How do I calculate pro-rata pay for a partial month?

Divide the annual salary by 12 to get the monthly rate, then divide by the number of calendar days (or working days, depending on your contract/policy) in the month and multiply by the days worked. For example, if the monthly salary is £3,000 and the employee leaves on 15 April (out of 30 days), the pro-rata pay is £3,000 ÷ 30 × 15 = £1,500.

Can I deduct pay for holiday taken but not yet accrued?

Only if the employment contract specifically allows it. If the contract includes a “clawback” clause, you can deduct the cost of holiday taken in excess of the pro-rata entitlement from the final pay. Without such a clause, you cannot make the deduction. It is good practice to include this provision in all employment contracts.

Is payment in lieu of notice (PILON) taxable?

If the employment contract includes a PILON clause, the payment is taxable as earnings and subject to Income Tax and NI in the normal way. If there is no PILON clause and the employer chooses to pay in lieu, the payment is treated as damages for breach of contract and the first £30,000 may be tax-free (as a termination payment). The tax treatment depends on the specific contractual terms.

What about outstanding expenses or loans?

Any expenses the employee has incurred on behalf of the business should be reimbursed in the final pay. Conversely, if the employee owes the employer money (e.g. an outstanding salary advance or season ticket loan), the employer can deduct it from the final pay only if the employment contract permits this or the employee gives written consent.

Berechnung des Endgehalts (für ausscheidende Mitarbeiter)

Wichtigste Fakten

Die endgültige Gehaltszahlung muss Folgendes beinhalten: anteiliges Gehalt für die Arbeitstage im letzten Abrechnungszeitraum.
Angesammelter, aber nicht genommener Urlaub muss als Urlaubstag bezahlt werden Urlaubsgeld Pauschalbetrag (sofern im Vertrag nichts anderes vereinbart ist).
Wenn der Arbeitnehmer seine Kündigungsfrist einhält, erhält er normales GehaltDie Zahlung anstelle der Kündigungsfrist (PILON) kann steuerpflichtig sein.
Gesetzliche Abfindung bis zu £30,000 ist steuerfrei, vertraglich vereinbarte Abfindungen darüber hinaus werden jedoch besteuert.
Die letzte Gehaltsabrechnung und P45 sollte ausgestellt werden, sobald das endgültige Gehalt berechnet wurde.

Berechnung des Endgehalts für ausscheidende Mitarbeiter

Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen – sei es durch Kündigung, betriebsbedingte Kündigung, Ruhestand oder Entlassung –, muss der Arbeitgeber alle dem Mitarbeiter zustehenden Bezüge berechnen und auszahlen. Die korrekte Berechnung schützt den Arbeitgeber vor Streitigkeiten und gewährleistet die Richtigkeit der Angaben im Lohnsteuerbescheid (P45).^[1]

Bestandteile der Endvergütung

Die endgültige Vergütung umfasst in der Regel mehrere Elemente:

Komponente	Beschreibung	Steuer-/NI-Behandlung
anteiliges Gehalt	Bezahlung für die im letzten Abrechnungszeitraum geleisteten Arbeitstage	Normales Lohnsteuerabzugseinkommen (steuerpflichtig, sozialversicherungspflichtig)
angesammelter Urlaubsanspruch	Zahlung für nicht genommenen Urlaubsanspruch	Normale Lohnsteuer
Kündigungsentschädigung (geleistet)	Normale Bezahlung während der Kündigungsfrist	Normale Lohnsteuer
PILON (vertraglich)	Zahlung anstelle der Kündigungsfrist gemäß einer Vertragsklausel	Normale Lohnsteuer
PILON (nicht vertraglich)	Zahlung anstelle der Kündigungsfrist ohne Vertragsklausel	Steuerpflichtig als „relevante Abfindung“ gemäß Sonderregeln
Gesetzliche Abfindung	Berechnet nach gesetzlicher Formel (Alter, Dienstzeit, Wochenlohn)	Steuerfrei (bis zum gesetzlichen Betrag)
Vertragliche/erweiterte Redundanz	Jeder Betrag über der gesetzlichen Abfindung	Die ersten 30.000 £ sind steuerfrei (zusammen mit der gesetzlichen Steuer), darüber hinausgehende Beträge werden besteuert.
Hervorragende Boni/Provisionen	Verdiente, aber noch nicht ausgezahlte leistungsbezogene Vergütung	Normale Lohnsteuer

Berechnung des anteiligen Gehalts

Scheidet der Mitarbeiter während eines laufenden Abrechnungszeitraums aus, muss das anteilige Gehalt berechnet werden. Dafür gibt es zwei gängige Methoden:

Kalendertagsmethode: Jahresgehalt ÷ 365 (bzw. 366 in einem Schaltjahr) × Kalendertage im Zeitraum
Arbeitstagsmethode: Jahresgehalt ÷ Gesamtzahl der Arbeitstage im Jahr × Arbeitstage im Zeitraum

Die angewandte Methode sollte im Arbeitsvertrag oder in den Unternehmensrichtlinien festgelegt sein. Um Diskriminierungsklagen vorzubeugen, muss sie für alle Mitarbeiter einheitlich angewendet werden.

angesammelter Urlaubsanspruch

Arbeitnehmer haben Anspruch auf Auszahlung ihres angesammelten, aber noch nicht genommenen Urlaubsanspruchs. Der gesetzliche Mindestanspruch beträgt 28 Tage (einschließlich Feiertage) pro Jahr. Zur Berechnung:^[2]

Berechnen Sie den anteiligen Anspruch: (28 Tage ÷ 12) × vollendete Monate = erworbener Anspruch
Bereits genommenen Urlaub abziehen: Angefallener Anspruch − genommene Tage = geschuldete Tage
Berechnen Sie den Tagessatz: Jahresgehalt ÷ 260 (oder tatsächliche Arbeitstage)
Multiplizieren: Tagessatz × geschuldete Tage = fälliger Urlaubsanspruch

Wichtigster Punkt: Hat ein Arbeitnehmer mehr Urlaub genommen, als ihm zusteht, darf der Arbeitgeber den überschüssigen Urlaub nur dann vom Endgehalt abziehen, wenn der Arbeitsvertrag eine entsprechende Klausel enthält. Ohne diese Klausel kann der Arbeitgeber den zu viel gezahlten Urlaub nicht zurückfordern.

Benachrichtigungszahlung

Die Kündigungsfrist des Arbeitnehmers richtet sich nach seinem Arbeitsvertrag (oder nach der gesetzlichen Mindestfrist, falls der Vertrag keine Regelung enthält):

Gesetzliche Mindestkündigungsfrist (Mitteilung durch den Arbeitgeber): 1 Woche pro vollem Dienstjahr, maximal jedoch 12 Wochen.
Gesetzliche Mindestkündigungsfrist (bei Kündigung durch den Arbeitnehmer): 1 Woche (unabhängig von der Dienstdauer, es sei denn, der Vertrag sieht eine längere Dauer vor)

Arbeitet der Arbeitnehmer seine Kündigungsfrist ab, erhält er sein normales Gehalt. Zahlt der Arbeitgeber eine Abfindung anstelle der Kündigungsfrist (PILON), hängt die steuerliche Behandlung davon ab, ob der Vertrag eine entsprechende PILON-Klausel enthält.

Abfindung

Wird der Arbeitnehmer nach einer Betriebszugehörigkeit von zwei oder mehr Jahren betriebsbedingt gekündigt, hat er Anspruch auf die gesetzliche Abfindung:^[3]

halbes Wochengehalt für jedes volle Dienstjahr im Alter unter 22 Jahren
Eine Woche Gehalt für jedes volle Dienstjahr im Alter von 22–40
Eineinhalb Wochenlohn für jedes volle Dienstjahr ab 41 Jahren

Der Wochenlohn ist auf maximal begrenzt. £751 (2026/27) und die maximale anrechenbare Dienstzeit beträgt 20 Jahre. Gesetzliche Abfindungen sind stets steuerfrei. Zusätzliche freiwillige oder vertragliche Abfindungszahlungen sind bis zu einem Gesamtbetrag von steuerfrei. £30,000 (einschließlich des gesetzlichen Anteils); Beträge über 30.000 £ unterliegen der Einkommensteuer und ab April 2020 den Arbeitgeberbeiträgen zur Sozialversicherung.

Tipp: Verarbeiten Sie die Endabrechnung möglichst über Ihren regulären Lohnlauf. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Lohnsteuerberechnungen (Gesamtsteuer, Sozialversicherungsbeiträge, Studiendarlehen) korrekt sind und die Lohnsteuerbescheinigung (FPS) korrekt übermittelt wird. Vermeiden Sie manuelle Zahlungen außerhalb des Lohnabrechnungssystems, da dies zu Fehlern in der Berichterstattung führen kann.

Letzte Schritte

Nach Berechnung und Bezahlung des Endbetrags:

Stellen Sie den letzten Gehaltszettel aus. Darstellung aller Bestandteile des Endgehalts
FPS einreichen an HMRC mit dem Austrittsdatum und den endgültigen Jahreszahlen
Erstellen und Ausstellen des P45 (Teile 1A, 2 und 3 an den Mitarbeiter)
Alle laufenden Abbuchungen stornieren (AEOs, Gehaltsspenden usw.) und die relevanten Parteien benachrichtigen
Aktualisierung der Rentenakten — den Rentenversicherungsträger darüber informieren, dass der Mitarbeiter ausgeschieden ist

Häufig gestellte Fragen

Wie berechne ich den anteiligen Lohn für einen angefangenen Monat?

Teilen Sie das Jahresgehalt durch 12, um den Monatslohn zu erhalten. Teilen Sie diesen dann durch die Anzahl der Kalendertage (oder Arbeitstage, je nach Vertrag/Richtlinien) des Monats und multiplizieren Sie das Ergebnis mit der Anzahl der geleisteten Arbeitstage. Beispiel: Beträgt das Monatsgehalt 3.000 £ und scheidet der/die Mitarbeiter/in am 15. April (von 30 Tagen) aus, so ergibt sich ein anteiliger Lohn von 3.000 £ ÷ 30 × 15 = 1.500 £.

Kann ich vom Gehalt auch Urlaubstage abziehen, die zwar genommen, aber noch nicht angesammelt wurden?

Nur wenn der Arbeitsvertrag dies ausdrücklich erlaubt. Enthält der Vertrag eine Rückforderungsklausel, dürfen Sie die Kosten für den über den anteiligen Urlaubsanspruch hinausgehenden Urlaub vom Endgehalt abziehen. Ohne eine solche Klausel ist ein Abzug nicht möglich. Es empfiehlt sich, diese Bestimmung in alle Arbeitsverträge aufzunehmen.

Ist eine Zahlung anstelle einer Kündigungsfrist (PILON) steuerpflichtig?

Enthält der Arbeitsvertrag eine Abfindungsklausel, ist die Zahlung als Arbeitseinkommen steuerpflichtig und unterliegt den üblichen Einkommensteuer- und Sozialversicherungsbeiträgen. Fehlt eine Abfindungsklausel und der Arbeitgeber zahlt stattdessen eine Entschädigung, gilt diese als Schadensersatz wegen Vertragsbruchs, und die ersten 30.000 £ können steuerfrei sein (als Abfindung). Die steuerliche Behandlung hängt von den konkreten Vertragsbedingungen ab.

Wie sieht es mit ausstehenden Ausgaben oder Krediten aus?

Alle Auslagen, die dem Arbeitnehmer im Auftrag des Unternehmens entstanden sind, sind mit der Endabrechnung zu erstatten. Schuldet der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber hingegen Geld (z. B. einen ausstehenden Gehaltsvorschuss oder ein Darlehen für eine Jahreskarte), darf der Arbeitgeber diesen Betrag nur dann von der Endabrechnung abziehen, wenn dies im Arbeitsvertrag vorgesehen ist oder der Arbeitnehmer schriftlich zustimmt.

Weiterführende Literatur

Der P45-Prozess — Ausstellung des P45 nach Berechnung des Endgehalts
Gesetzliche Abzüge (Steuern, Sozialversicherungsbeiträge, Studentendarlehen) — wie sich Abzüge auf das Endgehalt auswirken
Rechtliche Anforderungen an Gehaltsabrechnungen — Sicherstellen, dass die endgültige Gehaltsabrechnung den gesetzlichen Standards entspricht
Lohnpfändungsbeschlüsse — Umgang mit AEOs beim Ausscheiden eines Mitarbeiters

Auf der Suche nach einfachen Lohnabrechnungssoftware?

# GoFile ist von HMRC anerkannt und wird von über 50.000 britischen Unternehmen genutzt. In wenigen Minuten eingerichtet, Steuererklärungen sicher einreichen.

Jetzt kostenlos starten

Keine Kreditkarte erforderlich · Jederzeit kündbar

Quellen

Lohnabrechnung läuft: Mitarbeiter verlassen — GOV.UK
Urlaubsanspruch: Urlaubsanspruch berechnen — GOV.UK
Kündigung: Ihre Rechte — GOV.UK