Wichtigste Fakten
- Arbeitgeber müssen Registrieren Sie sich bei HMRC vor dem ersten Zahltag.
- Einkommensteuer und Sozialversicherungsbeiträge müssen berechnet und abgezogen werden. jeder Abrechnungszeitraum.
- A Vollständige Zahlungseinreichung (FPS) muss spätestens am jeweiligen Zahltag an HMRC gesendet werden.
- PAYE-Zahlungen sind bis zum [Datum] an die HMRC zu entrichten. 22. des folgenden Monats (elektronisch).
- Arbeitgeber müssen Lohn- und Gehaltsabrechnungen aufbewahren für mindestens 3 Jahre nach Ende des Steuerjahres.
Lohnsteuerpflichten des Arbeitgebers
Wenn Sie in Großbritannien Mitarbeiter beschäftigen – auch sich selbst als Geschäftsführer – sind Sie für die Abwicklung des Lohnsteuerabzugsverfahrens (PAYE) verantwortlich. Das bedeutet, die korrekten Abzüge zu berechnen, diese in Echtzeit an HMRC zu melden und das Geld monatlich abzuführen.[1]
Das Lohnsteuerabzugsverfahren ist nicht optional. Jeder Arbeitgeber muss es einhalten, unabhängig von seiner Größe. Ein Einzelunternehmen hat dieselben grundlegenden Pflichten wie ein multinationales Unternehmen.
Schritt für Schritt: Lohnsteuerabzug durchführen
1. Als Arbeitgeber registrieren
Sie müssen sich vor Ihrem ersten Zahltag als Arbeitgeber bei HMRC registrieren. Die Registrierung kann online erfolgen und dauert bis zu 5 Werktage. HMRC stellt Ihnen eine Arbeitgeber-PAYE-Referenznummer und eine Referenznummer des Finanzamts aus.[1]
2. Lohnabrechnungssoftware einrichten
Sie benötigen eine Lohnabrechnungssoftware, die Abzüge berechnen und RTI-Meldungen an HMRC übermitteln kann. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
- Grundlegende PAYE-Tools HMRC — kostenlos, geeignet für bis zu 10 Mitarbeiter
- Kommerzielle Lohnabrechnungssoftware — Sage , Xero, QuickBooks , BrightPay und andere
- Lohnbuchhaltung — an einen Buchhalter oder spezialisierten Anbieter auslagern
3. Mitarbeiterinformationen sammeln
Für jeden neuen Mitarbeiter benötigen Sie:
- Vollständiger Name, Adresse und Geburtsdatum
- Sozialversicherungsnummer
- P45-Formular des vorherigen Arbeitgebers oder eine ausgefüllte Checkliste für Einsteiger
- Art des Studiendarlehensplans (falls zutreffend)
4. Berechnen Sie die Abzüge für jede Abrechnungsperiode.
An jedem Zahltag berechnet Ihre Software Folgendes:[2]
| Abzug | Berechnungsmethode |
|---|---|
| Einkommensteuer | Basierend auf dem Steuercode des Arbeitnehmers und den kumulierten Einkünften im Steuerjahr |
| Mitarbeiter-NI | 8 % auf Einkünfte zwischen PT (242 £/Woche) und UEL (967 £/Woche); 2 % über UEL |
| Arbeitgeber-NI | 15 % auf Einkünfte oberhalb der Schwelle für den Sekundärsektor (96 £/Woche). |
| Studentenkredit | 9 % auf Einkünfte oberhalb der Plan-Schwelle (Plan 1: 26.900 £/Jahr, Plan 2: 29.385 £/Jahr) |
| Pension | Arbeitnehmeranteil an den Beiträgen zur automatischen Altersvorsorge (in der Regel 5 % des anrechenbaren Einkommens) |
5. Gehaltsabrechnungen ausstellen
Jeder Arbeitnehmer muss spätestens am Zahltag eine detaillierte Gehaltsabrechnung erhalten, aus der Bruttogehalt, alle Abzüge und das Nettogehalt hervorgehen. Seit April 2019 enthält diese auch die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden (für Stundenlohnempfänger).
6. Meldung an HMRC über RTI
Sie müssen dem HMRC spätestens am Zahltag eine vollständige Lohnabrechnung (Full Payment Submission, FPS) übermitteln. Die FPS enthält Angaben zu Gehalt, Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen aller Mitarbeiter für den jeweiligen Zeitraum. Falls Sie Anpassungen melden müssen (z. B. Anträge auf Arbeitslosengeld II, gesetzliche Zahlungsrückforderungen oder Monate ohne Lohnzahlung), reichen Sie zusätzlich eine Arbeitgeber-Zahlungsübersicht (Employer Payment Summary, EPS) ein.[3]
7. Zahlen Sie an HMRC
Der Gesamtbetrag der von Ihnen abgezogenen und berechneten Einkommensteuer, der Arbeitnehmer- und Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung muss bis zum [Datum einfügen] an HMRC gezahlt werden. 22. des folgenden Monats (bei elektronischer Zahlung) oder die 19. (bei Zahlung per Scheck).[4]
Ihre PAYE-Zahlung = Einbehaltene Einkommensteuer + Einbehaltene Arbeitnehmerbeiträge zur Sozialversicherung + Einbehaltene Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung − Beschäftigungszulage − Rückforderungen gesetzlicher Zahlungen − Abzüge im Rahmen des Construction Industry Scheme (CIS)
Aufzeichnungspflichten
Arbeitgeber müssen Lohn- und Gehaltsabrechnungen mindestens drei Jahre nach Ende des jeweiligen Steuerjahres aufbewahren. Die Unterlagen sollten Folgendes enthalten:[2]
- Bruttogehalt, Abzüge und Nettogehalt für jeden Mitarbeiter
- Verwendete Steuerkennzeichen und NI-Kategoriebuchstaben
- Kopien der P45- und P60-Formulare sowie Checklisten für Einsteiger
- Berechnung der gesetzlichen Zahlungen (SSP, SMP usw.).
- Bestätigungen der RTI-Einreichung
Häufige Fehler von Arbeitgebern
- Nichtregistrierung vor dem ersten Zahltag Dies kann Strafen nach sich ziehen und die Meldung von Informationen auf dem Echtzeitinformationsweg (RTI) erschweren.
- Verwendung des falschen Steuergesetzes — Verwenden Sie immer den HMRC bereitgestellten Code, nicht den Code vom letzten Jahr.
- Späte FPS-Einreichungen — Die FPS-Daten müssen spätestens am Zahltag, nicht danach, übermittelt werden.
- Vergessen der Arbeitgeber-Sozialversicherung — Dies sind zusätzliche Kosten zum Bruttogehalt, die nicht vom Arbeitnehmer abgezogen werden.
- Keine EPS-Meldung für Monate ohne Zahlung — HMRC geht davon aus, dass Sie Steuern schulden und kann eine Strafe erheben.
Tipp: Richten Sie bei HMRC ein Lastschriftverfahren für Ihre monatlichen Lohnsteuerzahlungen ein. So verpassen Sie keine Zahlungsfrist und vermeiden Verzugszinsen.
Häufig gestellte Fragen
Was passiert, wenn ich mich nicht für PAYE registriere?
Wenn Sie jemanden beschäftigen (auch sich selbst als Geschäftsführer mit Gehalt) und die Lohnsteuer nicht anmelden, verstoßen Sie gegen das Gesetz. HMRC kann Strafen verhängen, Steuervorauszahlungen erheben und die ausstehenden Steuern und Sozialversicherungsbeiträge einfordern. Sie sollten sich anmelden, sobald Sie wissen, dass Sie jemanden einstellen werden, idealerweise vor dem ersten Zahltag.
Kann ich die Lohnsteuerabrechnung selbst durchführen oder brauche ich einen Buchhalter?
Sie können die Lohnsteuerabrechnung selbst durchführen, entweder mit der kostenlosen Software „Basic PAYE Tools“ der HMRC oder mit einer kommerziellen Lohnabrechnungssoftware. Viele kleine Arbeitgeber erledigen ihre Lohnabrechnung erfolgreich selbst. Bei komplexen Sachverhalten (mehrere Mitarbeiter, gesetzliche Zahlungen, Sachbezüge) kann die Beauftragung eines Steuerberaters oder eines Lohnabrechnungsbüros jedoch Zeit sparen und Fehler reduzieren.
Welche Strafe droht bei verspäteter Einreichung von RTI-Anfragen?
HMRC erhebt monatliche Strafgebühren für verspätete FPS-Meldungen: 100 £ für 1–9 Beschäftigte, 200 £ für 10–49, 300 £ für 50–249 und 400 £ für 250 oder mehr Beschäftigte. Die erste verspätete FPS-Meldung im Steuerjahr ist straffrei, jede weitere verspätete Meldung jedoch schon. Verspätete Lohnsteuerzahlungen ziehen Zinsen und gegebenenfalls Strafgebühren von 1 % bis 4 % nach sich.
Muss ich die Lohnsteuerabzüge durchführen, wenn ich mir als Geschäftsführer nur selbst ein Gehalt auszahle?
Ja. Wenn Sie ein Gehalt von Ihrem Unternehmen beziehen, müssen Sie sich für das Lohnsteuerabzugsverfahren (PAYE) anmelden und die Lohnabrechnung durchführen. Dies gilt auch dann, wenn Ihr Gehalt unter dem persönlichen Freibetrag oder der Beitragsbemessungsgrenze für die Sozialversicherung liegt. Die einzige Ausnahme besteht, wenn Sie sich ausschließlich über Dividenden auszahlen lassen und überhaupt kein Gehalt beziehen.
Weiterführende Literatur
- Registrierung als Arbeitgeber — Schritt-für-Schritt-Registrierungsanleitung
- Vollständige Zahlungseinreichung (FPS) — was einzureichen ist und wann es einzureichen ist
- Zusammenfassung der Arbeitgeberzahlungen (EPS) — Beantragung von Zulagen und Meldung von Anpassungen
- PAYE-Referenznummern — Ihren Arbeitgeber und die Referenzen Ihrer Buchhaltung verstehen
- Checkliste für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zum Jahresende — alles, was am Ende des Steuerjahres zu tun ist
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