Wichtigste Fakten
- Ein P45 hat 4 TeileTeil 1 geht an HMRC (elektronisch über das FPS übermittelt), die Teile 1A und 2 gehen an den Arbeitnehmer und Teil 3 geht an den neuen Arbeitgeber.
- Das P45-Formular zeigt die Daten des Mitarbeiters. Steuerkennzeichen, Gesamtgehalt und Gesamtsteuer abgezogen im laufenden Steuerjahr bis zum Ausscheidedatum.
- Arbeitgeber müssen das P45-Formular am oder sehr bald nach dem letzten Tag des Mitarbeiters — Es gibt keine gesetzliche Frist, aber HMRC erwartet eine umgehende Antwort.
- Der neue Arbeitgeber nutzt das P45-Formular, um den ausscheidenden Mitarbeiter in seine Gehaltsabrechnung aufzunehmen. korrekter Steuercode und kumulierte Zahlen.
- Wenn ein Arbeitnehmer keine P45-Bescheinigung besitzt (bei Arbeitsplatzverlust oder erster Arbeitsstelle), verwendet der neue Arbeitgeber eine Checkliste für Einsteiger stattdessen.
Was ist ein P45?
Das P45-Formular ist ein offizielles Steuerdokument, das ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer bei dessen Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis ausstellen muss. Es enthält die Angaben, die die britische Steuerbehörde HMRC und der neue Arbeitgeber für die korrekte Abwicklung des Lohnsteuerabzugs (PAYE) benötigen – insbesondere den Steuerabzugscode des Arbeitnehmers sowie die Lohn- und Steuerdaten für das laufende Jahr.[1]
Die Bezeichnung „P45“ leitet sich von der Formularnummer HMRC ab. Obwohl der Prozess mittlerweile größtenteils elektronisch (über RTI) abläuft, ist die Bezeichnung P45 weiterhin allgemein gebräuchlich, und das physische Dokument (oder sein elektronisches Äquivalent) bleibt für Arbeitnehmer, die den Arbeitsplatz wechseln, unerlässlich.
Die vier Teile eines P45
Ein P45 besteht aus vier Teilen, die jeweils einem anderen Zweck dienen:[1]
| Teil | Empfänger | Zweck |
|---|---|---|
| Teil 1 | HMRC | Die Meldung erfolgt elektronisch über das FPS (wird nicht mehr in Papierform übermittelt). |
| Teil 1A | Der Mitarbeiter | Die eigene Personalakte des Mitarbeiters – zur Aufbewahrung in seinen Unterlagen. |
| Teil 2 | Der Arbeitnehmer (zur Übergabe an den neuen Arbeitgeber oder das Jobcenter Plus) | Wird verwendet, um Arbeitslosengeld oder andere Leistungen zu beantragen, wenn man nicht sofort eine neue Stelle antritt. |
| Teil 3 | Der neue Arbeitgeber | Liefert den Steuercode und die kumulierten Jahreszahlen für die Einrichtung der Lohnbuchhaltung. |
Welche Informationen ein P45 enthält
Das P45 umfasst:
- Der Mitarbeiter vollständiger Name Und Sozialversicherungsnummer
- Der Arbeitgeber PAYE-Referenznummer
- Der Abreisedatum
- Der Mitarbeiter Steuergesetz zum Zeitpunkt des Ausscheidens
- Gesamtvergütung im Steuerjahr bis einschließlich der letzten Zahlung
- Gesamt abgezogene Steuer im Steuerjahr
- Ob das Steuerrecht auf einer kumulativ oder Woche 1/Monat 1 Basis
- Der Mitarbeiter Art des Studentendarlehensplans (gegebenenfalls)
Wichtigster Punkt: Die Gehalts- und Steuerangaben auf dem P45-Formular decken das gesamte Steuerjahr vom 6. April bis zum Ausscheiden ab – nicht nur die Beschäftigungszeit bei diesem Arbeitgeber. Hatte der Arbeitnehmer im selben Steuerjahr bereits einen anderen Arbeitgeber, sollten die Gehalts- und Steuerangaben auf dem P45-Formular auch das Gehalt und die Steuern aus dieser früheren Beschäftigung enthalten (die beim Eintritt in das Unternehmen übernommen wurden).
Ausstellung eines P45-Formulars (Schritte des Arbeitgebers)
Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, muss der Arbeitgeber Folgendes tun:[2]
- Verarbeiten Sie den letzten Gehaltslauf. — Berechnung und Auszahlung des verbleibenden Gehalts, Urlaubsgeldes, Boni oder Kündigungsentschädigung
- Austrittsdatum notieren im Lohnabrechnungssystem
- FPS einreichen Mit dem Austrittsdatum und den kumulierten Jahresendzahlen ist Teil 1 erfüllt.
- Generieren Sie das P45 aus der Lohnabrechnungssoftware
- Geben Sie die Teile 1A, 2 und 3 an. an den Mitarbeiter (in Papierform oder elektronisch)
Erhalt eines P45 (Schritte des neuen Arbeitgebers)
Wenn ein neuer Mitarbeiter eine P45-Bescheinigung seines vorherigen Arbeitgebers vorlegt:
- Überprüfen Sie die Details. — sicherstellen, dass Name und Sozialversicherungsnummer mit dem neuen Mitarbeiter übereinstimmen
- Geben Sie den Steuercode ein. vom P45 in das Lohnabrechnungssystem
- Geben Sie das bisherige Jahresgehalt und die Steuern ein. Die kumulative Berechnung wird also korrekt fortgesetzt.
- Beachten Sie den Indikator für Studentenkredite. falls vorhanden
- Melden Sie den neuen Mitarbeiter auf dem ersten FPS, einschließlich der P45-Informationen
Tipp: Stammt die Lohnsteuerbescheinigung (P45) aus einem früheren Steuerjahr (beispielsweise wenn der Arbeitnehmer im März seinen alten Arbeitsplatz verlassen und im Mai den neuen angetreten hat), werden die kumulierten Jahreswerte nicht übernommen. Verwenden Sie den Steuerabzugscode der Lohnsteuerbescheinigung (P45), aber beginnen Sie die kumulierten Jahreswerte für das neue Steuerjahr bei null.
Was passiert, wenn es keine P45-Bescheinigung gibt?
Kann ein neuer Mitarbeiter keine P45-Bescheinigung vorlegen (weil er sie verloren hat, es seine erste Arbeitsstelle ist oder sie noch nicht angekommen ist), muss der Arbeitgeber eine P45-Bescheinigung verwenden. Checkliste für Einsteiger (früher P46) zur Ermittlung des korrekten Steuerkennzeichens. Der Arbeitnehmer füllt die Checkliste aus und wählt eine der Aussagen A, B oder C aus, woraufhin der Arbeitgeber das entsprechende Steuerkennzeichen für Berufsanfänger anwendet.[3]
Besondere Situationen
- Tod eines Mitarbeiters: Der Arbeitgeber stellt das P45-Formular aus und übermittelt es über FPS an HMRC . Die Teile 1A und 2/3 werden an den Nachlassverwalter oder die nächsten Angehörigen gesendet.
- Mitarbeiter geht ins Ausland: Stellen Sie das P45-Formular wie gewohnt aus. Der Arbeitnehmer benötigt es möglicherweise für seine ausländische Steuererklärung oder zur Rückerstattung britischer Steuern.
- Redundanz: Das P45-Formular wird regulär ausgestellt. Abfindungszahlungen bis zu 30.000 £ sind steuerfrei und werden nicht in den im P45-Formular angegebenen Lohnbetrag einbezogen.
Häufig gestellte Fragen
Sendet der Arbeitgeber Teil 1 immer noch in Papierform an HMRC ?
Nein. Seit Einführung des RTI-Verfahrens meldet der Arbeitgeber die Daten ausscheidender Mitarbeiter elektronisch über die vollständige Gehaltsabrechnung (Full Payment Submission, FPS). Die FPS enthält ein Feld für das Austrittsdatum und die kumulierten Jahreswerte. Teil 1 muss nicht mehr in Papierform eingereicht werden – die FPS erfüllt denselben Zweck. Der Arbeitgeber händigt dem Mitarbeiter weiterhin die Teile 1A und 2 aus, Teil 3 ist für den neuen Arbeitgeber bestimmt.
Was passiert, wenn der Mitarbeiter mehrere Jobs hat?
Jeder Arbeitgeber stellt beim Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem jeweiligen Arbeitsverhältnis eine P45-Bescheinigung aus. Hat jemand zwei Teilzeitjobs und gibt einen davon auf, erhält er von dem alten Arbeitgeber eine P45-Bescheinigung. Der andere Job bleibt davon unberührt. Beginnt der Mitarbeiter eine neue Stelle, gibt er die P45-Bescheinigung des alten Jobs beim neuen Arbeitgeber ab.
Kann ein Arbeitgeber die Ausstellung eines P45 verweigern?
Nein. Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, bei Ausscheiden eines Mitarbeiters eine Lohnsteuerbescheinigung (P45) auszustellen. Verzögert oder verweigert ein Arbeitgeber die Ausstellung unangemessen, kann sich der Mitarbeiter an HMRC wenden, die gegebenenfalls eingreifen kann. HMRC kann zudem Bußgelder gegen Arbeitgeber verhängen, die ihren Lohnsteuerpflichten, einschließlich der P45-Pflicht, nicht nachkommen.
Was passiert, wenn auf einem P45 der falsche Steuercode angegeben ist?
Der neue Arbeitgeber sollte den auf dem P45-Formular angegebenen Steuercode verwenden, um die Lohnbuchhaltung des Mitarbeiters einzurichten. Wenn der Mitarbeiter der Meinung ist, dass der Code falsch ist, sollte er sich an HMRC wenden, um eine Korrektur zu beantragen. Der neue Arbeitgeber sollte den Steuercode erst ändern, nachdem er von HMRC eine neue P9-Codierungsmitteilung erhalten hat.
Weiterführende Literatur
- Checklisten für Einsteiger (Neuer Mitarbeiter ohne P45) — Was ist zu tun, wenn ein neuer Mitarbeiter keine P45-Karte hat?
- Berechnung des Endgehalts (für ausscheidende Mitarbeiter) — wie die endgültige Zahlung vor Ausstellung des P45 berechnet wird
- P60 erklärt — das Jahresendäquivalent des P45
- Vollständige Zahlungseinreichung (FPS) — wie Informationen über ausscheidende Personen an HMRC gemeldet werden
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