehändigt oder ausgehängt
Gehaltsabrechnungen per E-Mail — als PDF-Anhang oder im E-Mail-Text gesendet
Online-Portal — verfügbar über Lohnabrechnungssoftware oder ein Mitarbeiter-Selbstbedienungssystem
Lohnabrechnungs-App — Zugriff über eine mobile Anwendung

Die entscheidende Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer am oder vor dem Zahltag auf seine Gehaltsabrechnung zugreifen kann.

Aufstellung der fixen Abzüge

Wenn ein Arbeitnehmer regelmäßig gleichbleibende Abzüge hat (z. B. einen festen Gewerkschaftsbeitrag), kann der Arbeitgeber eine Bescheinigung ausstellen. Ständige Aufstellung der fixen Abzüge einmalig, anstatt sie auf jedem Gehaltszettel einzeln aufzuführen. Diese Aussage:

Jeder feste Abzug, sein Betrag und das Abzugsintervall müssen aufgeführt werden.
Ist bis zu 12 Monate gültig
Muss aktualisiert werden, wenn sich etwas an den festen Abzügen ändert

Häufig gestellte Fragen

Erhalten Leiharbeiter Gehaltsabrechnungen?

Ja. Seit April 2019 haben alle Arbeitnehmer, nicht nur Festangestellte, Anspruch auf eine detaillierte Gehaltsabrechnung. Dies schließt Leiharbeiter, Aushilfskräfte und Arbeitnehmer mit Null-Stunden-Verträgen ein.

Können Gehaltsabrechnungen elektronisch bereitgestellt werden?

Ja. Es besteht keine gesetzliche Pflicht zur Erstellung von Gehaltsabrechnungen in Papierform. Sie können per E-Mail versendet, über ein Online-Portal bereitgestellt oder mithilfe einer Lohnabrechnungssoftware übermittelt werden. Wichtig ist nur, dass der Arbeitnehmer die Gehaltsabrechnung am oder vor dem Zahltag einsehen kann.

Was passiert, wenn ich keine Gehaltsabrechnungen vorlege?

Arbeitnehmer können den Fall vor ein Arbeitsgericht bringen. Das Gericht kann den Arbeitgeber zur Vorlage von Gehaltsabrechnungen verpflichten und gegebenenfalls eine Entschädigung zusprechen, wenn eine Unterbezahlung vorlag, die anhand einer ordnungsgemäßen Gehaltsabrechnung hätte festgestellt werden können.

Müssen auf den Gehaltsabrechnungen Rentenabzüge ausgewiesen werden?

Auf den Gehaltsabrechnungen müssen alle Abzüge, einschließlich der Rentenbeiträge, ausgewiesen sein. Idealerweise sollten sowohl der Arbeitnehmerbeitrag als auch der Arbeitgeberbeitrag sowie der Name des Rentensystems aufgeführt werden.

Weiterführende Literatur

Gesetzliche Abzüge (Steuern, Sozialversicherungsbeiträge, Studentendarlehen) — die auf den Gehaltsabrechnungen ausgewiesenen obligatorischen Abzüge
Abzüge für die automatische Rentenversicherung — Rentenbeiträge auf den Gehaltsabrechnungen
P60 erklärt — die jährliche Zusammenfassung der Gehaltsabrechnungssummen

Auf der Suche nach einfachen Lohnabrechnungssoftware?

# GoFile ist von HMRC anerkannt und wird von über 50.000 britischen Unternehmen genutzt. In wenigen Minuten eingerichtet, Steuererklärungen sicher einreichen.

Jetzt kostenlos starten

Keine Kreditkarte erforderlich · Jederzeit kündbar

Quellen

Gehaltsabrechnungen — GOV.UK
Gesetz über die Rechte von Arbeitnehmern 1996: detaillierte Gehaltsabrechnung — legislation.gov.uk
Lohnabrechnung durchführen — GOV.UK