Wichtigste Fakten
- Ein FPS muss eingereicht werden spätestens an jedem Zahltag.
- Es enthält Daten pro MitarbeiterBruttogehalt, Steuern, Sozialversicherungsbeiträge, Studienkredite und mehr.
- Arbeitgeber mit weniger als 10 Mitarbeiter kann bis zum Tag nach dem Zahltag eingereicht werden.
- Der finale FPS des Steuerjahres muss eingereicht werden bis 19. April.
- Späte FPS-Strafen reichen von 100 bis 400 Pfund pro Monat abhängig von der Mitarbeiterzahl.
Was ist ein FPS?
Die vollständige Lohnabrechnung (Full Payment Submission, FPS) ist die wichtigste Echtzeit-Informationsmeldung (Real Time Information, RTI). Es handelt sich um eine elektronische Datei, die Ihre Lohnbuchhaltungssoftware jedes Mal an die britische Steuerbehörde HMRC sendet, wenn Sie Ihre Mitarbeiter bezahlen. Die FPS informiert HMRC genau darüber, wie viel jeder Mitarbeiter verdient hat und welche Abzüge vorgenommen wurden.[1]
Was ein Ego-Shooter enthält
Jeder FPS enthält die folgenden Daten für jeden Mitarbeiter, der in diesem Abrechnungszeitraum bezahlt wurde:[2]
| Datenfeld | Was es berichtet |
|---|---|
| Mitarbeiterdetails | Name, Sozialversicherungsnummer, Geburtsdatum, Adresse |
| Steuergesetz | Der aktuell für den Abzug verwendete Code |
| NI-Kategoriebrief | A, B, C, H, M, V usw. |
| Zahlungsdatum | Das tatsächliche Datum, an dem der Mitarbeiter bezahlt wird |
| Zahlungshäufigkeit | Wöchentlich (W1), monatlich (M1), vierzehntäglich, vierwöchentlich usw. |
| Bruttogehalt (dieser Zeitraum) | Gesamtertrag vor Abzügen |
| Bruttogehalt (bis dato) | Kumulierte Bruttoeinnahmen seit dem 6. April |
| Abgezogene Steuer (dieser Zeitraum) | Einbehaltene Einkommensteuer in diesem Abrechnungszeitraum |
| Abgezogene Steuer (bis dato) | Kumulierte Einkommensteuer seit dem 6. April |
| Mitarbeiter-NI (dieser Zeitraum & seit Jahresbeginn) | Primärbeiträge der Mitarbeiterklasse 1 |
| Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung (dieser Zeitraum & seit Jahresbeginn) | Arbeitgeberbeiträge der Klasse 1 (Sekundärbeiträge) |
| NI-Einkommensbänder | Gewinn bei LEL, LEL zu PT, PT zu UEL, über UEL |
| Abzüge für Studentenkredite | Planart und abgezogener Betrag |
| Rentenbeiträge | Rentenbeträge für Arbeitnehmer und Arbeitgeber (falls zutreffend) |
| Start-/Abgangsanzeigen | Angaben zum neuen Mitarbeiter oder zum Austrittsdatum |
| Arbeitsstunden | Normale Arbeitszeit im Abrechnungszeitraum (für Zwecke der Steuergutschrift) |
Wann sollte ein FPS eingereicht werden?
Die allgemeine Regel lautet, die FPS einzureichen. spätestens am Zahlungsdatum:[4]
- Wenn Sie Ihre Mitarbeiter am 28. bezahlen, reichen Sie die FPS spätestens am 28. ein.
- Sie können bis zu 7 Tage zu früh wenn Sie die Lohnabrechnung im Voraus durchführen
- Arbeitgeber mit weniger als 10 Mitarbeiter kann bis zum Tag nach dem Zahltag eingereicht werden
- Der finale FPS Die Steuererklärung für das Steuerjahr muss bis zum 19. April eingereicht werden.
Besondere Situationen
Mehrere Zahlungstermine in einem Monat
Wenn verschiedene Mitarbeiter an unterschiedlichen Tagen bezahlt werden (z. B. wöchentlich bezahlte Mitarbeiter freitags und monatlich bezahlte Mitarbeiter am 28.), reichen Sie für jeden Zahltag eine separate FPS ein.
Bonus- oder Einmalzahlungen
Wenn Sie zwischen den regulären Gehaltszahlungsterminen eine zusätzliche Zahlung leisten (z. B. eine Bonuszahlung zur Monatsmitte), reichen Sie bitte spätestens am Tag dieser Zahlung eine zusätzliche FPS ein. Berücksichtigen Sie den Bonus in den kumulierten Jahreszahlen.
Keine Angestellten bezahlt
Wenn Sie in einem Steuermonat keine Angestellten zu bezahlen haben, tun Sie Folgendes: nicht Reichen Sie keine FPS ein. Senden Sie stattdessen eine Arbeitgeber-Zahlungsübersicht (EPS), um HMRC mitzuteilen, dass es sich um einen Monat ohne Zahlungen handelt. Die Nichtabgabe einer FPS oder EPS kann eine Verspätungsgebühr nach sich ziehen.
Der letzte FPS
Die letzte FPS des Steuerjahres ist eine besondere:[1]
- Muss eingereicht werden von 19. April
- Muss als die „letzte Einreichung für das Jahr“ in Ihrer Lohnabrechnungssoftware
- Sollten genaue Jahresgesamtzahlen für alle Mitarbeiter enthalten.
- Nach der Einreichung verwendet HMRC diese Daten zur Berechnung der P800-Steuerabstimmungen für die Mitarbeiter.
Tipp: Die meisten Lohnabrechnungsprogramme verfügen über eine Schaltfläche für den Jahresabschluss oder die endgültige Übermittlung, die den korrekten Indikator im FPS (Final Payroll Statement) setzt. Nutzen Sie diese Funktion unbedingt – die reguläre Übermittlung eines FPS im April ist nicht ausreichend.
Korrektur von FPS-Fehlern
Falls Sie nach dem Absenden eines FPS einen Fehler entdecken:[3]
- Aktuelles Steuerjahr: Bitte korrigieren Sie die Zahlen in der nächsten FPS-Meldung. Die Felder für das laufende Jahr werden die Aufzeichnungen der HMRC aktualisieren.
- Vorheriges Steuerjahr: Je nach Art des Fehlers sollten Sie eine Aktualisierung für das Vorjahr (EYU) einreichen oder sich an HMRC wenden, um weitere Anweisungen zu erhalten.
- Falscher Mitarbeiter bezahlt: Fügen Sie im nächsten FPS eine Korrektur für den überbezahlten Mitarbeiter und die korrekte Zahlung für den richtigen Mitarbeiter hinzu.
Häufig gestellte Fragen
Welche Datenfelder sind auf einem FPS vorhanden?
Die FPS enthält persönliche Daten des Mitarbeiters (Name, Sozialversicherungsnummer, Geburtsdatum), Steuerkennzeichen, NI-Kategoriebuchstabe, Bruttogehalt für den Zeitraum und das laufende Jahr, abgezogene Einkommensteuer (Zeitraum und laufendes Jahr), Arbeitnehmer- und Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung, Abzüge für Studentendarlehen, Indikatoren für neue Mitarbeiter und Mitarbeiter, geleistete Arbeitsstunden (bei einigen Mitarbeitern) sowie Angaben zu gesetzlichen Zahlungen.
Benötige ich für jeden Mitarbeiter einen separaten FPS?
Nein. Eine einzelne FPS-Übermittlung enthält die Daten aller Mitarbeiter, die an diesem Tag bezahlt wurden. Ihre Lohnbuchhaltungssoftware fasst alle Mitarbeiterdatensätze in einer FPS-Datei zusammen und übermittelt diese als eine einzige Übermittlung an HMRC .
Was passiert, wenn mir bei der FPS-Einstellung ein Fehler unterläuft?
Wenn Sie im laufenden Steuerjahr einen Fehler entdecken, reichen Sie im nächsten Abrechnungszeitraum eine korrigierte Steuererklärung mit den richtigen Zahlen ein. Die Felder für das laufende Jahr werden dann in den Datensätzen der HMRC aktualisiert. Bei Fehlern in einem früheren Steuerjahr müssen Sie je nach Sachlage möglicherweise eine Aktualisierung für ein früheres Steuerjahr (EYU) oder eine ergänzende Steuererklärung einreichen.
Kann ich einen FPS-Bericht vorzeitig einreichen?
Ja. Sie können die Lohnabrechnung bis zu 7 Tage vor dem Zahlungstermin einreichen. Dies ist hilfreich, wenn Sie die Lohnabrechnung im Voraus durchführen. Das Zahlungsdatum in der Lohnabrechnung muss jedoch mit dem tatsächlichen Auszahlungsdatum der Mitarbeiter übereinstimmen.
Weiterführende Literatur
- Zusammenfassung der Arbeitgeberzahlungen (EPS) — die andere wichtige RTI-Einreichung
- Echtzeitinformationen (RTI) – Übersicht — wie das gesamte RTI-System funktioniert
- Finale FPS & Jahresendergebnisse — das Jahr richtig abschließen
- Aktualisierungen aus dem Vorjahr (EYU) — Korrektur von Fehlern aus dem Vorjahr
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